Reforma spółdzielni mieszkaniowych. Potrzebny program dostosowawczy

Nowe przepisy wymagają m.in. aktualizacji wzorów pełnomocnictw, regulaminów zebrań oraz sposobu weryfikacji ich uczestników.

– To zmiana operacyjna, a nie tylko legislacyjna. Spółdzielnie i podmioty je obsługujące muszą przebudować procedury krok po kroku, bo uchybienia formalne będą dziś podstawą do podważania uchwał – podkreśla adwokat Magdalena Drzewińska z kancelarii Drzewińska.

Pełnomocnik go głosowania na walnym zgromadzeniu tylko z wąskiej listy

Najważniejsza modyfikacja u.s.m. dotyczy zasad udzielania pełnomocnictwa do udziału i głosowania na walnym zgromadzeniu spółdzielni mieszkaniowej przez członka będącego osobą fizyczną. Przed wejściem w życie nowelizacji w przepisach nie było zamkniętego katalogu osób, które mogły pełnić taką funkcję. Obecnie pełnomocnikiem może być wyłącznie:

• osoba bliska (z wyłączeniem osób pozostających faktycznie we wspólnym pożyciu),
• adwokat lub radca prawny, albo
• inny członek tej samej spółdzielni.

Uwaga! Pełnomocnictwo udzielone pracownikom firmy lub stałym współpracownikom, którzy nie mieszczą się w ustawowym katalogu, nie zapewni skutecznego wykonywania prawa głosu na walnym zgromadzeniu. Taki pełnomocnik nie powinien zostać dopuszczony do głosowania, w przeciwnym razie będzie to podstawą sporu o legalność uchwał.

W opinii adwokata Bartłomieja Rąpcy z Kancelarii Derc Paka oznacza to, że bardzo duża część pełnomocnictw stosowanych przed nowelą przestaje działać. Nie trzeba ich formalnie odwoływać. Po prostu nie spełniają nowych wymogów ustawowych.

W związku z tym przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie musiał osobiście wziąć udział w walnym zgromadzeniu spółdzielni albo ustanowić profesjonalnego pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego).

Osoba bliska tylko z oświadczeniem

Jeżeli pełnomocnikiem ma być osoba bliska, wówczas do pełnomocnictwa trzeba dołączyć oświadczenie, w którym pełnomocnik potwierdzi (pod rygorem odpowiedzialności karnej) spełnianie wymogu bycia osobą bliską. Bez tego dokumentu pełnomocnictwo będzie nieważne. Przy czym, za składanie fałszywego oświadczenia, jak wskazuje nowy art. 27^3a u.s.m., grozi kara grzywny.

Jaki jest termin na doręczenie pełnomocnictwa

Zgodnie ze znowelizowanym art. 8³ ust. 15 u.s.m. członek spółdzielni lub pełnomocnik musi doręczyć spółdzielni pełnomocnictwo nie później niż trzy dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Dla firm zarządzających portfelem lokali w różnych spółdzielniach oznacza to konieczność zbudowania procedury wyprzedzającej. Nie wystarczy pojawić się z dokumentem w dniu zgromadzenia.

Uwaga! Znowelizowane regulacje nie dotyczą członków działających w formie spółek prawa handlowego. Do nich nadal stosuje się dotychczasowe zasady reprezentacji wynikające z przepisów o reprezentacji spółek oraz z dokumentów rejestrowych. Wymaga to każdorazowego sprawdzenia sposobu umocowania osoby działającej w imieniu podmiotu.

Wadliwe umocowanie a podważenie uchwały

Jak już wspomniano, udział w głosowaniu na walnym zgromadzeniu spółdzielni mieszkaniowej osoby spoza ustawowego katalogu oznacza, że uchwała podjęta z uwzględnieniem tak oddanego głosu może zostać zaskarżona do sądu jako sprzeczna z u.s.m.

– W sporach o uchylenie uchwały pierwszym elementem badanym przez sąd jest prawidłowość umocowania osób głosujących. Tu nie ma uznaniowości. Dokument jest zgodny z ustawą albo nie – podkreśla Bartłomiej Rąpca.

Dlatego, jak dodaje, podmioty obsługujące walne zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowych powinny stosować procedurę wcześniejszej weryfikacji pełnomocnictw, obejmującą sprawdzenie podstawy umocowania, statusu osoby wskazanej jako przedstawiciel oraz zgodności dokumentu z nowymi wymogami ustawowymi, przed terminem zgromadzenia, a nie dopiero przy rejestracji na sali.

Bez zastępstwa przy wyborze władz spółdzielni mieszkaniowej

Ustawodawca wprowadził też wyraźny zakaz udziału pełnomocnika w głosowaniu w sprawach dotyczących wyboru i odwołania członków zarządu spółdzielni mieszkaniowej oraz jej rady nadzorczej. Zakaz dotyczy każdego z pełnomocników, także adwokata i radcy prawnego (art. 8³ ust. 16 u.s.m.).

