Konsekwencją nieprzestrzegania ustalonego rozkładu czasu pracy może być wymierzenie nie tylko kar porządkowych czy niższe wynagrodzenie, lecz także utrata premii, nagród czy szansy na podwyżkę. W skrajnych przypadkach powtarzające się naruszenia mogą uzasadniać nawet zwolnienie dyscyplinarne

Pracownik spóźnia się do pracy, jeśli nie pojawia się na stanowisku w gotowości do pracy o godzinie określonej w obowiązującym rozkładzie czasu pracy. Sam fakt spóźnienia nie zależy od jego długości, jednak jego wymiar może wpływać na rodzaj i nasilenie reakcji pracodawcy.

Punktualne stawianie się do pracy i wykonywanie obowiązków w wyznaczonym czasie jest jednym z podstawowych obowiązków pracownika. Zatrudniając się, pracownik zobowiązuje się do pracy pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie określonym przez niego (art. 22 par. 1 kodeksu pracy, dalej: k.p.). Ten obowiązek podkreśla także art. 100 k.p., który nakłada na pracownika konieczność przestrzegania ustalonego czasu pracy w zakładzie.

Obowiązek przestrzegania czasu pracy

Zasadniczo pracownik nie decyduje samodzielnie o czasie pracy. Poza systemem zadaniowym – w którym pracodawca może ograniczyć swobodę wyboru dni i godzin wykonywania zadań – w każdym innym systemie czasu pracy obowiązuje go ustalony rozkład czasu pracy, stały lub harmonogramowy, ewentualnie indywidualnie uzgodniony z pracodawcą. W wyznaczonych godzinach pracownik powinien pozostawać w dyspozycji pracodawcy. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Rozpoczęcie pracy a przygotowanie do niej
Pracownik pracujący na hali produkcyjnej zgodnie z rozkładem rozpoczyna pracę o godz. 6:00. Wszedł na teren firmy o 5:59:58 (co wynika z systemu elektronicznego potwierdzania obecności), poszedł się przebrać i o 6:20 był na swoim stanowisku pracy.
Czas pracy jest to okres spełniający łącznie następujące warunki:
1) pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy,
2) pracownik przebywa w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy,
3) przypada na rozkładowe godziny pracy pracownika lub wykracza poza te godziny, jeśli spełnione są warunki do uznania, że jest to praca w godzinach nadliczbowych.
Pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, gdy jest gotowy do wykonywania pracy – jest w stanie psychofizycznym umożliwiającym jej wykonywanie. Chodzi zarówno o faktyczną możliwość, jak i zamiar wykonywania pracy.
Czas, w którym pracownik przygotowuje się do wykonywania pracy (np. przebiera się w odzież roboczą i pobiera potrzebne narzędzia), nie oznacza jego gotowości do świadczenia pracy, chyba że co innego wynika z regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Mówimy tutaj o zwykłym przygotowaniu się do pracy – zdjęcie odzieży wierzchniej, założenie prostej odzieży roboczej (np. fartucha ochronnego), które nie stanowią czynności w sposób dostrzegalny rozciągniętych w czasie. Inaczej będzie już jednak w przypadku nakładania rozbudowanych, wymagających długiego czasu środków ochrony indywidualnej lub specjalistycznego stroju.
Wejście na teren zakładu pracy nie oznacza rozpoczęcia czasu pracy. Ten liczony jest od stawienia się na stanowisku pracy w gotowości do świadczenia pracy lub ewentualnie od chwili podjęcia niezbędnych czynności przygotowawczych, jeśli są one przypisane do danego stanowiska pracy.
W opisanej sytuacji pracownik stawił się na stanowisku pracy dopiero o 6:20. Nie można przyjąć, że przez wcześniejsze 20 minut był w dyspozycji pracodawcy rozumianej jako możliwość faktycznego świadczenia pracy.

Uwaga! Obowiązek punktualnego stawienia się do pracy dotyczy nie tylko świadczenia pracy w stałym miejscu pracy i w czasie wynikającym z rozkładu czasu pracy, lecz także realizacji zadań w okresie podróży służbowych, pracy w godzinach nadliczbowych lub dniach wolnych od pracy.

