Co do zasady, wypoczynek powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów. Dokument ten ustala pracodawca, wziąwszy pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (nie obejmuje się nim czterech dni urlopu na żądanie).

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także firmy, w której nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, wziąwszy pod uwagę jego wniosek i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (z wyłączeniem urlopu na żądanie).

Uwaga! Jeśli pracownica bądź pracownik złożą wniosek o wypoczynek bezpośrednio po zakończeniu:

  • urlopu macierzyńskiego,
  • uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
  • urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
  • urlopu rodzicielskiego albo
  • urlopu ojcowskiego,

– pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w terminie w nim wskazanym.

Natomiast młodocianemu pracownikowi należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych.

Zmiana terminu skorzystania z urlopu

Kodeks pracy (dalej: k.p.) przewiduje jednak odstępstwa od udzielania wypoczynku na opisanych wyżej zasadach. Jest tak w przypadku:

  • przesunięcia terminu urlopu:

a) na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo

b) z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy,

  • przesunięcia urlopu, gdy pracownik nie może rozpocząć go w planowanym terminie z powodu przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy,
  • przerwania urlopu z powodu:

a) czasowej niezdolności do pracy na skutek choroby,

b) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

c) odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,

d) urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

  • odwołania pracownika z urlopu przez pracodawcę, gdy obecności zatrudnionego w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

W tych sytuacjach jest dopuszczalne udzielenie pracownikowi urlopu – niewykorzystanego w danym roku – najpóźniej do końca września następnego roku (nie dotyczy to niewykorzystanych przez pracownika dni urlopu na żądanie). Zaległy wypoczynek powinien się rozpocząć nie później niż w ostatnim dniu września, w którym pracownik – zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – miał wykonywać pracę. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Istotna kolejność – najpierw zaległy, a potem bieżący

Pracownik ma jeszcze 5 dni zaległego urlopu za poprzedni rok oraz 26 dni za bieżący. Chce wykorzystać 5 dni wypoczynku na początku września. Pracodawca powinien udzielić mu najpierw zaległego urlopu. SN w wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12) zwrócił uwagę, że: „udzielenie urlopu wypoczynkowego w kolejnym roku kalendarzowym stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu na bieżąco. Regulacja ta – łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy – uzasadnia wnioskowanie, że zaległy urlop powinien być wykorzystywany (udzielany) przed bieżącym urlopem”.

Jak zaznaczyłam, obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do końca września kolejnego roku kalendarzowego nie dotyczy niewykorzystanej przez pracownika części urlopu na żądanie. W piśmiennictwie zwraca się uwagę, że niewykorzystany w poprzednim roku, w całości lub w części, urlop na żądanie traci w kolejnym roku ten przymiot, ale nie staje się urlopem zaległym udzielanym na zasadach ogólnych. Termin wykorzystania takiego urlopu powinien zostać ustalony w drodze porozumienia stron („Kodeks pracy. Komentarz” red. dr hab. Krzysztof Walczak, Legalis 2025/el).

Ważne! Nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Grozi za to kara grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Obowiązujące zasady korzystania z urlopu

Tak jak każda inna część wypoczynku, jego zaległa część jest udzielana przez pracodawcę. Oznacza to, że nieprzyznanie pracownikowi zaległych dni urlopu do końca września następnego roku nie uprawnia go do korzystania z nich po tym terminie bez zgody przełożonego. Wniosek, także w przypadku zaległego wypoczynku, jest dla pracodawcy propozycją, którą może uwzględnić, jeśli nie koliduje to z zapewnieniem prawidłowego toku pracy. Pracownik musi się upewnić, czy jego wniosek został ostatecznie rozpatrzony pozytywnie. Samowolne opuszczenie pracy przed decyzją przełożonego jest poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych i może uzasadniać natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę (por. wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08). [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków

Pracownik w następstwie nieudzielenia mu przez pracodawcę zaległego urlopu do końca września, od 1 października sam sobie „udzielił” tego urlopu. Uznał, że może to zrobić z uwagi na czasową nieobecność osoby uprawnionej do udzielania urlopów. Czyn pracownika trzeba ocenić jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Czasowa nieobecność osoby uprawnionej do udzielenia zatrudnionemu wypoczynku nie usprawiedliwia rozpoczęcia tego urlopu bez zgody pracodawcy.

Bez zgody pracownika

W wyroku z 24 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) SN przyjął, że pracodawca nie jest zobowiązany do uzyskania zgody pracownika na udzielenie mu zaległego wypoczynku. SN zwrócił uwagę, że wymóg udzielenia zaległego urlopu w terminie określonym w k.p. nie jest obwarowany żadnymi warunkami. Ustawodawca zapewnia w ten sposób gwarancję urlopu wypoczynkowego, który musi być udzielony w czasie sprzężonym z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, a jeżeli było to niemożliwe, to w terminie określonym w k.p.

