rozwiń

Jaką kwotę przyjąć jako podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS w 2025 roku?

Pytanie: Nasza jednostka przygotowuje się do przekazania 75 proc. odpisów podstawowych na ZFŚS. Jaką wartość przeciętnego wynagrodzenia powinniśmy przyjąć jako podstawę i jak obliczyć poszczególne odpisy?

Odpowiedź: Podstawą naliczania odpisów na ZFŚS w 2025 r. jest kwota 7262,39 zł. Od niej oblicza się wszystkie odpisy przewidziane ustawą o ZFŚS.

Uzasadnienie: Wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. – 7262,39 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. było wyższe, to stanowi ono podstawę naliczania odpisu na ZFŚS.

Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2025 r. wynosi więc:

  • na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2723,40 zł;
  • na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3631,20 zł;
  • na jednego pracownika młodocianego:

– w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 363,12 zł,

– w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 435,74 zł,

– w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 508,37 zł.

Ponadto, zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 453,90 zł.

Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 453,90 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Jeśli pracodawcy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 544,68 zł.

Rada: Kwotę odpisu należy ustalić na podstawie aktualnych danych – przeciętnego wynagrodzenia (ogłoszonego przez GUS) i liczby zatrudnionych. Warto nie odkładać tych wyliczeń na ostatnią chwilę.

Terminy przekazania odpisu na ZFŚS w 2025 roku – do kiedy trzeba wpłacić środki?

Pytanie: Czy w jednostce sektora finansów publicznych można przekazać całą kwotę środków dopiero we wrześniu, czy konieczne jest wcześniejsze przekazanie części odpisu? Czy przepis nakazuje przekazanie dokładnie 75 proc. odpisu podstawowego do 31 maja, czy dopuszczalne jest przekazanie wyższej kwoty?

Odpowiedź: Do 31 maja należy przekazać na rachunek ZFŚS co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego. Przekazanie wyższej kwoty jest dopuszczalne. Cały odpis – wraz ze zwiększeniami – powinien trafić na rachunek funduszu najpóźniej do 30 września.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS), pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu:

  • do 31 maja – co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego ustalonego na dany rok,
  • do 30 września – pozostałą część odpisu podstawowego oraz ewentualne zwiększenia.

Przepisy określają minimalną kwotę, która musi być przekazana do końca maja – nie oznacza to jednak, że nie można przekazać wyższej kwoty wcześniej (np. 100 proc. odpisu lub także kwot zwiększeń). W jednostkach budżetowych często stosuje się takie rozwiązanie ze względów organizacyjnych.

Warto również pamiętać, że kwota przekazywana do końca maja musi być wyliczona na podstawie aktualnej podstawy do naliczenia odpisu oraz planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Rada: Termin 31 maja dotyczy wyłącznie przekazania środków na rachunek funduszu – nie oznacza konieczności ich natychmiastowego rozdysponowania. Fundusz można rozdysponowywać sukcesywnie w ciągu roku, zgodnie z regulaminem i wnioskiem osób uprawnionych

Do kiedy można skorygować planowaną kwotę odpisu na ZFŚS w 2025 roku?

Pytanie: Czy w jednostce budżetowej, która zaplanowała odpisy na ZFŚS według stawek z 2024 r., konieczna jest korekta planu finansowego po ogłoszeniu nowej kwoty bazowej przez Prezesa GUS? Jaki jest ostateczny termin na taką zmianę?

Odpowiedź: Tak, korektę należy przeprowadzić niezwłocznie po ogłoszeniu nowej podstawy naliczania odpisów – najpóźniej do 31 maja 2025 r.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ustawy o ZFŚS, wysokość odpisów ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub – jeśli jest wyższe – w drugim półroczu roku poprzedniego. Dane te ogłasza Prezes GUS, zazwyczaj około 20 lutego.

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe planują swoje wydatki już w roku poprzedzającym – na podstawie dostępnych wówczas stawek. Z uwagi na późniejszy termin publikacji ostatecznej kwoty bazowej, konieczne jest zaktualizowanie planu finansowego po ogłoszeniu tej wartości.

Korektę planowanej kwoty odpisów na ZFŚS należy wprowadzić niezwłocznie po ogłoszeniu przez Prezesa GUS nowej kwoty bazowej – najpóźniej do 31 maja 2025 r. W tym terminie jednostka musi przekazać na wyodrębniony rachunek funduszu co najmniej 75 proc. należnego odpisu podstawowego (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). A dokonanie wydatku przekraczającego plan bez formalnej korekty budżetu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Rada: Roczna korekta odpisu dokonywana w grudniu odnosi się wyłącznie do zmian w przeciętnej liczbie zatrudnionych (zgodnie z par. 1 rozporządzenia z 9 marca 2009 r. wymienionego w podstawie prawnej). Nie dotyczy ona zmiany kwoty bazowej. Dlatego w planie należy wprowadzić korektę wcześniej – najpóźniej do końca maja.

Czy można przekazać na ZFŚS mniej, niż wynika z obliczeń, jeśli zabraknie środków w budżecie?

Pytanie: Z powodu ograniczeń budżetowych nie mamy obecnie pełnej kwoty potrzebnej do przekazania 75 proc. odpisu. Czy możemy przekazać mniejszą kwotę i uzupełnić ją później, np. w czerwcu lub lipcu?

Odpowiedź: Nie. Do 31 maja 2025 r. należy przekazać co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu do 31 maja danego roku kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. naliczonych odpisów podstawowych. Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków ani przesunięć terminu – trudna sytuacja finansowa jednostki nie zwalnia z obowiązku terminowego przekazania środków.

Rada: Jeśli środki nie są zabezpieczone w planie finansowym, jednostka powinna niezwłocznie dokonać jego korekty lub przesunięcia środków między paragrafami klasyfikacji budżetowej. Przekazanie pełnej kwoty w wymaganym terminie nie jest fakultatywne – jest obowiązkiem ustawowym. Kontrole RIO, NIK czy urzędu wojewódzkiego mogą sprawdzać, czy obowiązek ten został wykonany.

Czy można przekazać 100 proc. odpisu na ZFŚS przed 31 maja?

Pytanie: Mamy środki w budżecie i chcielibyśmy przekazać cały odpis podstawowy już w maju. Czy jest to dopuszczalne?

Odpowiedź: Tak. Jednostka może przekazać 100 proc. odpisu do 31 maja. Przepisy określają minimalną wysokość tj. 75 proc.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, do końca maja należy przekazać co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego, a do 30 września – cały wraz ze zwiększeniami. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby całą kwotę (100 proc. odpisu lub nawet kwotę powiększoną o planowane zwiększenia) przekazać wcześniej – np. w maju.

Takie działanie nie narusza przepisów, a może ułatwić organizację działalności socjalnej w jednostce, szczególnie w okresie wakacyjnym.

Rada: Warto upewnić się, że wcześniej przekazane środki będą wydatkowane zgodnie z regulaminem ZFŚS oraz że plan finansowy jednostki przewiduje odpowiednie środki w klasyfikacji budżetowej. Przedwczesne przekazanie środków nie może prowadzić do przekroczenia planu finansowego.

