Inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach

• spisania rzeczowych i pieniężnych składników majątku,
• uzgodnienia sald aktywów i pasywów,
• wyceny,
• rozliczenia w porównaniu ze stanem wykazanym w dokumentach księgowych,
• rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

Do inwentaryzacji w wielu aspektach, m.in. w zakresie poprawności dokumentacji związanej z jej przebiegiem i rozliczeniem, stosujemy przepisy odnoszące się do dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych (rozdział 1 i 2 u.r.).

Zgodnie z przepisami u.r. obowiązuje zasada, że na dzień bilansowy nie ma składników aktywów i pasywów niepoddanych inwentaryzacji. Składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub przez spis z natury, które nie zostały w ten sposób zinwentaryzowane, muszą zostać poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację. Ustawa obliguje także jednostkę do inwentaryzacji przez spis z natury znajdujących się na jej terenie składników obcych i nakłada równocześnie obowiązek powiadomienia ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji.

Odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, także za odpowiednią jej częstotliwość, jest – zgodnie z art. 4 ust. 5 u.r. – kierownik jednostki.

Choć u.r. ustala zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników), to nie reguluje procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Dlatego warto posiłkować się:

• komunikatem nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. poz. 55; dalej: stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji;
• komunikatem ministra rozwoju i finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz.Urz. Min.Fin. poz. 105; dalej: KSR nr 11).

Są to objaśnienia przepisów zawartych w u.r. Choć nie ma formalnego obowiązku ich stosowania, to z pewnością są bardzo pomocne, bo wskazują rozwiązania i podają liczne przykłady. Przy czym trzeba pamiętać, że w sferze finansów publicznych całą procedurę przeprowadzania inwentaryzacji trzeba dostosować do szczególnych regulacji prawnych obowiązujących w tym sektorze.

■ W naszej jednostce budżetowej ma zostać przeprowadzona obowiązkowa inwentaryzacja. Jakie czynności należy wykonać, jak się do niej przygotować?

Inwentaryzacja to najlepsze narzędzie, aby zweryfikować stan ilościowy i jakość aktywów jednostki oraz źródeł ich finansowania. Ma na celu stwierdzenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz zidentyfikowanie i wyjaśnienie różnic. [tabela 1]

Proces inwentaryzacji można podzielić na trzy główne etapy: przygotowawczy, spisowy, rozliczeniowy.

► Etap przygotowawczy. Składa się przede wszystkim z opracowania planu inwentaryzacji, który ma postać zarządzenia kierownika. Plan ten sporządzany jest odrębnie dla każdego roku, z podziałem na miesiące. Po podjęciu decyzji o terminie, rodzaju i zakresie inwentaryzacji trzeba opracować harmonogram inwentaryzacji – obejmuje on wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane zarówno na etapie przygotowawczym, jak i spisowym oraz rozliczeniowym. Następnie kierownik – zgodnie z harmonogramem – wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz powołuje komisję inwentaryzacyjną i zespoły spisowe. Kolejny krok to instruktaż członków zespołów spisowych.

Warto jeszcze wskazać, że zgodnie ze stanowiskiem KSR w sprawie inwentaryzacji przygotowanie spisu z natury obejmuje:

a) ścisłe (jednoznaczne) określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu,

b) wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe;

c) wskazanie na mocy decyzji kierownika jednostki wykonawców czynności spisowych – własnego personelu lub podmiotu zewnętrznego; członków zespołów spisowych w zakresie sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji;

d) zapewnienie wyposażenia spisującym w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,

e) zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

► Etap spisowy obejmuje następujące czynności:

• zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie,
• zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników,
• pobranie arkuszy spisowych i innych formularzy protokołów,
• przeprowadzenie spisów z natury,
• kontrolę przebiegu inwentaryzacji,
• potwierdzenie sald z bankami i kontrahentami,
• porównanie i weryfikacja stanów ewidencyjnych z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald,
• pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń końcowych,
• przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej do komisji inwentaryzacyjnej,
• przekazanie powyższych dokumentów do księgowości,
• złożenie sprawozdań zespołów spisowych.

► Etap rozliczeniowy to:

• wycena arkuszy spisowych,
• ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
• wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania różnic,
• weryfikacja różnic i przyczyn powstania,
• przeszacowanie wartości składników niepełnowartościowych lub tych, które utraciły swoją wartość użytkową,
• przygotowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej,
• zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej,
• decyzja o rozliczeniu różnic,
• księgowanie różnic,
• archiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (przez pięć lat).

■ Czy kierownik jednostki może scedować zapisem w instrukcji odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji (w formie spisu z natury) na inną osobę, np. na głównego księgowego?

