ZFŚS 2025: jak obliczyć i przekazać pierwszą ratę odpisu

Odpowiedź: Podstawą naliczania odpisów na ZFŚS w 2025 r. jest kwota 7262,39 zł. Od niej oblicza się wszystkie odpisy przewidziane ustawą o ZFŚS.

Uzasadnienie: Wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. – 7262,39 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. było wyższe, to stanowi ono podstawę naliczania odpisu na ZFŚS.

Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2025 r. wynosi więc:

• na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2723,40 zł;
• na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3631,20 zł;
• na jednego pracownika młodocianego:

– w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 363,12 zł,

– w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 435,74 zł,

– w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 508,37 zł.

Ponadto, zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 453,90 zł.

Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 453,90 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Jeśli pracodawcy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 544,68 zł.

Rada: Kwotę odpisu należy ustalić na podstawie aktualnych danych – przeciętnego wynagrodzenia (ogłoszonego przez GUS) i liczby zatrudnionych. Warto nie odkładać tych wyliczeń na ostatnią chwilę.

Terminy przekazania odpisu na ZFŚS w 2025 roku – do kiedy trzeba wpłacić środki?

Odpowiedź: Do 31 maja należy przekazać na rachunek ZFŚS co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego. Przekazanie wyższej kwoty jest dopuszczalne. Cały odpis – wraz ze zwiększeniami – powinien trafić na rachunek funduszu najpóźniej do 30 września.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS), pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu:

• do 31 maja – co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego ustalonego na dany rok,
• do 30 września – pozostałą część odpisu podstawowego oraz ewentualne zwiększenia.

Przepisy określają minimalną kwotę, która musi być przekazana do końca maja – nie oznacza to jednak, że nie można przekazać wyższej kwoty wcześniej (np. 100 proc. odpisu lub także kwot zwiększeń). W jednostkach budżetowych często stosuje się takie rozwiązanie ze względów organizacyjnych.

Warto również pamiętać, że kwota przekazywana do końca maja musi być wyliczona na podstawie aktualnej podstawy do naliczenia odpisu oraz planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Rada: Termin 31 maja dotyczy wyłącznie przekazania środków na rachunek funduszu – nie oznacza konieczności ich natychmiastowego rozdysponowania. Fundusz można rozdysponowywać sukcesywnie w ciągu roku, zgodnie z regulaminem i wnioskiem osób uprawnionych

Do kiedy można skorygować planowaną kwotę odpisu na ZFŚS w 2025 roku?

Odpowiedź: Tak, korektę należy przeprowadzić niezwłocznie po ogłoszeniu nowej podstawy naliczania odpisów – najpóźniej do 31 maja 2025 r.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ustawy o ZFŚS, wysokość odpisów ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub – jeśli jest wyższe – w drugim półroczu roku poprzedniego. Dane te ogłasza Prezes GUS, zazwyczaj około 20 lutego.

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe planują swoje wydatki już w roku poprzedzającym – na podstawie dostępnych wówczas stawek. Z uwagi na późniejszy termin publikacji ostatecznej kwoty bazowej, konieczne jest zaktualizowanie planu finansowego po ogłoszeniu tej wartości.

Korektę planowanej kwoty odpisów na ZFŚS należy wprowadzić niezwłocznie po ogłoszeniu przez Prezesa GUS nowej kwoty bazowej – najpóźniej do 31 maja 2025 r. W tym terminie jednostka musi przekazać na wyodrębniony rachunek funduszu co najmniej 75 proc. należnego odpisu podstawowego (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). A dokonanie wydatku przekraczającego plan bez formalnej korekty budżetu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Rada: Roczna korekta odpisu dokonywana w grudniu odnosi się wyłącznie do zmian w przeciętnej liczbie zatrudnionych (zgodnie z par. 1 rozporządzenia z 9 marca 2009 r. wymienionego w podstawie prawnej). Nie dotyczy ona zmiany kwoty bazowej. Dlatego w planie należy wprowadzić korektę wcześniej – najpóźniej do końca maja.

Czy można przekazać na ZFŚS mniej, niż wynika z obliczeń, jeśli zabraknie środków w budżecie?

Odpowiedź: Nie. Do 31 maja 2025 r. należy przekazać co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu do 31 maja danego roku kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. naliczonych odpisów podstawowych. Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków ani przesunięć terminu – trudna sytuacja finansowa jednostki nie zwalnia z obowiązku terminowego przekazania środków.

Rada: Jeśli środki nie są zabezpieczone w planie finansowym, jednostka powinna niezwłocznie dokonać jego korekty lub przesunięcia środków między paragrafami klasyfikacji budżetowej. Przekazanie pełnej kwoty w wymaganym terminie nie jest fakultatywne – jest obowiązkiem ustawowym. Kontrole RIO, NIK czy urzędu wojewódzkiego mogą sprawdzać, czy obowiązek ten został wykonany.

Czy można przekazać 100 proc. odpisu na ZFŚS przed 31 maja?