  • Kiedy i jak naliczyć zwiększenie odpisu na osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?
Pytanie: Czy zwiększenie odpisu o 6,25 proc. podstawy na osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności ustala się na podstawie planowanej czy faktycznej liczby zatrudnionych? Jakie dokumenty powinny to potwierdzać?

Odpowiedź: Zwiększenie odpisu na osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności nalicza się na podstawie rzeczywistej liczby pracowników z aktualnym orzeczeniem. Aby zastosować zwiększenie, pracownik musi posiadać ważne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (umiarkowanym lub znacznym), a jednostka powinna dysponować jego kopią.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokość odpisu podstawowego może zostać zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, wobec której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

W przeciwieństwie do odpisu podstawowego, który opiera się na planowanej przeciętnej liczbie zatrudnionych, zwiększenie to należy liczyć na podstawie rzeczywistego stanu – czyli liczby pracowników faktycznie zatrudnionych w danym okresie i posiadających ważne orzeczenie.

Rada: Aby móc zastosować zwiększenie, jednostka powinna:

  • posiadać kopię aktualnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (w aktach osobowych lub odrębnie),
  • zarejestrować datę obowiązywania orzeczenia i powiązać ją z okresem zatrudnienia,
  • prowadzić pomocniczą ewidencję osób uprawnionych do zwiększenia,
  • uwzględnić to zwiększenie odpisu w planie finansowym jednostki i dokumentacji księgowej.

Jak obliczyć odpis na ZFŚS w 2025 roku przy zatrudnieniu pracowników młodocianych?

Pytanie: Samorządowy zakład budżetowy zatrudnia 33 pracowników w normalnych warunkach oraz dwóch w szczególnych warunkach. Dodatkowo w celu przygotowania zawodowego zatrudnia też jednego młodocianego w pierwszym roku nauki i dwóch w drugim roku nauki. Jak obliczyć całkowity odpis na ZFŚS za 2025 rok i jaką kwotę należy przekazać do końca maja?

Odpowiedź: Aby ustalić wysokość rocznego odpisu podstawowego, należy przemnożyć liczbę etatów w poszczególnych grupach zatrudnionych przez wskaźniki procentowe określone w ustawie i podstawę odpisu na 2025 rok.

Uzasadnienie: Wysokość rocznego odpisu na ZFŚS ustala się według przeliczenia na pełne etaty w danej grupie zatrudnionych, z zastosowaniem odpowiedniego wskaźnika procentowego i obowiązującej podstawy.

W 2025 r. podstawę odpisu stanowi kwota 7262,39 zł (tj. 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r., ogłoszonego przez GUS). Odpisy liczy się według następujących stawek:

  • 37,5 proc. podstawy – dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach,
  • 50 proc. – dla pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach,
  • 5 proc. – dla młodocianych w pierwszym roku nauki,
  • 6 proc. – dla młodocianych w drugim roku nauki.

Przykład 1

Roczny odpis

Wyliczenie rocznego odpisu podstawowego na ZFŚS powinno przebiegać w następujący sposób:

Po pierwsze ustala się przeciętną przewidywaną liczbę pracowników (już

po przeliczeniu na pełny etat):

  • pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 33,
  • pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach: 2.

W jednostce zatrudniony jest w celu przygotowania zawodowego młodociany w pierwszym roku nauki (1) oraz młodociani w drugim roku nauki (2).

Następnie dokonuje się przeliczeń:

Pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach (37,5 proc.):

2723,40 zł x 33 = 89 872,20 zł

Pracownicy w szczególnych warunkach (50 proc.):

3631,20 zł x 2 = 7262,40 zł

Młodociani – I rok nauki (5 proc.):

363,12 zł x 1 = 363,12 zł

Młodociani – II rok nauki (6 proc.):

435,74 zł × 2 = 871,48 zł

Łączny roczny odpis podstawowy na ZFŚS w 2025 r.

89 872,20 zł + 7262,40 zł + 363,12 zł + 871,48 zł = 98 369,20 zł

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, do końca maja należy przekazać co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego (bez zwiększeń fakultatywnych):

75 proc. z 98 369,20 zł = 73 776,90 zł

Jak obliczyć odpis na ZFŚS w szkole w 2025 roku?

Pytanie: W szkole od stycznia do sierpnia 2025 r. jest zatrudnionych 30 nauczycieli na pełen etat oraz dwóch na 1/2 etatu. Od września 2025 r. zostanie zatrudnionych dodatkowo dwóch nauczycieli na pełny etat. Zatrudnionych jest też 4 pracowników administracji i 2 pracowników obsługi – wszyscy na pełen etat. Zakładamy, że zatrudnienie nie zmieni się do końca 2025 r. Czy należy tworzyć osobne konta ZFŚS dla nauczycieli i innych pracowników? Jak obliczyć łączny odpis?

Odpowiedź: Nie. W szkole należy prowadzić jeden wspólny fundusz socjalny – bez tworzenia odrębnych kont dla nauczycieli i innych pracowników. Odpisy oblicza się zgodnie z Kartą Nauczyciela dla nauczycieli oraz ustawą o ZFŚS – dla administracji i obsługi. Odpisy te sumuje się.

Uzasadnienie: Przepisy nie przewidują tworzenia osobnych funduszy ani odrębnych rachunków bankowych dla poszczególnych grup pracowniczych. Odpisy te należy zsumować i ująć łącznie w dokumentacji księgowej oraz planie finansowym funduszu. Dla celów kontrolnych jednostka może prowadzić analityczne zestawienie środków według grup zawodowych, ale nie ma obowiązku ich rozdzielania. Ważne, aby zarówno kalkulacja odpisu, jak i sposób jego rozdysponowania były zgodne z ustawą o ZFŚS oraz z regulaminem funduszu obowiązującym w danej szkole. W razie zmiany liczby etatów należy skorygować planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych i, jeśli to konieczne, dokonać odpowiedniego przeliczenia oraz aktualizacji preliminarza.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela, odpis na ZFŚS dla nauczycieli (czynnych zawodowo) oblicza się jako iloczyn przeciętnej planowanej w danym roku liczby nauczycieli w przeliczeniu na pełne etaty oraz 110 proc. kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia 2025 r. W 2025 roku kwota bazowa dla nauczycieli wynosi 5434,82 zł. Odpis dla nauczycieli czynnych zatem wynosi: 110 proc. × 5434,82 zł = 5978,30 zł [przykład 2]

Rada: W szkole tworzy się jeden fundusz ZFŚS – bez dzielenia środków na osobne konta. Fundusz można podzielić jedynie analitycznie – w celach kontrolnych, nie formalnych. Warto monitorować sytuację kadrową w ciągu roku.

Przykład 2

Wyliczenie – krok po kroku

Część nauczycielska

Kwota bazowa w 2025 r.: 5434,82 zł

Wskaźnik odpisu: 110 proc.

Odpis na 1 etat nauczyciela:

5434,82 zł × 110 proc. = 5978,30 zł

W szkole od stycznia do sierpnia 2025 r. jest zatrudnionych:

  • 30 nauczycieli na pełen etat,
  • 2 na 1/2 etatu.

Od września 2025 r. zostanie zatrudnionych dodatkowo dwóch nauczycieli na pełny etat.

