Świadczenie urlopowe dla nauczycieli – najczęstsze pytania i wątpliwości

Odpowiedź: Świadczenie urlopowe nauczycieli w 2025 r. należy wypłacić najpóźniej do 31 sierpnia. Jeżeli stosunek pracy zakończy się wcześniej, trzeba je przekazać w ostatnim dniu zatrudnienia, w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia w roku szkolnym.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela nauczycielowi przysługuje raz w roku świadczenie urlopowe finansowane ze środków ZFŚS, w wysokości odpisu podstawowego. Jest ono obowiązkowe i nie zależy od sytuacji socjalnej pracownika. Termin jego wypłaty upływa 31 sierpnia – do tego dnia szkoła powinna zrealizować świadczenie dla wszystkich nauczycieli pozostających w zatrudnieniu. W sytuacji, gdy stosunek pracy rozwiązuje się wcześniej, to pracodawca wypłaca świadczenie w ostatnim dniu zatrudnienia. Kwotę należy obliczyć proporcjonalnie, uwzględniając wymiar etatu i okres pracy w danym roku szkolnym.

Jakie prawa ma emerytowany nauczyciel zatrudniony w szkole na część etatu?

Odpowiedź: Tak. Nauczyciel – także emeryt – zatrudniony w szkole na podstawie umowy o pracę ma prawo do świadczenia urlopowego. Wysokość tego świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia, czyli w tym przypadku będzie to połowa pełnej kwoty.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty nauczyciela każdy nauczyciel zatrudniony w szkole otrzymuje raz w roku świadczenie urlopowe. Ustawa nie różnicuje prawa do tego świadczenia w zależności od wieku, stażu czy faktu pobierania emerytury. Liczy się wyłącznie zatrudnienie w ramach stosunku pracy.

Kwota świadczenia urlopowego dla nauczycieli jest powiązana z wysokością odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, naliczanego od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. W tym roku wynosi 2723,40 zł. W przypadku nauczyciela zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin świadczenie wypłaca się proporcjonalnie do etatu.

Dlatego emerytowany nauczyciel zatrudniony na 1/2 etatu otrzyma połowę kwoty przysługującej nauczycielowi w pełnym wymiarze.

Czy w 2025 r. nauczyciele otrzymają wyższe świadczenie urlopowe?

Odpowiedź: W 2025 r. pełna kwota świadczenia urlopowego dla nauczycieli wynosi 2723,40 zł brutto. Przy niepełnym etacie lub krótszym okresie zatrudnienia świadczenie jest proporcjonalnie niższe. Należy je wypłacić najpóźniej do 31 sierpnia. Świadczenie nie podlega składkom ZUS, ale jest opodatkowane podatkiem dochodowym.

Uzasadnienie: Świadczenie urlopowe dla nauczycieli wynika z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela. Jego wysokość odpowiada odpisowi podstawowemu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczanemu dla nauczycieli, obliczanemu jako 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim.

Przypomnijmy, że wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. wyniosło 7262,39 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. było wyższe, to kwota do ustalenia wysokości odpisu i świadczenia urlopowego w 2025 r. wynosi 7262,39 zł. A więc świadczenie urlopowe dla nauczyciela zatrudnionego przez cały rok szkolny w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi więc 2723,40 zł. Tyle przysługuje nauczycielowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze zajęć i przez cały rok szkolny. Jeśli nauczyciel pracuje np. na 3/4 etatu, świadczenie wyniesie 2042,55 zł, a przy 1/2 etatu – 1361,70 zł. W razie krótszego okresu zatrudnienia stosuje się proporcjonalne obliczenie.

Świadczenie urlopowe należy wypłacić najpóźniej do końca sierpnia danego roku. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych nie stanowi ono podstawy wymiaru składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. ©℗

Czy dyrektor szkoły musi ustalać zasady w regulaminie?

Odpowiedź: Nie, nie są wymagane takie zapisy w regulaminie o ZFŚS. Świadczenie urlopowe dla nauczycieli jest regulowane przepisami Karty Nauczyciela i wypłacane na ich podstawie, a nie w oparciu o regulamin ZFŚS.

