Kiedy urlop okolicznościowy przysługuje z mocy prawa?

Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj zwolnienia od pracy, przysługujący pracownikowi w związku z zaistnieniem okoliczności określonych w § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (zwanego dalej rozporządzeniem).

Co to jest urlop okolicznościowy?

Jak sama nazwa wskazuje, urlop okolicznościowy związany jest z zaistnieniem szczególnych wydarzeń i nie jest on wliczany do wymiaru urlopu wypoczynkowego. Z drugiej strony, jak podkreśla się w doktrynie, jeśli zdarzenie, które uzasadnia przyznanie urlopu okolicznościowego miało miejsce w okresie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy np. w trakcie urlopu wypoczynkowego, wówczas dni wolne z tytułu zwolnienia w trybie § 15 rozporządzenia nie przysługują, bo pracownik wykorzystuje już urlop z innego tytułu.

W jakich okolicznościach należy się urlop?

Urlop okolicznościowy przysługuje w razie:

• ślubu pracownika lub jego dziecka;
• urodzenia się dziecka pracownikowi;
• zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma, macochy, siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka pracownika lub innej osoby pozostającej na jego utrzymaniu bądź pod jego bezpośrednią opieką.

Co ważne, urlop okolicznościowy jest przywilejem pracownika, a nie jego obowiązkiem. Zatem pracownik nie musi z niego korzystać, jeśli z jakichkolwiek powodów nie chce tego robić.

Kiedy można wykorzystać urlop okolicznościowy? Najczęściej jest on przyznawany na dzień, w którym odbywa się wydarzenie np. pogrzeb albo na inny dzień, który ma służyć załatwieniu spraw związanych z okolicznością uzasadniającą urlop. Jak podkreśla się w doktrynie, zwolnienie przysługujące w razie urodzenia się dziecka wykorzystane powinno być w dniach następujących bezpośrednio po narodzinach. Chodzi tu przede wszystkim o dzień powrotu matki do domu lub dzień załatwienia formalności związanych z rejestracją dziecka w urzędzie. W przypadku ślubu dniem zwolnienia będzie zaś najczęściej dzień tego zdarzenia. Przy czym zakład pracy może udzielić pracownikowi urlopu okolicznościowego także w innym dniu np. w celu załatwienia formalności związanych z uroczystością. Wszystko zależy zatem od argumentacji pracownika.

Wymiar urlopu okolicznościowego

Rozporządzenie w sposób szczegółowy określa liczbę dni, które pracownik może wykorzystać na zwolnienie z pracy, powołując się na szczególne okoliczności. Co ważne, nie jest ona uzależniona od wymiaru zatrudnienia pracownika. Urlop okolicznościowy obejmuje zatem:

• 2 dni w razie ślubu pracownika i urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy pracownika;
• 1 dzień w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, osoby pozostającej na jego utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką.

Zwolnienie w związku z zaistnieniem którejś z wymienionych okoliczności obejmuje pełne dni pracy, niezależnie od liczby godzin, które przypadają do przepracowania w dany dzień.

Warto także zaznaczyć, że w kontekście urlopu okolicznościowego i ze względu na jego charakter, nie sposób mówić o jego przechodzeniu na kolejny rok kalendarzowy lub na innego pracodawcę. Trzeba jednak zauważyć, że w doktrynie podkreślany jest pogląd, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby jedno zdarzenie pociągało za sobą możliwość skorzystania z dwóch urlopów okolicznościowych. Chodzi tu o narodziny martwego dziecka. Wówczas ojciec może skorzystać z urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia dziecka, a także z tytułu jego zgonu. Cele każdego z urlopów okolicznościowych powinny bowiem zostać zrealizowane także w takiej sytuacji.

Jak wziąć urlop okolicznościowy?

Choć urlop okolicznościowy jest uprawnieniem pracownika wynikającym bezpośrednio z określonego zdarzenia, to jednak trzeba pamiętać, że ma on obowiązek zawiadomić pracodawcę o nieobecności. Jeżeli jej przyczyna jest wiadoma wcześniej lub możliwa do przewidzenia, wówczas pracownik powinien uprzedzić pracodawcę jeszcze przed jej wystąpieniem. Przykładem będzie choćby ślub pracownika lub jego dziecka.

Jeśli jednak okoliczność warunkująca urlop okolicznościowy w trybie § 15 rozporządzenia nie była zaplanowana lub możliwa do przewidzenia, wtedy pracownik powinien zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, ale nie później niż w drugim dniu swojej nieobecności w pracy.

Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności określać powinny przepisy szczególne lub regulamin zakładu pracy. Jeśli zaś nie został on sprecyzowany, pracownik może zawiadomić o swojej nieobecności osobiście, przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności, albo też drogą pocztową.

Udokumentowanie urlopu okolicznościowego

Należy pamiętać, że pracownik powinien udokumentować okoliczność, która stała się przyczyną jego nieobecności w pracy. W tym celu należy dostarczyć akt małżeństwa, urodzenia lub zgonu. Przyjmuje się, że pracodawca winien zaś poczekać na stosowny dokument, uwzględniając czas niezbędny do jego wydania.

Warto także zaznaczyć, że w razie powoływania się przez pracownika na ślub, czy to jego, czy też dziecka, podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego może być wyłącznie zawarcie ślubu cywilnego lub konkordatowego. Jeżeli więc ceremonia będzie miała charakter ślubu humanistycznego, wówczas nie może być powodem udzielenia zwolnienia od pracy w trybie § 15 rozporządzenia.

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Zgodnie z § 16 rozporządzenia pracownikowi korzystającemu z urlopu okolicznościowego przysługuje prawo do wynagrodzenia ustalonego na podstawie przepisów kodeksu pracy.