Pracodawca powinien precyzyjnie określać zasady pomniejszania premii w regulaminie wynagradzania

Zasady uwzględniania należnych pracownikowi premii w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego wynikają z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: u.ś.p.). Zgodnie z art. 36 ust. 1 u.ś.p. podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Natomiast w myśl art. 41 ust. 1 u.ś.p. przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Celem tej regulacji jest uniknięcie sytuacji, w której ubezpieczony pracownik otrzymywałby ten sam składnik wynagrodzenia podwójnie – raz jako wynagrodzenie sensu stricto i drugi raz jako składnik wynagrodzenia uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego.

Premia za okres niezdolności do pracy

Premie należy wliczać do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego, jeśli pracownik nie otrzymuje ich za okres choroby. Oznacza to, że w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) należy pominąć te składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania świadczenia chorobowego zgodnie z wewnętrznymi regulacjami – tj. postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu. Chodzi zatem wyłącznie o te składniki wynagrodzenia, które się pracownikowi należą w okresie pobierania tego zasiłku, a nie o te, które jedynie są wypłacane w tym czasie, lecz dotyczą wcześniejszych okresów zatrudnienia.

W każdym przypadku należy zweryfikować, czy dany składnik wynagrodzenia (np. premia) został faktycznie wypłacony pracownikowi. Jeśli nie – mimo formalnego zachowania prawa do danego składnika – należy go uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku.

Przepisy u.ś.p. dla pominięcia danego składnika wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłku wymagają bowiem, aby spełnione były łącznie dwa warunki:

• pracownik zachowuje do niego prawo w okresie pobierania zasiłku oraz
• składnik ten jest faktycznie wypłacany za ten okres.

Regulacje wewnętrzne

Zasady przyznawania premii zazwyczaj są określone w aktach wewnętrznych – takich jak regulamin wynagradzania czy regulamin premiowania. To właśnie z tych dokumentów powinno wyraźnie wynikać, czy dana premia jest pomniejszana za okres niezdolności do pracy, czy też przysługuje niezależnie od absencji chorobowej.

W przypadku pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania (ze względu na niewielką liczbę zatrudnionych), każdy przypadek ustalania podstawy wynagrodzenia chorobowego należy oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem przedstawionych zasad.

Uwaga! Pomimo braku ustawowego obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania, warto jest wprowadzić regulamin premiowania, który w sposób przejrzysty określi zasady przyznawania i wypłaty poszczególnych premii obowiązujących u danego pracodawcy.

Premie regulaminowe

To świadczenia o z góry określonych, obiektywnych i możliwych do zweryfikowania przesłankach ich nabycia, które – po ich spełnieniu – dają pracownikowi roszczenie o ich wypłatę. Aby premie mogły być wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku, regulamin powinien przewidywać ich pomniejszenie za okres niezdolności do pracy, a w praktyce musi tak rzeczywiście być.

Jeżeli natomiast premie są wypłacane w pełnej wysokości, niezależnie od absencji chorobowej, wówczas nie powinny być wliczane do podstawy wymiaru zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego. W przypadku premii regulaminowych określenie zasad jej zmniejszenia powinno polegać na wprowadzeniu w przepisach o wynagradzaniu tzw. reduktorów, czyli mechanizmów precyzujących, w jakim zakresie premia nie przysługuje za czas niezdolności do pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2016 r., sygn. akt I UK 178/16). W praktyce oznacza to, że w przepisach o wynagradzaniu należy jasno wskazać, że za okres pobierania zasiłku chorobowego premia nie przysługuje albo jest proporcjonalnie zmniejszana.

Premie uznaniowe oraz nagrody

Większy problem jest w przypadku premii uznaniowych. Skoro mają one charakter świadczeń przyznawanych pracownikowi według swobodnego uznania pracodawcy, to nie sposób jednoznacznie ustalić, czy brak wypłaty takiej premii (bądź jej obniżenie) wynika z nieobecności pracownika z powodu choroby, czy też z innych przyczyn.

W orzecznictwie podkreśla się, że do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie można wliczać tych składników wynagrodzenia (w tym nagród), w przypadku których regulacje wewnętrzne nie przesądzają jednoznacznie, że pracownik traci do nich prawo w okresie pobierania zasiłku chorobowego. W konsekwencji, do podstawy wymiaru wlicza się wyłącznie te składniki, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – w sposób jednoznaczny i definitywny podlegają zmniejszeniu lub zawieszeniu na czas pobierania zasiłku chorobowego. Takie rozstrzygnięcie jest jasne i praktycznie wykonalne w odniesieniu do premii, których wysokość (lub sposób jej obliczania) jest z góry ustalony.

