Tak wynika z odpowiedzi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) udzielonej na pytanie Edyty Sieradzkiej, ekspertki ds. zatrudniania osób niepełnosprawnych Federacji Przedsiębiorców Polskich. Dotyczyło ono sytuacji, w której pracodawcy wydają środki zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON) w ramach wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy na zakup jakiejś maszyny lub urządzenia. Często jest tak, że ich producent najpierw wystawia firmie fakturę zaliczkową, a dopiero po wykonaniu zamówienia fakturę końcową. Podobnie bywa w przypadku turnusu rehabilitacyjnego, gdy pracodawcy na kilka miesięcy przed jego terminem opłacają częściowo jego koszty z pieniędzy ZFRON. Jednak w związku z kontrolą przeprowadzoną u jednego z pracodawców pojawiły się wątpliwości, czy za fakturę zaliczkową można zapłacić z konta tego funduszu.

Wydatek z ZFRON potwierdza faktura końcowa

PFRON, powołując się na orzecznictwo sądowo-administracyjne oraz wyjaśnienia biura pełnomocnika rządu ds. osób niepełnosprawnych (BON), wskazuje, że tylko ostateczna, całkowita zapłata ceny za wyposażenie stanowiska pracy stanowi dopuszczalny wydatek z pieniędzy ZFRON. Dodaje, że w opisanej w pytaniu sytuacji zapłata zaliczki na zakup środka trwałego lub za turnus rehabilitacyjny nie świadczy o tym, że pracodawca dokonał wydatku z ZFRON. Potwierdzeniem tego faktu może być tylko faktura końcowa, a nie faktura proforma lub zaliczkowa.

Jednocześnie PFRON podkreśla, że zapłata zaliczki nie stanowi również wydatku uprawniającego do uznania go za spełniającego warunki do bycia pomocą de minimis. Dopiero po otrzymaniu faktury końcowej, która potwierdza zakup, a tym samym dokonanie wydatku z ZFRON, pracodawca powinien wystąpić o zaświadczenie o uzyskanej pomocy de minimis – w terminie 30 dni od daty dokonania tego wydatku ze środków ZFRON.

Nie ma ograniczeń w przepisach

- W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca kupuje maszynę za np. 50 tys. zł i na początku zapłaci zaliczkę w wysokości 10 tys. zł, a pozostałe 40 tys. zł, gdy zostanie mu dostarczona, to tylko ta kwota z faktury końcowej może być sfinansowana z ZFRON – mówi Edyta Sieradzka.

Dodaje, że firmy często wolą taki zaliczkowy sposób płatności za zakup urządzenia, bo obawiają się, że jego producent może zamknąć działalność, zanim dojdzie do jego dostarczenia albo realizacja zamówienia okaże się niemożliwa. Zwraca też uwagę, że ani przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 913 ze zm.) ani rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie ZFRON (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1145 ze zm.) nie zawierają ograniczenia związanego z brakiem możliwości finansowania środkami tego funduszu faktur zaliczkowych.