Subskrybuj nas na Youtube
Będzie to możliwe, gdy sam pracodawca w wewnętrznej procedurze przewidzi taką możliwość. Wtedy taki sygnał będzie również rozpatrzony według zasad określonych w przepisach nowej ustawy.
W toku prac legislacyjnych nad ustawą z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: ustawa) prawo pracy pojawiało się i znikało z katalogu naruszeń, które obligatoryjnie będą mogły być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty. Ostatecznie, po poprawkach w Senacie, Sejm zdecydował, że ustawa o ochronie sygnalistów nie gwarantuje możliwości zgłoszenia uchybień w tym obszarze, a więc pracodawcy nie będą zobowiązani do ich rozpatrzenia w trybie przewidzianym w tej ustawie.
Nie oznacza to jednak, że osoba, która chciałaby zgłosić naruszenia w obszarze prawa pracy, zupełnie nie będzie miała ku temu narzędzi i nie będzie mogła uzyskać ochrony przed działaniami odwetowymi, takimi jak: zwolnienie z pracy, pogorszenie warunków zatrudnienia, mobbing lub nierówne traktowanie.
Katalog nie do końca zamknięty
Ustawa o ochronie sygnalistów, która zacznie obowiązywać podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób od 24 września 2024 r., w art. 3 ust. 1 określa obszary prawa, których naruszenia będą mogły być przedmiotem zgłoszenia, które pozwoli na uzyskanie statusu sygnalisty. Zgłoszenia tych naruszeń będą musiały być obligatoryjnie rozpatrywane przez firmy na zasadach określonych przepisami ustawy. Chodzi tu w szczególności o obowiązek zachowania terminu na potwierdzenie wpływu takiego zgłoszenia i informację zwrotną dla sygnalisty, zapewnienie odpowiednich kanałów zgłoszeń oraz właściwych standardów poufności danych objętych zgłoszeniem. Jest to katalog zamknięty i zawiera m.in. takie naruszenia jak: korupcja, ochrona danych osobowych i prywatności, cyberbezpieczeństwo, ochrona środowiska, zamówienia publiczne.
Dodatkowo jednak ust. 2 tego przepisu przewiduje, że podmiot prawny we własnej procedurze zgłoszeń wewnętrznych – na podstawie samodzielnej decyzji ‒ będzie mógł rozszerzyć ten katalog również o naruszenia dotyczące obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez niego na podstawie powszechnie obowiązującego prawa i pozostają z nimi zgodne. Co oznacza to w praktyce?
Regulacje wewnętrzne
Przytoczone w art. 3 ust. 2 ustawy ochronie sygnalistów regulacje wewnętrzne oparte na przepisach to np.:
- regulamin pracy,
- regulamin wynagradzania i premiowania,
- układ zbiorowy pracy,
- zakładowe przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy,
- procedura antymobbingowa lub antydyskryminacyjna,
- firmowy kodeks etyki.
Wyżej wymienione regulacje mają swoje umocowanie głównie w ustawie z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), jednak ich podstawą mogą być również np. pragmatyki służbowe lub inne przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
Co ważne, przepis ustawy o ochronie sygnalistów nie zawęża tych wewnętrznych regulacji tylko do obszaru HR. Mogą one dotyczyć również innych dziedzin, m.in. zasad współpracy z kontrahentami, regulacji branżowych, wewnętrznych regulaminów przewidzianych przepisami sektorowymi.
Warunki, jakie muszą zostać spełnione, by umożliwić zgłaszanie naruszeń firmowych regulacji w ramach procedury wewnętrznych zgłoszeń, są następujące:
- prawidłowe wdrożenie i obowiązywanie danej regulacji (np. procedury antymobbingowej) w organizacji;
- istnienie podstawy dla jej wprowadzenia w obowiązujących przepisach – np. kodeksie pracy;
- zgodność tych regulacji z powszechnie obowiązującym prawem;
- wskazanie wybranych wewnętrznych regulacji w procedurze zgłoszeń wewnętrznych jako tych, których naruszenie również będzie mogło być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty – zgodnie z zasadami przyjętymi w organizacji.