Odpowiedź: Tak. Jednostka może przekazać 100 proc. odpisu do 31 maja. Przepisy określają minimalną wysokość tj. 75 proc.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, do końca maja należy przekazać co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego, a do 30 września – cały wraz ze zwiększeniami. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby całą kwotę (100 proc. odpisu lub nawet kwotę powiększoną o planowane zwiększenia) przekazać wcześniej – np. w maju.

Takie działanie nie narusza przepisów, a może ułatwić organizację działalności socjalnej w jednostce, szczególnie w okresie wakacyjnym.

Rada: Warto upewnić się, że wcześniej przekazane środki będą wydatkowane zgodnie z regulaminem ZFŚS oraz że plan finansowy jednostki przewiduje odpowiednie środki w klasyfikacji budżetowej. Przedwczesne przekazanie środków nie może prowadzić do przekroczenia planu finansowego.

• Kiedy i jak naliczyć zwiększenie odpisu na osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

Odpowiedź: Zwiększenie odpisu na osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności nalicza się na podstawie rzeczywistej liczby pracowników z aktualnym orzeczeniem. Aby zastosować zwiększenie, pracownik musi posiadać ważne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (umiarkowanym lub znacznym), a jednostka powinna dysponować jego kopią.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokość odpisu podstawowego może zostać zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, wobec której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

W przeciwieństwie do odpisu podstawowego, który opiera się na planowanej przeciętnej liczbie zatrudnionych, zwiększenie to należy liczyć na podstawie rzeczywistego stanu – czyli liczby pracowników faktycznie zatrudnionych w danym okresie i posiadających ważne orzeczenie.

Rada: Aby móc zastosować zwiększenie, jednostka powinna:

• posiadać kopię aktualnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (w aktach osobowych lub odrębnie),
• zarejestrować datę obowiązywania orzeczenia i powiązać ją z okresem zatrudnienia,
• prowadzić pomocniczą ewidencję osób uprawnionych do zwiększenia,
• uwzględnić to zwiększenie odpisu w planie finansowym jednostki i dokumentacji księgowej.

Jak obliczyć odpis na ZFŚS w 2025 roku przy zatrudnieniu pracowników młodocianych?

Odpowiedź: Aby ustalić wysokość rocznego odpisu podstawowego, należy przemnożyć liczbę etatów w poszczególnych grupach zatrudnionych przez wskaźniki procentowe określone w ustawie i podstawę odpisu na 2025 rok.

Uzasadnienie: Wysokość rocznego odpisu na ZFŚS ustala się według przeliczenia na pełne etaty w danej grupie zatrudnionych, z zastosowaniem odpowiedniego wskaźnika procentowego i obowiązującej podstawy.

W 2025 r. podstawę odpisu stanowi kwota 7262,39 zł (tj. 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r., ogłoszonego przez GUS). Odpisy liczy się według następujących stawek:

• 37,5 proc. podstawy – dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach,
• 50 proc. – dla pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach,
• 5 proc. – dla młodocianych w pierwszym roku nauki,
• 6 proc. – dla młodocianych w drugim roku nauki.

Przykład 1

Jak obliczyć odpis na ZFŚS w szkole w 2025 roku?

Odpowiedź: Nie. W szkole należy prowadzić jeden wspólny fundusz socjalny – bez tworzenia odrębnych kont dla nauczycieli i innych pracowników. Odpisy oblicza się zgodnie z Kartą Nauczyciela dla nauczycieli oraz ustawą o ZFŚS – dla administracji i obsługi. Odpisy te sumuje się.

Uzasadnienie: Przepisy nie przewidują tworzenia osobnych funduszy ani odrębnych rachunków bankowych dla poszczególnych grup pracowniczych. Odpisy te należy zsumować i ująć łącznie w dokumentacji księgowej oraz planie finansowym funduszu. Dla celów kontrolnych jednostka może prowadzić analityczne zestawienie środków według grup zawodowych, ale nie ma obowiązku ich rozdzielania. Ważne, aby zarówno kalkulacja odpisu, jak i sposób jego rozdysponowania były zgodne z ustawą o ZFŚS oraz z regulaminem funduszu obowiązującym w danej szkole. W razie zmiany liczby etatów należy skorygować planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych i, jeśli to konieczne, dokonać odpowiedniego przeliczenia oraz aktualizacji preliminarza.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela, odpis na ZFŚS dla nauczycieli (czynnych zawodowo) oblicza się jako iloczyn przeciętnej planowanej w danym roku liczby nauczycieli w przeliczeniu na pełne etaty oraz 110 proc. kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia 2025 r. W 2025 roku kwota bazowa dla nauczycieli wynosi 5434,82 zł. Odpis dla nauczycieli czynnych zatem wynosi: 110 proc. × 5434,82 zł = 5978,30 zł [przykład 2]

Rada: W szkole tworzy się jeden fundusz ZFŚS – bez dzielenia środków na osobne konta. Fundusz można podzielić jedynie analitycznie – w celach kontrolnych, nie formalnych. Warto monitorować sytuację kadrową w ciągu roku.

Przykład 2

Jak naliczyć odpis na ZFŚS w 2025 roku, gdy jednostka działa tylko przez część roku?

