Prawo pracy: odpowiedzi na pytania z poradni kadrowej

Odpowiedź: Nie można czasowo powierzyć zastępcy wójta – zatrudnionemu na podstawie powołania – wykonywania obowiązków dyrektora wydziału, nawet na okres do 3 miesięcy. Dopuszczalne jest natomiast łączenie funkcji zastępcy wójta (powołanie) oraz dyrektora wydziału (umowa o pracę) przy odpowiednim podziale czasu pracy i zachowaniu odrębnych podstaw zatrudnienia.

Uzasadnienie: Z art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) wynika, że jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. W okresie tym przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego. Przepis ten dotyczy jednak wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Artykuł 21 u.s.g. nie obejmuje pracowników powołanych (jak zastępca wójta). W związku z tym brak jest podstaw do powierzenia innej pracy osobie zatrudnionej na podstawie powołania, nawet na krótki czas.

Jeżeli zastępca wójta przystąpi do konkursu i zostanie wybrany na stanowisko dyrektora wydziału, możliwe jest łączenie obu funkcji, jednak wyłącznie przy spełnieniu określonych warunków formalnych. Oznacza to, że:

• konieczne byłoby zawarcie odrębnej umowy o pracę na stanowisko dyrektora wydziału w wymiarze np. 1/4 etatu,
• zatrudnienie na stanowisku dyrektora musiałoby się odbyć w drodze naboru, zgodnie z u.p.s.,
• zastępca wójta mimo zatrudnienia w tej samej jednostce, nie mógłby być przeniesiony na stanowisko urzędnicze – musiałby zostać zatrudniony zgodnie z procedurą przewidzianą dla tego typu stanowisk. ©℗

Czy ośrodek kultury musi przeprowadzać konkurs na stanowisko księgowego

Odpowiedź: Nie ma takiego obowiązku. Gminny ośrodek kultury może zatrudnić księgowego bez konieczności organizowania konkursu czy naboru.

Uzasadnienie: Gminny ośrodek kultury, jako instytucja kultury będąca samodzielną gminną osobą prawną, nie jest pracodawcą samorządowym w rozumieniu ustawy o pracownikach samorządowych. Oznacza to, że nie obowiązują go przepisy tej ustawy, w tym regulacje dotyczące obowiązku przeprowadzania naboru na wolne stanowiska. Zatrudnianie pracowników w instytucjach kultury, takich jak gminne ośrodki kultury, odbywa się na podstawie przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Ustawa ta nie nakłada obowiązku przeprowadzania konkursów lub naborów na stanowiska pracownicze inne niż stanowisko dyrektora. Nawet w przypadku dyrektora konkurs nie jest obowiązkowy, lecz stanowi jedną z możliwych form wyłonienia kandydata. ©℗

Jak rozliczyć urlop przy przejściu urzędnika do nowego pracodawcy

Odpowiedź: Tak, będzie mógł wykorzystać urlop u nowego pracodawcy.

Uzasadnienie: Przeniesienie pracownika do innego urzędu na podstawie art. 23¹ kodeksu pracy nie skutkuje rozwiązaniem stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą. Oznacza to, że nie dochodzi do zakończenia zatrudnienia. W przedstawionej sytuacji następuje przejście części zakładu pracy na innego pracodawcę, który z mocy prawa staje się stroną w istniejącym stosunku pracy. W konsekwencji urlop wypoczynkowy – w tym również zaległy – przechodzi wraz z pracownikiem do nowego pracodawcy i nie podlega rozliczeniu w formie ekwiwalentu pieniężnego przez urząd gminy. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy, co w tej sytuacji nie ma miejsca. ©℗

W jakim zakresie dodatek specjalny może zastąpić wynagrodzenie za nadgodziny

Odpowiedź: Tak, gdyż dodatek specjalny nie rekompensuje mu pracy w nadgodzinach.

Uzasadnienie: Dodatek specjalny, o którym mowa w art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, może być przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu:

• okresowego zwiększenia obowiązków służbowych,
• powierzenia dodatkowych zadań.

Dodatek ten ma charakter uznaniowy i jest rekompensatą za zwiększony zakres odpowiedzialności lub pracochłonność powierzonych zadań, ale nie ma on związku z rozliczaniem czasu pracy i nie zastępuje należności za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeśli w związku z dodatkowymi zadaniami pracownik wykonuje pracę ponad normy czasu pracy, skutkującą powstaniem godzin nadliczbowych, to zgodnie z przepisami k.p. oraz ustawą o pracownikach samorządowych należy mu się rekompensata w jednej z dwóch form:

• czas wolny w tym samym wymiarze (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy – w zależności od sytuacji),
• wynagrodzenie wraz z dodatkiem za nadgodziny.

O sposobie rekompensaty decyduje pracownik – to on wybiera, czy chce czas wolny, czy wynagrodzenie, zgodnie z przepisami regulującymi czas pracy pracowników samorządowych.

Podkreślić należy, że dodatek specjalny nie może zostać uznany za ekwiwalent za pracę w nadgodzinach i nie wyłącza obowiązku jej rozliczenia zgodnie z przepisami o czasie pracy. ©℗

Czy dyrektor biblioteki może otrzymywać dodatek za wysługę lat

Odpowiedź: Tak, dyrektor gminnej biblioteki publicznej może otrzymywać dodatek za wysługę lat (stażowy), jeśli suma wszystkich składników jego wynagrodzenia miesięcznego nie przekracza limitu ustalonego w art. 8 pkt 1 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (tzw. ustawy kominowej).

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy kominowej osobom kierującym samorządowymi instytucjami kultury przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne, które może mieć charakter wieloskładnikowy – obejmujący np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy czy premię.

Co istotne, dodatek za wysługę lat nie jest wyłączony z pojęcia „wynagrodzenia miesięcznego” i może stanowić jego część – pod warunkiem, że łączna kwota tego wynagrodzenia nie przekroczy sześciokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku, ogłaszanego przez prezesa GUS za IV kwartał roku poprzedniego (na 6 czerwca 2025 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za IV kwartał 2024 r. to 8 548,85 zł).

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 18 lutego 2013 r. (sygn. akt II PK 164/12), wskazując, że ustawodawca celowo posługuje się pojęciem „wynagrodzenie miesięczne”, a nie „wynagrodzenie zasadnicze”. Termin ten należy rozumieć zgodnie z jego znaczeniem w prawie pracy – jako świadczenie okresowe należne pracownikowi za wykonaną pracę, niezależnie od tego, czy składa się z jednej, czy z kilku części. ©℗

Kto może przyznać podwyżkę osobie zastępującej dyrektora instytucji kultury

Odpowiedź: Tak, organizator instytucji kultury może przyznać podwyżkę pełnomocnikowi, ale tylko wtedy, gdy statut lub inny akt prawny przyznaje mu kompetencje do podejmowania takich decyzji wobec tej kategorii pracowników.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dyrektor instytucji kultury jest zatrudniany na podstawie powołania, a jego wynagrodzenie określa organizator w akcie powołania. W odniesieniu do pozostałych pracowników instytucji – także tych, którym dyrektor powierzył obowiązki na czas swojej nieobecności – czynności pracodawcy wykonuje dyrektor albo osoba go zastępująca w granicach umocowania (np. na podstawie pełnomocnictwa).

W sytuacji, gdy dyrektor jest nieobecny, ale formalnie nie odwołano go z funkcji, a także nie powołano osoby pełniącej obowiązki dyrektora na mocy art. 16a ustawy, możliwość przyznania podwyżki osobie go zastępującej może zależeć od:

• zakresu pełnomocnictwa udzielonego tej osobie przez dyrektora (jeśli obejmuje ono również prawo decydowania o własnym wynagrodzeniu – co jest wątpliwe),
• ewentualnego upoważnienia organizatora do podejmowania takich decyzji w wyjątkowych sytuacjach – co musi wynikać ze statutu instytucji lub umowy organizacyjno-finansowej zawartej na podstawie art. 15 ust. 5 ustawy.

W praktyce, jeśli nie ma jasnej podstawy prawnej do udzielenia podwyżki przez osobę zastępującą dyrektora, decyzję może podjąć organizator – ale tylko w granicach przyznanych mu przez prawo kompetencji. ©℗

Czy dyrektor biblioteki może wnioskować o odwołanie go ze stanowiska przed terminem

Odpowiedź: Tak, dyrektor biblioteki może złożyć wniosek o odwołanie ze stanowiska przed upływem okresu, na który został powołany, zgodnie z art. 15 ust. 6 pkt 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: u.o.p.d.k.). W takim przypadku organizator po zasięgnięciu opinii związków zawodowych i stowarzyszeń zawodowych oraz twórczych, może odwołać dyrektora na jego prośbę.

Odpowiedź: Zgodnie z art. 15 ust. 7 u.o.p.d.k. w zakresie nieuregulowanym do powoływania i odwoływania dyrektora stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu pracy (art. 68–72). Samo połączenie lub likwidacja instytucji kultury nie stanowią podstawy do automatycznego odwołania dyrektora. W przypadku planowanego połączenia biblioteki z miejskim centrum kultury (MCK), mamy do czynienia z przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę zgodnie z art. 23¹ k.p. W takiej sytuacji dyrektor biblioteki staje się pracownikiem nowego podmiotu (MCK), który ma obowiązek zaproponować mu nowe warunki zatrudnienia. Dyrektor ma co najmniej 7 dni na przyjęcie lub odrzucenie tej propozycji. Brak zgody na nowe warunki skutkuje rozwiązaniem stosunku pracy z upływem okresu wypowiedzenia, tak jak przy wypowiedzeniu umowy przez pracodawcę. Alternatywnie dyrektor może sam wnioskować o wcześniejsze odwołanie z funkcji, składając rezygnację zgodnie z art. 15 ust. 6 pkt 1 u.o.p.d.k. To rozwiązanie umożliwia formalne zakończenie pełnienia funkcji jeszcze przed rozpoczęciem procesu połączenia instytucji. ©℗