Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego?

Choć prawo do urlopu to jeden z najważniejszych przywilejów pracowników, pracodawca może odmówić jego udzielenia, a nawet przesunąć termin, gdy wniosek o przyznanie został już wcześniej zaakceptowany. Powodem decyzji nie może być jednak wyłącznie zmiana zdania przez pracodawcę, ale szczególne potrzeby i okoliczności. Czy wiesz jakie?

Prawo do urlopu wypoczynkowego, czyli corocznej, nieprzerwanej i płatnej przerwy w wykonywaniu pracy to jedno z podstawowych uprawnień pracownika, które wynika nie tylko z kodeksu pracy, ale jest też chronione Konstytucją RP (art. 66 ust. 2). Nabywane jest ono już po upływie każdego miesiąca pracy w pierwszym roku kalendarzowym, a w latach kolejnych – jako tzw. urlop z góry.

Prawo do urlopu wypoczynkowego a zgoda pracodawcy

Tym samym po okresie zatrudnienia krótszym niż 10 lat, wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, zaś przy zatrudnieniu powyżej 10 lat – 26 dni. W przypadku pracowników, którzy wykonują pracę w niepełnym wymiarze godzin, wymiar urlopu ustalany jest proporcjonalnie.

Choć pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w naturze, nie oznacza to, że każdy wniosek pracownika o urlop musi spotkać się z akceptacją. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 listopada 2018 roku (sygn. akt II PK 199/17) „podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje pracodawca […] udzielenie urlopu może nastąpić pisemnie, ustnie, a także w sposób dorozumiany”. Co więcej, urlop wypoczynkowy udzielany jest według ustalanego przez pracodawcę planu urlopów, który musi niejako równoważyć wnioski pracowników i normalny tok pracy. Zatem jeśli urlop wypoczynkowy zakłócałby funkcjonowanie firmy, pracodawca może nie przychylić się do wniosku pracownika.

Odmowa udzielenia zaplanowanego urlopu

Ustawodawca dopuszcza także możliwość odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego, który był już zaplanowany, a zatem pracodawca wyraził wcześniej na niego zgodę. Zgodnie z art. 164 § 2 k.p. przesunięcie terminu urlopu możliwe jest wyłącznie przy zaistnieniu jednocześnie dwóch przesłanek tj.:

• szczególnych potrzeb pracodawcy,
• nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia pracy.

Jak rozumieć szczególne potrzeby pracodawcy? Samo pojęcie nie jest precyzowane przez ustawodawcę, dlatego konieczne jest posiłkowanie się orzecznictwem i doktryną. W literaturze podkreśla się, że chodzi o takie okoliczności, które nie były znane w czasie sporządzania planu urlopów i wyrażania zgody na urlop. Przyjmuje się, że chodzi tu o nagłe awarie i sytuacje kryzysowe w firmie, a także inne nieprzewidziane wydarzenia, które powinny być analizowane każdorazowo, uwzględniając panujące warunki firmy. W doktrynie podkreśla się także, że przesunięcie terminu urlopu nie wymaga otrzymania zgody pracownika, ale konieczne jest wskazanie alternatywnego okresu, w którym może skorzystać on z urlopu wypoczynkowego.

Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego po macierzyńskim?

Analizując możliwość odmowy przez pracodawcę udzielenia urlopu wypoczynkowego, warto podkreślić, że prawo takie nie przysługuje mu w przypadku pracownicy wracającej po urlopie macierzyńskim. Zgodnie z art. 163 § 3 k.p. pracodawca zobowiązany jest bowiem do udzielenia urlopu wypoczynkowego pracownicy wnioskującej o taki urlop bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Co ważne, ustawodawca rozciąga ten obowiązek także względem pracownika, będącego ojcem wychowującym dziecko, który korzystał z urlopu macierzyńskiego i pracownika, który jako najbliższy członek rodziny przebywał na takim urlopie.

Jakie są konsekwencje przesunięcia urlopu przez pracodawcę?

Odmowa udzielenia urlopu przez pracodawcę, na który wcześniej wydał zgodę, nie pozostaje bez konsekwencji. Przede wszystkim musi on wskazać inny termin, a także uzasadnić swoją decyzję. A co w razie, gdy pracownik poniósł już wydatki, w związku z zaplanowanym urlopem? Choć przepisy nie stanowią wprost o możliwości domagania się zwrotu poniesionych strat, to jednak przez analogię do art. 167 § 2 k.p. przyjmuje się, że pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z zaplanowanym urlopem.

Warto pamiętać, że w sytuacji, gdy pracodawca zwraca koszty zaplanowanego urlopu, nie stanowi to przysporzenia majątkowego pracownika ani innych nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim podkreślił jedynie w wyroku z dnia 28 kwietnia 2010 roku (sygn. akt I SA/Go 50/10), że zwrot musi nastąpić w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, a dodatkowo muszą być one udokumentowane. Nieuzasadniona odmowa udzielenia urlopu pracownikowi podlega ponadto karze grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Odmowa udzielenia urlopu a mobbing

Odmowa udzielenia urlopu przez pracodawcę, w tym odmowa udzielenia urlopu zaplanowanego, zwłaszcza w sytuacji, gdy zgodę na urlop otrzymuje inny pracownik, rodzi często sprzeciw i staje się przesłanką do podniesienia zarzutu mobbingu. Trzeba jednak odnieść się do jego definicji, która jasno wskazuje, że oznacza on działania lub zachowania, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika. Co więcej, muszą one wywoływać u niego zaniżoną samoocenę przydatności zawodowej, powodować lub zmierzać do poniżenia lub ośmieszenia, izolowania lub wyeliminowania z zespołu pracowników.

Czy odmowa udzielenia urlopu może wypełniać te przesłanki? Zgodnie z orzecznictwem, w tym wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 17 kwietnia 2013 roku (sygn. akt III APa 3/13), samo odrzucenie wniosku o urlop nie wypełnia znamion mobbingu i nie może być powodem do wyciągania dalszych konsekwencji prawnych względem pracodawcy. Nie można jednak wykluczyć, że powtarzające się odmowy lub nieuzasadnione przesunięcia terminów urlopów mogą stanowić element zachowania noszącego cechy mobbingu. Konieczne jest zatem analizowanie indywidualnych przypadków.