Wyliczenie przeciętnego zatrudnienia nauczycieli w 2025 r.:

Styczeń–sierpień: 30 etatów + 2 × 0,5 =

31 etatów × 8 miesięcy = 248

Wrzesień–grudzień: 32 etaty (30+2) + 2 nowe etaty = 34 etaty × 4 miesiące = 136

Suma: 248 + 136 = 384

Przeciętna liczba etatów: 384 ÷ 12 = 32 etaty

Odpis dla nauczycieli w 2025 r.:

32 × 5978,30 zł = 191 305,60 zł

Część administracyjno-obsługowa

Zgodnie z art. 5 ustawy o ZFŚS (dla zatrudnionych w normalnych warunkach), odpis wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia z drugiego półrocza 2024 r., czyli z kwoty 7262,39 zł. Odpis na jednego pracownika: 7262,39 zł × 37,5 proc. = 2723,40 zł

W szkole zatrudnionych jest też 4 pracowników administracji i 2 pracowników obsługi – wszyscy na pełen etat

Liczba pracowników: 4 + 2 = 6

6 × 2723,40 zł = 16 340,40 zł

Łączny fundusz ZFŚS w szkole w 2025 r.: 191 305,60 zł (nauczyciele) + 16 340,40 zł (administracja i obsługa) = 207 646,00 zł

Jak naliczyć odpis na ZFŚS w 2025 roku, gdy jednostka działa tylko przez część roku?

Pytanie: Samorządowy zakład budżetowy rozpoczął działalność 1 marca 2025 r. Od tego czasu zatrudnia 10 pracowników na pełen etat. Jak naliczyć odpis na ZFŚS – czy przysługuje cały odpis roczny, czy tylko proporcjonalny do okresu działania jednostki?

Odpowiedź: Odpis należy ustalić proporcjonalnie – tylko za okres, w którym jednostka faktycznie funkcjonowała i zatrudniała pracowników. W tym przypadku od marca do grudnia, czyli za 10 miesięcy.

Uzasadnienie: Wysokość odpisu ustala się w odniesieniu do przeciętnej liczby zatrudnionych przeliczonej na pełne etaty. Jeśli jednostka funkcjonuje przez część roku, roczną kwotę odpisu należy proporcjonalnie zmniejszyć do liczby miesięcy działania.

Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych do naliczenia odpisu, należy – jak zawsze – zastosować przeliczenie na pełne etaty, a następnie uwzględnić wybraną metodę statystyczną (np. arytmetyczną). Tak obliczony odpis roczny należy proporcjonalnie zmniejszyć, dzieląc go przez 12 miesięcy i mnożąc przez liczbę miesięcy aktywnego funkcjonowania jednostki – w tym przypadku: (odpis pełnoroczny) × 10/12.

W analizowanym przypadku zakład planuje zatrudniać przez cały okres 10 osób na pełen etat w warunkach normalnych.

  • Wysokość podstawowego odpisu w 2025 r. to 37,5 proc. × 7262,39 zł = 2723,40 zł na 1 etat.
  • Roczna kwota odpisu: 10 × 2723,40 zł = 27 234,00 zł
  • Odpis za 10 miesięcy działalności (marzec–grudzień): 27 234,00 zł × 10/12 = 22 695,00 zł

Zatem odpis na ZFŚS dla tej jednostki za 2025 r. wyniesie 22 695,00 zł.

Rada: Jeśli plan finansowy jednostki obejmuje tylko niepełny rok działalności (np. od marca), już na etapie jego sporządzania należy zapisać odpis proporcjonalny. Takie podejście ogranicza konieczność późniejszych korekt. W dokumentacji warto wskazać podstawę zmniejszenia (okres działalności jednostki), a w przypadku kontroli udokumentować datę powołania i rozpoczęcia funkcjonowania.

Szczegóły metod obliczania przeciętnego zatrudnienia

Pracodawca może stosować jedną z trzech metod statystycznych:

1. Średnia arytmetyczna

To najczęściej stosowana i najprostsza metoda. Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych na każdy dzień miesiąca, a następnie podzieleniu tej sumy przez liczbę dni w danym miesiącu. Obliczenia wykonuje się dla każdego miesiąca, a następnie ustala przeciętną za cały rok.

Wzór miesięczny: (Liczba zatrudnionych 1. dnia + 2. dnia + … + ostatniego dnia miesiąca) ÷ liczba dni w miesiącu

Zastosowanie: Metoda jest dobra dla jednostek, które mają system kadrowy pozwalający na dokładne ustalenie stanu zatrudnienia na każdy dzień. Sprawdza się w sytuacji, gdy w ciągu miesiąca występują istotne wahania kadrowe.

2. Średnia chronologiczna

Jest to metoda bardziej zaawansowana, stosowana głównie tam, gdzie zatrudnienie jest w miarę stabilne w ujęciu miesięcznym. Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych na początku i na końcu poszczególnych miesięcy (a także na początku i końcu roku), a następnie uśrednieniu tych wartości.

Wzór roczny: (Liczba zatrudnionych 1 stycznia + 2 × liczba zatrudnionych na koniec każdego miesiąca od stycznia do listopada + liczba zatrudnionych 31 grudnia) ÷ 24

Zastosowanie: Metoda jest przydatna, gdy w systemie kadrowym łatwo dostępne są dane na początek i koniec miesiąca. Ułatwia wyliczenia w systemach z miesięcznym raportowaniem i uproszczonym monitoringiem zmian kadrowych.

3. Metoda uproszczona

Stosowana głównie w jednostkach o niewielkiej liczbie pracowników i stabilnym zatrudnieniu. Polega na uśrednieniu liczby zatrudnionych ustalanej np. raz na miesiąc (na wybrany dzień – np. 10., 15. lub ostatni dzień miesiąca).

Zastosowanie: Choć formalnie dopuszczalna, wymaga ostrożności – powinna być stosowana tylko w uzasadnionych przypadkach i musi być opisana w polityce rachunkowości. Nie nadaje się tam, gdzie często zmienia się liczba etatów. ©℗

Czy jednostki sektora finansów publicznych muszą tworzyć ZFŚS?

Pytanie: Samorządowy zakład budżetowy powstał w kwietniu. Czy musiał od razu utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Odpowiedź: Tak. Jednostki zaliczane do sfery budżetowej – w tym samorządowe zakłady budżetowe – są zobowiązane do tworzenia ZFŚS od momentu rozpoczęcia działalności, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Obowiązek ten wynika wprost z ustawy o ZFŚS i nie podlega żadnym wyjątkom.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS, obowiązek tworzenia funduszu dotyczy wszystkich pracodawców z sektora finansów publicznych – bez względu na stan zatrudnienia. Oznacza to, że jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe tworzą ZFŚS zawsze i obowiązkowo, od pierwszego dnia funkcjonowania. Nie mają przy tym możliwości:

  • zrezygnowania z utworzenia funduszu,
  • obniżenia wysokości odpisu podstawowego,
  • zawieszenia działania funduszu w danym roku budżetowym.

To odróżnia je od pracodawców z sektora prywatnego, którzy mogą dobrowolnie tworzyć fundusz (jeśli zatrudniają mniej niż 50 pracowników) lub zdecydować o jego likwidacji – w sferze budżetowej takie działania są niedopuszczalne.

