W styczniu system e-umów umożliwi zawieranie jedynie tych kontraktów, które przewiduje obowiązująca ustawa z 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz.U. poz. 2754). Chodzi o umowy: o pracę, zlecenia, o świadczenie usług oraz uaktywniające.

Dostęp do platformy uzyskają osoby fizyczne, mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające do dziewięciu pracowników oraz rolnicy. Korzystanie będzie całkowicie dobrowolne i bezpłatne.

Na tym jednak – przynajmniej na razie – możliwości się kończą.

Od kilku miesięcy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trwają intensywne prace nad projektem nowelizacji ustawy. Dokument ponownie skierowano 5 grudnia na posiedzenie Stałego Komitetu Rady Ministrów.

Tymczasem nowelizacja ma sprawić, że system stanie się narzędziem znacznie bardziej zaawansowanym. W planach są m.in.:

możliwość korzystania z e-umów przez wszystkich pracodawców i przedsiębiorców bez ograniczeń wielkości firmy,

▪ dodanie nowych rodzajów umów, które będzie można zawierać w systemie: umów szkoleniowych, o zakazie konkurencji czy o współodpowiedzialności materialnej,

▪ obsługa pojedynczych czynności, takich jak zawarcie umowy szkoleniowej czy klauzuli konkurencyjnej,

▪ możliwość wprowadzania do systemu umów zawartych wcześniej poza nim,

▪ nowe funkcje – np. potwierdzanie obecności pracownika i zgłaszanie rozpoczęcia pracy zdalnej,

▪ pełna integracja z rejestrami publicznymi: ZUS, CEIDG, KRS i KAS.

– Opóźnienie nowelizacji oznacza, że korzyści z uproszczenia zawierania umów i cyfryzacji dokumentacji nie obejmą od stycznia 2026 r. średnich ani dużych pracodawców. W rezultacie dostęp tych podmiotów do zaawansowanych funkcji zostanie przesunięty w czasie, co może spowolnić cyfryzację procesów HR – ocenia radca prawny Paulina Zawadzka-Filipczyk, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski. – Z drugiej strony pozwoli przetestować narzędzie w praktyce na mniejszych firmach, zanim zakres jego stosowania zostanie rozszerzony – dodaje.

Niezależnie od tego, kiedy nowe funkcjonalności systemu wejdą w życie, eksperci przyznają, że kierunek zmian jest potrzebny i oczekiwany. Jak podkreśla Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan, sama inicjatywa legislacyjna od początku była oceniana pozytywnie, ponieważ odpowiada na realną potrzebę digitalizacji czynności wykonywanych przez przedsiębiorców, a jednocześnie umożliwi prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w jednym centralnym narzędziu przygotowywanym przez rząd.

– Takie rozwiązanie może być atrakcyjne w szczególności dla najmniejszych podmiotów – mikro-, małych oraz części średnich firm. Duże przedsiębiorstwa dysponują własnymi, rozbudowanymi i kosztownymi systemami kadrowo-płacowymi, projektowanymi pod ich indywidualne potrzeby. Trudno oczekiwać, by rezygnowały z tych narzędzi na rzecz systemu publicznego – dodaje. ©℗