W umowie o pracę określa się m.in. wymiar czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony. Służy to ustaleniu wielu uprawnień i zobowiązań albo jest z nimi powiązane. Chodzi głównie o:

  • wymiar urlopu wypoczynkowego,
  • wysokość wynagrodzenia,
  • roczną liczbę godzin zwolnienia na opiekę nad dzieckiem i zwolnienie z powodu siły wyższej,
  • niektóre uprawnienia z ubezpieczeń społecznych (np. emerytury pomostowe),
  • ustalenie wysokości świadczenia urlopowego w oparciu o przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Ułamek albo inny zapis

Niepełny wymiar czasu pracy to zatrudnienie w jakiejś części wymiaru pełnego. Zapisy umowy muszą zatem odnosić się do pełnego wymiaru, wskazując na jakąś jego część. Często jest to wyrażone poprzez ułamek lub liczbową część pełnego wymiaru – np. ½, 75 proc., 0,25. Może to być także zapis słowny, np. połowa pełnego wymiaru czasu pracy. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Sposób określenia części etatu w umowie

W umowie o pracę jest zapis: „wymiar czasu pracy – ćwierć etatu”. To określenie jest na pewno bardzo potoczne, niesformalizowane. Moim zdaniem jest jednak czytelne, jasno wskazuje na wymiar czasu pracy ustalony przez strony.

Niedopuszczalne jest wyrażanie wymiaru czasu pracy jako liczby godzin pracy (np. wymiar czasu pracy – 40 godzin w miesiącu). Taki zapis nie określa bowiem wymiaru czasu pracy. W każdym okresie rozliczeniowym (zakładając nawet, że stosowane są akurat miesięczne) będzie to bowiem oznaczało inny wymiar czasu pracy. Przykładowo, w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin, byłoby to 25 proc. pełnego wymiaru czasu pracy, ale już w miesiącu, w którym wymiar czasu pracy wynosi 176 godzin, byłoby to ok. 22,7 proc., a w miesiącu ze 152 godzinami pełnego wymiaru – ok. 26,40 proc. Oznaczałoby to np. permanentne zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego. Nie byłoby natomiast określeniem wymiaru czasu pracy w umowie o pracę.

Przyjęty okres rozliczeniowy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie

2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie

3) odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela (w tym także wówczas, gdy święto przypada w dniu wolnym od pracy). [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Czas pracy obowiązujący pracownika w danym okresie rozliczeniowym

W miesięcznym okresie rozliczeniowym, który obejmuje maj 2025 r., mamy:

– 4 pełne tygodnie (liczone od czwartku do środy – 7 kolejnych dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego),

– 2 dni przypadające poza pełnymi tygodniami przypadające od poniedziałku do piątku (29 i 30 maja),

– 2 dni będące świętami wolnymi od pracy (1 i 3 maja).

Wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin (4 x 40 + 2 x 8 – 2 x 8).

Osoba zatrudniona na część etatu ma przepracować w okresie rozliczeniowym czas odpowiadający ustalonej w umowie części pełnego wymiaru, czyli w okresie rozliczeniowym miesięcznym obejmującym maj np. 40 godzin przy ¼ wymiaru, 80 godzin przy ½ wymiaru. Nie ma przy tym zaokrągleń do pełnych godzin, co jest istotne przy niektórych niepełnych wymiarach. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Zatrudniony na 1/3 etatu ma przepracować czas zgodny z umową

Pracownik jest zatrudniony na 1/3 pełnego wymiaru czasu pracy z wynagrodzeniem 2000 zł miesięcznie. W majowym okresie rozliczeniowym powinien mieć zaplanowane 53 godziny i 20 minut. Taki wymiar czasu pracy jest objęty wskazanym w umowie wynagrodzeniem. Jeżeli pracodawca zaplanuje np. 54 godziny, to 40 minut powinno być dodatkowo rozliczone – byłoby czasem przepracowanym ponad wymiar czasu pracy pracownika.

Pracodawca powinien mieć to na uwadze podczas planowania i wdrażania rozkładów czasu pracy. Zasada ta odnosi się zarówno do harmonogramów tworzonych indywidualnie, jak i do stałych rozkładów, w których liczba godzin pracy różni się w poszczególnych dniach tygodnia. To właśnie ten drugi przypadek bywa często pomijany – wielu pracodawców nie wprowadza odpowiednich zmian w zakresie okresu rozliczeniowego, które uwzględniają zarówno wymiar czasu pracy, jak i rozkład dni kalendarzowych. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Konieczne modyfikacje rozkładu, by zachować wymiar czasu pracy

Pracownik pracuje w ¼ pełnego wymiaru w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Ma stały rozkład czasu pracy – poniedziałki 6 godzin i wtorki 4 godziny. W okresie rozliczeniowym obejmującym lipiec 2025 r. wymiar pełny wynosi 184 godziny, ¼ to zatem 46 godzin. Przy utrzymaniu bez zmian wskazanego rozkładu pracownik przepracowuje 44 godziny.

W marcu 2025 r. ¼ etatu to zaś 42 godziny. Gdyby pracodawca utrzymał ten rozkład, to pracownik przepracowałby 46 godzin.

