Czy przekazanie 75 proc. odpisu na ZFŚS 2 czerwca 2025 r. przez jednostkę budżetową jest zgodne z przepisami?

Odpowiedź: Nie. W 2025 roku środki z tytułu 75 proc. odpisów podstawowych należy przekazać tak, aby znalazły się na rachunku ZFŚS najpóźniej 31 maja. W tym roku 31 maja przypada w sobotę, ale – co istotne – ustawowy termin nie ulega przesunięciu na kolejny dzień roboczy, czyli poniedziałek 2 czerwca.

Przepisy ustawy o ZFŚS nie przewidują mechanizmu przesuwania terminu, gdy przypada on w dzień ustawowo wolny od pracy. Zgodnie z art. 6 ust. 2 tej ustawy o ZFŚS, co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych należy przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu do 31 maja danego roku.

Czy można zastosować art. 115 kodeksu cywilnego?

Zdarzają się odrębne opinie na ten temat. Część komentatorów wskazuje, że w takiej sytuacji można odwołać się do art. 115 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego.”

Zastosowanie tego przepisu oznaczałoby, że w 2025 roku termin przesuwa się z soboty 31 maja na poniedziałek 2 czerwca. To jednak błędne założenie, ponieważ przepis ten dotyczy zobowiązań cywilnoprawnych, a przekazanie środków na ZFŚS nie stanowi długu w rozumieniu prawa cywilnego.

Dlaczego nie mamy do czynienia z długiem cywilnym?

Aby mówić o długu cywilnym, muszą występować dwa odrębne podmioty – wierzyciel i dłużnik. W przypadku ZFŚS mamy do czynienia wyłącznie z jednym podmiotem – pracodawcą. Fundusz nie ma osobowości prawnej ani zdolności do czynności prawnych – jest wyłącznie wyodrębnioną masą majątkową w ramach majątku pracodawcy. Skoro nie istnieje relacja wierzyciel–dłużnik, nie można stosować przepisów kodeksu cywilnego, w tym art. 115 k.c., dotyczących przesunięcia terminu spełnienia świadczenia.

Orzecznictwo: przekazanie środków na ZFŚS a zobowiązania cywilnoprawne

Powyższe podejście potwierdza m.in. postanowienie Kolegium Arbitrażu Społecznego przy Sądzie Najwyższym z 17 października 1996 r. (KAS 2/96, OSNAPiUS 1997 nr 10, poz. 180). Z jego treści wynika m.in., że: „Powinność pracodawcy przekazania określonych kwot na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest jego długiem wobec tego funduszu w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Środki te nie przestają być własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczony w możliwości dysponowania nimi, gdyż może je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej.”

Podobnie orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 663/98). Wskazał, że przekazanie środków na ZFŚS nie rodzi obowiązku zapłaty odsetek za opóźnienie, ponieważ nie wynika z żadnego zobowiązania cywilnoprawnego.

Co na to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej?

Stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej również nie pozostawiają wątpliwości. W odpowiedziach udzielonych Dziennikowi Gazecie Prawnej resort wskazał:

Odpowiedź z 27 maja 2025 r.:

„Przepisy ustawy wskazują konkretne daty jako terminy przekazania środków, nie odnosząc się do tego, czy dana data przypada w dzień roboczy, czy wolny od pracy. Celem ustawodawcy jest zapewnienie ciągłości finansowania działalności socjalnej przez cały rok, co oznacza, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu w terminach wskazanych w ustawie.”

Odpowiedź z 12 maja 2020 r.:

„Terminy odprowadzenia równowartości odpisu wyznacza ustawa o ZFŚS, wskazując konkretne daty. (…) Przemawia to za przyjęciem, iż równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów.”

Odpowiedź z 31 października 2017 r.:

„Środki funduszu powinny być dostępne w każdym czasie w celu realizacji przyznawanych świadczeń socjalnych pracownikom i innym osobom uprawnionym. Dlatego przekazanie przez pracodawcę środków na konto ZFŚS, polegające na przesunięciu środków z jednego konta na drugie, nie ma charakteru cywilnoprawnego zobowiązania, który uzasadniałby stosowanie przepisów prawa cywilnego, w tym art. 115 k.c. w części dotyczącej możliwości stosowania przesunięć terminów. Oznaczałoby to przyjęcie, że równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów."