W opisanej sytuacji samorządowy zakład budżetowy rozpoczął działalność w kwietniu. Oznacza to, że miał obowiązek utworzenia ZFŚS już w roku powstania, a wysokość odpisu należało naliczyć proporcjonalnie – tylko za miesiące, w których jednostka faktycznie funkcjonowała. W takim przypadku podstawę do obliczenia odpisu stanowi przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty – liczona od kwietnia do grudnia danego roku.

Środki funduszu powinny zostać przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS zgodnie z terminami ustawowymi, a wydatkowanie środków powinno się odbywać wyłącznie na cele socjalne określone w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Rada: W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych obowiązek tworzenia ZFŚS jest bezwzględny – nie zależy od liczby pracowników ani od decyzji pracodawcy. Jeśli jednostka rozpoczyna działalność w trakcie roku, fundusz należy utworzyć od miesiąca rozpoczęcia funkcjonowania, a odpis naliczyć proporcjonalnie.

ZFŚS 2025 – jak obliczyć przeciętne zatrudnienie do naliczenia odpisu?

Pytanie: W naszej jednostce zatrudniamy osoby w różnym wymiarze – część na 1/2 etatu, część na 3/4, niektórzy pracowali tylko przez kilka miesięcy. Czy odpis naliczamy tylko od pełnych etatów? Jak prawidłowo obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w tej sytuacji? Czy trzeba to robić już w maju?

Odpowiedź: Przy ustalaniu odpisu na ZFŚS uwzględnia się wszystkie osoby zatrudnione – również te na części etatu – po przeliczeniu na pełne etaty. Przeciętną liczbę zatrudnionych należy wstępnie obliczyć do 31 maja, aby móc przekazać 75 proc. odpisu podstawowego. Ostateczna korekta następuje w grudniu.

Uzasadnienie: Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna liczba zatrudnionych, przeliczona na pełne etaty. Obejmuje ona również osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz pracowników zatrudnionych przez część roku – proporcjonalnie do okresu i wymiaru czasu pracy. Przykładowo: pracownik zatrudniony przez pół roku na 3/4 etatu to 0,375 etatu w przeciętnej.

W maju jednostka powinna mieć ustaloną planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych, która umożliwi przekazanie co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Ustalając tę liczbę, pracodawca może stosować jedną z trzech metod:

  • średnią arytmetyczną,
  • średnią chronologiczną,
  • metodę uproszczoną.

Ważne jest, by stosować ją konsekwentnie.

W grudniu jednostka dokonuje korekty odpisu rocznego – zgodnie z rzeczywistą przeciętną liczbą zatrudnionych po przeliczeniu na etaty. Korekta dotyczy tylko zmian w zatrudnieniu – nie obejmuje korekty kwoty bazowej.

Rada: Dobrze jest prowadzić przez cały rok pomocniczą ewidencję zatrudnienia (np. arkusz z etatami miesięcznymi), aby ułatwić obliczenia zarówno w maju, jak i w grudniu.

Czy trzeba dokumentować sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do odpisu na ZFŚS?

Pytanie: W naszej jednostce stosujemy średnią arytmetyczną przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych do naliczania odpisu na ZFŚS. Do tej pory nie opisywaliśmy tego sposobu w polityce rachunkowości ani w żadnym wewnętrznym regulaminie. Czy powinniśmy to sformalizować? Czy taka informacja powinna być udokumentowana – np. na potrzeby kontroli RIO lub audytu wewnętrznego?

Odpowiedź: Tak. Warto jednoznacznie wskazać przyjętą metodę ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych i udokumentować ją w polityce rachunkowości lub innym wewnętrznym akcie. Dzięki temu można uniknąć wątpliwości interpretacyjnych i ułatwić weryfikację przez organy kontrolne.

Uzasadnienie: Jednostki mogą stosować jedną z trzech metod ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych (średnią arytmetyczną, średnią chronologiczną lub metodę uproszczoną). Przepisy nie narzucają, którą z nich wybrać – ważne jest, aby stosować ją konsekwentnie i móc wykazać, jak została wyliczona podstawa do naliczenia odpisu.

Z tego względu dobrą praktyką jest opisanie przyjętej metody w polityce rachunkowości lub wewnętrznym zarządzeniu kierownika jednostki. Taki zapis może brzmieć np.: „Do ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych, stanowiącej podstawę naliczania odpisu na ZFŚS, jednostka stosuje metodę średniej arytmetycznej na podstawie danych kadrowych za kolejne miesiące roku.”

Udokumentowanie wybranej metody zwiększa przejrzystość, zapobiega sporom interpretacyjnym i skraca czas kontroli. Ułatwia też wewnętrzną analizę zatrudnienia i korektę odpisu na koniec roku.

Rada: Jeśli jednostka korzysta z arkusza kalkulacyjnego lub programu kadrowo-płacowego do obliczania przeciętnego zatrudnienia, dobrze jest przechowywać wersję roboczą wyliczenia jako załącznik do dokumentacji funduszu. Może on stanowić dowód prawidłowego naliczenia odpisu – szczególnie w razie zastrzeżeń ze strony organów nadzoru lub audytu.

Czy można zmienić sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do odpisu na ZFŚS?

Pytanie: Do tej pory liczyliśmy przeciętną liczbę zatrudnionych metodą arytmetyczną. Czy w 2025 r. możemy zmienić metodę na chronologiczną, jeśli ułatwi nam to wyliczenia?

Odpowiedź: Tak. Dopuszczalna jest zmiana metody, ale powinna być ona uzasadniona i odpowiednio udokumentowana w polityce rachunkowości jednostki.

Uzasadnienie: Dopuszczalne jest stosowanie jednej z trzech metod statystycznych: średniej arytmetycznej, średniej chronologicznej lub metody uproszczonej. [ramka]

Szczegóły metod obliczania przeciętnego zatrudnienia

Pracodawca może stosować jedną z trzech metod statystycznych:

1. Średnia arytmetyczna

To najczęściej stosowana i najprostsza metoda. Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych na każdy dzień miesiąca, a następnie podzieleniu tej sumy przez liczbę dni w danym miesiącu. Obliczenia wykonuje się dla każdego miesiąca, a następnie ustala przeciętną za cały rok.

Wzór miesięczny: (Liczba zatrudnionych 1. dnia + 2. dnia + … + ostatniego dnia miesiąca) ÷ liczba dni w miesiącu

Zastosowanie: Metoda jest dobra dla jednostek, które mają system kadrowy pozwalający na dokładne ustalenie stanu zatrudnienia na każdy dzień. Sprawdza się w sytuacji, gdy w ciągu miesiąca występują istotne wahania kadrowe.

2. Średnia chronologiczna

Jest to metoda bardziej zaawansowana, stosowana głównie tam, gdzie zatrudnienie jest w miarę stabilne w ujęciu miesięcznym. Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych na początku i na końcu poszczególnych miesięcy (a także na początku i końcu roku), a następnie uśrednieniu tych wartości.

Wzór roczny: (Liczba zatrudnionych 1 stycznia + 2 × liczba zatrudnionych na koniec każdego miesiąca od stycznia do listopada + liczba zatrudnionych 31 grudnia) ÷ 24

Zastosowanie: Metoda jest przydatna, gdy w systemie kadrowym łatwo dostępne są dane na początek i koniec miesiąca. Ułatwia wyliczenia w systemach z miesięcznym raportowaniem i uproszczonym monitoringiem zmian kadrowych.