W pierwszym przypadku następuje niedopracowanie do wynikającego z umowy wymiaru. Nie może to jednak skutkować obniżeniem wynagrodzenia wynikającego z umowy (a dokładnie – należnego za wypracowanie ustalonego w umowie wymiaru czasu pracy). To niedopracowanie wynika bowiem ze stosowanych przez pracodawcę rozkładów i niepodjęcia działań zmierzających do ich zmodyfikowania. Mamy zatem wynagrodzenie za 2 godz. przy braku świadczenia pracy. W jednostkach finansów publicznych należałoby w tym kontekście zwrócić uwagę na temat gospodarności wydatkowania środków publicznych.

W drugim przypadku wystąpiłyby 4 godziny ponad wymiar czasu pracy, których nie obejmuje ustalone w umowie wynagrodzenie. Konieczne jest ich opłacenie.

W obu przypadkach powinny nastąpić modyfikacje rozkładu w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy.

Święto w dniu pracy

Niedziele i święta są co do zasady dniami wolnymi od pracy (art. 1519 par. 1 k.p.), ale ustawodawca przewidział od niej wyjątki. Są one wymienione w katalogu zawartym w art. 15110 k.p. Jeżeli praca dozwolona jest w święta, to i siłą rzeczy może być planowana na taki dzień. Nadal oczywiście święto wpłynie na globalny wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Wielokrotnie święto przypada na dzień wolny od pracy. Należy przy tym podkreślić, że mówimy zawsze o pełnym dniu wolnym, niezależnie od tego, ile godzin pracy zostało zaplanowanych na ten dzień. W związku z tym może to w niektórych przypadkach wymagać wprowadzenia zmian w ustalonych rozkładach pracy, ponieważ może wystąpić konieczność dostosowania godzin pracy w innych dniach. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Niezbędne zmiany godzin pracy w innych dniach

Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem świąt) w połowie pełnego wymiaru w miesięcznym okresie rozliczeniowym po 4 godziny dziennie. W kwietniu 2025 r. miał wolne w związku z drugim dniem świąt Wielkiej Nocy, co wprost skutkowało zachowaniem wymiaru czasu pracy. Jeżeli jednak pracownik pracowałby od poniedziałku do piątku, ale w różnych wymiarach, np. poniedziałek 6 godz., wtorek, środa i czwartek po 3 godzinach oraz piątek po 5 godzin, to wolny poniedziałek wielkanocny bez dalszej modyfikacji skutkowałby wypracowaniem 80, a nie 84 godzin dla tego okresu rozliczeniowego.

Święto w dniu wolnym od pracy

Przepisy nie wskazują bezpośrednio, że święto, które przypada na dzień wolny, musi wiązać się z udzieleniem innego dnia wolnego. Niemniej jednak, taki obowiązek wynika z konieczności zapewnienia pracownikom odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy w ustalonym okresie rozliczeniowym. Liczba ta powinna odpowiadać co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, które przypadają w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie maja 2025 r. Wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin, a zatem maksymalna liczba dni pracy to 20, zaś minimalna liczba dni wolnych od pracy to 11. Jeżeli pracownicy pracują od poniedziałku do piątku poza świętami, to mają 10 dni wolnych od pracy. Dlatego za święto 3 Maja przypadające w sobotę należy wyznaczyć inny dzień wolny w tym okresie rozliczeniowym (nie można tych rozliczeń przenosić na inne okresy), w ten tylko bowiem sposób zachowana zostanie minimalna liczba dni wolnych od pracy.

Co ważne, minimalna liczba dni wolnych od pracy nie zależy od wymiaru czasu pracy, w którym zatrudniony jest pracownik. Konieczność wyznaczenia dnia wolnego za święto wypadające w sobotę nie zachodzi jednak w sytuacji, gdy rozkład czasu pracy pracownika przewiduje większą liczbę dni wolnych niż minimalna. [przykład 6]

PRZYKŁAD 6

Kiedy nie trzeba wyznaczyć dnia wolnego za święto przypadające w sobotę

Pracownik zatrudniony jest na ½ etatu. Praca planowana jest w harmonogramach od poniedziałku do piątku, po 8 godzin dziennie i z 2–3 dniami pracy w tygodniu. Święto 3 Maja wpłynie na wymiar czasu pracy tego pracownika, ale nie skutkuje koniecznością wyznaczenia mu dodatkowego dnia wolnego. Jego liczba dni pracy w okresie rozliczeniowym nadal bowiem jest znacznie większa niż minimalna.

Święto w dniu wolnym od pracy wpływa na wymiar czasu pracy oraz liczbę dni wolnych od pracy wówczas, gdy przypada w okresie trwania stosunku pracy. [przykład 7]

PRZYKŁAD 7

Gdy święto przypada przed dniem zatrudnienia

Pracownik został zatrudniony 5 maja 2025 r. na pół etatu w miesięcznych okresach rozliczeniowych. W przypadku zakończenia zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego, wymiar czasu pracy ustala się na podstawie okresu od początku danego okresu rozliczeniowego do dnia zakończenia zatrudnienia. Podobnie, jeśli pracownik podejmuje zatrudnienie w trakcie okresu rozliczeniowego, wymiar jego czasu pracy ustala się od dnia zatrudnienia (czyli od dnia rozpoczęcia stosunku pracy) do końca okresu rozliczeniowego. Wymiar czasu pracy pracownika w omawianym przypadku oraz maksymalną liczbę dni pracy określimy dla okresu od 5 maja do końca okresu rozliczeniowego. Święta przed rozpoczęciem zatrudnienia, takie jak 1 i 3 maja, nie wpływają na wymiar czasu pracy tej osoby ani na liczbę dni jej pracy. ©℗

Podstawa prawna

art. 1519 par. 1, art. 15110 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)