Czas na przekazanie drugiej raty na ZFŚS – termin do 30 września 2025 r.

Jakie są zasady tworzenia funduszu?

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy, naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS, pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Tak więc do 30 września musi wpłynąć na rachunek funduszu pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3 ustawy o ZFŚS. Przepisy te dotyczą odpisu podstawowego dokonywanego na pracowników: zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych) oraz młodocianych. Ponadto do 30 września pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot, które są dobrowolne. Jeżeli więc pracodawca zdecyduje się zwiększać:

• odpis na pracowników niepełnosprawnych lub
• fundusz na emerytów i rencistów, lub
• fundusz na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego

– to kwoty tych zwiększeń musi przelać na konto ZFŚS najpóźniej do końca września.

Jakie są terminy przekazywania odpisu na ZFŚS?

Terminy przekazania środków na fundusz:

• do 31 maja – co najmniej 75 proc. odpisów podstawowych,
• do 30 września – całość odpisów oraz wszystkie dobrowolne zwiększenia,
• do 31 grudnia – korekta do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Od jakiej kwoty liczony jest odpis?

20 lutego ukazało się obwieszczenie prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. Jest ono niezbędne do ustalenia wysokości odpisu na ZFŚS w 2025 r. Wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. wyniosło 7262,39 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. było wyższe, to podstawa naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 7262,39 zł.

Jaka jest wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS?

Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2025 r. wynosi więc:

• na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2723,40 zł;
• na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3631,20 zł;
• na jednego pracownika młodocianego: • w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 363,12 zł; • w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 435,74 zł; • w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 508,37 zł.

Ponadto zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 453,90 zł. Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 453,90 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Ponadto pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 544,68 zł.

Pozostałe zasady tworzenia i przekazywania środków

Jak już wspomnieliśmy ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Wszystkie odpisy obowiązkowe i zwiększenia fakultatywne tworzą u pracodawcy jeden fundusz (art. 5 ust. 8a ustawy o ZFŚS), jednak to odpis podstawowy jest głównym źródłem funduszu. Nalicza się go w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy.

Szczegółowo sposób obliczania ustala zaś par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Określono w nim, że podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). W związku z tym na początku każdego roku ustala się planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku koryguje się do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie w danym roku. Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty, korzystając przy tym z jednej z trzech metod statystycznych, tj.: uproszczonej, średniej chronologicznej lub arytmetycznej. Potem sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Jaką ewidencję stosować przy przekazaniu odpisu na ZFŚS?

Ewidencję księgową ZFŚS prowadzi się na kontach:

• 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
• 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

Środki pieniężne funduszu powinny być zawsze wyodrębnione na innym rachunku bankowym. Ujmuje się je więc w jednostkach budżetowych na koncie 135. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma – wypłaty tych środków. Wynika to z ustaleń zawartych w art. 12 ustawy o ZFŚS, zgodnie z którymi pracodawca ma obowiązek przechowywania środków funduszu na odrębnym rachunku bankowym. Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a przede wszystkim zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Ewidencji na koncie 135 dokonuje się zgodnie z wyciągami bankowymi. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.

Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń ZFŚS. Saldo Ma konta 851 wyraża stan ZFŚS. Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

• stanu, zwiększeń i zmniejszeń ZFŚS, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń,
• wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

Księgowania mogą być następujące. Naliczenie odpisu na ZFŚS zapisujemy: strona Wn konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”. Odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS: (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września) ewidencjonujemy strona Wn konta 240 „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”, strona Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły) księgujemy zaś: strona Wn konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS)”, strona Ma konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.