Czas pracy w 2026 roku: 2008 godzin w 251 dni

Okres rozliczeniowy służy rozliczaniu wielu kwestii związanych z czasem pracy. Odgrywa istotną rolę przy konstruowaniu harmonogramów, wyznaczając granice dopuszczalnych obciążeń pracowniczych. W jego trakcie musi zostać zapewnione m.in.:

• przeciętne 40-godzinne obciążenie tygodniowe,
• dotrzymanie limitu maksymalnie 8 godzin pracy nadliczbowej w przeciętnym ujęciu tygodniowym,
• realizacja zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• zagwarantowanie minimalnej liczby dni wolnych od pracy.

W ramach okresu rozliczeniowego ustala się zarówno wymiar czasu pracy, jak i górną liczbę dni przeznaczonych na świadczenie pracy (oraz odpowiadające jej minimum dni wolnych). Do jego zakończenia należy oddać pracownikowi dni wolne wynikające z wykonywania zadań w święta, niedziele oraz w dni wolne przewidziane zasadą przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także zrekompensować ewentualne naruszenia odpoczynku dobowego. W tym samym przedziale czasowym pracodawca może również udzielić czasu wolnego za godziny nadliczbowe bez konieczności uzyskiwania wniosku pracownika.

Okresy rozliczeniowe można podzielić na dwie zasadnicze kategorie, które różnią się trybem ich ustanawiania:

• zwykłe – wprowadzane na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia dotyczącego organizacji czasu pracy, przy czym wymagają konsultacji z organizacją związkową, o ile funkcjonuje u danego pracodawcy; w niektórych przypadkach na pracodawcy ciąży także obowiązek powiadomienia właściwego okręgowego inspektoratu pracy,
• przedłużone – których stosowanie wymaga odpowiedniego unormowania w układzie zbiorowym pracy albo zawarcia porozumienia z organizacją związkową bądź przedstawicielami pracowników; informację o zawarciu takiego porozumienia należy przekazać Państwowej Inspekcji Pracy w terminie 5 dni. [tabele 15, 16, 17 i 18]

W każdym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy może zostać przedłużony, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi albo związanymi z organizacją pracy. Przedłużenie to nie może jednak przekroczyć 12 miesięcy i musi następować z zachowaniem ogólnych zasad ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Obliczenia według ustalonych zasad

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym (tydzień to 7 kolejnych dni kalendarzowych od początku okresu rozliczeniowego), a następnie

2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a w trzeciej kolejności,

3) odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela.

Święto występujące w okresie rozliczeniowym, które przypada w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Obejmuje to także przypadki, w których święto przypada w dniu wolnym od pracy (jeżeli jest to dzień inny niż niedziela).

Maksymalna liczba dni, które mogą być oznaczone jako dni pracy ustalana jest poprzez podzielenie wymiaru czasu pracy dla okresu rozliczeniowego przez 8.

Minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym musi być równa liczbie niedziel, świąt przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustalamy ją, odejmując maksymalną liczbę dni pracy od liczby dni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym.

Praca w niepełnym wymiarze

Wymiar czasu pracy dla niepełnoetatowca ustala się tak samo jak dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, należy go jednak przemnożyć przez wielkość etatu, na jaki dana osoba jest zatrudniona.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie

2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, następnie

3) odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela, a w ostatniej kolejności

4) mnożąc otrzymany wynik przez wymiar czasu pracy ustalony w umowie o pracę. [przykłady 3 i 4]

PRZYKŁAD 3

Przykład 4

Uwaga! Przy zatrudnieniu niepełnoetatowym nie zmieniają się maksymalna liczba dni pracy i minimalna liczba dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym. Niezależnie zatem od ustaleń umownych dotyczących wymiaru czasu pracy obowiązywać będą wskazane wyżej w tabelach odnoszących się do najczęściej stosowanych okresów rozliczeniowych wartości.

dodatek za pracę w porze nocnej

Ustalona w zakładzie pracy pora nocna wyznacza przedział czasowy, w którym wykonywanie pracy podlega szczególnym regulacjom. Obejmuje to w szczególności:

• stosowanie przepisów ochronnych zakazujących pracy w tym czasie bezwzględnie (np. pracownicom w ciąży) lub warunkowo (np. osobom sprawującym opiekę nad dzieckiem do lat 8, które mogą wykonywać pracę w nocy jedynie za swoją zgodą),
• prawo do dodatku za pracę wykonywaną w porze nocnej,
• prawo do wyższej stawki dodatku za pracę nadliczbową przypadającą w ramach tej pory.