Uzasadnienie: Świadczenie urlopowe dla nauczycieli wynika wprost z Karty nauczyciela (art. 53 ust. 1a KN). Jego wysokość ustalana jest ustawowo i powiązana z odpisem podstawowym na ZFŚS, a zasady jego przyznawania są jednolite dla wszystkich nauczycieli zatrudnionych w danej szkole. Oznacza to, że świadczenie to ma charakter obligatoryjny i dyrektor nie może go ani uzależniać od kryterium socjalnego, ani różnicować w inny sposób.

Uwaga! W przeciwieństwie do świadczeń finansowanych z ZFŚS, których podział wymaga regulaminu ustalanego w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, świadczenie urlopowe nauczycieli nie wymaga obowiązkowo regulacji wewnętrznych. Jego wypłata następuje z mocy prawa i w terminie określonym ustawą, czyli do końca sierpnia danego roku. Mimo że regulamin ZFŚS nie jest wymagany, dyrektor szkoły może informować nauczycieli o zasadach wypłaty świadczenia urlopowego w inny sposób, np. poprzez komunikację wewnętrzną.

Na jakim koncie ująć – 231 czy 234?

Odpowiedź: Każde z tych rozwiązań jest poprawne. Ostateczny wybór zależy od tego, co przewiduje zakładowy plan kont i polityka rachunkowości szkoły.

Uzasadnienie: Rozbieżności dotyczące ewidencji świadczeń urlopowych dla nauczycieli wynikają z tego, że świadczenie to formalnie nie jest klasyfikowane jako wynagrodzenie. Jest ono jednak świadczeniem ściśle związanym ze stosunkiem pracy i posiada wiele cech zbliżonych do wynagrodzenia, dlatego w praktyce stosowane są dwa rozwiązania:

• konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” lub
• konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Za ujmowaniem świadczeń urlopowych na koncie 231 przemawiają następujące argumenty:

• świadczenie przysługuje wyłącznie nauczycielom, a więc osobom pozostającym w stosunku pracy,
• jego wysokość zależy bezpośrednio od okresu zatrudnienia oraz wymiaru czasu pracy,
• ma charakter obligatoryjny, a nie uznaniowy, jak ma to miejsce przy wielu innych świadczeniach socjalnych,
• podlega opodatkowaniu i ujmuje się je na liście płac,
• wypłacane jest raz w roku, zbiorczo dla uprawnionych pracowników.

Konto 231 służy – zgodnie z opisem – do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych do wynagrodzeń, w tym m.in. należności wynikających z umowy o pracę, umowy-zlecenia, umowy o dzieło czy umowy agencyjnej. Mimo że świadczenie urlopowe nie jest typowym wynagrodzeniem, to ze względu na swój obligatoryjny charakter, ścisły związek ze stosunkiem pracy i sposób rozliczania (lista płac, opodatkowanie), w wielu jednostkach jest traktowane na równi z wynagrodzeniami. Dlatego ewidencja na koncie 231 jest powszechnie przyjętą i praktyczną metodą, którą można wprost uzasadnić charakterem tego świadczenia.

Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

Alternatywą jest ujmowanie świadczeń urlopowych na koncie 234. Konto to przeznaczone jest do ewidencji rozrachunków wobec pracowników z tytułów innych niż wynagrodzenia. Zwolennicy tego rozwiązania wskazują, że skoro świadczenie urlopowe nie stanowi wynagrodzenia sensu stricto, właściwe jest zakwalifikowanie go jako „pozostałego rozrachunku z pracownikami”.

W takim wariancie przyjęte są następujące księgowania:

• decyzja o przyznaniu świadczenia: Wn 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” / Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (analityka: świadczenia urlopowe),
• wypłata świadczenia: Wn 234 / Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• dodatkowo jednostka ujmuje podatek dochodowy związany ze świadczeniem, a następnie jego zapłatę na rzecz budżetu.