Odpowiedź: Odpis należy ustalić proporcjonalnie – tylko za okres, w którym jednostka faktycznie funkcjonowała i zatrudniała pracowników. W tym przypadku od marca do grudnia, czyli za 10 miesięcy.

Uzasadnienie: Wysokość odpisu ustala się w odniesieniu do przeciętnej liczby zatrudnionych przeliczonej na pełne etaty. Jeśli jednostka funkcjonuje przez część roku, roczną kwotę odpisu należy proporcjonalnie zmniejszyć do liczby miesięcy działania.

Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych do naliczenia odpisu, należy – jak zawsze – zastosować przeliczenie na pełne etaty, a następnie uwzględnić wybraną metodę statystyczną (np. arytmetyczną). Tak obliczony odpis roczny należy proporcjonalnie zmniejszyć, dzieląc go przez 12 miesięcy i mnożąc przez liczbę miesięcy aktywnego funkcjonowania jednostki – w tym przypadku: (odpis pełnoroczny) × 10/12.

W analizowanym przypadku zakład planuje zatrudniać przez cały okres 10 osób na pełen etat w warunkach normalnych.

• Wysokość podstawowego odpisu w 2025 r. to 37,5 proc. × 7262,39 zł = 2723,40 zł na 1 etat.
• Roczna kwota odpisu: 10 × 2723,40 zł = 27 234,00 zł
• Odpis za 10 miesięcy działalności (marzec–grudzień): 27 234,00 zł × 10/12 = 22 695,00 zł

Zatem odpis na ZFŚS dla tej jednostki za 2025 r. wyniesie 22 695,00 zł.

Rada: Jeśli plan finansowy jednostki obejmuje tylko niepełny rok działalności (np. od marca), już na etapie jego sporządzania należy zapisać odpis proporcjonalny. Takie podejście ogranicza konieczność późniejszych korekt. W dokumentacji warto wskazać podstawę zmniejszenia (okres działalności jednostki), a w przypadku kontroli udokumentować datę powołania i rozpoczęcia funkcjonowania.

Szczegóły metod obliczania przeciętnego zatrudnienia

Pracodawca może stosować jedną z trzech metod statystycznych:

1. Średnia arytmetyczna

To najczęściej stosowana i najprostsza metoda. Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych na każdy dzień miesiąca, a następnie podzieleniu tej sumy przez liczbę dni w danym miesiącu. Obliczenia wykonuje się dla każdego miesiąca, a następnie ustala przeciętną za cały rok.

Wzór miesięczny: (Liczba zatrudnionych 1. dnia + 2. dnia + … + ostatniego dnia miesiąca) ÷ liczba dni w miesiącu

Zastosowanie: Metoda jest dobra dla jednostek, które mają system kadrowy pozwalający na dokładne ustalenie stanu zatrudnienia na każdy dzień. Sprawdza się w sytuacji, gdy w ciągu miesiąca występują istotne wahania kadrowe.

2. Średnia chronologiczna

Jest to metoda bardziej zaawansowana, stosowana głównie tam, gdzie zatrudnienie jest w miarę stabilne w ujęciu miesięcznym. Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych na początku i na końcu poszczególnych miesięcy (a także na początku i końcu roku), a następnie uśrednieniu tych wartości.

Wzór roczny: (Liczba zatrudnionych 1 stycznia + 2 × liczba zatrudnionych na koniec każdego miesiąca od stycznia do listopada + liczba zatrudnionych 31 grudnia) ÷ 24

Zastosowanie: Metoda jest przydatna, gdy w systemie kadrowym łatwo dostępne są dane na początek i koniec miesiąca. Ułatwia wyliczenia w systemach z miesięcznym raportowaniem i uproszczonym monitoringiem zmian kadrowych.

3. Metoda uproszczona

Stosowana głównie w jednostkach o niewielkiej liczbie pracowników i stabilnym zatrudnieniu. Polega na uśrednieniu liczby zatrudnionych ustalanej np. raz na miesiąc (na wybrany dzień – np. 10., 15. lub ostatni dzień miesiąca).

Zastosowanie: Choć formalnie dopuszczalna, wymaga ostrożności – powinna być stosowana tylko w uzasadnionych przypadkach i musi być opisana w polityce rachunkowości. Nie nadaje się tam, gdzie często zmienia się liczba etatów. ©℗

Czy jednostki sektora finansów publicznych muszą tworzyć ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Jednostki zaliczane do sfery budżetowej – w tym samorządowe zakłady budżetowe – są zobowiązane do tworzenia ZFŚS od momentu rozpoczęcia działalności, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Obowiązek ten wynika wprost z ustawy o ZFŚS i nie podlega żadnym wyjątkom.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS, obowiązek tworzenia funduszu dotyczy wszystkich pracodawców z sektora finansów publicznych – bez względu na stan zatrudnienia. Oznacza to, że jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe tworzą ZFŚS zawsze i obowiązkowo, od pierwszego dnia funkcjonowania. Nie mają przy tym możliwości:

• zrezygnowania z utworzenia funduszu,
• obniżenia wysokości odpisu podstawowego,
• zawieszenia działania funduszu w danym roku budżetowym.

