26 maja 2025 r. została opublikowana kolejna wersja projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT w zakresie KSeF. Projekt jest po konsultacjach, i został już przekazany do dalszego procedowania, na Komitet Stały RM.

Jak będą wystawiane i odbierane faktury przez mikroprzedsiębiorców w 2026 r.?

W porównaniu do poprzedniej wersji zmieniono warunki wystawiania faktur poza KSeF do końca 2026 r. przez mikroprzedsiębiorców. Nie będzie miała znaczenia wartość pojedynczej faktury, ale miesięczna wartość faktur. Zasadniczo obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r., z wyjątkiem podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł. Będą mogli przejść na obowiązkowy KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r. Zależy to wyłącznie od nich. Ustawodawca przewidział od tych zasad dwa wyjątki. Dwie grupy podatników będą mogły do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF. Są to podatnicy:

  • prowadzący działalność niewielkich rozmiarów, nazwanych na potrzeby tego artykułu mikroprzedsiębiorcami;
  • wystawiający faktury za pośrednictwem kas rejestrujących.

Faktury wystawiane poza KSeF - których mikroprzedsiębiorców dotyczy?

Mikroprzedsiębiorcy w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł. Ustawodawca zrezygnował z warunku, że pojedyncza wartość faktury nie może przekraczać 450 zł. Teraz będzie miała znaczenie łączna wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu. Podatnik utraci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, począwszy od faktury, którą przekroczy wartość 10 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu musi obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF. Nie będzie miał wyboru.

Przykład

Katarzyna Kowalska prowadzi firmę sprzątającą. Wystawia dwie faktury w miesiącu na 4700 zł brutto. Czyli łącznie na 9400 zł. Co oznacza, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie ją dotyczył od 2027 r., jeśli wartość faktur w żadnym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF

Należy zauważyć jedną rzecz, a mianowicie zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF w 2026 r. zasadniczo nie zwalnia z obowiązku odbierania faktur zakupowych w KSeF. Jak wynika z projektu, polski podatnik będzie mógł odbierać faktury poza KSeF (w sposób uzgodniony ze sprzedawcą), jeśli nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej. Oznacza to, że może to dotyczyć podatników zwolnionych z VAT, niezarejestrowanych. Podatnicy posługujący się numerem NIP będą musieli logować się do KSeF, aby odebrać fakturę, mimo że sami nie będą zobowiązani wystawiać faktur w KSeF. W przypadku dużych kontrahentów (zakup energii, telekomunikacja) nastąpi to już w lutym 2026 r.

W nowej wersji projektu ustawodawca zrezygnował z możliwości udostępniania poza KSeF faktur wszystkim podatnikom zwolnionym z VAT. Będzie to dotyczyło tylko podatników bez numeru NIP. Jeśli jednak taki podatnik chciałby otrzymywać faktury w KSeF, to sprzedawca będzie obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w systemie poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w tym systemie.

Przykład

Jan Kowalski wynajmuje lokal użytkowy firmie. Miesięczny czynsz wynosi 8000 zł. Jan Kowalski korzysta ze zwolnienia z VAT. Nie jest zarejestrowany do VAT i nie był mu nadany numer NIP. W 2026 r. nie musi wystawiać faktur w KSeF, a nabywając towary i usługi, sprzedawcy muszą z nim uzgadniać sposób doręczania faktur.