Skutki spóźnień

Nawet niewielkie spóźnienia mogą znacząco zakłócać organizację pracy. Ma to szczególne znaczenie w zakładach pracy zmianowej, gdy przekazywane są obowiązki między pracownikami na tym samym stanowisku, w pracach silnie skoordynowanych lub przy obsłudze podmiotów zewnętrznych. [przykłady 2 i 3]

PRZYKŁAD 2

Bezpośredni wpływ na przychody firmy
Pracownik zatrudniony jako sprzedawca w małym sklepie spożywczym odpowiada m.in. za otwarcie sklepu i obsługę klientów w porannym szczycie sprzedaży. Każde jego spóźnienie powoduje późniejsze otwarcie sklepu, co bezpośrednio wpływa na poziom przychodów pracodawcy.

PRZYKŁAD 3

Znaczenie dla stanowisk powiązanych
Pracownicy pracują zmianowo – obsługują stanowisko pracy w sposób ciągły. Spóźnienie jednego pracownika może wymusić wydłużenie czasu pracy osoby z wcześniejszej zmiany. Nawet kilkunastominutowe przedłużenie skutkuje pracą nadliczbową, za którą przysługuje odpowiednia rekompensata. W określonych sytuacjach dłuższa praca może naruszać przepisy dotyczące limitów godzin nadliczbowych lub zakazów ich wykonywania, co uniemożliwia polecenie dalszej pracy. W konsekwencji często jedynym rozwiązaniem jest wstrzymanie pracy, co może bezpośrednio wpływać również na stanowiska powiązane.

Mniejsze skutki (często wręcz znikome) wywołują spóźnienia w sytuacjach, gdy pracownik wykonuje pracę bardzo indywidualną, bez bezpośredniego powiązania z pracą innych osób, przy określonej dostępności w wyznaczonych godzinach itp. Nie oznacza to, że spóźnienie w takich warunkach nie stanowi naruszenia obowiązków – sposób wykonywania i rodzaj pracy mają wpływ na zakres ewentualnej reakcji pracodawcy.

Skutek spóźnienia dla pracodawcy powstaje niezależnie od tego, czy spóźnienie było usprawiedliwione, czy nie. W przypadku spóźnienia usprawiedliwionego oczywiście nie można mówić o naruszeniu obowiązków pracownika – skoro przedstawił ważną przyczynę, nie naruszył zasad pracy. Nie zmienia to jednak tego, że czas wielu usprawiedliwionych spóźnień nie wlicza się do czasu pracy, a pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za ten czas.

Usprawiedliwienie nieobecności

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne sytuacje wskazane przez pracownika, które pracodawca uzna za usprawiedliwiające nieobecność (par. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, dalej: r.s.u.n.p.).

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 13 maja 2014 r. (sygn. akt I PK 17/14) stwierdził: „Zgoda pracodawcy na zwolnienie od pracy udzielana w oparciu o wskazaną przez pracownika przyczynę danej nieobecności jest ściśle powiązana z tą przyczyną, a zatem usprawiedliwia nieobecność pracownika, o ile pracownik był nieobecny z tej właśnie przyczyny. Natomiast udzielenie przez pracodawcę zwolnienia z pracy w oparciu o zgłoszoną przez pracownika przyczynę nieobecności nie usprawiedliwia tej nieobecności, jeżeli pracownik był nieobecny z innego powodu”.

Wskazanymi w par. 1 r.s.u.n.p. „innymi przyczynami podanymi przez pracownika” mogą być wszelakie nieuregulowane w przepisach, które w ocenie pracodawcy usprawiedliwiają niestawienie się pracownika na wyznaczoną godzinę rozpoczęcia pracy. Mogą to być np. wypadek komunikacyjny powodujący korek, zakłócenia w komunikacji miejskiej.

Uwaga! Pracodawca ma znaczną swobodę w uznawaniu przyczyn podawanych przez pracownika, ale nie jest ona nieograniczona. Kierować powinien się zawsze obiektywną oceną i opierać się na zasadach współżycia społecznego – pewne sytuacje uniemożliwiają po prostu dotarcie do pracy na czas. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Ważna przyczyna - korek na drodze z powodu wypadku
Na trasie od domu pracownika do zakładu pracy był wypadek drogowy, w wyniku którego powstał wielokilometrowy korek. Jest to sytuacja losowa, której nie da się przewidzieć i która usprawiedliwia spóźnienie. Natomiast korki spowodowane trwającą od kilku tygodni przebudową drogi powinny być uwzględniane przy planowaniu dojazdu do pracy i nie stanowią automatycznie usprawiedliwienia dla spóźnienia.