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika jednostki, także jednostki sektora finansów publicznych, co wynika z art. 26–27 u.r. Wyłącznie kierownik odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury. Kierownik jednostki na mocy zarządzenia wewnętrznego decyduje o roli głównego księgowego i podległego mu personelu w wykonywaniu zadań inwentaryzacyjnych. Odpowiedzialność kierownika za inwentaryzację jest doprecyzowana w art. 4 ust. 5 u.r. Zgodnie z nim kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych u.r., w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury (tu bezpośrednio odpowiedzialność ponoszą członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych). Jednak jest to tylko odpowiedzialność za rzetelne przeprowadzenie technicznych czynności spisu z natury, natomiast kierownik odpowiedzialny jest za inwentaryzację jako całość.

Główny księgowy może sprawować nadzór nad przeprowadzeniem spisu z natury, rozliczeniem powstałych różnic w toku inwentaryzacji (między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych). Zwykle na wniosek głównego księgowego powoływane są organy do przeprowadzenia inwentaryzacji, a zwłaszcza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, eksperci przewidziani do czynności szczególnych itp. Dopiero gdy główny księgowy zaopiniuje wnioski komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, kierownik jednostki je rozpatruje i zatwierdza (albo nie). Ponadto główny księgowy może przygotowywać projekty instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzeń wewnętrznych w sprawie inwentaryzacji. Jemu także zazwyczaj powierza się sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. [ramka]

■ Jakie dokumenty dotyczące inwentaryzacji powinna sporządzić jednostka?

Przepisy u.r. nakładają na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Nie określają jednak dokumentów, jakie jednostka musi sporządzić w związku z wykonaniem tego obowiązku. Zgodnie z art. 27 ust. 1 u.r. przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustawodawca nie wskazuje, jak należy to zrobić. Z uwagi na to, że za przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce odpowiada kierownik danej jednostki, to on powinien uregulować sposób dokumentowania inwentaryzacji.

Rodzaj dokumentów związanych z inwentaryzacją zależy od wielkości jednostki, specyfiki jej działalności, zakresu inwentaryzacji oraz przewidywanych różnic inwentaryzacyjnych itp. Dokumenty inwentaryzacyjne można generalnie podzielić na dotyczące:

• przygotowania inwentaryzacji, do których należą np. instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie wewnętrzne powołujące wieloletnią komisję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej lub np. zdawczo-odbiorczej (z załącznikami dotyczącymi powołania jednorazowej komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, harmonogramu inwentaryzacji itp.), jak również dokumenty mające charakter techniczny, np. notatka z przeprowadzanego szkolenia przedinwentaryzacyjnego,
• przebiegu spisów z natury oraz czynności inwentaryzacyjnych dokonywanych w drodze potwierdzeń sald, jak również porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji; ta grupa obejmuje m.in. oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, różnego typu arkusze (karty) spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych (takich jak protokół kontroli kasy), protokołów z inwentaryzacji składników objętych: potwierdzeniami sald, porównaniem danych ewidencji z posiadaną dokumentacją oraz ich weryfikacji, załączników do arkuszy spisowych (rysunków, obmiarów, obliczeń pomocniczych itp.), protokołów wyceny zapasów niepełnowartościowych, sprawozdań zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji, sprawozdań lub protokołów kontroli inwentaryzacji,
• ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, np. zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek artykułów podobnych, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, opinie rzeczoznawców, ekspertów, zeznania świadków, decyzje kierownika jednostki, polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

■ Czy można w jakiś sposób ułatwić sobie pracę, przeprowadzając spis z natury?

Tak. Czynności inwentaryzacyjne są pracochłonne, dlatego np. warto zastosować informatyczne wspomaganie. Z pewnością przyspieszy to przebieg spisu i zmniejszy ryzyko błędów. Stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji wskazuje, że takie wspomaganie może polegać m.in. na:

• elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,
• korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych;
• przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń, np. skanerów, ale pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów odpowiednimi kodami identyfikującymi.

Przed przystąpieniem do spisu niezbędne jest uzgodnienie danych zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników, np. zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech i lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu.

Zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości modyfikowania tych zapisów.

Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im dokumentów. Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym.

Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie – w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji. Dokumenty spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem że:

a) zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,

b) możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych ustalonych drogą spisu z natury oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,

d) dane źródłowe są odpowiednio chronione – jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

■ Czy można wykorzystać dokumenty dotyczące inwentaryzacji z poprzednich lat?

Instrukcja inwentaryzacyjna jest dokumentem wewnętrznym jednostki, który wprowadza się na podstawie zarządzenia (lub decyzji) kierownika jednostki, określając moment, od którego zacznie obowiązywać. Dokument instrukcji wraz ze wzorami dokumentów inwentaryzacyjnych powinien stanowić załącznik do tego zarządzenia.

