Urlop na żądanie. W jakiej formie należy złożyć wniosek?

Zgodnie z art. 167² kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie nie jest uwzględniany w planie urlopów

Te dni urlopu nie są planowane w ramach planów urlopowych. Wynika to wprost z art. 163 par. 1 k.p., który stanowi, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, ale tym planem nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² k.p.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie

Mimo że te cztery dni roku określa się mianem „urlopu na żądanie” pracownik nie może go sobie udzielić sam. Pracodawca musi podjąć decyzję, czy urlopu na żądanie udzieli. Samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167² k.p., nie jest wystarczające do wykorzystania tego urlopu. Pracownik nie może rozpocząć takiego urlopu, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu (tak SN w postanowieniu z 22 maja 2024 r., sygn. akt II PSK 106/23).

Jeśli jednak pracodawca akceptuje sytuację, że samo złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu jest równoznaczne z jego udzieleniem, to należy to zakwalifikować jako dorozumiane podjęcie decyzji z art. 167² k.p. Nie ma powodów do kwestionowania tego rodzaju formy udzielania urlopów (tak SN w wyroku z 22 listopada 2018 r., sygn. akt II PK 199/17).

W jakiej formie należy złożyć wniosek o urlop?

Sąd Najwyższy w wyroku z 22 marca 2022 r., sygn. akt I PSKP 59/21, podkreślił, że nie ma znaczenia sama forma zgłoszenia żądania pracodawcy przez pracownika woli korzystania z urlopu na podstawie art. 167² k.p.

Kodeks pracy nie precyzuje, w jakiej formie należy złożyć wniosek o urlop na żądanie. Powinien to być sposób przyjęty u danego pracodawcy, może to być forma pisemna, elektroniczna albo nawet ustna.

SN w cytowanym wyżej wyroku zwrócił także uwagę, że niezależnie od formy pracownik nie może rozpocząć urlopu "na żądanie", dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika, który powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Jakie zasady stosują się do urlopu na żądanie?

Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 23 listopada 2016 r., sygn. akt III APa 61/15, podkreślił, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, wobec czego ma identyczny charakter prawny i stosują się do niego wynikające z k.p. regulacje urlopowe.

Urlopu wypoczynkowego co do zasady udziela pracodawca, a zgodnie z art. 161 k.p. jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Nie budzi wątpliwości, że wyrażony w nim obowiązek pracodawcy nie ma charakteru bezwzględnego. Do udzielania urlopu mają bowiem zastosowanie ogólne reguły, w tym także ta z art. 163 par. 1¹ k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. Pracodawca powinien go uwzględnić, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy.