Poradnia z prawa pracy

Odpowiedź: Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (DPR-III-079-612/TW/08), zwiększając liczbę nadgodzin, pracodawca powinien uwzględnić to, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy.

Uzasadnienie: W kodeksie pracy jest zastrzeżenie, że liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym.

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, można jednak ustalić inną liczbę godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym niż określona powyżej.

Należy przy tym pamiętać, że tygodniowy czas pracy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oznaczałoby to, że ustalony przez pracodawcę roczny limit godzin nadliczbowych nie może przekroczyć 416 godzin (52 tygodnie w roku x 8 nadgodzin). W wyjaśnieniach resortu pracy przyjęto jednak, że ustalając większą liczbę godzin nadliczbowych niż 150, pracodawca powinien uwzględnić to, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni. Zgodnie z tym stanowiskiem, w przypadku pracowników korzystających z 20-dniowego urlopu wypoczynkowego, maksymalny limit mógłby zatem zostać wskazany w wysokości 384 godzin (od 52 tygodni w roku odejmuje się 4 tygodnie urlopu, co daje 48 tygodni, które należy pomnożyć przez dopuszczalną maksymalną liczbę godzin nadliczbowych przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym, czyli 8). Natomiast w przypadku pracowników korzystających z 26-dniowego urlopu wypoczynkowego maksymalny limit wynosiłby 376 godzin (od 52 tygodni należy odjąć 5 tygodni urlopu, co daje 47 tygodni, które mnoży się przez 8 godzin nadliczbowych). Wskazany pogląd resortu pracy jest kwestionowany w piśmiennictwie. ©℗Podstawa prawna:

► Jakie są warunki odpracowania prywatnego wyjścia z pracy?

Odpowiedź: Tak, odpracowanie prywatnego wyjścia z pracy nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku pracownika, który opiekuje się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, dopuszczalność odpracowania prywatnego wyjścia z pracy w taki sposób, że spowoduje to przekroczenie 8-godzinnego wymiaru czasu pracy w danym dniu, zależy od uprzedniej zgody tego pracownika.

Uzasadnienie: Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy ani delegować poza stałe miejsce pracy. Kodeks pracy zastrzega także, że pracownik, który opiekuje się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, może wykonywać pracę w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (w systemie równoważnego czasu pracy, w systemie pracy w ruchu ciągłym, w systemie skróconego tygodnia pracy bądź w systemie weekendowym) tylko za zgodą tego pracownika.

W prowadzonej przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinny być przechowywane:

• zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 k.p.) oraz
• zgoda pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 par. 2 k.p.).

Czas odpracowania udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, zwolnienia od pracy w celu załatwienia osobistych spraw nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to wyjątek od zasady, zgodnie z którą praca przekraczająca normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest pracą nadliczbową. Odpracowanie takiego zwolnienia od pracy nie może naruszać 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego pracownika.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w wyjaśnieniach z 4 sierpnia 2017 r. zwróciło uwagę, że w odniesieniu do pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia możliwość odpracowania udzielonego im tzw. zwolnienia prywatnego, z którym łączyłoby się przekroczenie 8-godzinnego wymiaru czasu pracy w danym dniu, wymaga uzyskania uprzedniej zgody pracownika. Należy bowiem zaznaczyć, że przewidziany w art. 148 pkt 3 k.p. zakaz wykonywania przez takiego pracownika obowiązków w systemach czasu pracy z czasem pracy ponad 8 godzin na dobę (podobnie jak zakaz pracy nadliczbowej) ma względny charakter i może być uchylony za zgodą pracownika.

Poza wymogiem, aby udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia osobistych spraw nastąpiło na piśmie, przepisy k.p. nie regulują innych zasad. Kwestie udzielania tego zwolnienia mogą być przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy) lub mogą być każdorazowo ustalane na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. ©℗

► Czy choroba ma wpływ na odbiór przez pracownika dnia wolnego od pracy?

Odpowiedź: Nie, pracodawca nie ma obowiązku udzielenia pracownikowi dnia wolnego od pracy w innym terminie. To, że dany dzień przypadł w okresie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, nie wpływa na zmianę charakteru tego dnia jako wolnego od pracy.

