Koniec procesowego teatru i taktyki zaskoczenia przed KIO. Od marca zmiany w prawie zamówień publicznych

Ministerstwo Rozwoju i Technologii: szybkość i cyfryzacja

Autorem zmian jest Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Resort w uzasadnieniu projektu podkreślał, że nadrzędnym jego celem jest eliminacja barier administracyjnych oraz przyspieszenie procedur odwoławczych, co w dobie realizacji wielkich inwestycji z Krajowego Planu Odbudowy ma znaczenie strategiczne. Według autorów nowelizacji dotychczasowy model, w którym spór merytoryczny odbywał się często dopiero na sali rozpraw, generował niepotrzebne przestoje i utrudniał składom orzekającym szybkie wydawanie wyroków.

W uzasadnieniu projektu ministerstwa czytamy, że zmiany mają na celu zapewnienie koncentracji materiału i przeciwdziałanie nielojalnemu korzystaniu z uprawnień procesowych poprzez przedstawianie dowodów dopiero na rozprawie. Resort wskazał również, że cyfryzacja postępowań przed Krajową Izbą Odwoławczą, w tym rozprawy zdalne, to redukcja kosztów logistycznych i zwiększenie dostępności środków ochrony prawnej dla podmiotów niezależnie od ich lokalizacji geograficznej.

Postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą. Rozprawy zdalne

Najbardziej widoczną, choć niekoniecznie najważniejszą, zmianą jest właśnie wprowadzenie możliwości przeprowadzania rozpraw i posiedzeń w trybie zdalnym. Nowy art. 508a p.z.p. pozwala na to, aby strony, pełnomocnicy i uczestnicy łączyli się zdalnie, przy jednoczesnej obecności składu orzekającego i protokolanta w sali rozpraw.

– Jest to racjonalna ewolucja, a nie rewolucja – ocenia Edyta Gosk-Grodzka, radczyni prawna, wspólniczka kancelarii FGGK zajmująca się sprawami z zakresu zamówień publicznych, reprezentująca zamawiających i wykonawców. Zwraca przy tym uwagę, że w praktyce to przede wszystkim zamawiający z jednostek samorządu terytorialnego, podmiotów leczniczych czy uczelni ponosili największe koszty dojazdów do Warszawy. Możliwość udziału zdalnego ograniczy te obciążenia i pozwoli efektywniej wykorzystywać czas.

Decyzja o zastosowaniu trybu zdalnego pozostaje w gestii prezesa KIO i jest uzależniona od braku przeszkód formalnych i technicznych oraz od zapewnienia ochrony praw stron. Mechanizm ten zachowuje więc niezbędne gwarancje procesowe, a równocześnie wprowadza większą elastyczność organizacyjną postępowania.

Jak podkreśla Jakub Kot, adwokat z kancelarii LEGALLY.SMART, medialna koncentracja na rozprawach zdalnych nie oddaje rzeczywistej wagi nowelizacji.

– W mojej ocenie kluczowa zmiana ma charakter znacznie głębszy i systemowy – to przebudowa modelu postępowania odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą w kierunku większej koncentracji materiału procesowego oraz wzmocnienia kontradyktoryjności – mówi adwokat.

Chodzi o zmianę, która zmierza w kierunku większej odpowiedzialności stron za przebieg sporu i jego treść, przy jednoczesnym ograniczeniu aktywnej roli organu orzekającego w „wyręczaniu” uczestników postępowania.

Ustawodawca wyraźnie postawił na sprawność, przewidywalność i uporządkowanie toku postępowania.

Nowelizacja prawa zamówień publicznych. Rygor prekluzji dowodowej

Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest wprowadzenie rygoru prekluzji dowodowej. Oznacza to, że strony i uczestnicy postępowania będą zobowiązani do przedstawienia dowodów już na bardzo wczesnym etapie sprawy – w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie lub zgłoszeniu przystąpienia. Najpóźniej będzie to możliwe w piśmie złożonym do dnia poprzedzającego rozprawę lub posiedzenie.

Powoływanie dowodów po otwarciu rozprawy stanie się wyjątkiem. Jak wskazuje Jakub Kot, będzie ono dopuszczalne jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych, gdy wcześniejsze pozyskanie dowodu nie było możliwe albo potrzeba jego zgłoszenia wynikła w toku postępowania.