W praktyce członek spółdzielni mieszkaniowej może oddać głos w sprawach personalnych wyłącznie osobiście. Nieobecność oznacza brak wpływu na wynik głosowania.

– To rozwiązanie wzmacnia osobisty charakter decyzji kadrowych, ale jednocześnie ogranicza możliwość pośredniego wykonywania prawa głosu. Nieobecny członek po prostu traci wpływ na wybór władz – mówi Magdalena Drzewińska.

Koniec głosowań zdalnych i obiegowych

Zmiana dotyka również trybu działania organów w oparciu o tzw. rozwiązania covidowe. Nowelizacja modyfikuje art. 15zzzr specustawy z 2 marca 2020 r. (o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). W efekcie tego spółdzielnia mieszkaniowa została wyłączona z reżimu, który pozwalał na zdalne posiedzenia i składanie oświadczeń w formie dokumentowej bez jednoczesnej obecności członków organu. Blokuje to praktykę organizowania „głosowań na piśmie” zamiast zwoływania stacjonarnego walnego zgromadzenia.

Technologie mogą więc co najwyżej wspierać obsługę organizacyjną (liczenie głosów lub rejestrację uczestników), ale nie mogą zastępować walnego zgromadzenia w formie tradycyjnej.

Bezczynność przy wyodrębnianiu lokali

Nowelizacja zmienia też art. 49 ust. 1 oraz art. 49¹ u.s.m. Pierwszy z przepisów określa przesłanki, kiedy sąd na wniosek osoby uprawnionej może orzec o ustanowieniu odrębnej własności lokalu, w szczególności przy braku podjęcia czynności przez spółdzielnię. Druga regulacja przesądza, że właściwe jest powództwo o zobowiązanie spółdzielni do złożenia oświadczenia woli, jeżeli spółdzielnia uchyla się jedynie od tego.

To ważne także dla przedsiębiorców posiadających lokale użytkowe w zasobach spółdzielni mieszkaniowej. Brak działania przez spółdzielnię nie musi już oznaczać wieloletniej blokady procesu przekształcenia prawa do lokalu.

Jednocześnie dla zarządców i doradców prowadzących sprawy przekształceniowe oznacza to konieczność stałego monitorowania kompletności dokumentacji, bo opóźnienia w ustanowieniu odrębnej własności lokalu często doprowadzają do sporu sądowego.

Przeniesienie własności gruntu

To nie koniec zmian. Nowelizacja zahacza także o przepisy o własności lokali i choć wygląda jak korekta techniczna, w praktyce ma znaczenie przy sprawach o przeniesienie własności gruntu przyległego do budynku albo o uregulowanie tytułu prawnego do takiego terenu. Chodzi o sytuacje, gdy działka pod blokiem lub pas terenu obok jest publiczny, a właściciele lokali chcą doprowadzić do przejęcia go na własność.

Uwaga! Ustawodawca doprecyzował, kto formalnie występuje z takim roszczeniem i jak powinien być oznaczony podmiot działający w sprawie. Dla zarządców i kancelarii to sygnał, że w pozwach i wnioskach nie wystarczy już ogólne wskazanie „wspólnoty”. Trzeba prawidłowo opisać właścicieli lokali oraz zarząd działający w ich imieniu, bo od tego zależy skuteczność całej procedury.

Nowe modele współpracy przy najmie społecznym

Nowelizacja rozszerza katalog podmiotów, które mogą działać jako społeczna agencja najmu w rozumieniu ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Obok dotychczasowych podmiotów funkcję tę może pełnić także spółdzielnia mieszkaniowa, działająca na podstawie umowy z gminą. Otwiera to nowe warianty współpracy przy udostępnianiu lokali. Firmy zarządzające najmem powinny przeanalizować skutki podatkowe, model rozliczeń oraz podział odpowiedzialności kontraktowej w takich projektach.

Nie wystarczą tylko poprawki w dokumentach

Obowiązujące już zmiany w przepisach wymagają zaplanowanych działań dostosowawczych, a nie drobnych poprawek. Obejmują aktualizację wzorów pełnomocnictw, dołączenia oświadczenia w przypadku osoby bliskiej, zachowania terminu trzech dni na doręczenie pełnomocnictwa przed posiedzeniem, korektę regulaminów walnego zgromadzenia, przeszkolenie obsługi rejestracji uczestników oraz przegląd spraw przekształceniowych pod kątem ryzyka bezczynności.

Większy formalizm idzie w parze z większą przejrzystością zasad. O bezpieczeństwie prawnym i organizacyjnym zdecyduje dokładność procedur oraz kompletność dokumentacji stosowanej przy obsłudze spółdzielni mieszkaniowych i ich członków. ©℗