To odróżnia je od pracodawców z sektora prywatnego, którzy mogą dobrowolnie tworzyć fundusz (jeśli zatrudniają mniej niż 50 pracowników) lub zdecydować o jego likwidacji – w sferze budżetowej takie działania są niedopuszczalne.

W opisanej sytuacji samorządowy zakład budżetowy rozpoczął działalność w kwietniu. Oznacza to, że miał obowiązek utworzenia ZFŚS już w roku powstania, a wysokość odpisu należało naliczyć proporcjonalnie – tylko za miesiące, w których jednostka faktycznie funkcjonowała. W takim przypadku podstawę do obliczenia odpisu stanowi przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty – liczona od kwietnia do grudnia danego roku.

Środki funduszu powinny zostać przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS zgodnie z terminami ustawowymi, a wydatkowanie środków powinno się odbywać wyłącznie na cele socjalne określone w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Rada: W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych obowiązek tworzenia ZFŚS jest bezwzględny – nie zależy od liczby pracowników ani od decyzji pracodawcy. Jeśli jednostka rozpoczyna działalność w trakcie roku, fundusz należy utworzyć od miesiąca rozpoczęcia funkcjonowania, a odpis naliczyć proporcjonalnie.

ZFŚS 2025 – jak obliczyć przeciętne zatrudnienie do naliczenia odpisu?

Odpowiedź: Przy ustalaniu odpisu na ZFŚS uwzględnia się wszystkie osoby zatrudnione – również te na części etatu – po przeliczeniu na pełne etaty. Przeciętną liczbę zatrudnionych należy wstępnie obliczyć do 31 maja, aby móc przekazać 75 proc. odpisu podstawowego. Ostateczna korekta następuje w grudniu.

Uzasadnienie: Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna liczba zatrudnionych, przeliczona na pełne etaty. Obejmuje ona również osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz pracowników zatrudnionych przez część roku – proporcjonalnie do okresu i wymiaru czasu pracy. Przykładowo: pracownik zatrudniony przez pół roku na 3/4 etatu to 0,375 etatu w przeciętnej.

W maju jednostka powinna mieć ustaloną planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych, która umożliwi przekazanie co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Ustalając tę liczbę, pracodawca może stosować jedną z trzech metod:

• średnią arytmetyczną,
• średnią chronologiczną,
• metodę uproszczoną.

Ważne jest, by stosować ją konsekwentnie.

W grudniu jednostka dokonuje korekty odpisu rocznego – zgodnie z rzeczywistą przeciętną liczbą zatrudnionych po przeliczeniu na etaty. Korekta dotyczy tylko zmian w zatrudnieniu – nie obejmuje korekty kwoty bazowej.

Rada: Dobrze jest prowadzić przez cały rok pomocniczą ewidencję zatrudnienia (np. arkusz z etatami miesięcznymi), aby ułatwić obliczenia zarówno w maju, jak i w grudniu.

Czy trzeba dokumentować sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do odpisu na ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Warto jednoznacznie wskazać przyjętą metodę ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych i udokumentować ją w polityce rachunkowości lub innym wewnętrznym akcie. Dzięki temu można uniknąć wątpliwości interpretacyjnych i ułatwić weryfikację przez organy kontrolne.

Uzasadnienie: Jednostki mogą stosować jedną z trzech metod ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych (średnią arytmetyczną, średnią chronologiczną lub metodę uproszczoną). Przepisy nie narzucają, którą z nich wybrać – ważne jest, aby stosować ją konsekwentnie i móc wykazać, jak została wyliczona podstawa do naliczenia odpisu.

Z tego względu dobrą praktyką jest opisanie przyjętej metody w polityce rachunkowości lub wewnętrznym zarządzeniu kierownika jednostki. Taki zapis może brzmieć np.: „Do ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych, stanowiącej podstawę naliczania odpisu na ZFŚS, jednostka stosuje metodę średniej arytmetycznej na podstawie danych kadrowych za kolejne miesiące roku.”

Udokumentowanie wybranej metody zwiększa przejrzystość, zapobiega sporom interpretacyjnym i skraca czas kontroli. Ułatwia też wewnętrzną analizę zatrudnienia i korektę odpisu na koniec roku.

Rada: Jeśli jednostka korzysta z arkusza kalkulacyjnego lub programu kadrowo-płacowego do obliczania przeciętnego zatrudnienia, dobrze jest przechowywać wersję roboczą wyliczenia jako załącznik do dokumentacji funduszu. Może on stanowić dowód prawidłowego naliczenia odpisu – szczególnie w razie zastrzeżeń ze strony organów nadzoru lub audytu.

Czy można zmienić sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do odpisu na ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Dopuszczalna jest zmiana metody, ale powinna być ona uzasadniona i odpowiednio udokumentowana w polityce rachunkowości jednostki.

Uzasadnienie: Dopuszczalne jest stosowanie jednej z trzech metod statystycznych: średniej arytmetycznej, średniej chronologicznej lub metody uproszczonej. [ramka]

Pracodawca samodzielnie o tym decyduje – ważne, aby wybrana metoda była stosowana konsekwentnie w danym okresie sprawozdawczym.