– W praktyce oznacza to koniec „uzupełniania sprawy w toku rozprawy” i wyraźny sygnał: postępowanie przed KIO ma być sprawne, zwarte i oparte na materiale przedstawionym z wyprzedzeniem – zaznacza prawnik.

To zasadnicza zmiana filozofii prowadzenia sporów. Ciężar merytorycznej pracy pełnomocników przesuwa się bowiem z sali rozpraw na etap przygotowawczy.

Nowe prawo zamówień publicznych - obowiązkowa odpowiedź na odwołanie

Nowelizacja wprowadza również obowiązek złożenia odpowiedzi na odwołanie w terminie wyznaczonym przez prezesa KIO, nie krótszym niż pięć dni. Odpowiedź ta musi zawierać pełne stanowisko merytoryczne wraz z twierdzeniami i dowodami. Analogiczne obowiązki spoczywać będą na wykonawcach zgłaszających przystąpienie do postępowania.

Edyta Gosk-Grodzka podkreśla, że jest to zmiana fundamentalna.

– W praktyce postępowań przed KIO nierzadko dochodziło do sytuacji, w których obszerne, merytoryczne stanowiska – często zawierające nowe argumenty i dowody – były składane dopiero na rozprawie. W efekcie druga strona, działając w rygorze kilkugodzinnej rozprawy, miała ograniczoną, a niekiedy iluzoryczną możliwość rzeczywistego ustosunkowania się do nowej argumentacji – tłumaczy.

Nowe przepisy mają raz na zawsze zakończyć tę praktykę. Jak zauważa prawniczka, to koniec taktyki „na rozprawę” i krok w stronę realnej równości broni procesowej.

Nowy formalizm

Zmieniony art. 535 p.z.p. precyzyjnie określa moment, do którego możliwe jest zgłaszanie dowodów – co do zasady najpóźniej na dzień przed rozprawą. Wyjątki mają charakter ściśle określony i – jak zgodnie wskazują praktycy – ich stosowanie będzie zależało od linii orzeczniczej KIO.

Zdaniem Edyty Gosk-Grodzkiej rozwiązanie to należy ocenić jako krok w stronę profesjonalizacji postępowania. Uporządkowanie momentu przedstawiania dowodów ma zwiększyć przewidywalność przebiegu sprawy, umożliwić realne przygotowanie się do obrony stanowiska i ograniczyć taktyczne „zaskakiwanie” przeciwnika procesowego.

Jednocześnie nowelizacja nie jest pozbawiona ryzyk. Jakub Kot zwraca uwagę, że utrata prawa do powoływania dowodów może być dotkliwa, zwłaszcza w sprawach złożonych, technicznych i wielowątkowych, w których okoliczności mogą ujawniać się etapowo.

Kluczowe będzie więc wyważenie między sprawnością postępowania a prawem do merytorycznej obrony.

Co zmiany oznaczają dla MŚP

Z perspektywy małych i średnich przedsiębiorców nowelizacja oceniana jest raczej pozytywnie. Z jednej strony zwiększa dostępność postępowania odwoławczego, a możliwość udziału w rozprawie bez konieczności fizycznej obecności w Warszawie realnie obniża koszty i bariery logistyczne.

– Na plus należy również zaliczyć większą przewidywalność postępowania. Jasno określone terminy na odpowiedź na odwołanie oraz precyzyjnie wskazane momenty koncentracji materiału dowodowego pozwalają lepiej zaplanować i przeprowadzić działania procesowe – podkreśla Jakub Kot.

Z drugiej strony nowe regulacje podnoszą próg profesjonalizmu. MŚP będą musiały szybciej kompletować materiał dowodowy, precyzyjnie formułować zarzuty i bezwzględnie dochowywać terminów.

Więcej porządku, mniej taktyki

Eksperci są zgodni, że nowelizacja nie tyle dereguluje, co porządkuje procedurę.

– To więcej odpowiedzialności, mniej taktyki procesowej – podkreśla Edyta Gosk-Grodzka. Dla pełnomocników oznacza to konieczność jeszcze staranniejszego przygotowania sprawy na etapie pisemnym. Dla systemu zamówień publicznych – większą przejrzystość i przewidywalność rozstrzygnięć.

Jeżeli praktyka stosowania nowych przepisów będzie konsekwentna, od marca 2026 r. postępowanie odwoławcze przed KIO może stać się mniej zaskakujące proceduralnie, a bardziej merytoryczne. A to – w realiach rynku zamówień publicznych – ma znaczenie fundamentalne. ©℗