Praca zdalna stała się typowym elementem naszego życia. Do wirtualnej rzeczywistości przeniosły się firmy, urzędy, uczelnie, a powszechną formą komunikacji jest dziś ta za pośrednictwem Teamsa, Skype’a czy Zooma. Online rozstrzygane są też spory – w Polsce prowadzą je arbitrzy Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej.
Obecnie w środowisku toczy się też debata, czy e-rozprawy będą organizowane także po pandemii? Czy klienci sądów polubownych zaakceptują komunikację elektroniczną w miejsce tradycyjnych doręczeń? Podnoszone są także kwestie bezpieczeństwa i równego traktowania stron postępowań online.
W arbitrażu instytucjonalnym, na długo przed pandemią COVID-19, możliwe było m.in. przeprowadzanie zdalnych posiedzeń organizacyjnych, przesłuchań świadków, a doręczenia często dokonywane były drogą elektroniczną. Jednak – mimo iż sądy arbitrażowe miały takie możliwości – rozprawy odbywały się na salach sądowych, przy fizycznej obecności arbitrów i pełnomocników, a wyroki zwykle drukowano, podpisywano i przekazywano stronom w formie papierowej. Pandemia wymusiła zmiany także w tych aspektach. I tak od początku kryzysu wywołanego koronawirusem instytucje arbitrażowe na całym świecie, np. francuski ICC International Court of Arbitration, Belgian Centre for Arbitration and Mediatio (CEPANI), Singapore International Arbitration Center (SIAC) czy Vienna International Arbitratal Centre (VIAC5), promują e-rozprawy, opracowując do nich wytyczne.
W Polsce prekursorem na tym polu jest Sąd Arbitrażowy przy KIG. W czasie gdy polskie sądy powszechne odwołały większość rozpraw (od marca do połowy maja 2020 r. odwołano ponad 230 tys. terminów rozpraw), działał nieprzerwanie, a postępowania online stały się tu standardem. Pierwsza e-rozprawa w SA KIG odbyła się na początku kwietnia. Od tamtej pory do listopada 2020 r. arbitrzy SA KIG zorganizowali już 34 rozprawy wideo, 23 telekonferencje, 13 posiedzeń hybrydowych i 58 rozpraw tradycyjnych. Co więcej, e-rozprawy wciąż są w kalendarzu arbitrów.
Sądy arbitrażowe zrobiły wszystko, by swoim klientom ułatwić przeniesienie się do wirtualnej rzeczywistości. W tym celu publikowano wytyczne i zalecenia regulujące szczegóły postępowań online. Przykładem takich dokumentów są np. tzw. protokół seulski lub Rekomendacje dotyczące przeprowadzenia rozpraw w formie wideokonferencji (drugi przygotował SA KIG). Znaleźć w nich można np. specyfikacje techniczne dotyczące przepustowości łącza internetowego, potrzebnej do zapewnienia odpowiedniej jakości transmisji, czy standardy dotyczące bezpieczeństwa cyfrowego. Opisany jest także sposób udostępniania dokumentów w czasie rozprawy. Dodatkowo, dla osób nieznających aspektów technicznych i procedury dołączania do wideokonferencji, przygotowano instrukcje logowania.
Po co to wszystko? Bo kwestie technologiczne mogą rodzić obawy użytkowników arbitrażu. Ewentualne problemy techniczne mogą przecież utrudniać prowadzenie wirtualnej rozprawy, a w najgorszym wypadku doprowadzić do jej odroczenia. Istnieją też obawy co do poufności rozpraw prowadzonych online (zawsze istnieje ryzyko ingerencji osób trzecich). Kolejna wątpliwość dotyczy przesłuchania świadków (Czy słuchanie świadka na odległość jest tak samo wartościowym sposobem zbierania dowodów? Czy świadek, składając zeznania online, nie korzysta z cudzej, zakulisowej pomocy, nie ma suflera, a może ściąga z promptera?). Do tego dochodzi stopień znajomości programów i rozwiązań technicznych – przecież wiele osób niechętnie podchodzi do nowinek technologicznych.
Aby choć w części rozwiać te obawy, instytucje arbitrażowe nie tylko zapewniają swoim klientom wsparcie techniczne, lecz także umożliwiają dostęp do niezbędnych programów. Na przykład Międzynarodowe Centrum Rozstrzygania Sporów Inwestycyjnych (ICSID) od lat oferuje program Cisco Webex, którego zabezpieczenia zostały zwiększone we współpracy z Departamentem ds. Bezpieczeństwa i Ryzyka ICSID9. Przed koronawirusem narzędzi tych używano w sytuacji, gdy np. świadek nie mógł stawić się na miejscu rozprawy.
Z kolei dla arbitrażu nieinstytucjonalnego ciekawe rozwiązanie zaproponował Instytut Arbitrażowy Sztokholmskiej Izby Handlowej (SCC), udostępniając Platformę Ad Hoc. Służy ona do administrowania sporów prowadzonych w arbitrażu ad hoc, a korzystanie z niej jest nieodpłatne w przypadku sporów zainicjowanych w trakcie pandemii.
Różnego rodzaju badania wskazują, że po opanowaniu pandemii praca zdalna może stać się standardem. Aż 86 proc. liderów działów IT z firm, których łączne wydatki na technologie przekraczają 250 mld dol., wprowadziło dla swoich pracowników pracę w trybie zdalnym, a 43 proc. oczekuje, że po pandemii ponad połowa zatrudnionych nadal będzie pracować w domu. Co ciekawe, spośród respondentów z Polski aż 10 proc. przewiduje, że po pandemii wszyscy pracownicy z ich organizacji będą pracować zdalnie. SA KIG także nie zamierza rezygnować z tej formy pracy – naszym celem jest, by w przyszłości część spraw nadal mogła być rozpatrywana na odległość. Dlaczego? Ponieważ e-postępowania są wygodne, bezpieczne i szybkie. Wprowadzenie trybu online i generalnie współpracy zdalnej pozwala łatwiej działać na odległość i współpracować z klientami z innych regionów, co – nawet w czasach, gdy nie zmagaliśmy się z pandemią – było utrudnione. Do tego e-postępowanie jest w stanie toczyć się szybciej. Jeszcze szybciej, bo arbitraż zawsze in plus odróżniał się od sądu powszechnego tym, że działa sprawniej. Teraz ta przewaga rośnie jeszcze bardziej.
Tryb online pozwala łatwiej współpracować z klientami z innych regionów, co – nawet w czasach, gdy nie zmagaliśmy się z pandemią – było utrudnione. Do tego e-postępowanie może toczyć się szybciej
