Odpis na ZFŚS 2025. Czy można przelać środki na ZFŚS 2 czerwca, skoro 31 maja przypada w sobotę

Przepisy ustawy o ZFŚS nie przewidują mechanizmu przesuwania terminu, gdy przypada on w dzień ustawowo wolny od pracy. Zgodnie z art. 6 ust. 2 tej ustawy o ZFŚS, co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych należy przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu do 31 maja danego roku.

Czy można zastosować art. 115 kodeksu cywilnego?

Zdarzają się odrębne opinie na ten temat. Część komentatorów wskazuje, że w takiej sytuacji można odwołać się do art. 115 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: „Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego.”

Zastosowanie tego przepisu oznaczałoby, że w 2025 roku termin przesuwa się z soboty 31 maja na poniedziałek 2 czerwca. To jednak błędne założenie, ponieważ przepis ten dotyczy zobowiązań cywilnoprawnych, a przekazanie środków na ZFŚS nie stanowi długu w rozumieniu prawa cywilnego.

Dlaczego nie mamy do czynienia z długiem cywilnym?

Aby mówić o długu cywilnym, muszą występować dwa odrębne podmioty – wierzyciel i dłużnik. W przypadku ZFŚS mamy do czynienia wyłącznie z jednym podmiotem – pracodawcą. Fundusz nie ma osobowości prawnej ani zdolności do czynności prawnych – jest wyłącznie wyodrębnioną masą majątkową w ramach majątku pracodawcy. Skoro nie istnieje relacja wierzyciel–dłużnik, nie można stosować przepisów kodeksu cywilnego, w tym art. 115 k.c., dotyczących przesunięcia terminu spełnienia świadczenia.

Orzecznictwo: przekazanie środków na ZFŚS a zobowiązania cywilnoprawne

Powyższe podejście potwierdza m.in. postanowienie Kolegium Arbitrażu Społecznego przy Sądzie Najwyższym z 17 października 1996 r. (KAS 2/96, OSNAPiUS 1997 nr 10, poz. 180). Z jego treści wynika m.in., że: „Powinność pracodawcy przekazania określonych kwot na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest jego długiem wobec tego funduszu w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Środki te nie przestają być własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczony w możliwości dysponowania nimi, gdyż może je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej.”

Podobnie orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 663/98). Wskazał, że przekazanie środków na ZFŚS nie rodzi obowiązku zapłaty odsetek za opóźnienie, ponieważ nie wynika z żadnego zobowiązania cywilnoprawnego.

Co na to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej?

Stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej również nie pozostawiają wątpliwości. W odpowiedziach udzielonych Dziennikowi Gazecie Prawnej resort wskazał:

Odpowiedź z 27 maja 2025 r.:

„Przepisy ustawy wskazują konkretne daty jako terminy przekazania środków, nie odnosząc się do tego, czy dana data przypada w dzień roboczy, czy wolny od pracy. Celem ustawodawcy jest zapewnienie ciągłości finansowania działalności socjalnej przez cały rok, co oznacza, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu w terminach wskazanych w ustawie.”

Odpowiedź z 12 maja 2020 r.:

„Terminy odprowadzenia równowartości odpisu wyznacza ustawa o ZFŚS, wskazując konkretne daty. (…) Przemawia to za przyjęciem, iż równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów.”

Odpowiedź z 31 października 2017 r.:

„Środki funduszu powinny być dostępne w każdym czasie w celu realizacji przyznawanych świadczeń socjalnych pracownikom i innym osobom uprawnionym. Dlatego przekazanie przez pracodawcę środków na konto ZFŚS, polegające na przesunięciu środków z jednego konta na drugie, nie ma charakteru cywilnoprawnego zobowiązania, który uzasadniałby stosowanie przepisów prawa cywilnego, w tym art. 115 k.c. w części dotyczącej możliwości stosowania przesunięć terminów. Oznaczałoby to przyjęcie, że równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów."

Jak uniknąć błędu? Zrób przelew wcześniej na rachunek ZFŚS

Termin przekazania 75 proc. odpisu podstawowego na rachunek ZFŚS nie ulega przesunięciu, nawet jeśli przypada na dzień ustawowo wolny od pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby środki te znajdowały się na rachunku funduszu najpóźniej 31 maja 2025 r. W praktyce oznacza to konieczność zlecenia przelewu najpóźniej w piątek 30 maja – z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć ryzyka niedochowania terminu z powodu błędu bankowego lub opóźnień w realizacji płatności.

Rada: Zatem w 2025 r., gdy 31 maja przypada w sobotę, ostatnim możliwym dniem przekazania środków jest piątek 30 maja 2025 r. Niedotrzymanie terminu 31 maja może skutkować zarzutem naruszenia przepisów. Aby uniknąć spóźnienia – np. z powodu błędu w bankowości elektronicznej lub ograniczeń czasowych przelewów – warto zlecić przelew z wyprzedzeniem.

Jednostka budżetowa a ZFŚS – ryzyko naruszenia terminu przekazania środków

W przypadku jednostek sektora finansów publicznych, które nie dotrzymają terminu, należy liczyć się z uwagami pokontrolnymi. W protokołach pojawiają się zapisy o naruszeniu art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, jeśli środki:

• nie zostały przekazane w ustawowym terminie,
• nie wpłynęły na rachunek funduszu,
• nie zostały odpowiednio skorygowane.

Na przykład wydział kontroli i audytu wewnętrznego w takich przypadkach może sformułować wniosek o naruszenie przepisów i niewłaściwe wykonanie obowiązków księgowych.