Jak uniknąć błędu? Zrób przelew wcześniej na rachunek ZFŚS

Termin przekazania 75 proc. odpisu podstawowego na rachunek ZFŚS nie ulega przesunięciu, nawet jeśli przypada na dzień ustawowo wolny od pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby środki te znajdowały się na rachunku funduszu najpóźniej 31 maja 2025 r. W praktyce oznacza to konieczność zlecenia przelewu najpóźniej w piątek 30 maja – z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć ryzyka niedochowania terminu z powodu błędu bankowego lub opóźnień w realizacji płatności.

Rada: Zatem w 2025 r., gdy 31 maja przypada w sobotę, ostatnim możliwym dniem przekazania środków jest piątek 30 maja 2025 r. Niedotrzymanie terminu 31 maja może skutkować zarzutem naruszenia przepisów. Aby uniknąć spóźnienia – np. z powodu błędu w bankowości elektronicznej lub ograniczeń czasowych przelewów – warto zlecić przelew z wyprzedzeniem.

Jednostka budżetowa a ZFŚS – ryzyko naruszenia terminu przekazania środków

W przypadku jednostek sektora finansów publicznych, które nie dotrzymają terminu, należy liczyć się z uwagami pokontrolnymi. W protokołach pojawiają się zapisy o naruszeniu art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, jeśli środki:

  • nie zostały przekazane w ustawowym terminie,
  • nie wpłynęły na rachunek funduszu,
  • nie zostały odpowiednio skorygowane.

Na przykład wydział kontroli i audytu wewnętrznego w takich przypadkach może sformułować wniosek o naruszenie przepisów i niewłaściwe wykonanie obowiązków księgowych.

Przykład

Przykład

Wnioski pokontrolne

W wyniku kontroli ustalono, że osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na ZFŚS w terminach ustawowych, nie przekazała środków na rachunek bankowy funduszu oraz nie dokonała korekty kwoty odpisu, co było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS.

Pytanie DGP:

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1255), pracodawcy są zobowiązani do przekazania na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych do 31 maja danego roku.

W 2025 r. dzień 31 maja przypada w sobotę. W związku z tym prosimy uprzejmie o jednoznaczne stanowisko, czy w takim przypadku przekazanie środków na rachunek bankowy funduszu w pierwszy dzień roboczy przypadający po tej dacie, tj. w poniedziałek 2 czerwca 2025 r., będzie uznane za zachowanie terminu ustawowego.

Z uwagi na rozbieżne stanowiska ekspertów, a także Ministerstwa (na przestrzeni lat) oraz fakt, że organy kontroli w jednostkach sektora finansów publicznych traktują 31 maja jako termin ostateczny, zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, jak w praktyce należy interpretować przepisy w przypadku, gdy termin ustawowy przypada w dzień wolny od pracy.

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 maja 2025 r.:

„Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288), pracodawca powinien przekazać na rachunek funduszu co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych najpóźniej do dnia 31 maja danego roku. Pozostała część powinna zostać przekazana do dnia 30 września.

Przepisy ustawy wskazują konkretne daty jako terminy przekazania środków, nie odnosząc się do tego, czy dana data przypada w dzień roboczy, czy wolny od pracy. Celem ustawodawcy jest zapewnienie ciągłości finansowania działalności socjalnej przez cały rok, co oznacza, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu w terminach wskazanych w ustawie.

Jednocześnie przypominamy, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie ma uprawnień do wydawania wiążącej interpretacji przepisów prawa. Przedstawiane przez nas opinie mają charakter informacyjny i nie są wiążące ani dla stron stosunku pracy, ani dla sądów, ani dla Państwowej Inspekcji Pracy.

Zgodnie z art. 12a ustawy o ZFŚS, to właśnie właściwe miejscowo organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione do udzielania wiążących informacji i porad w tym zakresie.”