Czy pracownik może odmówić wykorzystania 
zaległego urlopu do 30 września?

Najpóźniej do 30 września należy udzielić pracownikom zaległego urlopu za 2023 r. Taki obowiązek nakłada na praco dawców kodeks pracy (dalej: k.p.). Kto jednak powinien ustalić jego dokładną datę? I co zrobić, jeśli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu we wskazanym terminie lub jego nieobecność w pracy istotnie zaburzyłaby działanie firmy? To pytania, z którymi pracodawcy mierzą się we wrześniu.

Zasadą i obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w naturze w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Nieliczne wyjątki przewidują przepisy k.p. . A mianowicie są to: konieczność przesunięcia urlopu na wniosek pracownika lub ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy czy np. z powodu zwolnienia lekarskiego, odwołanie z rozpoczętego już urlopu.

Zasada bieżącego wykorzystywania urlopu wypoczynkowego wynika z jego celu, jakim jest regeneracja, zachowanie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym, a przez to utrzymanie sprawności psychofizycznej pracownika.

Udzielenie czy wykorzystanie

Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu nie wykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem należy mu udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jedynie części urlopu udzielanego na żądanie.

W praktyce można się spotkać z różnymi stanowiskami dotyczącymi tego, czy obowiązek ten zostanie zrealizowany, jeśli do 30 września kolejnego roku pracownik wykorzysta zaległy urlop, czy jedynie wystarczy, że to tego dnia pracodawca uzgodni z pracownikiem, kiedy ten z niego skorzysta, natomiast już samo wykorzystanie urlopu może nastąpić w kolejnych miesiącach.

Zarówno w orzecznictwie sądowym, jak i w podejściu inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy dominuje to pierwsze podejście, zakładające, że do 30 września pracownik powinien wykorzystać cały zeszłoroczny urlop. Nie sposób nie zgodzić się z tym, że tylko bieżące wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego pozwala na realizację jego celu, jakim jest właśnie regularna regeneracja pracownika.

Zgoda niewymagana

Orzecznictwo sądowe jednolicie uznaje, że udzielenie przez pracodawcę zaległego urlopu na podstawie art. 168 k.p. nie wymaga zgody pracownika. Co więcej, „udzielenie (…) urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata (…) nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę” (tak SN w wyroku z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02). Powszechną praktyką jest ustalanie terminu wykorzystania zaległego urlopu w porozumieniu z pracownikami, by dostosować go możliwie do ich potrzeb i preferencji oraz osobistych planów. Co jednak w przypadku, gdy pracownik odmawia współpracy w tym zakresie lub nie zgadza się wykorzystać zaległego urlopu we wskazanym przez pracodawcę terminie, uzasadniając to np. porą roku (wczesną wiosną lub jesienią, a więc sezonem nieurlopowym)? W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać ze środków, jakie oferuje mu k.p. Jeśli „miękka” rozmowa z pracownikiem nie odniesie skutku, pracodawca, oceniając przy tym powody takiego zachowania pracownika, może sięgnąć po karę porządkową upomnienia lub nagany. Nie budzi bowiem wątpliwości, że planowanie i wykorzystywanie urlopów, w tym zaległych, jest elementem organizacji pracy i porządku pracy. Jej przestrzeganie jest zaś jednym z podstawowych obowiązków pracownika (art. 100 k.p.), podobnie jak konieczność współpracy z pracodawcą w realizowaniu jego obowiązków prawnych, do których należy terminowe udzielanie urlopu. Naruszenie ich skutkować może więc odpowiedzialnością porządkową.

W tym miejscu warto podkreślić, że pracownik zawsze wykorzystuje urlop „od najstarszego”, a więc najbardziej wymagalnego. Oznacza to, że nie może wykorzystać urlopu bieżącego, gdy ma jeszcze prawo do urlopu z poprzednich lat. Ta zasada, połączona z przepisami o planowaniu urlopów, pozwala pracodawcy na skuteczne niwelowanie sytuacji, w których we wrześniu spora część pracowników nie wykorzystało jeszcze znacznej części zaległego urlopu. Pamiętajmy, że planowanie urlopów w taki sposób, by zapewnić płynność działania organizacji, jak i uniknąć nagromadzenia zaległych urlopów, jest obowiązkiem pracodawcy. Obowiązkiem zaś pracowników jest współ praca z nim w tym zakresie. Odpowiednie planowanie siatki urlopów z wyprzedzeniem pozwala na zminimalizowanie ryzyka sytuacji „przymusowego” wykorzystywania zaległego urlopu we wrześniu.

