rozwiń ›

KSeF w teorii i praktyce: usprawnienie procesów czy nowe zagrożenie?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – przynajmniej w teorii- ma na celu usprawnienie procesów podatkowych oraz uporządkowanie obiegu dokumentów w firmach. Głównym celem systemu jest zwiększenie przejrzystości oraz ograniczenie błędów wynikających z czynnika ludzkiego. KSeF wprowadza jednak także pewne ryzyka.

Sławomir Mentzen o KSeF: centralizacja danych jest zagrożeniem dla firm

Zdaniem Sławomira Mentzena, prezesa zarządu Mentzen S.A. głównym problemem jest centralizacja wystawiania faktur. Co to oznacza? Sprowadza się to do tego, że każdy dokument będzie wystawiany, przekazywany i przechowywany w państwowym systemie.

- Oznacza to, że jego awaria jest zagrożeniem dla wszystkich firm w Polsce. Jest to też zagrożenie dla tajemnicy handlowej przedsiębiorstw. Każdy urzędnik będzie mógł przeglądać wrażliwe informacje polskich firm. Nieuczciwa konkurencja będzie miała możliwość pozyskania szczegółowych danych o działalności naszej firmy. W przypadku, gdy KSeF padnie ofiarą ataku hakerów, ktoś będzie mógł przejąć wszystkie dane wszystkich firm. To olbrzymie zagrożenie dla naszej gospodarki - Sławomir Mentzen, prezes zarządu Mentzen SA.

Faktury fikcyjne i błędy w NIP: jakie pułapki kryje system KSeF?

Inni eksperci wymieniają kolejne wyzwania. Automatyczne przypisywanie dokumentów do nabywców na podstawie numeru NIP może być wykorzystywane niezgodnie z prawem, co oznacza, że faktura może trafić do niewłaściwej firmy. Pojawia się ryzyko zjawisko faktur fikcyjnych – dokumentów wystawianych bez rzeczywistej transakcji. Takie faktury mogą trafiać do przedsiębiorstw, które nie były stroną żadnej umowy ani świadczenia, co stwarza ryzyko przypadkowej płatności nieistniejącej należności.

Brak możliwości odrzucenia e-faktury w KSeF – skutki dla przedsiębiorców

Kolejnym wyzwaniem jest brak opcji wstępnego odrzucenia faktury w KSeF. Każdy dokument – niezależnie od tego, czy jest wynikiem realnej transakcji, pomyłki, czy próby oszustwa – pojawia się w systemie w identyczny sposób. Przy dużej liczbie faktur łatwo przeoczyć podejrzany dokument i przypadkowo dokonać płatności za towary lub usługi, które nigdy nie zostały zrealizowane. Ważne jest jednak, że samo pojawienie się faktury w KSeF nie generuje skutków podatkowych – obowiązują one dopiero w momencie jej zaksięgowania i rozliczenia.

Przygotowanie administracji do KSeF: chaos w przepisach i awaria już na starcie

Sławomir Mentzen krytykuje także przygotowanie administracji do uruchomienia systemu.

- Pod koniec stycznia trwały jeszcze prace nad regulaminami dostępu do danych z KSeF dla pracowników skarbówki. Oznacza to, że nikt wcześniej o tym nie pomyślał i dopiero gdy publicznie podnosiliśmy zastrzeżenia co do zagrożeń dla tajemnicy handlowej firm, ktoś w skarbówce zorientował się, że warto to jakoś ucywilizować. Pierwsze dni funkcjonowania systemu pokazały też, że bardzo często nie da się z niego korzystać z powodu awarii – uważa Sławomir Mentzen.

Bezpieczeństwo danych w KSeF: jak firmy powinny chronić swoje informacje?

Zdaniem ekspertów, mimo że KSeF ma zwiększyć przejrzystość i ułatwić rozliczenia faktur elektronicznych, centralizacja danych wymaga dodatkowych zabezpieczeń i przemyślanej polityki ochrony informacji. Firmy muszą być świadome ryzyka związanego z potencjalnymi awariami, atakami hakerów czy niewłaściwym wykorzystaniem danych przez osoby trzecie. Państwo z kolei musi zagwarantować prawidłowe funkcjonowanie systemu, czego tutaj zabrakło.