3. Metoda uproszczona

Stosowana głównie w jednostkach o niewielkiej liczbie pracowników i stabilnym zatrudnieniu. Polega na uśrednieniu liczby zatrudnionych ustalanej np. raz na miesiąc (na wybrany dzień – np. 10., 15. lub ostatni dzień miesiąca).

Zastosowanie: Choć formalnie dopuszczalna, wymaga ostrożności – powinna być stosowana tylko w uzasadnionych przypadkach i musi być opisana w polityce rachunkowości. Nie nadaje się tam, gdzie często zmienia się liczba etatów. ©℗

Pracodawca samodzielnie o tym decyduje – ważne, aby wybrana metoda była stosowana konsekwentnie w danym okresie sprawozdawczym.

Wybór metody powinien być dostosowany do charakteru jednostki oraz możliwości systemowych i organizacyjnych. Jeśli zmiana metody – np. z arytmetycznej na chronologiczną – ułatwi obliczenia (np. dzięki nowemu systemowi kadrowemu, który generuje zestawienia na koniec miesiąca), to taka zmiana jest jak najbardziej dopuszczalna. Konieczne jest jednak jej uzasadnienie i udokumentowanie.

Przykładowe powody uzasadniające taką zmianę:

  • Zmiana systemu kadrowo-płacowego – nowy system generuje dane głównie na początek i koniec miesiąca, co ułatwia stosowanie metody chronologicznej.
  • Większa stabilność zatrudnienia – zmiany kadrowe są niewielkie, więc uśrednienie z początku i końca miesiąca daje rzetelny wynik.
  • Ułatwienie sprawozdawczości – nowa metoda pozwala szybciej przygotować dane do wyliczeń na potrzeby ZFŚS, sprawozdawczości budżetowej lub audytów.
  • Spójność z innymi zestawieniami – w jednostce już wcześniej stosowano metodę chronologiczną do innych obliczeń.

Uzasadnienie nie musi mieć formy osobnego dokumentu – może być zapisane w notatce służbowej, protokole lub od razu jako wstępny akapit w polityce rachunkowości (np. jako motywacja do zmiany).

Udokumentowanie oznacza konieczność uzupełnienia lub aktualizacji dokumentu zawierającego przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w tym opis stosowanych metod obliczeniowych. W dokumencie tym powinien znaleźć się jednoznaczny zapis wskazujący, że od danego roku kalendarzowego jednostka przyjmuje – zamiast dotychczasowej – nową metodę obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych (np. metodę średniej chronologicznej). Warto również wskazać podstawę prawną zmiany oraz uzasadnienie, np. dostosowanie do możliwości nowego systemu kadrowo-płacowego lub uproszczenie sprawozdawczości. Zmodyfikowany dokument powinien zostać podpisany przez kierownika jednostki i wdrożony do stosowania od początku nowego roku. W razie kontroli aktualność i przejrzystość dokumentacji rachunkowości będzie miała istotne znaczenie.

Przepisy nie określają terminu, w którym należy przyjąć daną metodę, ale zobowiązuje do stosowania jednej, spójnej metody przez cały okres sprawozdawczy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. To oznacza, że:

  • można zmienić metodę w maju, jeżeli obliczenia za okres od stycznia do kwietnia (wstecz) zostaną dokonane zgodnie z nową metodą,
  • nie można stosować różnych metod do poszczególnych miesięcy – cały rok musi być liczony według jednej metody.

Przykład 3

Zmiana przed przekazaniem odpisu

Jednostka planuje w maju 2025 r. przekazać pierwszą ratę odpisu na ZFŚS. Dotychczas stosowała metodę średniej arytmetycznej. Kierownictwo decyduje o przejściu na metodę chronologiczną ze względu na nowy system kadrowy, który generuje dane na koniec każdego miesiąca. Warunkiem prawidłowości tej zmiany jest:

przeliczenie od nowa przeciętnej liczby zatrudnionych od stycznia 2025 r. według metody chronologicznej, wprowadzenie zmiany do polityki rachunkowości przed dokonaniem obliczeń i przekazaniem odpisu,

stosowanie tej samej metody również do ewentualnych korekt i sprawozdań rocznych.

Rada: Jeśli w dokumentacji nie wskazano dotychczasowej metody lub przyjęta metoda była stosowana niekonsekwentnie, warto to ujednolicić. Spójność i przejrzystość działań mają istotne znaczenie w razie kontroli zewnętrznej (np. RIO, NIK).

Czy pracownika na urlopie macierzyńskim wlicza się do przeciętnego zatrudnienia przy odpisie na ZFŚS?

Pytanie: W naszej jednostce pracownica przebywała przez kilka miesięcy 2025 r. na urlopie macierzyńskim. Czy powinna zostać ujęta w przeciętnej liczbie zatrudnionych, od której naliczamy odpis na ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim nadal pozostaje w stosunku pracy i powinna być uwzględniona przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych do naliczenia odpisu na ZFŚS.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS oraz par. 1 rozporządzenia z 9 marca 2009 r., podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Do tej liczby zalicza się wszystkich pracowników pozostających w stosunku pracy, bez względu na to, czy faktycznie świadczyli pracę w danym okresie.

Osoby przebywające na urlopach związanych z rodzicielstwem – w tym na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy ojcowskim – nie tracą statusu pracownika w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Tym samym podlegają wliczeniu do przeciętnego zatrudnienia zarówno w wymiarze pełnego etatu, jak i części etatu – w zależności od umowy o pracę. W przypadku długotrwałej nieobecności nie dokonuje się proporcjonalnego zmniejszenia, ponieważ pracownik cały czas figuruje w ewidencji zatrudnienia jako osoba związana umową o pracę.

Dobrą praktyką jednostki – zwłaszcza w sektorze finansów publicznych – jest formalne potwierdzenie takiego sposobu ujmowania pracowników na długotrwałych urlopach, np. poprzez:

  • zapis w polityce rachunkowości lub dokumentacji wewnętrznej opisującej sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia (np. w załączniku do polityki),
  • adnotację w ewidencji pomocniczej lub zestawieniu obliczeniowym do odpisu, wskazującą, że dana osoba została ujęta zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS – jako pracownik w rozumieniu kodeksu pracy.

Takie dokumentowanie zapewnia większą przejrzystość i spójność działań jednostki i może być istotne w przypadku kontroli ze strony RIO, NIK lub organów podatkowych. Zapobiega też zarzutom nierównego traktowania pracowników w sytuacjach nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych.

Rada: Należy uwzględnić pracownicę na urlopie macierzyńskim w przeciętnej liczbie zatrudnionych zgodnie z jej etatem – bez pomniejszania.

Jak uwzględnić pracownika zatrudnionego od stycznia na ½ etatu przy odpisie ZFŚS?

Pytanie: W naszej jednostce od 1 stycznia 2025 r. zatrudniony jest pracownik na 1/2 etatu. Jak uwzględnić go w przeciętnej liczbie zatrudnionych przy naliczaniu odpisu na ZFŚS, jeśli jesteśmy na etapie wyliczenia planowanej liczby etatów do 31 maja?

Odpowiedź: Tego pracownika należy uwzględnić jako 0,5 etatu – o ile od stycznia do maja jego wymiar zatrudnienia się nie zmienił. Do ustalenia planowanego przeciętnego zatrudnienia przyjmuje się pełne miesiące przepracowane w określonym wymiarze.

