W praktyce duża rozpiętość godzin startu pracy może prowadzić do konieczności zapewnienia pracownikowi znacznej samodzielności w wykonywaniu obowiązków, ograniczonej współpracy zespołowej oraz zadaniowego charakteru pracy – co niekiedy może przemawiać za zastosowaniem systemu zadaniowego jako bardziej adekwatnego rozwiązania.

Zróżnicowane godziny rozpoczęcia pracy

Zgodnie z art. 1401 kodeksu pracy (dalej: k.p.), dopuszczalne jest tworzenie harmonogramów przewidujących zróżnicowane godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach roboczych. Regulacja ta umożliwia również przyznanie pracownikowi pewnego zakresu swobody w wyborze godziny rozpoczęcia pracy w dni robocze określone w grafiku.

Zmienne, czyli tzw. ruchome rozkłady czasu pracy, występują w dwóch wariantach:

  • z góry ustalonymi przez pracodawcę różnymi godzinami rozpoczęcia pracy,
  • z przedziałem czasowym, w którym to pracownik samodzielnie wybiera moment rozpoczęcia pracy (ten model będzie przedmiotem dalszej analizy).

W obu przypadkach – niezależnie od tego, czy godziny narzuca pracodawca, czy wybiera je pracownik – ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie jest traktowane jako nadgodziny, jeśli nie dochodzi do naruszenia minimalnych odpoczynków dobowych.

Wprowadzenie zmiennych rozkładów czasy pracy

Ustalenie zmiennych (ruchomych) rozkładów czasu pracy może następować na podstawie:

  • układu zbiorowego pracy lub porozumienia zawartego z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli nie uda się uzgodnić treści ze wszystkimi organizacjami, pracodawca prowadzi negocjacje z reprezentatywnymi związkami zawodowymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych – każda z nich musi zrzeszać co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy), lub
  • porozumienia z przedstawicielami pracowników, wybranymi zgodnie z procedurą obowiązującą u danego pracodawcy – w przypadku, gdy w zakładzie nie funkcjonują organizacje związkowe.

Dodatkowo, rozkład może zostać ustalony indywidualnie, na pisemny wniosek pracownika. Choć nie stanowi to rozwiązania o charakterze systemowym, dopuszczalne jest wdrożenie takiego modelu dla konkretnej osoby.

Ważne! Pracodawca nie może wprowadzić ruchomego rozkładu inaczej niż na podstawie porozumienia lub wniosku pracownika.

Jednostronne ustalenie takiej organizacji pracy przez pracodawcę, np. w regulaminie pracy, jest nieważne i nie wywołuje skutku w postaci niezaliczania do pracy nadliczbowej czasu ponownie przepracowanego w niezakończonej dobie pracowniczej.

Warto podkreślić, że wniosek pracownika powinien być składany w formie pisemnej, która stanowi standardową formę określoną w k.p. Jednak istnieją wyjątki, które dopuszczają zarówno formę papierową, jak i elektroniczną, m.in.:

  • w sytuacji wykonywania pracy zdalnej (art. 6732 k.p.),
  • przy korzystaniu z uprawnień przysługujących pracownikom będącym rodzicami osób niepełnosprawnych (art. 1421 k.p.),
  • w przypadku stosowania elastycznych form organizacji czasu pracy (art. 1881 k.p.).

przykład 1

Elektroniczny wniosek pracownika o wprowadzenie ruchomego rozkładu

W firmie stosowana jest wyłącznie praca zdalna okazjonalna. Pracownik złożył wniosek o dwa dni pracy zdalnej okazjonalnej, na co otrzymał zgodę. Czy w trakcie tych dni może przesłać mailowo wniosek o wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy, dotyczący okresu po powrocie do standardowego trybu pracy?