Wybór metody powinien być dostosowany do charakteru jednostki oraz możliwości systemowych i organizacyjnych. Jeśli zmiana metody – np. z arytmetycznej na chronologiczną – ułatwi obliczenia (np. dzięki nowemu systemowi kadrowemu, który generuje zestawienia na koniec miesiąca), to taka zmiana jest jak najbardziej dopuszczalna. Konieczne jest jednak jej uzasadnienie i udokumentowanie.

Przykładowe powody uzasadniające taką zmianę:

• Zmiana systemu kadrowo-płacowego – nowy system generuje dane głównie na początek i koniec miesiąca, co ułatwia stosowanie metody chronologicznej.
• Większa stabilność zatrudnienia – zmiany kadrowe są niewielkie, więc uśrednienie z początku i końca miesiąca daje rzetelny wynik.
• Ułatwienie sprawozdawczości – nowa metoda pozwala szybciej przygotować dane do wyliczeń na potrzeby ZFŚS, sprawozdawczości budżetowej lub audytów.
• Spójność z innymi zestawieniami – w jednostce już wcześniej stosowano metodę chronologiczną do innych obliczeń.

Uzasadnienie nie musi mieć formy osobnego dokumentu – może być zapisane w notatce służbowej, protokole lub od razu jako wstępny akapit w polityce rachunkowości (np. jako motywacja do zmiany).

Udokumentowanie oznacza konieczność uzupełnienia lub aktualizacji dokumentu zawierającego przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w tym opis stosowanych metod obliczeniowych. W dokumencie tym powinien znaleźć się jednoznaczny zapis wskazujący, że od danego roku kalendarzowego jednostka przyjmuje – zamiast dotychczasowej – nową metodę obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych (np. metodę średniej chronologicznej). Warto również wskazać podstawę prawną zmiany oraz uzasadnienie, np. dostosowanie do możliwości nowego systemu kadrowo-płacowego lub uproszczenie sprawozdawczości. Zmodyfikowany dokument powinien zostać podpisany przez kierownika jednostki i wdrożony do stosowania od początku nowego roku. W razie kontroli aktualność i przejrzystość dokumentacji rachunkowości będzie miała istotne znaczenie.

Przepisy nie określają terminu, w którym należy przyjąć daną metodę, ale zobowiązuje do stosowania jednej, spójnej metody przez cały okres sprawozdawczy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. To oznacza, że:

• można zmienić metodę w maju, jeżeli obliczenia za okres od stycznia do kwietnia (wstecz) zostaną dokonane zgodnie z nową metodą,
• nie można stosować różnych metod do poszczególnych miesięcy – cały rok musi być liczony według jednej metody.

Przykład 3

Rada: Jeśli w dokumentacji nie wskazano dotychczasowej metody lub przyjęta metoda była stosowana niekonsekwentnie, warto to ujednolicić. Spójność i przejrzystość działań mają istotne znaczenie w razie kontroli zewnętrznej (np. RIO, NIK).

Czy pracownika na urlopie macierzyńskim wlicza się do przeciętnego zatrudnienia przy odpisie na ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim nadal pozostaje w stosunku pracy i powinna być uwzględniona przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych do naliczenia odpisu na ZFŚS.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS oraz par. 1 rozporządzenia z 9 marca 2009 r., podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Do tej liczby zalicza się wszystkich pracowników pozostających w stosunku pracy, bez względu na to, czy faktycznie świadczyli pracę w danym okresie.

Osoby przebywające na urlopach związanych z rodzicielstwem – w tym na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy ojcowskim – nie tracą statusu pracownika w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Tym samym podlegają wliczeniu do przeciętnego zatrudnienia zarówno w wymiarze pełnego etatu, jak i części etatu – w zależności od umowy o pracę. W przypadku długotrwałej nieobecności nie dokonuje się proporcjonalnego zmniejszenia, ponieważ pracownik cały czas figuruje w ewidencji zatrudnienia jako osoba związana umową o pracę.

Dobrą praktyką jednostki – zwłaszcza w sektorze finansów publicznych – jest formalne potwierdzenie takiego sposobu ujmowania pracowników na długotrwałych urlopach, np. poprzez:

• zapis w polityce rachunkowości lub dokumentacji wewnętrznej opisującej sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia (np. w załączniku do polityki),
• adnotację w ewidencji pomocniczej lub zestawieniu obliczeniowym do odpisu, wskazującą, że dana osoba została ujęta zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS – jako pracownik w rozumieniu kodeksu pracy.

Takie dokumentowanie zapewnia większą przejrzystość i spójność działań jednostki i może być istotne w przypadku kontroli ze strony RIO, NIK lub organów podatkowych. Zapobiega też zarzutom nierównego traktowania pracowników w sytuacjach nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych.

Rada: Należy uwzględnić pracownicę na urlopie macierzyńskim w przeciętnej liczbie zatrudnionych zgodnie z jej etatem – bez pomniejszania.

Jak uwzględnić pracownika zatrudnionego od stycznia na ½ etatu przy odpisie ZFŚS?