Uzasadnienie: Na potrzeby przekazania co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego do 31 maja (zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS), jednostka musi znać planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na etaty. Jeżeli pracownik od początku roku jest zatrudniony na 1/2 etatu, przyjmuje się go jako 0,5 etatu miesięcznie w każdym z pięciu miesięcy (styczeń–maj).

Stosując np. metodę arytmetyczną, pracownika ujęlibyśmy jako: (0,5 + 0,5 + 0,5 + 0,5 + 0,5) ÷ 5 = 0,5 etatu przeciętnie.

Rada: Jeśli zatrudnienie na 1/2 etatu ma charakter stały, można tę wartość przyjąć również na potrzeby rocznego planu. W przypadku zmian etatu lub długości zatrudnienia – dane należy aktualizować na koniec roku w ramach korekty rocznej.

Jak uwzględnić pracownika zatrudnionego tylko przez kwartał przy naliczaniu odpisu na ZFŚS?

Pytanie: W naszej jednostce jeden z pracowników był zatrudniony od początku roku, ale umowa zakończyła się 31 marca 2025 r. Jak uwzględnić go przy obliczaniu planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych do odpisu na ZFŚS – skoro jesteśmy w maju i musimy wyliczyć 75 proc. odpisu podstawowego?

Odpowiedź: Tego pracownika należy uwzględnić za trzy miesiące (styczeń–marzec), proporcjonalnie do wymiaru etatu. Jeśli był zatrudniony na pełny etat, jego udział w przeciętnej liczbie zatrudnionych za okres styczeń–maj wynosi 0,6 etatu.

Uzasadnienie: Do ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, która służy do wyliczenia odpisu na ZFŚS, stosuje się jedną z metod statystycznych dopuszczonych przez rozporządzenie z 9 marca 2009 r., np. metodę arytmetyczną. Przy jej zastosowaniu liczymy średnią miesięczną z zakończonych miesięcy, a nie z całego roku.

Ponieważ w maju znamy dane za pięć miesięcy, obliczamy przeciętne zatrudnienie z okresu styczeń–maj. Jeśli pracownik pracował od stycznia do marca, to w zestawieniu obejmującym pięć miesięcy należy uwzględnić trzy miesiące obecności i dwa miesiące braku zatrudnienia. Taki udział należy uwzględnić w przeciętnej liczbie etatów.

przykład 4

Proporcjonalnie do wymiaru etatu

Pełny etat

Pracownik był zatrudniony od 1 stycznia do 31 marca 2025 r. na pełen etat. W kwietniu i maju nie był już pracownikiem jednostki.

Miesiąc Udział etatowy
Styczeń 1,0
Luty 1,0
Marzec 1,0
Kwiecień 0,0
Maj 0,0
Suma 3,0
Średnia (3,0 ÷ 5) 0,6 etatu

Przy metodzie arytmetycznej jego udział w przeciętnym zatrudnieniu wynosi:

(1 + 1 + 1 + 0 + 0) ÷ 5 miesięcy = 0,6 etatu przeciętnie

Połowa etatu

Jeśli pracownik pracował od stycznia do marca na połowę etatu, wyliczenie wygląda tak:

Miesiąc Udział etatowy
Styczeń 0,5
Luty 0,5
Marzec 0,5
Kwiecień 0,0
Maj 0,0
Suma 1,5
Średnia (1,5 ÷ 5) 0,3 etatu

Pracownik jeśli był zatrudniony na 1/2 etatu to: (0,5 + 0,5 + 0,5 + 0 + 0) ÷ 5 miesięcy = 0,3 etatu przeciętnie ©℗

Rada: W maju należy zawsze uwzględniać rzeczywisty przebieg zatrudnienia za pięć pierwszych miesięcy. Udział pracownika, który zakończył pracę w marcu, powinien zostać uwzględniony proporcjonalnie – tylko za czas faktycznego zatrudnienia. Taka kalkulacja zapewnia poprawne wyliczenie 75 proc. kwoty odpisu do przekazania w ustawowym terminie. Korekta roczna uwzględni pozostałe miesiące na koniec roku.

Czy prawo do świadczeń z ZFŚS może zależeć od stażu pracy u pracodawcy?

Pytanie: W regulaminie mamy zapis, że o pomoc socjalną mogą ubiegać się tylko osoby zatrudnione co najmniej sześć miesięcy. Czy takie ograniczenie jest zgodne z ustawą o ZFŚS?

Odpowiedź: Nie. Pracodawca nie może ograniczyć prawa do ubiegania się o świadczenia socjalne z ZFŚS wyłącznie do osób z określonym stażem pracy. Takie postanowienie w regulaminie funduszu jest niezgodne z ustawą o ZFŚS i może być uznane za dyskryminujące.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są m.in. wszyscy pracownicy, bez względu na staż zatrudnienia. Oznacza to, że każdy pracownik zatrudniony w jednostce, bez względu na to, jak długo trwa jego stosunek pracy, ma prawo ubiegać się o świadczenia z funduszu socjalnego.

Prawo do korzystania z ZFŚS przysługuje z mocy ustawy, a nie w wyniku uznaniowej decyzji pracodawcy. Nie można więc wprowadzać dodatkowych warunków formalnych, takich jak wymagany staż pracy. Takie ograniczenie narusza nie tylko przepisy ustawy o ZFŚS, lecz także zasadę równego traktowania pracowników. Może więc zostać zakwestionowane w razie kontroli (np. przez PIP, RIO czy NIK) lub w postępowaniu sądowym.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie świadczeń oraz ich wysokość powinny zależeć wyłącznie od kryterium socjalnego – czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W przypadku osób o krótkim stażu pracy możliwe jest przyznanie niższego lub symbolicznego świadczenia, jeśli sytuacja socjalna na to pozwala, ale nie można odmówić samego prawa do ubiegania się o pomoc z funduszu.

Zamiast stosowania kryteriów formalnych typu „minimum sześć miesięcy zatrudnienia”, warto różnicować wysokość przyznawanych świadczeń zgodnie z regulaminową skalą pomocy socjalnej, w oparciu o realne potrzeby i sytuację socjalną uprawnionego.

Rada: Zamiast ograniczać dostęp do świadczeń ze względu na staż pracy, lepiej wprowadzić zasadę, że świadczenia mogą być przyznawane w zróżnicowanej wysokości – w zależności od sytuacji socjalnej, w tym także czasu zatrudnienia. Pozwoli to wspierać osoby najbardziej potrzebujące, a jednocześnie nie naruszy ustawowego prawa każdego pracownika do ubiegania się o pomoc.

Czy pracodawca może wykluczyć z dopłat z ZFŚS osoby z wysokimi dochodami?

Pytanie: Chcemy w regulaminie funduszu zapisać, że osoby, których dochód na członka rodziny przekracza określony próg, nie mogą korzystać z dofinansowania. Czy to zgodne z prawem?