Jeśli dana jednostka ma już taką instrukcję inwentaryzacyjną z minionych lat, to obecnie warto przyjrzeć się jej treści i ewentualnie dokument tylko zaktualizować. Ponadto należy zwrócić uwagę na wszelkie różnice pojawiające się w poszczególnych instrukcjach dotyczących inwentaryzacji. Chodzi tu także o instrukcje szczegółowe dotyczące druków ścisłego zarachowania, magazynu czy kasy. Warto również uprościć procedury, o ile jest to możliwe. Decyzję o wprowadzeniu ewentualnych zmian w dokumentacji podejmie kierownik jednostki.

■ W naszej jednostce szykujemy się do przeprowadzenia inwentaryzacji. Kto powinien wydać odpowiednie zarządzenie i co należy w nim zawrzeć?

Kierownik jednostki wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Musi ono określać terminy poszczególnych czynności i osoby za nie operacyjnie odpowiedzialne. Takie zarządzenie jest wydawane regularnie co roku. Kierownik wskazuje w nim czas trwania inwentaryzacji, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów.

• przedstawienie dyrektorowi wniosków w sprawie powołania przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,
• sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,
• uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,
• zapewnienie uzgodnienia ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych polach spisowych,
• zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury, m.in. środków pieniężnych i kredytów bankowych ‒ drogą uzgodnienia sald,
• zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury i potwierdzeniem sald, tj. pozostałych aktywów i pasywów ‒ drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją,
• zapewnienie wyceny arkuszy spisowych,
• ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,
• zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. ©℗

wzór

Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji treść zarządzenia zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa w szczególności: skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego, rodzaje zapasów objętych spisem, datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego), datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia). Zobowiązuje ono osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im zapasów. Jeżeli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. Jeśli nie wskaże takiej osoby, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem. Ponadto w zarządzeniu kierownik ustala także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, przydział do każdego z nich zespołów spisowych oraz wyznacza kontrolerów każdego z zespołów spisowych.

Warto też zauważyć, że inwentaryzacje niezapowiedziane zarządza się w odrębnym trybie i na podstawie odrębnego planu inwentaryzacji niezapowiedzianych, a nawet incydentalnie poza planem.

■ Jesteśmy jednostką budżetową. Czy w instrukcji inwentaryzacyjnej musimy zawrzeć harmonogram spisu z natury?

Harmonogram zapewnia przeprowadzenie inwentaryzacji w określonych z góry terminach. Umożliwia to sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym ustawowo czasie.

Jak wskazuje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji, jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Ponadto według stanowiska wskazane jest opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu. Przy czym nie ma przepisu, który by nakładał taki obowiązek. Przygotowany harmonogram jest dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, które jest wydawane przez kierownika jednostki.

Harmonogram inwentaryzacji jest tworzony najczęściej na potrzeby jednego roku obrotowego. W dużych jednostkach może być tworzony na kilka lat. Obejmuje on wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane na etapie przygotowawczym, spisowym oraz rozliczeniowym. Bardziej szczegółowy harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zazwyczaj zawiera:

• wykaz (nazwy) pól spisowych,
• terminy, kiedy będzie przeprowadzany w nich spis z natury,
• nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.

■ Jakie zadania ma zespół spisowy? Kto powołuje członków takiego zespołu?

Kierownik jednostki wyznacza osoby wchodzące w skład zespołów spisowych oraz osoby wspomagające liczenie (jeśli jest to konieczne), a także określa zakres inwentaryzacji, wymieniając poszczególne składniki majątkowe podlegające liczeniu, daty przeprowadzenia liczenia. Właśnie przy spisie z natury ustalenie składu zespołów spisowych jest bardzo ważne, bo trzeba się zastanowić, czy powołać jeden zespół spisowy dla wszystkich rodzajów posiadanych zapasów, czy może powoływać osobne zespoły spisowe dla poszczególnych głównych grup składników majątku. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej składającej się z większej liczby członków i podzielenie jej na zespoły spisowe jest uzasadnione, kiedy majątek objęty spisem jest duży lub położony w różnych miejscach. Takie wydzielenie zespołów pozwoli na spisywanie w tym samym czasie różnych składników majątku, a to spowoduje, że cały spis zostanie przeprowadzony sprawniej.