Odpowiedzialność pracownika

Usprawiedliwione spóźnienie nie stanowi naruszenia obowiązków pracowniczych, dlatego pracownik nie ponosi konsekwencji porządkowo-dyscyplinarnych. W wielu sytuacjach może jednak wpływać na wynagrodzenie, ponieważ prawo do wynagrodzenia przysługuje za czas faktycznie wykonywanej pracy, a za czas niewykonywania obowiązków jedynie wtedy, gdy przepisy prawa pracy przewidują taką możliwość (art. 80 k.p.).

Pracodawca może, na wniosek pracownika, pozwolić na odpracowanie spóźnienia. Każdorazowo należy ocenić okoliczności, zakres i skutki spóźnienia. Jeżeli spóźnienie zostanie zakwalifikowane jako zwolnienie na załatwienie spraw osobistych, nie stanowi ono naruszenia obowiązków pracowniczych i wyklucza możliwość pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej w związku z tym spóźnieniem.

Kara porządkowa

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, pracodawca może stosować:

  • karę upomnienia,
  • karę nagany.

Natomiast za naruszenie wybranych obowiązków pracowniczych, wyraźnie wymienionych w art. 108 k.p., pracodawca może nałożyć karę pieniężną. Do tych obowiązków należą:

  • nieprzestrzeganie przepisów bhp i ppoż.,
  • stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub po spożyciu alkoholu bądź środka działającego podobnie do alkoholu, a także spożywanie alkoholu lub zażywanie takiego środka w czasie pracy,
  • opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia.

Uwaga! W przypadku spóźnienia lub spóźnień nieusprawiedliwionych pracodawca może zastosować każdą z wymienionych kar. Kara porządkowa zgodnie z art. 108 k.p. obejmuje każde opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, a nie tylko nieobecności całodzienne. [ramka 1]

Ramka 1
Resort pracy o opuszczaniu pracy bez usprawiedliwienia
Przez „opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia”, o którym mowa w art. 108 par. 2 k.p., należy rozumieć każdą nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w pracy w czasie godzin pracy, dotyczącą dnia lub części dnia roboczego, powstałą wskutek nieprzybycia do pracy, spóźnienia do pracy, wyjścia z pracy przed ustaloną godziną jej zakończenia. Przez dzień nieusprawiedliwionej nieobecności należy rozumieć nieusprawiedliwioną nieobecność przez taką liczbę godzin, jaką pracownik był obowiązany przepracować w danej dobie, liczonej od rozpoczęcia pracy według harmonogramu. Każda nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy uprawnia kierownika zakładu pracy do zastosowania w stosunku do pracownika kary pieniężnej, natomiast czas trwania nieobecności powinien być brany między innymi pod uwagę przy ustalaniu wysokości kary pieniężnej wymierzonej z uwzględnieniem par. 3 art. 108 k.p.
Pismo departamentu prawa pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 5 lipca 1975 r., nr PP-5115-59/75. ©℗

Obniżenie wynagrodzenia

Jak wcześniej zaznaczyłem, wynagrodzenie przysługuje za pracę faktycznie wykonaną, a za czas niewykonywania obowiązków – tylko wówczas, gdy wynika to z odrębnych przepisów prawa pracy. W związku z tym za czas spóźnienia pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia. Nie chodzi tutaj o zabranie wynagrodzenia czy ukaranie pracownika, lecz o podstawową kwestię braku nabycia prawa do świadczenia. Wypłata wynagrodzenia za czas spóźnienia oznacza faktycznie wypłatę świadczenia nienależnego.

Decyzja o ewentualnej wypłacie wynagrodzenia za spóźnienie zależy od pracodawcy. W wypadku gdy pracownik nie odpracuje spóźnienia, a wynagrodzenie zostanie wypłacone w pełnej wysokości, pracodawca płaci nie tylko za czas faktycznie niewykonanej pracy, lecz także w praktyce oznacza to ograniczenie reakcji w stosunku do możliwości przewidzianych prawem.

Ważne! W przypadku powtarzających się krótkich spóźnień pracodawca może zsumować ich czas w ciągu miesiąca i wypłacić wynagrodzenie odpowiednio obniżone o czas niewykonanej pracy.