Odpowiedź: Pod warunkiem że regulamin funduszu przewiduje stosowanie kryteriów socjalnych oraz wyłączenie z dopłat wynika z indywidualnej oceny sytuacji materialnej osoby uprawnionej. Niedopuszczalne jest natomiast wprowadzenie automatycznego wykluczenia wyłącznie na podstawie przekroczenia progu dochodowego – każda sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ustalanie ich wysokości powinno następować wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych, a więc z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Pracodawca może zatem różnicować wysokość dofinansowania albo – w szczególnych przypadkach – odmówić jego przyznania, jeśli z oceny sytuacji danej osoby wynika, że nie znajduje się ona w trudnym położeniu i nie kwalifikuje się do pomocy.

Wprowadzenie progów dochodowych w regulaminie może być pomocne w ocenie socjalnej, ale nie może skutkować automatycznym wyłączeniem z prawa do ubiegania się o świadczenia. Taki zapis byłby sprzeczny z zasadą indywidualnego podejścia i mógłby zostać zakwestionowany podczas kontroli (np. przez RIO, NIK, PIP), a także w razie złożenia skargi przez pracownika.

Należy pamiętać, że sama wysokość dochodu nie zawsze w pełni oddaje sytuację socjalną danej osoby. Pracownik może np. formalnie osiągać wysokie dochody, ale ponosić znaczne koszty utrzymania dziecka z niepełnosprawnością, spłacać wysokie zobowiązania alimentacyjne lub samotnie wychowywać kilkoro dzieci. Dlatego każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie – z uwzględnieniem wszystkich okoliczności życiowych.

Jeśli pracodawca chce ograniczyć dopłaty dla osób w dobrej sytuacji finansowej:

  • w regulaminie funduszu można wskazać przykładowe progi dochodowe jako pomocnicze granice różnicowania wysokości świadczeń – ale bez zapisu, że ich przekroczenie automatycznie pozbawia prawa do pomocy,
  • należy unikać sformułowań wykluczających, takich jak: „nie przysługuje”, „nie może korzystać”, „nie ma prawa do dopłaty” – zamiast tego warto używać sformułowań typu: „świadczenia są przyznawane w pierwszej kolejności osobom o niższym dochodzie”,
  • wskazane jest wprowadzenie obowiązku złożenia oświadczenia o sytuacji socjalnej – np. o dochodzie na członka rodziny – i ocenianie każdego wniosku indywidualnie, z możliwością odstępstwa w uzasadnionych przypadkach.

Komisja socjalna, działająca w porozumieniu ze związkami zawodowymi, może ocenić, że mimo przekroczenia określonego progu dochodowego dana osoba spełnia kryteria socjalne i wymaga wsparcia. Umożliwienie takiej elastyczności jest zgodne z intencją ustawodawcy i zasadą sprawiedliwości społecznej.

Rada: Zamiast wprowadzać twarde progi dochodowe, lepiej zapisać w regulaminie, że świadczenia są przyznawane na podstawie oceny sytuacji materialnej, a dochód na członka rodziny służy wyłącznie jako pomocnicze kryterium. Taki zapis pozwoli różnicować pomoc zgodnie z ustawą o ZFŚS, a jednocześnie uniknąć zarzutu automatycznego wykluczania.

Czy przyznanie świadczenia z ZFŚS może zależeć od opinii przełożonego?

Pytanie: Kierownik działu chce mieć wpływ na to, czy podwładny otrzyma świadczenie z funduszu. Czy takie kryterium pozasocjalne może być stosowane?

Odpowiedź: Nie. Przyznanie świadczenia z ZFŚS nie może zależeć od oceny przełożonego ani innych kryteriów pozasocjalnych. Fundusz socjalny służy wyłącznie wspieraniu pracowników znajdujących się w trudniejszej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ustalanie ich wysokości uzależnia się wyłącznie od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej – czyli jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Oznacza to, że:

  • świadczenia z funduszu nie mogą być traktowane jako forma nagrody za pracę, frekwencję czy zaangażowanie,
  • nie można uzależniać ich przyznania od opinii przełożonego, wyników pracy ani wewnętrznych ocen,
  • wszelkie decyzje muszą opierać się wyłącznie na informacjach potwierdzających sytuację socjalną – takich jak dochód, liczba osób w rodzinie, stan zdrowia, obciążenia finansowe itp.

Próba powiązania świadczeń socjalnych z oceną przełożonego narusza przepisy ustawy o ZFŚS i może zostać zakwestionowana przez organy nadzoru lub kontrolę (np. RIO, NIK, PIP). Co więcej, budzi ryzyko zarzutu nierównego traktowania pracowników oraz podważa zaufanie do zasad przyznawania pomocy z funduszu.

Kierownik działu może oczywiście wspierać swoich pracowników w korzystaniu z funduszu – np. pomagając im złożyć wniosek, informując o terminach czy przekazując formularze. Nie może jednak oceniać, czy dana osoba zasługuje na świadczenie – ponieważ to nie zaangażowanie w pracy, lecz sytuacja socjalna decyduje o przyznaniu pomocy.

Rada: Należy wyłączyć wpływ przełożonych na decyzje socjalne – zapisując w regulaminie, że świadczenia z funduszu przyznaje się wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych, a nie uznaniowej oceny kierowników. Zapewni to przejrzystość i zgodność z ustawą.

ewidencja i dokumentacja

Czy pracodawca ma obowiązek sporządzenia preliminarza wydatków ZFŚS?

Pytanie: Czy w jednostce budżetowej obowiązkowe jest sporządzanie planu finansowego (preliminarza) wydatków z ZFŚS? Czy wystarczy, że prowadzimy ewidencję księgową funduszu?

Odpowiedź: Każda jednostka sektora finansów publicznych, która tworzy ZFŚS, powinna opracować preliminarz wydatków funduszu. Wynika to z obowiązku racjonalnego i zgodnego z ustawą gospodarowania środkami publicznymi oraz z zasad planowania finansowego w jednostkach budżetowych.

Uzasadnienie: Preliminarz wydatków ZFŚS to plan finansowy funduszu opracowywany na dany rok budżetowy. Jego celem jest określenie, na jakie formy działalności socjalnej jednostka zamierza przeznaczyć środki funduszu oraz w jakiej wysokości. Preliminarz powinien opierać się na realnych danych – takich jak liczba osób uprawnionych, zidentyfikowane potrzeby pracowników, planowane działania (np. wypoczynek, imprezy, zapomogi) i możliwości finansowe wynikające z naliczonych odpisów. Sporządzenie preliminarza wydatków ZFŚS jest nie tylko elementem racjonalnego zarządzania funduszem, lecz także dowodem na przejrzystość i zgodność działań z przepisami. Preliminarz pozwala:

  • lepiej zaplanować wydatki w układzie rocznym i uniknąć ich spiętrzenia pod koniec roku,
  • ustalić limity na poszczególne działania (np. określić maksymalną pulę na dopłaty do wypoczynku),
  • zachować rezerwę środków na wydatki nieprzewidziane (np. wnioski losowe),
  • łatwiej kontrolować wykorzystanie funduszu podczas kontroli zewnętrznej (RIO, NIK, PIP).

W przypadku jednostek budżetowych preliminarz może być również załącznikiem do planu finansowego jednostki lub instrukcji obiegu dokumentów, co zwiększa przejrzystość wewnętrzną i porządek organizacyjny.

