Przekazanie środków na ZFŚS – co zrobić, gdy termin przypada w dzień wolny?

Pracodawcy są zobowiązani do przekazania co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych na wyodrębniony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) do 31 maja danego roku. Jest to tak zwana pierwsza rata odpisu na ZFŚS. W 2025 roku 31 maja przypada w sobotę, co rodzi pytanie, jak postępować w tej sytuacji? Czy można przekazać środki w pierwszym dniu roboczym po tej dacie?

Przypomnijmy jeszcze tylko, że pozostała część powinna zostać przekazana do 30 września, a to oznacza, że do tej daty na rachunek bankowy funduszu ma trafić równowartość wszystkich dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy. Podstawą naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 7262,39 zł i odpis na ZFŚS w 2025 r. na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 2723,40 zł.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 maja 2025 r.

MRPiPS, odpowiadając na zapytanie DGP, potwierdziło, że przepisy ustawy o ZFŚS wskazują konkretne daty jako terminy przekazania środków. Ministerstwo zaznaczyło, że przepisy te nie odnoszą się do sytuacji, gdy termin przypada w dzień wolny od pracy. Zgodnie z odpowiedzią, przepisy ustawy wskazują konkretne daty, w których środki powinny trafić na rachunek funduszu, nie odnosząc się do tego, czy dana data przypada w dzień roboczy, czy wolny od pracy. Ministerstwo podkreśliło, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu w terminach wskazanych w ustawie.

Rada: co zrobić, gdy termin wypada w dzień wolny

Ministerstwo nie wskazało jednoznacznie, że terminu nie można przesunąć na dzień roboczy. Jednak dało wskazówkę, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu w terminach wskazanych w ustawie. Oznacza to, że 31 maja środki powinny się znaleźć na koncie. Skoro jest to sobota, to moim zdaniem trzeba przelew wykonać odpowiednio wcześniej.

Takie podejście potwierdza też odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 października 2017 r. Stwierdzono w niej, że przekazanie przez pracodawcę środków na konto ZFŚS nie ma charakteru cywilnoprawnego zobowiązania, co oznacza, że nie można stosować przepisów prawa cywilnego do przesunięcia terminu.

Ministerstwo – opinia informacyjna

Warto dodać, że stanowiska Ministerstwa mają charakter informacyjny i nie stanowią wiążącej interpretacji prawa. W związku z tym, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących terminów przekazania środków na ZFŚS, pracodawcy powinni skontaktować się z odpowiednimi organami, takimi jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), która ma uprawnienia do udzielania wiążących porad prawnych.

Pytanie DGP:

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1255), pracodawcy są zobowiązani do przekazania na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych do 31 maja danego roku.

W 2025 r. dzień 31 maja przypada w sobotę. W związku z tym prosimy uprzejmie o jednoznaczne stanowisko, czy w takim przypadku przekazanie środków na rachunek bankowy funduszu w pierwszy dzień roboczy przypadający po tej dacie, tj. w poniedziałek 2 czerwca 2025 r., będzie uznane za zachowanie terminu ustawowego.

Z uwagi na rozbieżne stanowiska ekspertów, a także Ministerstwa (na przestrzeni lat) oraz fakt, że organy kontroli w jednostkach sektora finansów publicznych traktują 31 maja jako termin ostateczny, zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, jak w praktyce należy interpretować przepisy w przypadku, gdy termin ustawowy przypada w dzień wolny od pracy.

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 maja 2025 r.:

„Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288), pracodawca powinien przekazać na rachunek funduszu co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych najpóźniej do dnia 31 maja danego roku. Pozostała część powinna zostać przekazana do dnia 30 września.

Przepisy ustawy wskazują konkretne daty jako terminy przekazania środków, nie odnosząc się do tego, czy dana data przypada w dzień roboczy, czy wolny od pracy. Celem ustawodawcy jest zapewnienie ciągłości finansowania działalności socjalnej przez cały rok, co oznacza, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu w terminach wskazanych w ustawie.

Jednocześnie przypominamy, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie ma uprawnień do wydawania wiążącej interpretacji przepisów prawa. Przedstawiane przez nas opinie mają charakter informacyjny i nie są wiążące ani dla stron stosunku pracy, ani dla sądów, ani dla Państwowej Inspekcji Pracy.

Zgodnie z art. 12a ustawy o ZFŚS, to właśnie właściwe miejscowo organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione do udzielania wiążących informacji i porad w tym zakresie.”

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 października 2017 r.

Terminy przekazywania środków z tytułu naliczenia corocznego odpisu na ZFŚS na odrębny rachunek bankowy określa art. 6 ustawy o ZFŚS. Zgodnie z tym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3. Jak wynika z powyższych regulacji, terminy odprowadzenia równowartości odpisu wyznacza ustawa o ZFŚS, wskazując konkretne daty. Środki funduszu służą bowiem finansowaniu działalności socjalnej na rzecz pracowników i innych osób uprawnionych przez cały rok kalendarzowy, co oznacza, że powinny być one dostępne w każdym czasie w celu realizacji przyznawanych świadczeń socjalnych pracownikom i innym osobom uprawnionym. W związku z tym przekazanie przez pracodawcę środków na konto ZFŚS, polegające na przesunięciu środków z jednego konta na drugie, nie ma charakteru cywilnoprawnego zobowiązania, który uzasadniałby stosowanie przepisów prawa cywilnego, w tym art. 115 k.c. w części dotyczącej możliwości stosowania przesunięć terminów. Oznaczałoby to przyjęcie, że równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów. Z treści uzasadnienia do postanowienia Kolegium Arbitrażu Społecznego przy Sądzie Najwyższym z 17 października 1996 r. (KAS 2/96, OSNAPiUS 1997 nr 10, poz. 180) wynika, że: „Powinność pracodawcy przekazania określonych kwot na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest jego długiem wobec tego funduszu w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Środki te nie przestają być własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczony w możliwości dysponowania nimi, gdyż może on je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej. W następstwie tego należy przyjąć, że obowiązujące prawo nie uzasadnia twierdzenia, iż za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przysługują odsetki. Prawa tego nie można wywieść z przepisów kodeksu cywilnego, z uwagi na okoliczność, że przekazanie należnych środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) nie jest zobowiązaniem pracodawcy wobec tego funduszu w rozumieniu prawa cywilnego, a jednocześnie ani ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani też inne ustawy prawa takiego nie ustanawiają. Takie stanowisko zostało przedstawione również w wyroku Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 663/98).

Informujemy, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do wydawania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów ustaw. Poglądy prawne resortu nie są zatem wiążące dla stron stosunku pracy, sądów i inspektorów pracy. Na podstawie art. 12a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ocena stosowania przez pracodawców przepisów tej ustawy należy do kompetencji właściwych miejscowo organów Państwowej Inspekcji Pracy.

Podsumowanie:

• Przepisy ustawy o ZFŚS wskazują terminy przekazania środków, ale nie odnoszą się do sytuacji, gdy 31 maja przypada na dzień wolny od pracy.

• Ministerstwo podkreśla, że środki powinny być dostępne na rachunku funduszu do 31 maja.

Podstawa prawna

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288)