Ustalenie przedziału godzin

Pora nocna obejmuje 8 kolejnych godzin mieszczących się w całości w przedziale między godz. 21.00 a godz. 7.00. W praktyce najczęściej wyznacza się pełne godziny (np. godz.21.00–5.00, godz. 22.00–6.00, godz.23.00–7.00), jednak dopuszczalne jest również wskazanie godzin niepełnych, takich jak godz. 21.30–5.30.

Ustalony przedział pory nocnej powinien zostać określony w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub układ nie reguluje tej kwestii,
• informacji o warunkach zatrudnienia – jeśli pracodawca nie jest objęty układem i nie wprowadził regulaminu pracy.

Przy ustalaniu pory nocnej należy przeanalizować obowiązujące u pracodawcy rozkłady czasu pracy oraz pory doby, w których najczęściej występuje praca nadliczbowa, i wybrać taki przedział, który:

• w miarę możliwości nie pokrywa się z godzinami planowanej pracy żadnej grupy pracowników oraz tworzy pewien bufor oddzielający porę nocną od typowych godzin pracy (np. przy stałych rozkładach godz. 7.00–15.00 bardziej uzasadnione jest przyjęcie pory nocnej w godz. 21.00–5.00 niż 22.00–6.00 – dodatkowa praca po godz. 21.00, a nawet po godz. 20.00, co do zasady nie powinna być wykonywana z uwagi na konieczność zapewnienia odpoczynku dobowego, natomiast może się zdarzyć, że praca zostanie polecona tuż przed godz. 6.00),
• jeżeli musi obejmować godziny pracy, to w taki sposób, aby pokrywała np. całą jedną zmianę, nie naruszając kolejnej (przy pracy trzyzmianowej w godz. 6.00–14.00, godz. 14.00-22.00 i godz. 22.00-6.00 racjonalnym rozwiązaniem jest przyjęcie pory nocnej w godz. 22.00–6.00).

Uwaga! Dopuszcza się wskazanie więcej niż jednego przedziału pory nocnej, co w opisanej sytuacji może być najbardziej adekwatnym rozwiązaniem. Konieczne jest jednak jednoznaczne przypisanie poszczególnych pór nocnych do określonych grup stanowisk, wydziałów lub innych wyodrębnionych jednostek organizacyjnych.

Dodatek godzinowy

Za pracę wykonywaną w porze nocnej pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w formie dodatku godzinowego w wysokości 20 proc. stawki godzinowej obliczanej na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym.

Jego wartość zależy zarówno od aktualnej wysokości płacy minimalnej, jak i od wymiaru czasu pracy w danym miesiącu.

Bez znaczenia pozostają natomiast indywidualne zarobki pracownika oraz rozkład jego godzin pracy.

Dodatek za pracę w porze nocnej przysługuje zarówno wtedy, gdy wykonywanie pracy w tych godzinach wynika z grafiku, jak i wtedy, gdy praca w nocy ma charakter nadliczbowy i odbywa się na polecenie pracodawcy.

W przypadku pracy nadliczbowej w godzinach nocnych dodatek ten nie pomniejsza w żadnym stopniu należnej rekompensaty za nadgodziny – są to dwa odrębne świadczenia, przysługujące niezależnie od siebie. Składnik ten stanowi obowiązkowy element wynagrodzenia, objęty ochroną przewidzianą w przepisach prawa pracy. Dla nabycia tego prawa nie ma znaczenia ani stanowisko pracownika, ani system czasu pracy, w którym wykonuje zadania.

Dodatek za pracę w porze nocnej powinien być prawidłowo naliczony i wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym praca w tych godzinach była wykonywana. Choć jego wysokość określa się w stawce godzinowej, nie oznacza to obowiązku przepracowania pełnej godziny, aby nabyć do niego prawo. Świadczenie to przysługuje za rzeczywisty czas pracy w nocy, a przy niepełnych godzinach jego wartość należy ustalić proporcjonalnie.

Pracownik może więc otrzymać odpowiednią część dodatku – np. 1/4 przy 15 minutach lub 1/3 przy 20 minutach pracy w porze nocnej. [przykład 5, tabela 19, przykład 6]

Przykład 5

Przykład 6

• 6,01 zł za godzinę przypadającą na 28 lutego (godz. 23.00–24.00),
• 38,22 zł za 7 godzin przypadających na 1 marca (godz. 0.00–7.00), co łącznie daje 44,23 zł.

gdy święta przypadają w dniach wolnych od pracy

Każde święto przypadające w okresie rozliczeniowym w dzień inny niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy występuje ono w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu, o ile nie jest to niedziela.

