Trzynastka: 10 najczęstszych problemów i ich rozwiązania

Różnica między „pozostawaniem w zatrudnieniu” a „faktycznym wykonywaniem pracy” ma kluczowe znaczenie zarówno dla nabycia prawa do trzynastki, jak i dla ustalenia jej wysokości. W praktyce pojawiają się wątpliwości dotyczące m.in. absencji pracowniczych, zwolnień od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, odszkodowań za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę, czy też wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia do podstawy świadczenia.

Drugim obszarem budzącym liczne pytania jest ustalenie podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Przepisy odwołują się w tym zakresie do zasad stosowanych przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, co w praktyce wymaga każdorazowego ustalenia, czy dany składnik wynagrodzenia ma charakter wynagrodzenia za pracę i czy pozostaje w związku z faktycznym wykonywaniem obowiązków. Wątpliwości dotyczą zwłaszcza dodatków specjalnych, wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy oraz świadczeń wypłacanych nieregularnie.

W jednostkach sektora finansów publicznych problemy te pojawiają się szczególnie często, ponieważ rotacja pracowników, zmiany organizacyjne, czasowe zwiększenie obowiązków czy korzystanie z różnych form zwolnień od pracy są zjawiskami powszechnymi. W efekcie nawet pozornie niewielkie różnice w stanie faktycznym mogą prowadzić do odmiennych skutków w zakresie prawa do trzynastki.

Analizujemy 10 konkretnych sytuacji i wyjaśniamy, jak interpretować przepisy.

► Okres pozostawania bez pracy mimo odszkodowania nie jest traktowany jako przepracowany

1. Pracownik jednostki sfery budżetowej był zatrudniony do lutego 2025 r., po czym pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia. Sąd pracy prawomocnie uznał rozwiązanie za niezgodne z prawem i zasądził na rzecz pracownika odszkodowanie za okres pozostawania bez pracy, który został zaliczony do stażu pracy. Na początku 2026 r. pracownik wystąpił o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego, twierdząc, że okres pozostawania bez pracy powinien być traktowany jak okres przepracowany. Pracodawca odmówił wypłaty. Czy czas pozostawania bez pracy, za który przyznano odszkodowanie i który został zaliczony do stażu pracy, jest okresem przepracowanym w rozumieniu ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym?

Okres pozostawania bez pracy, nawet jeżeli został zaliczony do stażu pracy i pracownik otrzymał za niego odszkodowanie, nie jest okresem przepracowanym w rozumieniu ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym (dalej u.d.w.r. lub ustawa). W konsekwencji pracownik, który nie wykonywał faktycznie pracy przez wymagany ustawą okres i którego sytuacja nie mieści się w katalogu wyjątków z art. 2 ust. 3 u.d.w.r., nie nabywa prawa do trzynastki.

Trzeba podkreślić, że trzynastka ma charakter świadczenia warunkowego, a katalog sytuacji (wyjątków z art. 2 ust. 3 u.d.w.r.), w których możliwe jest jego uzyskanie mimo nieprzepracowania wymaganego okresu, ma charakter wyczerpujący i nie podlega wykładni rozszerzającej. Pogląd ten został potwierdzony także w orzecznictwie dotyczącym analogicznych do przedstawionego stanów faktycznych, w których akcentowano konieczność faktycznego wykonywania pracy jako podstawowej przesłanki nabycia prawa do świadczenia (por. wyrok Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum z 3 listopada 2023 r., sygn. akt IX P 101/23).

Uwaga! Zaliczenie okresu pozostawania bez pracy do stażu pracy nie zastępuje przesłanki przepracowania, a brak faktycznego wykonywania obowiązków pracowniczych przez wymagany okres wyłącza prawo do trzynastki.

► Zwolnienia grupowe u prywatnego pracodawcy nie znoszą wymogu 6 miesięcy pracy

2. Urząd gminy zatrudnił pracownika od 1 października 2025 r. Wcześniej, do końca czerwca 2025 r., pracował on w prywatnej spółce produkcyjnej – stosunek pracy został rozwiązany w ramach zwolnień grupowych. Czy fakt utraty zatrudnienia z przyczyn dotyczących poprzedniego pracodawcy pozwala pominąć wymóg przepracowania co najmniej sześciu miesięcy i przyznać trzynastkę za 2025 r.?