Odpowiedź: Tego pracownika należy uwzględnić jako 0,5 etatu – o ile od stycznia do maja jego wymiar zatrudnienia się nie zmienił. Do ustalenia planowanego przeciętnego zatrudnienia przyjmuje się pełne miesiące przepracowane w określonym wymiarze.

Uzasadnienie: Na potrzeby przekazania co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego do 31 maja (zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS), jednostka musi znać planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na etaty. Jeżeli pracownik od początku roku jest zatrudniony na 1/2 etatu, przyjmuje się go jako 0,5 etatu miesięcznie w każdym z pięciu miesięcy (styczeń–maj).

Stosując np. metodę arytmetyczną, pracownika ujęlibyśmy jako: (0,5 + 0,5 + 0,5 + 0,5 + 0,5) ÷ 5 = 0,5 etatu przeciętnie.

Rada: Jeśli zatrudnienie na 1/2 etatu ma charakter stały, można tę wartość przyjąć również na potrzeby rocznego planu. W przypadku zmian etatu lub długości zatrudnienia – dane należy aktualizować na koniec roku w ramach korekty rocznej.

Jak uwzględnić pracownika zatrudnionego tylko przez kwartał przy naliczaniu odpisu na ZFŚS?

Odpowiedź: Tego pracownika należy uwzględnić za trzy miesiące (styczeń–marzec), proporcjonalnie do wymiaru etatu. Jeśli był zatrudniony na pełny etat, jego udział w przeciętnej liczbie zatrudnionych za okres styczeń–maj wynosi 0,6 etatu.

Uzasadnienie: Do ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, która służy do wyliczenia odpisu na ZFŚS, stosuje się jedną z metod statystycznych dopuszczonych przez rozporządzenie z 9 marca 2009 r., np. metodę arytmetyczną. Przy jej zastosowaniu liczymy średnią miesięczną z zakończonych miesięcy, a nie z całego roku.

Ponieważ w maju znamy dane za pięć miesięcy, obliczamy przeciętne zatrudnienie z okresu styczeń–maj. Jeśli pracownik pracował od stycznia do marca, to w zestawieniu obejmującym pięć miesięcy należy uwzględnić trzy miesiące obecności i dwa miesiące braku zatrudnienia. Taki udział należy uwzględnić w przeciętnej liczbie etatów.

przykład 4

Rada: W maju należy zawsze uwzględniać rzeczywisty przebieg zatrudnienia za pięć pierwszych miesięcy. Udział pracownika, który zakończył pracę w marcu, powinien zostać uwzględniony proporcjonalnie – tylko za czas faktycznego zatrudnienia. Taka kalkulacja zapewnia poprawne wyliczenie 75 proc. kwoty odpisu do przekazania w ustawowym terminie. Korekta roczna uwzględni pozostałe miesiące na koniec roku.

Czy prawo do świadczeń z ZFŚS może zależeć od stażu pracy u pracodawcy?

Odpowiedź: Nie. Pracodawca nie może ograniczyć prawa do ubiegania się o świadczenia socjalne z ZFŚS wyłącznie do osób z określonym stażem pracy. Takie postanowienie w regulaminie funduszu jest niezgodne z ustawą o ZFŚS i może być uznane za dyskryminujące.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są m.in. wszyscy pracownicy, bez względu na staż zatrudnienia. Oznacza to, że każdy pracownik zatrudniony w jednostce, bez względu na to, jak długo trwa jego stosunek pracy, ma prawo ubiegać się o świadczenia z funduszu socjalnego.

Prawo do korzystania z ZFŚS przysługuje z mocy ustawy, a nie w wyniku uznaniowej decyzji pracodawcy. Nie można więc wprowadzać dodatkowych warunków formalnych, takich jak wymagany staż pracy. Takie ograniczenie narusza nie tylko przepisy ustawy o ZFŚS, lecz także zasadę równego traktowania pracowników. Może więc zostać zakwestionowane w razie kontroli (np. przez PIP, RIO czy NIK) lub w postępowaniu sądowym.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie świadczeń oraz ich wysokość powinny zależeć wyłącznie od kryterium socjalnego – czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W przypadku osób o krótkim stażu pracy możliwe jest przyznanie niższego lub symbolicznego świadczenia, jeśli sytuacja socjalna na to pozwala, ale nie można odmówić samego prawa do ubiegania się o pomoc z funduszu.

Zamiast stosowania kryteriów formalnych typu „minimum sześć miesięcy zatrudnienia”, warto różnicować wysokość przyznawanych świadczeń zgodnie z regulaminową skalą pomocy socjalnej, w oparciu o realne potrzeby i sytuację socjalną uprawnionego.

Rada: Zamiast ograniczać dostęp do świadczeń ze względu na staż pracy, lepiej wprowadzić zasadę, że świadczenia mogą być przyznawane w zróżnicowanej wysokości – w zależności od sytuacji socjalnej, w tym także czasu zatrudnienia. Pozwoli to wspierać osoby najbardziej potrzebujące, a jednocześnie nie naruszy ustawowego prawa każdego pracownika do ubiegania się o pomoc.

Czy pracodawca może wykluczyć z dopłat z ZFŚS osoby z wysokimi dochodami?