Pracodawca – jako administrator ZFŚS – powinien uwzględnić w planie zarówno stałe, przewidywalne działania (np. dopłaty do wczasów pod gruszą, paczki świąteczne), jak i wydatki trudne do przewidzenia, np. pomoc losową czy nagłą zapomogę. Dobrą praktyką jest pozyskanie informacji o potrzebach socjalnych pracowników np. poprzez ankietę, analizę wniosków z poprzednich lat lub konsultację z komisją socjalną.

Rada: Nie należy traktować preliminarza jako zbędnej formalności. To narzędzie, które pomoże racjonalnie zarządzać środkami ZFŚS, uniknąć nieprawidłowości i zapewnić pełną gotowość na kontrolę. Dobrze opracowany plan finansowy funduszu to także przejaw dbałości o potrzeby socjalne pracowników i transparentność wydatkowania środków publicznych.

Czy w maju można zmienić preliminarz wydatków ZFŚS?

Pytanie: W naszej jednostce opracowaliśmy plan finansowy funduszu socjalnego na początku roku. Od maja pojawiły się jednak nowe potrzeby i wnioski. Czy można w tym momencie wprowadzić zmiany w preliminarzu wydatków ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Preliminarz wydatków ZFŚS nie ma charakteru dokumentu sztywnego ani zamkniętego – może i powinien być korygowany w trakcie roku budżetowego, jeśli zmieniają się potrzeby socjalne osób uprawnionych lub warunki funkcjonowania jednostki.

Uzasadnienie: Plan wydatków można korygować w trakcie roku, np. po zmianie liczby zatrudnionych, pojawieniu się nowych potrzeb socjalnych czy otrzymaniu większej liczby wniosków niż zakładano.

wzór

Korekta preliminarza wydatków ZFŚS na 2025 r.

Nazwa jednostki: Samorządowy Zakład Budżetowy „Przykład”

Adres: ul. Funduszowa 10, 00–000 Miastowo Rok budżetowy: 2025 Data sporządzenia korekty: 20 maja 2025 r.

I. Uzasadnienie zmiany preliminarza

W związku z nowymi potrzebami zgłoszonymi przez pracowników – w tym wnioskami o przyznanie świadczeń rzeczowych z okazji Dnia Dziecka – zachodzi potrzeba zwiększenia środków na paczki okolicznościowe dla dzieci pracowników. W pierwotnym planie nie przewidziano odrębnej puli na ten cel.

Aby umożliwić zrealizowanie tej formy wsparcia, dokonuje się przesunięcia części środków z zaplanowanych wydatków na imprezy integracyjne oraz rezerwę. Korekta ma na celu dostosowanie planu wydatków do rzeczywistych potrzeb socjalnych pracowników, przy zachowaniu zgodności z przepisami ustawy o ZFŚS i obowiązującym regulaminem funduszu.

II. Korekta planu finansowego ZFŚS na 2025 r.

Rodzaj wydatku Plan pierwotny (zł) Korekta (zł) Plan po korekcie (zł)
Dopłaty do wypoczynku 18 000,00 0,00 18 000,00
Zapomogi losowe 3 000,00 0,00 3 000,00
Wydarzenia integracyjne 6 000,00 –1 500,00 4 500,00
Paczki okolicznościowe dla dzieci 0,00 +2 000,00 2 000,00
Rezerwa środków 3 000,00 –500,00 2 500,00
Razem 30 000,00 30 000,00

III. Podpis i zatwierdzenie

Zatwierdzam powyższą korektę preliminarza wydatków ZFŚS na 2025 r. w Samorządowym Zakładzie Budżetowym „Przykład”. Korekta obowiązuje od dnia zatwierdzenia.

…............................…………………………………….

Dyrektor jednostki / Kierownik zakładu [Imię i nazwisko, podpis] ©℗

Kiedy warto wprowadzić korektę planu wydatków?

Zmiana planu finansowego ZFŚS jest uzasadniona, gdy:

  • pojawiły się nowe formy wsparcia lub działania socjalne (np. piknik, impreza integracyjna),
  • liczba osób zatrudnionych lub uprawnionych do korzystania z funduszu się zmieniła,
  • zwiększyły się potrzeby pracowników (np. więcej wniosków o zapomogi losowe),
  • pojawiła się potrzeba przesunięcia środków między kategoriami wydatków (np. zmniejszenie puli na świadczenia rzeczowe, a zwiększenie na dopłaty do wypoczynku).

Warto prowadzić bieżące zestawienie rzeczywistych wydatków i porównywać je z założeniami planu, aby mieć pełną kontrolę nad realizacją budżetu funduszu. Korekta preliminarza nie wymaga formy aneksu do regulaminu, ale powinna być odnotowana w dokumentacji wewnętrznej jednostki – np. w protokole komisji socjalnej, w uchwale dyrektora lub w zestawieniu kwartalnym wydatków. Zmiana w maju jest całkowicie dopuszczalna – pod warunkiem że zostanie odpowiednio udokumentowana.

Preliminarz to plan oparty na prognozach, dlatego aktualizacja – szczególnie po pierwszych miesiącach roku – jest naturalnym elementem zarządzania funduszem.

Zmiana planu wydatków nie wymaga zmiany regulaminu ZFŚS – jeśli nie zmienia się ogólny katalog świadczeń czy zasad ich przyznawania. Wystarczy:

  • sporządzić uzasadnioną korektę planu finansowego w formie tabelarycznej lub opisowej,
  • zatwierdzić ją przez dyrektora jednostki (lub osobę upoważnioną) – najlepiej w formie pisemnej decyzji lub adnotacji,
  • dołączyć dokument do dokumentacji funduszu – np. do akt komisji socjalnej, dokumentacji finansowej lub instrukcji obiegu dokumentów.

Jeśli w jednostce działa komisja socjalna, warto, aby zmiana planu została przez nią omówiona i potwierdzona w protokole z posiedzenia.

Rada: Można zmienić preliminarz w dowolnym momencie roku, jeśli pojawią się nowe potrzeby lub konieczność przesunięć środków. Ważne, by korekta była racjonalna, uzasadniona i udokumentowana – to wystarczy, by zapewnić zgodność z przepisami i zabezpieczyć się na wypadek kontroli.

Przykład

Zwiększenie puli na zapomogi losowe

Jednostka samorządowa przygotowała preliminarz ZFŚS w styczniu 2025 r., planując głównie dopłaty do wypoczynku i organizację imprezy integracyjnej. W maju wpłynęło kilka wniosków o przyznanie zapomogi z powodu trudnej sytuacji życiowej – m.in. z tytułu choroby, wypadku i utraty bliskiego członka rodziny. Początkowo na zapomogi zaplanowano tylko symboliczną kwotę.

W związku z tym kierownik jednostki – po konsultacji z komisją socjalną – podjął decyzję o przesunięciu na „pomoc losową” środków z niewykorzystanej jeszcze puli na imprezę integracyjną. Korektę preliminarza sporządzono na piśmie i zatwierdzono w formie pisemnej adnotacji. Decyzja została udokumentowana w dokumentacji funduszu.

Taka zmiana jest prawidłowa, ponieważ:

  • odpowiada aktualnym potrzebom socjalnym osób uprawnionych,
  • została zatwierdzona przez administratora funduszu i
  • jest zgodna z ustawą o ZFŚS, jeśli przyznanie zapomóg oparto na indywidualnej ocenie sytuacji materialnej pracowników.