W tej sytuacji pracownik nie nabędzie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z przepisami u.d.w.r. prawo do tego świadczenia w pełnej wysokości przysługuje pracownikowi po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, a w razie krótszego zatrudnienia – po przepracowaniu co najmniej sześciu miesięcy, chyba że zachodzi jeden z wyjątków wskazanych w art. 2 ust. 3 u.d.w.r. Wyjątki te obejmują m.in. podjęcie zatrudnienia w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy lub zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy. Jednak przepisy u.d.w.r. odnoszą się wyłącznie do pracowników jednostek sfery budżetowej, co wynika z art. 1 u.d.w.r. określającego jej zakres podmiotowy. Regulacja ta nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych i rozwiązanych w sektorze prywatnym.

► Przy dwóch umowach nauczyciela w jednym roku uwzględnia się łączny okres zatrudnienia

3. Nauczycielka była zatrudniona w jednej szkole na podstawie dwóch kolejnych umów na zastępstwo: pierwszej od 25 lutego 2025 r. do 30 czerwca 2025 r., a drugiej od 1 września 2025 r. do końca sierpnia 2026 r. Czy przysługuje jej dodatkowe wynagrodzenie roczne i za jaki okres?

Nauczycielka nabyła prawo do trzynastki za oba okresy zatrudnienia w 2025 r. Świadczenie w pełnej wysokości przysługuje po przepracowaniu całego roku kalendarzowego, natomiast w razie krótszego zatrudnienia przysługuje ono proporcjonalnie, jeżeli pracownik przepracował co najmniej sześć miesięcy w danym roku. Do tego okresu wlicza się łącznie czas zatrudnienia wynikający z kilku umów zawartych z tym samym pracodawcą, nawet gdy między nimi wystąpiła przerwa.

Ponadto u.d.w.r. przewiduje wyjątek od wymogu przepracowania 6 miesięcy, jeżeli stosunek pracy z nauczycielem został nawiązany w trakcie roku kalendarzowego zgodnie z organizacją pracy szkoły, co w praktyce oznacza zatrudnienie z początkiem roku szkolnego, tj. 1 września. Tak wynika zarówno ze stanowiska Ministerstwa Edukacji Narodowej (np. z 4 grudnia 2009 r., nr DS-WPZN-AB-401-02/09), jak i orzecznictwa, m.in. wyroku Sądu Rejonowego Gdańsk-Południe w Gdańsku z 7 grudnia 2016 r. (sygn. akt VI P 344/16).

► Dni badań profilaktycznych i związanych z ciążą nie wlicza się do okresu przepracowanego

4. Starostwo powiatowe rozwiązało z pracownikiem umowę o pracę z końcem czerwca 2025 r. W trakcie zatrudnienia pracownik był zwolniony od pracy przez kilka dni w celu wykonania badań profilaktycznych, za które zachował prawo do wynagrodzenia. Po odliczeniu tych dni okres faktycznej pracy okazał się krótszy niż wymagane sześć miesięcy. Czy czas przeznaczony na badania należy traktować jak okres przepracowany przy ustalaniu prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz czy wynagrodzenie za ten czas wchodzi do podstawy trzynastki? Podobna sytuacja dotyczy pracownicy zatrudnionej w połowie 2025 r., która w okresie zatrudnienia korzystała z płatnych zwolnień od pracy na badania związane z ciążą. Czy te dni można zaliczyć do okresu uprawniającego do trzynastki?

Czas zwolnienia od pracy w celu wykonania badań profilaktycznych lub badań związanych z ciążą nie jest okresem przepracowanym w rozumieniu przepisów o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Nie można go wliczyć do minimalnego okresu warunkującego nabycie prawa do tego świadczenia.

Zgodnie z art. 2 u.d.w.r. pracownik nabywa prawo do tego świadczenia po przepracowaniu określonego ustawą okresu, przy czym przez „przepracowanie” rozumie się faktyczne wykonywanie pracy, a nie samo pozostawanie w zatrudnieniu czy pobieranie wynagrodzenia.