Co ważne, nie jest konieczne włączenie całości wewnętrznych procedur do programu ochrony sygnalistów. Pracodawca może zdecydować się na włączenie jedynie wybranych z nich, jeśli uzna to za uzasadnione. Może to dotyczyć np. tylko wewnętrznych standardów dotyczących bhp, co wydaje się rozwiązaniem racjonalnym i uzasadnionym w szczególności w firmach produkcyjnych.
Zawsze jednak decyzja ta musi zostać skonsultowana z działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi lub przedstawicielami zatrudnionych w ramach procedury przyjętej w danym podmiocie. Konsultacje te nie są dla pracodawcy wiążące, jednak są obligatoryjne.
Co z dotychczasowymi rozwiązaniami
Wśród pracodawców można zauważyć obecnie dystans do idei włączania dodatkowych obszarów do katalogu naruszeń, jakie będzie mógł zgłosić sygnalista. Wynika to zapewne w dużej mierze z tego, że mamy do czynienia z całkowicie nową regulacją, której wdrożenie samo w sobie będzie stanowiło dla przedsiębiorców duże wyzwanie i to nawet w minimalnym zakresie, jaki przewiduje ustawa o ochronie sygnalistów.
Wielu przedsiębiorców woli przeznaczyć pierwszy okres po wprowadzeniu programu ochrony sygnalistów w swojej organizacji na obserwację, jak przyjmą to zatrudnieni. Chodzi zwłaszcza o skalę realnie dokonywanych zgłoszeń oraz ich charakter, a w szczególności to, jak dalece okażą się rzeczowe i czy będą wpisywały się w katalog zgłoszeń wprost przewidzianych ustawą.
Jeśli jednak pracodawca zdecyduje się na rozszerzenie procedury wewnętrznych zgłoszeń o regulacje wewnętrzne (np. o kwestie dotyczące mobbingu), to dobrze jest przemyśleć kwestię ujednolicenia i scalenia poszczególnych funkcjonujących już rozwiązań z nowo wprowadzaną procedurą. Takie ujednolicenie trybu działania z pewnością zapewni większy komfort potencjalnym sygnalistom, którzy nie będą musieli się zastanawiać, jaki tryb zgłoszenia będzie właściwy lub bardziej skuteczny w danej sytuacji.
Pozwoli to uniknąć konieczności zwracania się do zgłaszającego o doprecyzowanie, w ramach jakiej procedury chce zgłosić zauważoną nieprawidłowość. Pamiętać bowiem musimy, że osoba dokonująca zgłoszenia nie musi mieć specjalistycznej wiedzy na temat gałęzi prawa, której dotyczy jej interwencja. To rolą osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń jest ich zidentyfikowanie i weryfikacja zarówno pod kątem formalnym, jak i merytorycznym.
Tylko na poziomie firmy
Decydując się na rozszerzenie katalogu naruszeń w wewnętrznej procedurze zgłoszeń również o firmowe regulacje, warto jednocześnie wyraźnie poinformować o tym, że tego typu naruszenia skutecznie zgłaszane mogą być jedynie na poziomie firmy. Jasno wskazuje na to art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, który w razie rozszerzenia katalogu naruszeń w wewnętrznej procedurze zgłoszeń wyłącza w stosunku do nich zastosowanie przepisów ustawy, które regulują dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych (kierowanych do organów publicznych – co do zasady do rzecznika praw obywatelskich), a także ujawnień publicznych.
Wynika to przede wszystkim z założenia, że na tego typu naruszenia najbardziej skuteczna reakcja może nastąpić w ramach samej organizacji, której te regulacje dotyczą. Dodatkowo regulacje te mogą odnosić się do spraw o charakterze na tyle wewnętrznym i specyficznym dla danego podmiotu, że zastosowanie działań naprawczych przez organ zewnętrzny byłoby w praktyce niemożliwe. ©℗