Zgodnie z art. 6732 k.p., wniosek pracownika, dla którego przepisy wymagają formy pisemnej, może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną. Przepis ten nie ogranicza się jedynie do stałej czy naprzemiennej pracy zdalnej. Ponadto, art. 6733 k.p. dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie wyklucza zastosowania art. 6732 k.p. Kluczowym wymogiem jest faktyczne wykonywanie pracy zdalnej, co ma miejsce również podczas dni pracy zdalnej okazjonalnej. W związku z tym pracownik może złożyć wniosek drogą elektroniczną (np. mailowo), a przepisy nie wymagają podpisu kwalifikowanego ani innej formy zabezpieczenia. Co więcej, wniosek taki może odnosić się do okresu następującego po zakończeniu pracy zdalnej.

przykład 2

Regulacje wewnętrzne

Pracodawca w porozumieniu z przedstawicielami pracowników ustalił, że zatrudnieni mogą rozpoczynać pracę w dni robocze między godz. 8:00 a 10:00, stosując system podstawowy czasu pracy. Pracownik spełnia obowiązek, gdy stawi się na stanowisku gotowy do pracy w tym przedziale – rozpoczęcie jej po 10:00 jest spóźnieniem, a przed 8:00 bez zgody pracodawcy – nie jest zaliczane do czasu pracy.

Pracownik jest związany stałym lub harmonogramowym rozkładem czasu pracy ustalonym przez pracodawcę i nie decyduje samodzielnie o czasie pracy czy pracy dodatkowej. Wcześniejsze rozpoczęcie wymaga polecenia pracodawcy. Dobrowolna praca w czasie wolnym nie jest pracą nadliczbową. „Rozpoczęcie pracy” oznacza pozostawanie w dyspozycji pracodawcy na wyznaczonym stanowisku i gotowość do świadczenia pracy. Czas przygotowania, jak przebieranie się czy pobranie narzędzi, zwykle nie jest czasem pracy, chyba że inaczej stanowią regulacje wewnętrzne. Wejście na teren zakładu nie jest równoznaczne z rozpoczęciem pracy – liczy się obecność i gotowość do pracy na stanowisku.

przykład 3

Skrajnie różny czas rozpoczęcia pracy w kolejnych dniach

W przypadku wprowadzenia ruchomego rozkładu z przedziałem godzinowym od 6 do 11, pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym zachowałby prawo do minimalnego odpoczynku dobowego – niezależnie od wybranej godziny rozpoczęcia pracy (np. pierwszego dnia od 11 do 19, a kolejnego od 6), pod warunkiem że nie zostanie mu zlecona praca nadliczbowa. Natomiast rozszerzenie przedziału do 6–12 może prowadzić do naruszenia minimalnego odpoczynku dobowego w sytuacji, gdy występują skrajnie różne godziny rozpoczęcia pracy w kolejnych dniach. ©℗

Gdy wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy opiera się na wniosku pracownika, to dokument ten należy przechowywać w aktach osobowych pracownika, razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą czasu pracy, przez cały wymagany okres archiwizacji. Obowiązek ten obejmuje również czas po zakończeniu stosowania ruchomego rozkładu.

Firma przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Po upływie czasu archiwizacji były pracownik dokumenty może odebrać, a jeżeli tego nie zrobi pracodawca musi je zniszczyć.

Obowiązki pracowników

Ruchomy rozkład czasu pracy to ustalony na podstawie porozumienia lub zaakceptowanego przez pracodawcę wniosku pracownika przedział godzinowy, w którym pracownik, zgodnie z literalnym brzmieniem art. 1401 k.p., „decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu uznanym w tym rozkładzie za dzień pracy”.

Decyzja pracownika o godzinie rozpoczęcia pracy w ruchomym rozkładzie nie oznacza obowiązku wcześniejszego deklarowania konkretnych godzin na dany okres. Trafniej byłoby mówić o godzinie, o której pracownik faktycznie rozpoczął pracę, przy zachowaniu ustalonego przedziału czasowego.