Do okresu przepracowanego nie zalicza się co do zasady usprawiedliwionych nieobecności w pracy, z wyjątkiem przypadków wyraźnie wskazanych w ustawie, takich jak urlop wypoczynkowy. Zwolnienia od pracy udzielane w celu przeprowadzenia badań profilaktycznych lub badań związanych z ciążą nie należą do tych wyjątków.

► Trzynastki nie uzupełnia się przy obliczaniu wynagrodzenia chorobowego i zasiłku

5. Pracownik w ciągu roku korzystał z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem na podstawie art. 188 k.p. oraz z urlopu okolicznościowego. W konsekwencji dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone za ten rok było niższe, ponieważ przy jego obliczaniu nie uwzględnia się wynagrodzeń za okresy nieświadczenia pracy. Czy przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku należy tę trzynastkę podwyższyć tak, jak gdyby pracownik nie korzystał z tych zwolnień, czy też przyjąć ją w kwocie faktycznie wypłaconej?

Dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uzupełnia się przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku. Do podstawy przyjmuje się je w wysokości rzeczywiście wypłaconej, nawet jeśli było niższe z powodu korzystania z opieki nad dzieckiem lub urlopu okolicznościowego.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku stanowi przeciętne wynagrodzenie faktycznie wypłacone za określony ustawą okres.

Uzupełnianiu podlegają jedynie te składniki wynagrodzenia, które zostały pomniejszone z powodu nieobecności, za którą pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia. Tymczasem obniżenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego w sytuacji korzystania z dni opieki nad dzieckiem lub urlopu okolicznościowego wynika z zasad ustalania tego świadczenia, określonych w ustawie, a nie z jego pomniejszenia w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

► Dodatki specjalne za zadania wyborcze uwzględnia się przy ustalaniu wysokości trzynastki

6. W urzędzie miasta pracownicy otrzymali dodatki specjalne w związku z czasowym zwiększeniem obowiązków służbowych przy organizacji wyborów Prezydenta RP. Dodatki te były przyznawane każdorazowo odrębnym pismem – osobno za pierwszą i drugą turę wyborów – i zostały wypłacone w dwóch różnych miesiącach: w maju oraz w czerwcu 2025 r. Czy należy je uwzględnić przy ustalaniu podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, czy też należy je pominąć jako świadczenia o charakterze jednorazowym?

Opisane dodatki specjalne trzeba uwzględnić przy obliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z art. 4 u.d.w.r. podstawę ustalenia trzynastki stanowi wynagrodzenie otrzymane przez pracownika w danym roku kalendarzowym, obejmujące składniki wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Z przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu urlopowego wynika, że z podstawy tej wyłącza się jedynie niektóre kategorie świadczeń, w szczególności wypłaty jednorazowe lub nieperiodyczne przyznane za wykonanie konkretnego zadania lub za określone osiągnięcie. Chodzi tu przede wszystkim o świadczenia o charakterze nagrodowym, których przyznanie następuje po ocenie efektów pracy i ma charakter incydentalny.

Dodatek specjalny przyznany z tytułu czasowego zwiększenia zakresu obowiązków nie ma charakteru nagrody, lecz stanowi składnik wynagrodzenia za pracę w warunkach zwiększonego obciążenia obowiązkami służbowymi. W opisanym przypadku dodatki zostały ponadto wypłacone więcej niż jeden raz w tym samym roku, co dodatkowo przemawia przeciwko traktowaniu ich jako świadczenia jednorazowego w rozumieniu przepisów o ekwiwalencie urlopowym.

Pojęcie periodyczności nie oznacza przy tym konieczności wypłaty w stałych odstępach czasu ani w jednakowej wysokości. Wystarczające jest, że dane świadczenie występuje powtarzalnie i jest związane z wykonywaniem pracy, a nie z jednorazowym osiągnięciem.

Dodatki specjalne wypłacone pracownikom w związku z realizacją zadań wyborczych należy uwzględnić przy ustalaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

► Pensję dla związkowca wlicza się do podstawy trzynastki

7. W starostwie jeden z pracowników został wybrany do zarządu zakładowej organizacji związkowej. Na wniosek tej organizacji pracodawca udzielał mu w ciągu roku zwolnień od pracy w określonym wymiarze godzin, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wynagrodzenie za te okresy było ustalane według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Czy pensję wypłaconą za czas zwolnienia od pracy w związku z pełnieniem funkcji związkowej należy uwzględnić w podstawie trzynastki?

Wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres zwolnienia od pracy w związku z pełnieniem funkcji w zakładowej organizacji związkowej należy uwzględnić przy obliczaniu trzynastki.

Zgodnie z art. 31 ust. 1–2 ustawy o związkach zawodowych pracownikowi pełniącemu funkcję w zakładowej organizacji związkowej może zostać udzielone zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, jeżeli z odpowiednim wnioskiem wystąpi zarząd tej organizacji. W okresie takiego zwolnienia pracownik zachowuje uprawnienia pracownicze, a wynagrodzenie ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Z kolei art. 4 u.d.w.r. stanowi, że podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi wynagrodzenie za pracę oraz inne świadczenia ze stosunku pracy uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że do podstawy trzynastki wlicza się te składniki wynagrodzenia, które są traktowane jak wynagrodzenie za pracę i które podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego, jeśli przepisy wyraźnie nie przewidują ich wyłączenia.

Wynagrodzenie wypłacane za okres zwolnienia od pracy w związku z pełnieniem funkcji związkowej ma charakter wynagrodzenia pracowniczego, a sposób jego ustalania odpowiada zasadom stosowanym przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego. Nie jest to świadczenie o charakterze nagrody, jednorazowej gratyfikacji. Nie jest też wyłączone z podstawy ekwiwalentu na podstawie przepisów wykonawczych.

► Dodatek specjalny niepomniejszany za chorobę uwzględnia się w trzynastce tylko za czas faktycznie przepracowany

8. Pracownik jednostki budżetowej miał przyznany na kilka miesięcy dodatek specjalny z tytułu zwiększonego zakresu obowiązków. Przez część okresu jego pobierania przebywał na zwolnieniu lekarskim, jednak zgodnie z regulaminem dodatek był wypłacany w pełnej wysokości także za dni choroby. Czy dodatek specjalny należy uwzględnić przy ustalaniu podstawy trzynastki w całości, czy tylko w części przypadającej na okres faktycznie przepracowany?

Dodatek specjalny, który nie jest pomniejszany za okres absencji chorobowej, uwzględnia się w podstawie trzynastki tylko w tej części, która przypada na okres faktycznie przepracowany.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 u.d.w.r. podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi suma wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w danym roku, obejmująca składniki pensji uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Jednocześnie w orzecznictwie przyjmuje się, że przez „okres przepracowany” należy rozumieć czas faktycznego świadczenia pracy, a nie sam fakt pozostawania w zatrudnieniu. Z tego względu w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględnia się wynagrodzenia należnego za okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym za czas choroby, z wyjątkiem urlopu wypoczynkowego, który ustawodawca traktuje na równi z wykonywaniem pracy.

Fakt, że dany składnik wynagrodzenia – taki jak dodatek specjalny – nie jest pomniejszany za okres choroby i jest wypłacany w pełnej wysokości, nie oznacza, że w całości podlega uwzględnieniu przy obliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Decydujące znaczenie ma bowiem nie sama wypłata, lecz to, czy wynagrodzenie to pozostaje w związku z faktycznym wykonywaniem pracy.

Taka zasada obowiązuje też w regulacjach dotyczących ustalania podstawy świadczeń chorobowych, gdzie uwzględnia się jedynie te składniki wynagrodzenia, które są powiązane z faktycznym wykonywaniem pracy, a nie przysługują niezależnie od absencji.

► Nauczycielowi szkoły feryjnej, który oddał krew, odlicza się z podstawy trzynastki kwotę ustaloną według współczynnika 30

9. Nauczyciel zatrudniony w szkole podstawowej prowadzonej przez gminę otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze w stałej miesięcznej wysokości 5915 zł. W październiku 2025 r. oddał on krew i na podstawie zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa został zwolniony od pracy przez jeden dzień, zachowując prawo do wynagrodzenia. W jaki sposób ustalić kwotę wynagrodzenia przypadającą na ten dzień, która nie powinna zostać uwzględniona w podstawie trzynastki?