Odpowiedź: Pod warunkiem że regulamin funduszu przewiduje stosowanie kryteriów socjalnych oraz wyłączenie z dopłat wynika z indywidualnej oceny sytuacji materialnej osoby uprawnionej. Niedopuszczalne jest natomiast wprowadzenie automatycznego wykluczenia wyłącznie na podstawie przekroczenia progu dochodowego – każda sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ustalanie ich wysokości powinno następować wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych, a więc z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Pracodawca może zatem różnicować wysokość dofinansowania albo – w szczególnych przypadkach – odmówić jego przyznania, jeśli z oceny sytuacji danej osoby wynika, że nie znajduje się ona w trudnym położeniu i nie kwalifikuje się do pomocy.

Wprowadzenie progów dochodowych w regulaminie może być pomocne w ocenie socjalnej, ale nie może skutkować automatycznym wyłączeniem z prawa do ubiegania się o świadczenia. Taki zapis byłby sprzeczny z zasadą indywidualnego podejścia i mógłby zostać zakwestionowany podczas kontroli (np. przez RIO, NIK, PIP), a także w razie złożenia skargi przez pracownika.

Należy pamiętać, że sama wysokość dochodu nie zawsze w pełni oddaje sytuację socjalną danej osoby. Pracownik może np. formalnie osiągać wysokie dochody, ale ponosić znaczne koszty utrzymania dziecka z niepełnosprawnością, spłacać wysokie zobowiązania alimentacyjne lub samotnie wychowywać kilkoro dzieci. Dlatego każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie – z uwzględnieniem wszystkich okoliczności życiowych.

Jeśli pracodawca chce ograniczyć dopłaty dla osób w dobrej sytuacji finansowej:

• w regulaminie funduszu można wskazać przykładowe progi dochodowe jako pomocnicze granice różnicowania wysokości świadczeń – ale bez zapisu, że ich przekroczenie automatycznie pozbawia prawa do pomocy,
• należy unikać sformułowań wykluczających, takich jak: „nie przysługuje”, „nie może korzystać”, „nie ma prawa do dopłaty” – zamiast tego warto używać sformułowań typu: „świadczenia są przyznawane w pierwszej kolejności osobom o niższym dochodzie”,
• wskazane jest wprowadzenie obowiązku złożenia oświadczenia o sytuacji socjalnej – np. o dochodzie na członka rodziny – i ocenianie każdego wniosku indywidualnie, z możliwością odstępstwa w uzasadnionych przypadkach.

Komisja socjalna, działająca w porozumieniu ze związkami zawodowymi, może ocenić, że mimo przekroczenia określonego progu dochodowego dana osoba spełnia kryteria socjalne i wymaga wsparcia. Umożliwienie takiej elastyczności jest zgodne z intencją ustawodawcy i zasadą sprawiedliwości społecznej.

Rada: Zamiast wprowadzać twarde progi dochodowe, lepiej zapisać w regulaminie, że świadczenia są przyznawane na podstawie oceny sytuacji materialnej, a dochód na członka rodziny służy wyłącznie jako pomocnicze kryterium. Taki zapis pozwoli różnicować pomoc zgodnie z ustawą o ZFŚS, a jednocześnie uniknąć zarzutu automatycznego wykluczania.

Czy przyznanie świadczenia z ZFŚS może zależeć od opinii przełożonego?

Odpowiedź: Nie. Przyznanie świadczenia z ZFŚS nie może zależeć od oceny przełożonego ani innych kryteriów pozasocjalnych. Fundusz socjalny służy wyłącznie wspieraniu pracowników znajdujących się w trudniejszej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ustalanie ich wysokości uzależnia się wyłącznie od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej – czyli jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Oznacza to, że:

• świadczenia z funduszu nie mogą być traktowane jako forma nagrody za pracę, frekwencję czy zaangażowanie,
• nie można uzależniać ich przyznania od opinii przełożonego, wyników pracy ani wewnętrznych ocen,
• wszelkie decyzje muszą opierać się wyłącznie na informacjach potwierdzających sytuację socjalną – takich jak dochód, liczba osób w rodzinie, stan zdrowia, obciążenia finansowe itp.

Próba powiązania świadczeń socjalnych z oceną przełożonego narusza przepisy ustawy o ZFŚS i może zostać zakwestionowana przez organy nadzoru lub kontrolę (np. RIO, NIK, PIP). Co więcej, budzi ryzyko zarzutu nierównego traktowania pracowników oraz podważa zaufanie do zasad przyznawania pomocy z funduszu.

Kierownik działu może oczywiście wspierać swoich pracowników w korzystaniu z funduszu – np. pomagając im złożyć wniosek, informując o terminach czy przekazując formularze. Nie może jednak oceniać, czy dana osoba zasługuje na świadczenie – ponieważ to nie zaangażowanie w pracy, lecz sytuacja socjalna decyduje o przyznaniu pomocy.

Rada: Należy wyłączyć wpływ przełożonych na decyzje socjalne – zapisując w regulaminie, że świadczenia z funduszu przyznaje się wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych, a nie uznaniowej oceny kierowników. Zapewni to przejrzystość i zgodność z ustawą.

ewidencja i dokumentacja

Czy pracodawca ma obowiązek sporządzenia preliminarza wydatków ZFŚS?