Pracodawca powinien dysponować nie tylko potwierdzeniem obecności pracownika, ale również informacją o faktycznym rozpoczęciu pracy. Może ją uzyskać np. poprzez wpis na liście obecności, zgłoszenie elektroniczne czy rejestrację w systemie informatycznym.

Wynika to z obowiązku prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Sam fakt stosowania ruchomego rozkładu nie zwalnia pracodawcy z konieczności wskazywania nie tylko liczby przepracowanych godzin, lecz także konkretnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia. Ograniczenie się do wpisu „8 godzin” nie jest wystarczające.

Granice widełek czasowych

Zazwyczaj przedział czasowy wyznaczany w ramach ruchomego rozkładu pracy obejmuje jedną do dwóch godzin, choć niektórzy pracodawcy decydują się na znacznie szersze granice. Przepisy nie określają maksymalnego zakresu tego przedziału – nie wskazują, w jakich granicach czasowych („od... do...”) pracownik może rozpocząć pracę.

Pewne ograniczenia można pośrednio wywodzić z przepisów dotyczących prawa do minimalnych odpoczynków. Nie odnoszą się one jednak do samego przedziału godzinowego, lecz do rzeczywistego czasu wykonywania pracy, który nie może naruszać tych norm.

Przestrzeganie minimalnego odpoczynku

Przepisy nie wprowadzają zasady ograniczającej przedział godzinowy w ruchomym rozkładzie do maksymalnie 5 godzin. Istotne jest, aby pracownik zachował prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego, liczonego od zakończenia pracy w poprzednim dniu.

Pracodawca, który decyduje się na szerszy przedział rozpoczęcia pracy, powinien jednoznacznie zobowiązać pracowników do przestrzegania minimalnego odpoczynku, nawet jeśli wcześniejsze rozpoczęcie pracy mieściłoby się jeszcze w dozwolonym przedziale czasowym.

Oddzielnym zagadnieniem jest kwestia bezpieczeństwa takiego rozwiązania z perspektywy pracodawcy – szczególnie w sytuacjach, gdy występuje ograniczona kontrola nad pracownikami i momentem faktycznego rozpoczęcia pracy. W praktyce pracodawca ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów, mimo że opiera się na samodyscyplinie pracowników.

W przykładzie 3 z przedziałem 6–12 oraz obowiązkiem zachowania 11-godzinnego odpoczynku trudno mieć pewność, że każdy pracownik konsekwentnie będzie przestrzegał tego ograniczenia.

W sytuacjach, gdy pracodawca rozważa wprowadzenie bardzo szerokiego przedziału godzin rozpoczęcia pracy – czy to w porozumieniu, czy na wniosek pracownika – kluczowe jest, aby wykonywane obowiązki miały charakter samodzielny i nie wymagały bieżącej współpracy z innymi pracownikami ani stałego nadzoru. W praktyce rzeczywiste godziny pracy poszczególnych osób będą się istotnie różnić – np. w przedziale 6–14 jedna osoba może rozpoczynać pracę o godz. 6, a inna dopiero o 14.

W takich przypadkach warto rozważyć, czy bardziej odpowiednim rozwiązaniem nie byłoby zastosowanie systemu zadaniowego. W tym modelu nie tworzy się rozkładów czasu pracy, a rozliczeniu podlegają wykonane zadania. Choć nie może on być stosowany do każdego rodzaju pracy, to w sytuacji dużej swobody czasowej mogą jednocześnie występować przesłanki określone w art. 140 k.p. Zbyt szerokie widełki mogą bowiem w praktyce oznaczać odejście od tradycyjnego rozkładu, co przemawia za zastosowaniem systemu bardziej odpowiadającego faktycznej organizacji pracy. ©℗

Podstawa prawna

• art. 671, art. 6732, art. 1401, art. 1421, art. 1881 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)

• art. 253 ust. 1 i 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 440)