W przypadku nauczyciela zatrudnionego w szkole feryjnej wynagrodzenie za dzień zwolnienia od pracy w związku z oddaniem krwi, które nie podlega uwzględnieniu w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należy ustalić z zastosowaniem współczynnika 30, a nie według liczby godzin pracy w danym miesiącu.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 u.d.w.r. podstawę ustalenia trzynastki stanowi suma wynagrodzenia za pracę należnego za okres faktycznie przepracowany w danym roku kalendarzowym, przy czym uwzględnia się składniki wynagrodzenia przyjmowane do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Jednocześnie przepisy dotyczące ustalania wynagrodzenia urlopowego nauczycieli wskazują, że do podstawy tej nie wlicza się wynagrodzenia za usprawiedliwione nieobecności inne niż urlop wypoczynkowy. Wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy w związku z oddawaniem krwi, mimo że jest wypłacane, dotyczy okresu niewykonywania pracy i dlatego nie powinno zwiększać podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Sposób ustalania wynagrodzenia należnego za dzień takiego zwolnienia wynika z przepisów odsyłających do zasad stosowanych przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. W odniesieniu do nauczycieli zatrudnionych w szkołach feryjnych stosuje się stały współczynnik 30, niezależnie od liczby dni roboczych lub godzin pracy w danym miesiącu. Nie stosuje się metody polegającej na dzieleniu wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy w miesiącu, ponieważ nie odpowiada zasadom przewidzianym dla tej grupy pracowników.

Oznacza to, że w celu prawidłowego ustalenia podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy wyodrębnić z wynagrodzenia miesięcznego część przypadającą na dzień zwolnienia od pracy, ustaloną według współczynnika 30, a następnie wyłączyć ją z podstawy trzynastki. W opisanym przypadku obliczenia wyglądałyby następująco:

• wynagrodzenie zasadnicze: 5915 zł
• stawka za jeden dzień niewykonywania pracy: 5915 zł ÷ 30 = 197,17 zł
• kwota 197,17 zł odpowiada wynagrodzeniu za dzień zwolnienia od pracy w związku z oddaniem krwi i nie należy jej uwzględniać przy ustalaniu podstawy trzynastki.

► Wynagrodzenie za usprawiedliwioną nieobecność po nocnym powrocie z delegacji poza podstawą trzynastki

10. Pracownik zatrudniony w jednostce budżetowej został skierowany w kilkudniową podróż służbową poza miejscowość wykonywania pracy. W ostatnim dniu delegacji powrót nastąpił w godzinach nocnych, a podróż zakończyła się na tyle późno, że do rozpoczęcia pracy w następnym dniu roboczym nie upływało 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W związku z tym pracodawca zwolnił pracownika z obowiązku świadczenia pracy przez część następnego dnia, uznając tę nieobecność za usprawiedliwioną i wypłacając za ten czas wynagrodzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy, lecz zachował prawo do wynagrodzenia, ponieważ konieczność zwolnienia wynikała bezpośrednio z polecenia wyjazdu służbowego i obowiązku zapewnienia odpoczynku dobowego. Czy wynagrodzenie wypłacone za czas niewykonywania pracy w związku z późnym powrotem z delegacji należy uwzględnić w podstawie trzynastki? Czy należy potraktować ten okres jako inną usprawiedliwioną nieobecność w pracy, która nie powinna zwiększać podstawy tego świadczenia?

Wynagrodzenie wypłacone za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej późnym powrotem z podróży służbowej i koniecznością zapewnienia pracownikowi odpoczynku dobowego nie powinno być uwzględniane w podstawie trzynastki.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 u.d.w.r. podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi wynagrodzenie za pracę oraz inne świadczenia ze stosunku pracy uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Do podstawy tej nie wlicza się natomiast wynagrodzenia za okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy inne niż urlop wypoczynkowy.

Zasady ustalania składników wynagrodzenia uwzględnianych przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego określają przepisy wykonawcze, które wprost wyłączają z tej podstawy wynagrodzenie za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Nieobecność pracownika spowodowana koniecznością zachowania dobowego odpoczynku po zakończeniu podróży służbowej ma właśnie taki charakter. Zgodnie z przepisami dotyczącymi usprawiedliwiania nieobecności w pracy dowodem usprawiedliwiającym taką nieobecność może być oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych zakończonej w takim czasie, że nie było możliwe zapewnienie wymaganego odpoczynku przed rozpoczęciem pracy.