Uzasadnienie: Pracownikowi, który ze względu na konieczność pracy w godzinach nadliczbowych wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy. Powinien on zostać udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

W wyjaśnieniach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 23 czerwca 2016 r. przyjęto, że w sytuacji, gdy został wyznaczony dzień wolny od pracy w zamian za święto przypadające w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a także gdy został wyznaczony dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę lub święto bądź został udzielony dzień wolny za pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a następnie okazało się, że data takiego dnia wolnego od pracy przypada w okresie niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, nie ma podstaw do tego, aby udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy – w innym terminie. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Oznacza to, że usprawiedliwiona nieobecność w dniu rozkładowo wolnym od pracy pozostaje bez wpływu na wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym. Zatem choroba pracownika w zastępczym dniu wolnym od pracy pozostaje bez wpływu na charakter kompensacyjny tego dnia. Skoro pracownik w zastępczym dniu wolnym od pracy nie miał wyznaczonego czasu pracy do przepracowania (rozkład w tym dniu przewiduje dzień wolny od pracy), nie ma podstaw, aby choroba w tym dniu obniżała jego wymiar czasu pracy o kolejne osiem godzin. Dotyczy to także udzielania czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych. Czas wolny udzielony w dniu, w którym pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby, rekompensuje pracę nadliczbową, za którą został udzielony, i na pracodawcy nie ciąży obowiązek udzielenia tego czasu wolnego w innym dniu.

Pracodawcy nie przysługuje prawo wyboru sposobu rekompensowania pracownikowi pracy w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Formą przewidzianą przez ustawodawcę jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy do czasu zakończenia okresu rozliczeniowego. Nieudzielenie tego dnia wolnego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i grozi za to grzywna.

Gdyby jednak pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, pracownik – zgodnie z art. 151¹ par. 2 k.p. – nabyłby prawo do wynagrodzenia, powiększonego o dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia (por. wyjaśnienia Głównego Inspektoratu Pracy, GPP-249-4560-52/09/PE/RP). ©℗

► Jak zrezygnować z indywidualnego rozkładu czasu pracy pracownika?

Odpowiedź: Nie, w orzecznictwie wyrażany jest pogląd, że w takim przypadku potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie stron.

Uzasadnienie: Na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Co do zasady, pracodawca nie musi uwzględnić takiego wniosku. Przepisy kodeksu pracy wskazują jednak sytuacje, gdy na pracodawcy ciąży taki obowiązek. Tak jest np. w przypadku, gdy omawiany wniosek złożył rodzic dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej, czy rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności bądź dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych. W takich sytuacjach pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku pracownika, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez danego pracownika.

W orzecznictwie zwraca się uwagę, że organizacja czasu pracy nie należy do istotnych elementów stosunku pracy, które muszą zostać ustalone w umowie o pracę. W umowie o pracę trzeba ustalić tylko wymiar czasu pracy. Nie ma jednak przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy).

Jeżeli doszło do ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w umowie o pracę bądź w odrębnym porozumieniu stron (może ono zostać zawarte na skutek uwzględnienia wniosku pracownika), to zmiana tak ustalonego rozkładu wymaga zawarcia porozumienia stron albo dokonania wypowiedzenia zmieniającego (por. wyrok SN z 21 marca 2014 r., sygn. II PK 174/13). ©℗

► Jak ustalić, która niedziela musi być wolna od pracy?

Odpowiedź: W stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-459-4560-49/09/PE/RP) przyjęto, że pracodawca wywiąże się z obowiązku, o którym mowa w pytaniu, jeżeli w każdym dowolnie wybranym 4-tygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy.

Uzasadnienie: Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (nie dotyczy to pracownika zatrudnionego w systemie pracy weekendowej). Zgodnie z definicją zawartą w kodeksie pracy, przez „tydzień” rozumie się 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

W wyjaśnieniach GIP stwierdził jednak, że przepisy kodeksu pracy nie precyzują, jak liczyć te 4 tygodnie. Można zatem przyjąć, że rytm, w jakim pracownikowi będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Przyjęto również, że – z uwagi na to, że ustawodawca nie określił początku 4-tygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela – pracodawca wywiąże się z omawianego obowiązku, jeśli w każdym dowolnie wybranym 4-tygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna wolna niedziela.

Niedziela wolna od pracy powinna być z góry ustalona przez pracodawcę w rozkładzie czasu pracy. Nieprzestrzeganie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Obowiązek zapewnienia wolnej niedzieli co najmniej raz na 4 tygodnie nie ma zastosowania w przypadku pracowników wykonujących pracę w systemie weekendowym, gdyż piątki, soboty, niedziele i święta są jedynymi dniami, podczas których mogą oni świadczyć pracę. ©℗