Również w uzasadnieniu wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02) SN wskazał, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu. SN w uzasadnieniu wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) podkreślił, że pracownik jest zobowiązany do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, udzielonego mu przez pracodawcę w terminie określonym w k.p., chyba że zachodzą okoliczności usprawiedliwiające odmowę lub uniemożliwiające skorzystanie przez pracownika z urlopu.

Również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – w odpowiedzi na interpelację nr 8918 w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego – wskazało, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu, lecz musi udzielić go w terminie określonym w k.p. Powoduje to, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy wypoczynek, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=BS9HSC).

Stanowisko PIP

PIP zajmuje jednak inne stanowisko w tej sprawie. Zgodnie z wyjaśnieniami PIP (por. https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracodawca-moze-wyslac-pracownika-bez-jego-zgody-na-urlop-zalegly?tmpl=pdf) ustawodawca przewidział jedną sytuację, w której pracodawca może udzielić wypoczynku bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop – taka sytuacja może mieć miejsce w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Jeżeli jednak chodzi o pozostałe przypadki (poza okresem wypowiedzenia), brakuje regulacji prawnych, które pozwalałyby na udzielenie pracownikowi urlopu, czy to bieżącego, czy zaległego, bez jego zgody.

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy PIP samorzutne udzielenie przez pracodawcę wypoczynku, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art. 1671 k.p. (dot. udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia), nawet jeżeli jest zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Dlatego też również w odniesieniu do zaległego wypoczynku powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art. 163 k.p. (tj. udzielenie urlopu zgodnie z planem albo w porozumieniu z pracownikiem). Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy – w określonym przepisami okresie, a brak ich współpracy w tym zakresie pracodawca może sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi, przewidzianymi w art. 108 k.p. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania wypoczynku jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania może zobowiązać np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46/07/PE).

Zgodnie z powyższym pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie jest uprawniony do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Możliwe upomnienie albo nagana

Obowiązująca u pracodawcy procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów wypoczynkowych, jako element organizacji i porządku w procesie pracy, została określona w regulaminie pracy. W procedurze tej zawarto m.in. postanowienie zobowiązujące pracowników do podawania terminów, w jakich chcą wykorzystać zaległe urlopy – ze wskazaniem, że jego rozpoczęcie powinno nastąpić najpóźniej 30 września. W przypadku niewykonania tego obowiązku przez pracownika pracodawca będzie mógł ukarać go upomnieniem albo naganą.

PIP w wyjaśnieniach zwrócił uwagę, że w przepisach prawa pracy brakuje także regulacji na temat możliwości udzielenia jednostronnie przez pracodawcę zaległego urlopu pracownikowi już po 30 września następnego roku kalendarzowego. Dlatego też, w przypadku nierozpoczęcia zaległego wypoczynku do 30 września, słuszne wydaje się analogiczne stosowanie rozwiązań przedstawionych we wskazanym wyżej stanowisku Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy.

Trzyletni termin przedawnienia

Nierozpoczęcie przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku kalendarzowego nie powoduje utraty do niego prawa.

Do wypoczynku ma bowiem zastosowanie trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. SN w uchwale składu siedmiu sędziów SN z 20 lutego 1980 r. (sygn. akt V PZP 6/79) przyjął, że bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu, chyba że szczególne przepisy k.p. lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielania urlopu w innych terminach.

Również zgodnie z wyrokiem SN z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 367/00) przepisy art. 161 i 168 k.p. nakazują przyjąć, że rozpoczęcie biegu trzyletniego terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem września następnego roku, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Przedawnienie roszczeń

Pracownik miał zaplanowaną część wypoczynku na grudzień 2024 r., ale z uwagi na swoją chorobę nie wykorzystał tej części. Jest to zaległy urlop, który powinien zostać udzielony pracownikowi do końca września br. Jeśli tak się nie stanie, pracownik nie utraci tego uprawnienia. Jego roszczenie o udzielenie mu wskazanego wyżej urlopu przedawni się 30 września 2028 r.

Kiedy ekwiwalent

Zasadą jest wykorzystanie wypoczynku w naturze. Dotyczy to także zaległego urlopu. Dopiero z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do wypoczynku w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny, a nie termin przedawnienia urlopu (por. np. wyrok SN 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00). ©℗

Podstawa prawna

art. 52 par. 1 pkt 1, art. 104, art. 108, art. 161–173, art. 1802 par. 7, art. 1821g, art. 1823 par. 3, art. 183 par. 2, art. 205 par. 3, art. 282 par. 1 pkt 2, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)