Jeśli zaś chodzi o zadania zespołów spisowych, to należy do nich w szczególności przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym obszarze spisowym (tj. w konkretnym pomieszczeniu, hali, magazynie). Przy czym każdy z tych obiektów może być podzielony dodatkowo na kilka pól spisowych, jeśli jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieżącej realizacji określonych zadań gospodarczych jednostki. Do zadań zespołów spisowych należy m.in. dokonanie inwentaryzacji w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną, zarządzeniem wewnętrznym oraz wytycznymi podanymi w czasie szkolenia. Ponadto należy poprawnie sporządzić dokumentację inwentaryzacyjną, w tym arkusze spisowe, i właściwie dokonać korekt popełnionych błędów. Przy okazji spisu członkowie zespołów mogą ocenić przydatność inwentaryzowanych składników oraz stan ich zabezpieczenia przed wypadkami losowymi i wpływami atmosferycznymi. Ważne jest terminowe przekazanie do komisji inwentaryzacyjnej sporządzonej, przejrzanej i uzupełnionej dokumentacji inwentaryzacyjnej (arkuszy spisowych, protokołów, oświadczeń, materiałów pomocniczych, np. obliczeń i obmiarów itp.) po zakończeniu spisów i opracowanie sprawozdania o ich przebiegu.

■ Czy osoba odpowiedzialna materialnie za powierzone mienie może zostać powołana na członka zespołu spisowego? Jaka jest rola takiej osoby w trakcie inwentaryzacji?

Osoby odpowiedzialne materialnie (które podpisały umowy o materialnej odpowiedzialności lub współodpowiedzialności za powierzone im składniki mienia) nie powinny być członkami zespołów spisowych. Spis z natury jest przecież elementem kontrolnym, który ma m.in. ocenić pracę tych osób. Potwierdza to też stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji. Wskazuje ono, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
• niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Osoby odpowiedzialne materialnie powinny móc bezpośrednio obserwować prace zespołu spisowego. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury powinno wręcz zobowiązywać osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im składników. Jeżeli osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki.

Co ważne, jednym z warunków, aby spis się odbył, jest upewnienie się przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonego przez niego członka komisji, że osoby odpowiedzialne za objęte spisem składniki złożyły, np. księgowemu, pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały mu przekazane, a na oświadczeniu są numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu.

Później osoby odpowiedzialne materialnie jako obserwatorzy mogą brać aktywny udział w częściowej kontroli poprawności dokonywanego spisu w zakresie uzupełniającym w stosunku do prac zespołu spisowego. Tu chodzi głównie o udzielanie zespołom wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień, dopilnowanie, by wszystkie składniki zostały zinwentaryzowane. Osoby odpowiedzialne mogą również na bieżąco zgłaszać ewentualne zastrzeżenia. Jak wskazuje stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji, jeżeli osoba odpowiedzialna zgłasza zastrzeżenia do spisu z natury, to konieczne jest natychmiastowe poinformowanie o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub działającego z jego upoważnienia członka komisji. Po wysłuchaniu stron podejmuje on decyzję, czy spis z natury kwestionowanych pozycji należy powtórzyć, czy też zastrzeżenia zostają odrzucone. W powtórnym spisie uczestniczy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub działający z jego upoważnienia członek komisji bądź kontroler spisowy. W razie odrzucenia wniosku sporządza się notatkę uzasadniającą tę decyzję; podpisują ją przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub działający z jego upoważnienia członek komisji, zespół spisowy i osoba odpowiedzialna, która może zgłosić zastrzeżenia.

Czynności spisowe uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników zapasów podlegających spisowi, a więc po zakończeniu czynności spisowych na ostatnim polu spisowym. Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem, co oznacza, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Osoba odpowiedzialna może też odmówić podpisu i w takim przypadku powinna możliwie szybko uzasadnić przyczyny odmowy. Po tych czynnościach nie dokonuje się żadnych zmian w arkuszach spisowych.

Można więc w jednostce przyjąć, że zadania osób odpowiedzialnych materialnie za inwentaryzowane składniki mogą być następujące:

• uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
• bieżące prowadzenie oraz przygotowanie do inwentaryzacji ewidencji składników i uzgodnienie jej z księgowością,
• przygotowanie, skompletowanie i zgromadzenie, ujęcie w ewidencji i przekazanie do księgowości dokumentacji dotyczącej inwentaryzowanych składników,
• przygotowanie do inwentaryzacji rejonów (pól) spisowych i znajdujących się w nich składników (uporządkowanie składników, ułożenie jednakowych składników według miejsc składowania, spryzmowanie artykułów sypkich, zwałowych itp.),
• aktywne, nieprzerwane uczestnictwo w czynnościach inwentaryzacyjnych,
• złożenie zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych,
• dopilnowanie poprawności w zakresie ustalenia ilości inwentaryzowanych składników i wpisania jej do arkuszy spisowych,
• udzielanie w czasie trwania i po zakończeniu spisów zespołom i kontrolerom spisowym, a także komisji inwentaryzacyjnej wszechstronnych wyjaśnień,
• złożenie pisemnych wyjaśnień w zakresie rezultatów inwentaryzacji, a zwłaszcza różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania ‒ z propozycjami sposobu ich rozliczenia,
• wniesienie korekt wynikających z ustalonych różnic do prowadzonej ewidencji inwentaryzowanych składników. ©℗