Warto dodać, że to, iż pracodawca nie udzielił pracownikowi zaległego urlopu do 30 września, nie uprawnia zatrudnionego do jego samowolnego wykorzystania bez uzgodnienia tego wcześniej z pracodawcą. Takie działanie może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę, w tym w trybie dyscyplinarnym, na podstawie art. 52 ust. 1 pkt 1 k.p.

Nieprzewidziane sytuacje

O tym, jak ważne jest planowanie urlopów z wyprzedzeniem, przekonują się pracodawcy, którzy do 30 września muszą udzielić pracownikom zaległych urlopów i odkładają to do ostatniego momentu. Tymczasem wrzesień to z jednej strony w wielu organizacjach powrót do wzmożonej pracy po okresie wakacyjnym, z drugiej zaś może pojawić się wiele niespodziewanych okoliczności, które utrudniają lub ograniczają możliwość wykorzystania zaległego urlopu w kodeksowym terminie. To np. nagłe braki kadrowe spowodowane m.in. redukcją zatrudnienia, dodatkowymi zleceniami lub zdarzeniami losowymi dotyczącymi samego pracownika, który miał wykorzystać urlop (np. choroba lub wypadek i spowodowane nim zwolnienie lekarskie).

Ustawodawca zakreślił pracodawcy dość długi okres na udzielenie zaległych urlopów (warto przypomnieć, że do 2012 r. był to zaledwie pierwszy kwartał kolejnego roku). Tak więc nie warto odkładać tego obowiązku w czasie i uwzględnić zaległe urlopy w procesie planowania urlopów na kolejny rok. Dobrym rozwiązaniem może być ustalenie puli zaległego urlopu u wszystkich pracowników i uzgodnienie z nimi takich okresów wypoczynku w ciągu roku, tak by do 30 września wykorzystali przynajmniej urlop z poprzedniego roku.

Odpowiedzialność pracodawcy

Jeśli pracownik, niezależnie od przyczyn, nie wykorzysta zaległego urlopu do końca września, nie traci do niego prawa. Roszczenie o urlop przedawnia się dopiero po trzech latach. Co do zasady więc prawo do urlopu za dany rok przedawni się z upływem trzech lat od 30 września następnego roku kalendarzowego (por. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, Legalis).

Odrębną kwestią jest natomiast odpowiedzialność pracodawcy z tytułu nieudzielenia zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku. I tak zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30 000 zł.

To, czy niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu do końca września zostanie potraktowane jak wykroczenie, zależeć będzie w danym przypadku od wielu okoliczności. Inspektor pracy, badając konkretną sytuację, bierze pod uwagę przede wszystkim to, czy jest to zaniechanie zawinione przez pracodawcę czy też niezależne od niego. W szczególności inaczej oceni sytuację, kiedy pracownik wykorzysta zaległe kilka dni urlopu w październiku lub listopadzie, a inaczej, jeśli do końca roku nie wykorzystał jeszcze niemal całej puli zaległego urlopu.

Biorąc pod uwagę, że pracownik nie może sam sobie udzielić zaległego urlopu, to na pracodawcy w pierwszej kolejności spoczywa odpowiedzialność z tytułu powstałej zaległości. Aby uniknąć sytuacji, w której w ostatnim przewidzianym w k.p. terminie pojawią się okoliczności uniemożliwiające wykorzystanie zaległego urlopu, dobrze jest rozplanować proces jego udzielania już na początku roku kalendarzowego.

Urlop na żądanie

Warto również przyjrzeć się wyjątkowi, jaki art. 168 k.p. przewiduje dla urlopu na żądanie. Nie stosuje się do niego zasady przechodzenia na rok kolejny ani w związku z tym obowiązku udzielenia go do końca września następnego roku. Wynika to przede wszystkim ze specyfiki urlopu na żądanie, a przede wszystkim tego, że nie jest to urlop planowany. Nie jest to również odrębny od urlopu wypoczynkowego rodzaj urlopu, ale jedynie jego część, którą można wykorzystać w nagłych, nieprzewidzianych okolicznościach.

W praktyce oznacza to, że niewykorzystane w danym roku kalendarzowym cztery dni urlopu na żądanie nie powodują, że w kolejnym roku pracownik może wykorzystać ich osiem. Niewykorzystane dni w następnym roku wchodzą do puli „normalnego” urlopu wypoczynkowego i pracodawca powinien ich udzielić pracownikowi tak jak ewentualną resztę zaległego urlopu wypoczynkowego, tj. do 30 września. ©℗