Rozwiązanie to pozwala zachować wyraźne rozróżnienie pomiędzy wynagrodzeniami a świadczeniami o charakterze socjalnym, finansowanymi ze środków funduszu. Jest ono szczególnie przydatne w jednostkach, które kładą nacisk na przejrzystość analityki ZFŚS i chcą unikać łączenia świadczeń socjalnych z wynagrodzeniami w ścisłym znaczeniu.

Rola polityki rachunkowości

Ponieważ przepisy nie wskazują jednoznacznie, które konto należy stosować, wybór rozwiązania należy do jednostki. Powinien on zostać jasno zapisany w polityce rachunkowości szkoły i konsekwentnie stosowany w praktyce. Ważne jest, aby w zakładowym planie kont wskazać, czy świadczenia urlopowe ewidencjonuje się na koncie 231 wraz z wynagrodzeniami, czy też na koncie 234 jako inne rozrachunki z pracownikami. Dzięki temu uniknie się rozbieżności i zapewni spójność ewidencji w kolejnych latach.

Uwaga! Zarówno ewidencja na koncie 231, jak i na koncie 234 jest poprawna. Ostateczny wybór zależy od przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości i powinien być stosowany konsekwentnie. Konto 231 jest częściej wybierane ze względu na podobieństwo świadczenia do wynagrodzeń oraz powiązanie z listą płac. Konto 234 z kolei akcentuje odmienność świadczeń urlopowych od wynagrodzeń i zapewnia większą przejrzystość w zakresie rozrachunków socjalnych. ©℗

Czy wypłatę można uzależnić od sytuacji socjalnej nauczyciela?

Odpowiedź: Nie. Świadczenie urlopowe dla nauczycieli przysługuje z mocy prawa i nie może być uzależnione od sytuacji socjalnej ani od innych dodatkowych kryteriów.

Uzasadnienie: Zasady wypłaty świadczenia urlopowego dla nauczycieli reguluje art. 53 ust. 1a Karty nauczyciela. Świadczenie to stanowi wyjątek od ogólnej reguły stosowania kryterium socjalnego przy korzystaniu ze środków ZFŚS. Przysługuje każdemu nauczycielowi pozostającemu w zatrudnieniu w szkole – niezależnie od jego dochodów, sytuacji rodzinnej czy stażu pracy.

Uwaga! Oznacza to, że dyrektor nie ma prawa wprowadzić do regulaminu postanowień ograniczających lub różnicujących dostęp do tego świadczenia. Jedynym elementem różnicującym jest wymiar etatu – wysokość świadczenia oblicza się proporcjonalnie. ©℗

Czy rodzaj umowy ma znaczenie?

Odpowiedź: Tak. Każdy nauczyciel zatrudniony w szkole ma prawo do świadczenia urlopowego. Wysokość tego świadczenia zależy wyłącznie od wymiaru etatu i okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym.

Uzasadnienie: Świadczenie urlopowe dla nauczycieli przysługuje z mocy prawa, na podstawie art. 53 ust. 1a Karty nauczyciela. Obejmuje wszystkich nauczycieli pozostających w stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy (czas określony lub nieokreślony) czy wymiaru etatu.

Jeśli nauczyciel jest zatrudniony w pełnym wymiarze na cały rok szkolny 2024/2025, w 2025 r. otrzyma pełną kwotę świadczenia – 2723,40 zł brutto. Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze lub tylko przez część roku świadczenie oblicza się proporcjonalnie. Przykładowo, przy 3/4 etatu kwota wyniesie 2042,55 zł brutto.

Nie mają natomiast znaczenia ani staż pracy, ani sytuacja socjalna.

Jakie są zasady, jeśli zatrudnienie nie trwa przez cały rok szkolny?

Odpowiedź: Każdy nauczyciel zatrudniony w szkole ma prawo do świadczenia urlopowego. Jeśli jednak nie przepracował całego roku szkolnego lub pracuje w niepełnym wymiarze, wysokość świadczenia jest proporcjonalnie zmniejszana.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela świadczenie urlopowe należy się każdemu nauczycielowi pozostającemu w stosunku pracy w danym roku szkolnym. Przepisy przewidują jego proporcjonalne naliczanie – zarówno w zależności od wymiaru etatu, jak i okresu zatrudnienia.

Czy możliwa jest obniżka, jeśli szkoła ma trudną sytuację finansową?

Odpowiedź: Nie, szkoła nie może obniżyć świadczenia urlopowego ani zrezygnować z jego wypłaty.

Uzasadnienie: Świadczenie urlopowe dla nauczycieli jest świadczeniem obowiązkowym, wynikającym wprost z przepisów Karty nauczyciela (art. 53 ust. 1a–1c). Przysługuje ono każdemu nauczycielowi zatrudnionemu w szkole, w której stosuje się przepisy Karty. Jego wysokość jest ściśle określona i odpowiada wysokości odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalonej dla nauczycieli.

Uwaga! Nie jest to świadczenie zależne od kondycji finansowej szkoły ani od regulaminu ZFŚS. Ma ono charakter gwarantowany ustawowo i należy się nauczycielom niezależnie od tego, czy szkoła posiada fundusz socjalny, czy nie. Dyrektor nie ma prawnej możliwości ani jego obniżenia, ani rezygnacji z wypłaty.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli organ prowadzący szkołę sygnalizuje problemy finansowe, szkoła ma obowiązek zabezpieczyć środki na wypłatę świadczeń urlopowych dla nauczycieli. Brak realizacji tego obowiązku stanowiłby naruszenie przepisów prawa pracy.

Kto wypłaca, jeśli nauczyciel pracuje w kilku szkołach?

Odpowiedź: Każda szkoła, w której nauczyciel jest zatrudniony, ma obowiązek wypłacić mu świadczenie urlopowe – proporcjonalnie do wymiaru etatu w tej jednostce.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty nauczyciela, świadczenie urlopowe przysługuje nauczycielowi zatrudnionemu w szkole, w której stosuje się przepisy karty. Nie ma znaczenia, że nauczyciel wykonuje pracę równolegle w kilku szkołach. Każda jednostka budżetowa samodzielnie realizuje swoje obowiązki wobec pracownika.

Wysokość świadczenia urlopowego oblicza się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia w danej szkole. Jeśli więc nauczyciel pracuje np. na pół etatu w jednej szkole i na ćwierć etatu w drugiej, każda szkoła wypłaca mu świadczenie w odpowiedniej części.

Takie rozwiązanie zapewnia zgodność z zasadą, że świadczenie urlopowe nie jest uzależnione od sytuacji socjalnej ani od łącznego czasu pracy w różnych jednostkach, lecz od faktu zatrudnienia w danej szkole.

Kto może wypłacać świadczenie urlopowe?

Odpowiedź: Jednostki budżetowe, w tym szkoły oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, muszą tworzyć ZFŚS, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Nie mogą więc zastąpić tego obowiązku wypłatą świadczenia urlopowego.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS świadczenie urlopowe może być wypłacane wyłącznie przez pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W tym przypadku pracodawca, który nie tworzy funduszu, ma obowiązek wypłacić każdemu uprawnionemu pracownikowi świadczenie urlopowe.

W sferze budżetowej ten przepis nie ma zastosowania – pracodawcy publiczni zawsze tworzą ZFŚS, a co za tym idzie, nie mogą korzystać z alternatywy w postaci świadczenia urlopowego.

Wyjątek dotyczy nauczycieli zatrudnionych w jednostkach oświatowych. Na podstawie Karty nauczyciela otrzymują oni świadczenie urlopowe, ale nie jest to tożsame świadczenie ze świadczeniem urlopowym z ustawy o ZFŚS. Ma ono odrębną podstawę prawną, inne zasady ustalania i wypłaty – jego wysokość odpowiada kwocie odpisu podstawowego na jednego nauczyciela, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS, i jest wypłacane raz w roku, do końca sierpnia.

Pracownikom jednostek budżetowych niebędącym nauczycielami świadczenie urlopowe nie przysługuje. Mają oni natomiast prawo do innych świadczeń socjalnych przewidzianych w regulaminie ZFŚS – np. dopłat do wczasów, zapomóg czy paczek świątecznych.