Nowy rządowy system miał ułatwić życie m.in. mikroprzedsiębiorcom i małym przedsiębiorcom: pozwala zawierać umowy online, prowadzić dokumentację elektronicznie, wystawiać świadectwa pracy czy wysyłać dane do ZUS i urzędu skarbowego. Tyle że z rozmów z pracownikami biur rachunkowych, które często obsługują osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wynika, że zainteresowanie jest znikome.

E-umowy - brakuje promocji systemu

Jak podkreślają księgowi, pracodawcy rzadko korzystają z rozwiązań oferowanych przez ministerstwo, jeśli nie są one obowiązkowe.

– Nie sądzę, aby którykolwiek z moich klientów chciał dobrowolnie skorzystać z tego systemu. Podpis elektroniczny jest dziś już dość powszechny, więc nie ma takiej potrzeby, a wciąż wiele osób nie chce „pokazywać wszystkiego na zewnątrz” – wskazuje księgowa w jednym z biur.

To samo słyszymy w innym biurze rachunkowym.

– Wątpię, żeby któryś z przedsiębiorców chciał, abym sporządzała umowy w tym systemie. Dla wielu wygląda to jak dodatkowa forma kontroli – pokazująca, kto kogo zatrudnia, za jaką stawkę i na jakich warunkach – mówi księgowa.

Przedsiębiorcy nadal wolą tradycyjne rozwiązania. Jak podkreślają nasi rozmówcy, firmy zatrudniające do dziewięciu pracowników wciąż funkcjonują głównie w oparciu o dokumentację papierową i nie widzą potrzeby zmiany dotychczasowej praktyki.

– Najczęściej proszą o przygotowanie umowy w papierowej formie. W naszym społeczeństwie funkcjonuje przekonanie, że jeśli coś oferuje rząd lub ministerstwo, to nie należy z tego korzystać. Do tego dochodzą obawy, że wtedy „państwo będzie wiedziało o nas wszystko” – tłumaczy księgowa.

Część naszych rozmówców przyznaje też wprost, że o systemie wie niewiele.

– Nie mamy zielonego pojęcia o istnieniu tego narzędzia. Jeśli już przygotowujemy umowy, to najczęściej są to umowy zlecenia. Nasi klienci rzadko zawierają umowy o pracę – słyszymy.

Podobne głosy płyną z organizacji reprezentujących pracodawców.

– Na ten moment nie mam jeszcze informacji od przedsiębiorców z regionów, czy zamierzają korzystać z systemu, czy już korzystają i jak go oceniają w praktyce. Jest po prostu za wcześnie, aby formułować jakąkolwiek rzetelną ocenę – wskazuje Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.

Podobne doświadczenia ma prof. Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert ds. prawa pracy Federacji Przedsiębiorców Polskich. Jak podkreśla, system działa dopiero od kilku dni, więc trudno ocenić jego funkcjonowanie w praktyce.

– Trudno dziś powiedzieć, czy do ministerstwa wpłynęły już jakieś uwagi techniczne albo sygnały o nieprawidłowościach. Być może za jakiś czas będzie można to lepiej ocenić – zwłaszcza pod kątem ewentualnych trudności z logowaniem, wypełnianiem formularzy czy zapisem danych – tłumaczy.

Informacji o ewentualnych problemach technicznych czy realnym zainteresowaniu systemem do momentu publikacji artykułu nie uzyskaliśmy też z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

e-Umowy zostały wdrożone zbyt późno?

Pojawia się także pytanie, czy e-Umowy nie zostały wdrożone zbyt późno i czy nie wchodzą na rynek, który jest już w dużej mierze zagospodarowany. Gdy w 2022 r. uchwalano ustawę o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów, cyfryzacja kadr w małych firmach była jeszcze na wczesnym etapie. Dziś, cztery lata później, większość przedsiębiorców ma już swoje rozwiązania: programy kadrowo-płacowe, platformy online, wsparcie biur rachunkowych czy gotowe narzędzia chmurowe.

– Nie wysuwałbym aż tak daleko idących wniosków. Wydaje mi się, że powstanie takiego systemu było przedsięwzięciem złożonym – zarówno pod względem merytorycznym, jak i technologicznym – mówi Rober Lisicki. – Platforma obejmuje wiele funkcji, wzorów dokumentów i rozwiązań praktycznych, więc jej przygotowanie wymagało czasu. To nie była wyłącznie kwestia stworzenia strony internetowej, ale całego zaplecza prawnego i technologicznego – argumentuje.

Z kolei prof. Spytek-Bandurska uważa, że zmiana nawyków osób podpisujących umowy z pracownikami może zająć więcej czasu.

– Przez lata byliśmy przyzwyczajeni do tradycyjnej, papierowej formy zawierania umów. Długo funkcjonowało też przekonanie, że korzystanie z dokumentów elektronicznych jest możliwe tylko z użyciem podpisu kwalifikowanego, który nie każdy posiada i który wymaga wypełnienia dodatkowych formalności. W efekcie prostsza i szybsza była forma tradycyjna – mówi prof. Grażyna Spytek-Bandurska.

Eksperci zgodnie jednak podkreślają, że głównym problemem jest niedostateczna promocja systemu.

– Na stronie praca.gov.pl można co prawda znaleźć podręcznik użytkownika i numer „zielonej linii”, ale do mikroprzedsiębiorców ta wiedza wciąż dociera z trudem – zauważa prof. Spytek-Bandurska.

– Większe podmioty, które mają działy kadrowe, na bieżąco śledzą zmiany w przepisach. Natomiast mniejsze firmy często nie mają takich zasobów i rzadziej zaglądają na strony ministerstw. Informacja, że taki system istnieje, powinna docierać przez urzędy i instytucje działające regionalnie, biura rachunkowe, a resort powinien przeprowadzić webinary dla księgowych. Trzeba też pomyśleć, jak dotrzeć z przekazem do rolników i osób fizycznych, które nie zawsze śledzą komunikaty rządowe na stronach gov.pl i portale biznesowe – podkreśla.

Tak samo uważa Robert Lisicki.

– Moim zdaniem kluczowym problemem jest dziś raczej komunikacja i dotarcie z informacją do przedsiębiorców. Być może potrzebne są też praktyczne spotkania czy prezentacje, podobne do tych, które stosują firmy oferujące komercyjne systemy kadrowe. Tam użytkownicy mogą zobaczyć, jak system działa, jakie ma funkcje i jak można z niego korzystać w praktyce – tłumaczy. ©℗