Z orzecznictwa

W orzecznictwie wyrażany jest pogląd, że uznaniowy charakter premii lub nagrody wyłącza możliwość jej wliczenia do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w świetle art. 41 ust. 1 u.ś.p. Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z 2 sierpnia 2007 r. (sygn. akt III UK 26/07): „jeżeli nagrody i premie przewidziane w przepisach płacowych pracodawcy mają wyłącznie charakter uznaniowy to nie mogą być utożsamiane z premią regulaminową, ponieważ ich wysokość, zakres wypłaty i częstotliwość pozostawiono uznaniu pracodawcy, a zatem premia przyznana ubezpieczonej nie mogła być wliczona do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, gdyż do podstawy wymiaru takiego zasiłku przyjmuje się tylko takie premie, których warunki uzyskania przewidują przepisy wewnątrzzakładowe i to pod warunkiem, że określają one pomniejszenie premii za czas pobierania zasiłku chorobowego”.

Nieco łagodniejsze podejście do omawianego problemu zostało przedstawione w uzasadnieniu innego wyroku Sądu Najwyższego z 6 lipca 2005 r. (sygn. akt III UK 76/05). Wskazał on, że nie zawsze sam charakter prawny danego składnika wynagrodzenia – a więc to, czy był on przyznawany lub zmniejszany według uznania pracodawcy – może przesądzać o jego wyłączeniu z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Pogląd ten uznaje się za trafny, ponieważ prowadzi do wniosku, że nagrody mogą być wliczane do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, a o ich ewentualnym wyłączeniu na podstawie art. 41 ust. 1 u.ś.p. decyduje nie tylko treść przepisów wewnątrzzakładowych (i ich jednoznaczność), lecz także inne okoliczności faktyczne – w szczególności sposób stosowania tych przepisów w praktyce pracodawcy oraz wobec konkretnego pracownika.

► Czy można wliczyć premię uznaniową do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, jeżeli regulamin wynagradzania przewiduje jej pomniejszenie za okres niezdolności do pracy?

Za każdym razem należy wyjaśnić, czy obowiązujące w danym przypadku przepisy regulaminu wynagradzania zapewniają premię uznaniową także w okresie pobierania zasiłku chorobowego. Co przy tym istotne, za niewystarczające uznać należy określenie w regulaminie wynagradzania, że wypłaty premii uznaniowych ulegają zmniejszeniu lub całkowitemu zawieszeniu za okres pobierania przez pracowników wynagrodzenia za czas choroby, jeśli o wysokości zmniejszenia lub całkowitym zawieszeniu wypłaty nagród decyduje samodzielnie pracodawca. Reduktory bowiem muszą mieć charakter jednoznaczny i definitywny i tylko w takim przypadku – przy uwzględnieniu nie tylko treści przepisów zakładowych, ale także okoliczności ich faktycznego stosowania w praktyce pracodawcy – można by uznać, że istnieją podstawy do wliczenia do podstawy wymiaru zasiłku również premii uzna niowych.

W praktyce zatem można wyobrazić sobie ustalenie zasad zmniejszania również w odniesieniu do premii uznaniowych, jednak może to budzić wątpliwości w kontekście ustalenia pierwotnej wysokości należnej premii (skoro o jej wysokości decyduje swobodnie pracodawca). W takim przypadku, pracodawca musiałby najpierw przyznać pracownikowi premię uznaniową, a następnie ją zmniejszyć z uwzględnieniem jednoznacznych i definitywnych reduktorów, według zasad przewidzianych w przepisach o wynagradzaniu.

Trzeba precyzyjnie określić zasady nabywania prawa do premii

Podsumowując, w kontekście konkretnych zapisów regulaminu wynagradzania czy premiowania, należy precyzyjnie określić zasady nabywania prawa do premii regulaminowej. Jeżeli premia ta ma być wliczana do podstawy wymiaru zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego, regulamin powinien szczegółowo określić tzw. reduktory, czyli zapisy określające sposób i zakres jej pomniejszania za okres choroby.

W odniesieniu do premii uznaniowych decyzja co do ich wliczania do podstawy wymiaru zasiłku należy do pracodawcy. Jeśli jednak miałyby one zostać uwzględnione w tej podstawie, regulamin musiałby zawierać jednoznaczne i definitywne reguły ich zmniejszania. Zasadniczo jednak premie uznaniowe i nagrody, jako świadczenia, których przyznanie i wysokość zależą od swobodnej decyzji pracodawcy, nie powinny być wliczane do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. ©℗