Odpowiedź: Każda jednostka sektora finansów publicznych, która tworzy ZFŚS, powinna opracować preliminarz wydatków funduszu. Wynika to z obowiązku racjonalnego i zgodnego z ustawą gospodarowania środkami publicznymi oraz z zasad planowania finansowego w jednostkach budżetowych.

Uzasadnienie: Preliminarz wydatków ZFŚS to plan finansowy funduszu opracowywany na dany rok budżetowy. Jego celem jest określenie, na jakie formy działalności socjalnej jednostka zamierza przeznaczyć środki funduszu oraz w jakiej wysokości. Preliminarz powinien opierać się na realnych danych – takich jak liczba osób uprawnionych, zidentyfikowane potrzeby pracowników, planowane działania (np. wypoczynek, imprezy, zapomogi) i możliwości finansowe wynikające z naliczonych odpisów. Sporządzenie preliminarza wydatków ZFŚS jest nie tylko elementem racjonalnego zarządzania funduszem, lecz także dowodem na przejrzystość i zgodność działań z przepisami. Preliminarz pozwala:

• lepiej zaplanować wydatki w układzie rocznym i uniknąć ich spiętrzenia pod koniec roku,
• ustalić limity na poszczególne działania (np. określić maksymalną pulę na dopłaty do wypoczynku),
• zachować rezerwę środków na wydatki nieprzewidziane (np. wnioski losowe),
• łatwiej kontrolować wykorzystanie funduszu podczas kontroli zewnętrznej (RIO, NIK, PIP).

W przypadku jednostek budżetowych preliminarz może być również załącznikiem do planu finansowego jednostki lub instrukcji obiegu dokumentów, co zwiększa przejrzystość wewnętrzną i porządek organizacyjny.

Pracodawca – jako administrator ZFŚS – powinien uwzględnić w planie zarówno stałe, przewidywalne działania (np. dopłaty do wczasów pod gruszą, paczki świąteczne), jak i wydatki trudne do przewidzenia, np. pomoc losową czy nagłą zapomogę. Dobrą praktyką jest pozyskanie informacji o potrzebach socjalnych pracowników np. poprzez ankietę, analizę wniosków z poprzednich lat lub konsultację z komisją socjalną.

Rada: Nie należy traktować preliminarza jako zbędnej formalności. To narzędzie, które pomoże racjonalnie zarządzać środkami ZFŚS, uniknąć nieprawidłowości i zapewnić pełną gotowość na kontrolę. Dobrze opracowany plan finansowy funduszu to także przejaw dbałości o potrzeby socjalne pracowników i transparentność wydatkowania środków publicznych.

Czy w maju można zmienić preliminarz wydatków ZFŚS?

Odpowiedź: Tak. Preliminarz wydatków ZFŚS nie ma charakteru dokumentu sztywnego ani zamkniętego – może i powinien być korygowany w trakcie roku budżetowego, jeśli zmieniają się potrzeby socjalne osób uprawnionych lub warunki funkcjonowania jednostki.

Uzasadnienie: Plan wydatków można korygować w trakcie roku, np. po zmianie liczby zatrudnionych, pojawieniu się nowych potrzeb socjalnych czy otrzymaniu większej liczby wniosków niż zakładano.

wzór

Warto prowadzić bieżące zestawienie rzeczywistych wydatków i porównywać je z założeniami planu, aby mieć pełną kontrolę nad realizacją budżetu funduszu. Korekta preliminarza nie wymaga formy aneksu do regulaminu, ale powinna być odnotowana w dokumentacji wewnętrznej jednostki – np. w protokole komisji socjalnej, w uchwale dyrektora lub w zestawieniu kwartalnym wydatków. Zmiana w maju jest całkowicie dopuszczalna – pod warunkiem że zostanie odpowiednio udokumentowana.

Preliminarz to plan oparty na prognozach, dlatego aktualizacja – szczególnie po pierwszych miesiącach roku – jest naturalnym elementem zarządzania funduszem.

Zmiana planu wydatków nie wymaga zmiany regulaminu ZFŚS – jeśli nie zmienia się ogólny katalog świadczeń czy zasad ich przyznawania. Wystarczy:

• sporządzić uzasadnioną korektę planu finansowego w formie tabelarycznej lub opisowej,
• zatwierdzić ją przez dyrektora jednostki (lub osobę upoważnioną) – najlepiej w formie pisemnej decyzji lub adnotacji,
• dołączyć dokument do dokumentacji funduszu – np. do akt komisji socjalnej, dokumentacji finansowej lub instrukcji obiegu dokumentów.

Jeśli w jednostce działa komisja socjalna, warto, aby zmiana planu została przez nią omówiona i potwierdzona w protokole z posiedzenia.

Rada: Można zmienić preliminarz w dowolnym momencie roku, jeśli pojawią się nowe potrzeby lub konieczność przesunięć środków. Ważne, by korekta była racjonalna, uzasadniona i udokumentowana – to wystarczy, by zapewnić zgodność z przepisami i zabezpieczyć się na wypadek kontroli.

Przykład