Nieusprawiedliwione spóźnienia mogą wpływać także na niektóre składniki wynagrodzenia, takie jak nagrody i premie – w szczególności te, których przyznanie zależy od przestrzegania czasu pracy lub od uzyskania określonej oceny pracy przez pracownika. Spóźnienia mogą w znacznym stopniu je obniżać.

Ponadto, konsekwencje nieusprawiedliwionych spóźnień mogą obejmować ograniczenie możliwości uzyskania podwyżki oraz negatywnie wpływać na ogólną sytuację pracownika w zakładzie pracy, w tym ocenę okresową, szanse na awans i inne formy rozwoju zawodowego. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Konsekwencje dla pracownika samorządowego
Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym w powtarzalny sposób spóźnia się od 15 do 30 minut do pracy. W takiej sytuacji jego wynagrodzenie powinno zostać odpowiednio obniżone – wypłata pełnej pensji miesięcznej mogłaby być nawet uznana za naruszenie zasad dyscypliny finansów publicznych. Dodatkowo powtarzające się spóźnienia mają wpływ na obowiązkową ocenę okresową pracownika.

Wypowiedzenie umowy

Jedno lub dwa krótkie spóźnienia zwykle nie skutkują chęcią rozwiązania umowy z pracownikiem ani nie stanowią wystarczającej podstawy do uzasadnienia zwolnienia. Jednak ich powtarzalność, nawet przy krótkim czasie, może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy, ponieważ spóźniając się:

  • pracownik narusza swoje podstawowe obowiązki,
  • odzwierciedla swój stosunek do pracy, co może wpływać na ocenę jego potencjalnego przyszłego zachowania.

Nie ma przeszkód, aby rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia w związku z tymi samymi zdarzeniami, za które została nałożona kara porządkowa, jeśli waga przewinienia jest na tyle istotna, że okoliczności i konsekwencje jego popełnienia uzasadniają przekonanie pracodawcy o niemożności dalszego zatrudniania pracownika. Rozwiązanie stosunku pracy w takim wypadku nie stanowi sankcji porządkowej w rozumieniu art. 108 k.p. (wyrok Sądu Najwyższego z 18 lutego 2015 r., sygn. akt I PK 171/14).

Zwolnienie dyscyplinarne?

Zwykle spóźnienie nie stanowi podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego, a czasem spotyka się nawet opinie, że w żadnym wypadku nie daje ono możliwości rozwiązania umowy w tym trybie. Każdą sytuację należy jednak ocenić indywidualnie – zarówno pod kątem rozmiaru spóźnienia (spóźnieniem może być zarówno przyjście do pracy 15 minut później, jak i 6 godzin po godzinie jej rozpoczęcia, co stanowi ogromną różnicę), jak i kontekstu sytuacyjnego, np. spóźnienia na kluczowe dla firmy spotkanie z klientem. [ramka 2]

Ramka 2
SN o spóźnianiu jako przyczynie rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym
Niewątpliwie nieuzasadnione żadnymi racjami niewykonywanie obowiązków pracowniczych w obowiązującym pracownika czasie pracy stanowi naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego. Skarżący podkreśla, że doszło do jednorazowego spóźnienia się do pracy w trakcie nienagannej 30-letniej kariery zawodowej, a to nie dawało dostatecznej podstawy do przyjęcia, że uchybienie powoda nosiło znamiona „ciężkiego” naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Trafnie podnosi skarżący, że ocena, czy dane naruszenie obowiązku jest ciężkie, zależy od okoliczności każdego indywidualnego przypadku oraz że należy brać pod uwagę całokształt postępowania pracownika, a nie jego jednorazowe zachowanie, jednakże tylko pod warunkiem, że nie stanowi ono samo przez się jaskrawego naruszenia podstawowego obowiązku pracowniczego. Co do zasady spóźnianie się do pracy stanowi z reguły ciężkie naruszenie porządku i dyscypliny pracy dopiero wtedy, gdy jest czynem ciągłym, powtarzającym się, lecz w okolicznościach faktycznych niniejszej sprawy nie może być mowy o jednorazowym „spóźnieniu się do pracy”.
Wyrok Sądu Najwyższego z 23 maja 2023 r., sygn. akt II PSKP 4/22.©℗

Podstawa prawna

art. 22 par. 1, art. 80, art. 100, art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)

par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632)