Choć przepisy nie wprowadzają wprost obowiązku wyznaczania innego dnia wolnego za święto przypadające w dniu rozkładowo wolnym, to konieczność ta wynika z ogólnych zasad rozliczania czasu pracy. Pracodawca musi bowiem zapewnić w okresie rozliczeniowym odpowiednią liczbę dni wolnych – co najmniej tyle, ile przypada w tym czasie niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Uwaga! Wskazanie dodatkowego dnia wolnego nie jest natomiast wymagane w sytuacji, gdy pracownik z uwagi na specyfikę rozkładu lub wymiar etatu ma zaplanowaną mniejszą liczbę dni pracy niż maksymalna możliwa w danym okresie rozliczeniowym. Dotyczy to w szczególności części pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Święta wypadające w sobotę

Kwestia udzielania dnia wolnego za święto przypadające w dniu rozkładowo wolnym najczęściej pojawia się w kontekście świąt wypadających w sobotę. Wynika to z faktu, że w wielu zakładach pracy sobota jest stałym dniem wolnym – znacznie częściej stosowany jest bowiem rozkład poniedziałek – piątek niż np. wtorek – sobota.

Należy jednak podkreślić, że regulacja art. 130 par. 2 k.p., zgodnie z którą każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, znajduje zastosowanie w każdym układzie pracy – niezależnie od tego, czy obowiązuje stały rozkład dni pracujących, czy harmonogramy o zmiennej strukturze.

W 2026 r. kwestie związane ze świętami przypadającymi w soboty mają szczególne znaczenie dla ustalenia wymiaru czasu pracy oraz odpowiedniej liczby dni wolnych w okresach rozliczeniowych. W tym roku w sobotę wypadają dwa święta:

• Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny – 15 sierpnia,
• drugi dzień Bożego Narodzenia – 26 grudnia.

Oba te dni obniżają wymiar czasu pracy o 8 godzin w odpowiednich miesiącach i mogą wymagać wyznaczenia dodatkowych dni wolnych, o ile pracownik ma zaplanowaną maksymalną liczbę dni pracy w okresie rozliczeniowym.

PRZYKŁAD 7

Podobna sytuacja może wystąpić również przy zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie równoważnym. W tym rozwiązaniu wydłużone doby robocze są kompensowane wyznaczaniem dodatkowych dni wolnych wynikających z harmonogramu, co zwiększa liczbę dni wolnych w okresie rozliczeniowym. W efekcie konieczność wskazywania kolejnego dnia wolnego w zamian za dzień wolny wynikający z kalendarza, przypadający na sobotę, nie zawsze występuje.

Ustalenie terminu wykorzystania dnia wolnego należy do pracodawcy.

Uwaga! Jakkolwiek pracodawca może uwzględniać propozycje pracowników dotyczące terminu dnia wolnego wynikającego z obniżenia wymiaru czasu pracy, to jednak to na nim spoczywa obowiązek faktycznego zapewnienia tego dnia w okresie rozliczeniowym. Błędem jest oczekiwanie na inicjatywę pracownika i brak monitorowania, czy dzień wolny został rzeczywiście udzielony.

Na przykład można przyjąć, że w tym dniu zakład lub instytucja nie będzie funkcjonować, co często stosuje się przy tzw. długich weekendach. Może również ustalić kilka różnych terminów, dzieląc pracowników na grupy, aby zapewnić ciągłość działania.

Istotne jest jednak to, aby dzień wolny został udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym przypada dzień obniżający wymiar czasu pracy.

PRZYKŁAD 8

W przypadku zakończenia zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego wymiar czasu pracy ustala się wyłącznie na część tego okresu – od jego początku do dnia ustania stosunku pracy. Analogicznie, podjęcie zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego oznacza konieczność obliczenia wymiaru czasu pracy od dnia nawiązania stosunku pracy do końca tego okresu. Ma to bezpośredni wpływ na prawo do dnia wolnego wynikającego z obniżenia wymiaru czasu pracy.

PRZYKŁAD 9

Może wystąpić również sytuacja odwrotna, gdy stosunek pracy rozwiązuje się po dacie, na którą przypada dzień obniżający wymiar czasu pracy, lecz przed terminem wyznaczonym przez pracodawcę jako dzień wolny dla pozostałych pracowników. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do obniżenia wymiaru czasu pracy wynikającego z tego dnia, jednak nie nabywa uprawnienia do wykorzystania wyznaczonego dnia wolnego, ponieważ w dacie jego wystąpienia nie pozostaje już w zatrudnieniu.

PRZYKŁAD 10

• prawidłowo zaplanować czas pracy w 2026 r.,
• ustalić wypoczynek w przyszłym roku.