Urlop na żądanie. Kiedy można go nie udzielić zgodnie z prawem?

Urlop na żądanie to szczególny rodzaj urlopu wypoczynkowego, który przyznawany jest pracownikowi w wymiarze czterech dni w ciągu roku kalendarzowego. Na czym polega jego wyjątkowy charakter?

Jakie są zasady udzielania urlopu na żądanie?

Przede wszystkim zgodnie z art. 163 § 1 k.p. nie jest on uwzględniany w planie urlopów, inny jest także sposób składania wniosku o jego przyznanie. Pracownik może bowiem zgłosić żądanie urlopu w trybie art. 1672 k.p. najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Co ważne, pracownik musi jednak złożyć wniosek o urlop na żądanie do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy, co podkreślił m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 7 listopada 2013 roku (sygn. akt SNO 29/13). W doktrynie zwraca się jednak uwagę na fakt, że nie ma przeciwwskazań, aby żądanie zostało zgłoszone wcześniej. Ponieważ ustawodawca nie określił, w jaki sposób pracownik powinien przedstawić wniosek pracodawcy, przyjmuje się, że dopuszczalna jest każda forma. Jak zaznaczył Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 27 stycznia 2015 roku (sygn. akt III APo 5/14) może być to wniosek ustny lub telefoniczny, a nawet faks lub sms.

Czy urlop na żądanie wymaga zgody pracodawcy?

Swoboda formy wniosku o urlop na żądanie nie oznacza, że pracownik może go rozpocząć bez zgody pracodawcy. Jako część urlopu wypoczynkowego ma on bowiem taki sam charakter prawny i stosują się do niego przepisy regulujące kwestie urlopowe, zatem pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 22 maja 2024 roku (sygn. akt II PSK 106/23) wyraźnie zaznaczył, że „pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu”.

Mimo że urlop na żądanie jest zatem przejawem szczególnego uprawnienia pracownika, to jednak realizacja tego uprawnienia jest korygowana potrzebami pracodawcy. Jeśli pracodawca nie wyrazi zgody na urlop na żądanie, nieobecność pracownika może zostać potraktowana jak nieusprawiedliwiona i stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych.

Warto też zaznaczyć, że podobnie jak forma złożenia wniosku o urlop na żądanie nie została określona przez ustawodawcę, tak i nie wskazał on sposobu wyrażania zgody na wniosek przez pracodawcę. Przyjmuje się zatem, że decyzja w sprawie udzielenia urlopu na żądanie musi być podjęta i zakomunikowana pracownikowi niezwłocznie. Milczenie ze strony pracodawcy należy zaś zakwalifikować jako zgodę na urlop.

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Choć artykuł 1672 k.p. stanowi, że „pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”, to jednak może on odmówić udzielenia takiego urlopu. Jak podkreślił bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 października 2009 roku (sygn. akt II PK 123/09) obowiązek udzielenia urlopu nie jest bezwzględny. Wynika to także wprost z prawnego charakteru urlopu na żądanie, jako rodzaju urlopu wypoczynkowego.

Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu, o który wnioskuje pracownik w trybie art. 1672 k.p. bez powodu. Orzecznictwo Sądu Najwyższego wyraźnie wskazuje, że odmowa może być spowodowana wyłącznie szczególnymi okolicznościami i koniecznością ochrony wyjątkowego interesu pracodawcy, który wymaga obecności pracownika w pracy (m.in. wyrok Sądu Najwyższego sygn. akt II PK 123/09 i SNO 29/13).

Pracodawca może także odmówić udzielenia urlopu na żądanie, gdy jest on bezpodstawny. Zgodnie z założeniem ma on bowiem pomóc pracownikowi w sytuacjach nagłych i losowych, a zatem niedających się przewidzieć wcześniej i przez to nie uwzględnionych przez niego w we wniosku o urlop wypoczynkowy. Pracodawca nie musi zatem wyrazić zgody na urlop na żądanie w sytuacji, gdy np. pracownik chce dzięki temu rozpocząć zaplanowany urlop wypoczynkowy wcześniej. Z drugiej strony trzeba jednak podkreślić, że ustawodawca nie nakłada na pracownika obowiązku uzasadniania wniosku o urlop na żądanie, pracodawcy trudno więc weryfikować jego zasadność. W doktrynie podkreśla się więc, że odmowa udzielenia urlopu w trybie art. 1672 k.p. może mieć miejsce, gdy pracodawca potrafi udowodnić pracownikowi działanie w złej wierze.

Odmowa urlopu na żądanie a wymiar urlopu wypoczynkowego

Urlop na żądanie przysługuje pracownikowi w wymiarze czterech dni w ciągu roku kalendarzowego. Nie ma przy tym znaczenia liczba pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w stosunku pracy w danym roku kalendarzowym. Wymiar urlopu jest także niezależny od wymiaru czasu pracy. Warto również pamiętać, że urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok, ale przybiera formę zwykłego urlopu wypoczynkowego i w takiej postaci może stać się urlopem zaległym.

Ponieważ urlop na żądanie jest rodzajem urlopu wypoczynkowego, jego wymiar nie jest dodawany do przysługujących pracownikowi dni urlopowych, ale wlicza się do nich. Zatem pracownikowi, który zatrudniony jest krócej niż 10 lat, przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie, a zatrudnionemu co najmniej 10 lat – 26 dni urlopu, w tym 4 dni urlopu na żądanie.

Jeśli więc pracownik wykorzysta wszystkie przysługujące mu w danym roku kalendarzowym dni urlopu wypoczynkowego, wówczas nie może on skorzystać z urlopu na żądanie. Pracodawca w takiej sytuacji odrzuci wniosek pracownika, nawet jeśli został złożony prawidłowo tj. przed rozpoczęciem pracy.