Jak ustalić wymiar zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższe? Czy pracodawca może żądać od pracownika, który wystąpił o urlop opiekuńczy, dodatkowych oświadczeń? Gdzie w świadectwie pracy zamieścić informacje o zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej i urlopie opiekuńczym? Kiedy i w jakich godzinach wystąpić o urlop na żądanie? W jakiej formie pracownik musi wyrazić zgodę na potrącenie nadpłaty z wynagrodzenia? Czy w okresie wypowiedzenia można powierzyć zatrudnionemu inną pracę? Odpowiadamy na pytania Czytelników

Pracownik zatrudniony na 1/5 etatu (pracuje dwa razy w tygodniu po 4 godziny) w styczniu br. wykorzystał – na swój wniosek – jeden dzień zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Czy w 2025 r, pracownik może jeszcze skorzystać z takiego zwolnienia od pracy?

Tak, do końca br. pracownik będzie mógł skorzystać jeszcze z jednego dnia zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej.

Pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest jego natychmiastowa obecność. Ustawodawca nie określił, których członków rodziny pracownika może dotyczyć takie zdarzenie, a zatem pojęcie „sprawy rodzinne” należy rozumieć szeroko.

W danym roku kalendarzowym pracownik może skorzystać z omawianego zwolnienia od pracy w wymiarze dziennym albo godzinowym. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego zwolnienia decyduje sam pracownik – w pierwszym wniosku o jego udzielenie, złożonym w danym roku.

Pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat zwolnienie to przysługuje w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 2 dni albo 16 godzin (pracownik może wykorzystać je jednorazowo albo w częściach). Pracownikowi zatrudnionemu na 1/5 etatu, korzystającemu z omawianego zwolnienia w wymiarze określonym w dniach, przysługują w danym roku kalendarzowym 2 dni tego zwolnienia. W sytuacji, gdy zwolnienie to jest udzielane w wymiarze godzinowym (a nie w dniach), dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się je proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy, przy czym niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Pracownik zatrudniony na 1/5 etatu, korzystający w danym roku kalendarzowym ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze godzinowym, mógłby zatem skorzystać w tym roku kalendarzowym z 4 godzin omawianego zwolnienia, co wynika z następującego wyliczenia: 1/5 x 16 = 4 (po zaokrągleniu w górę do pełnej godziny). Jeżeli jednak korzysta w danym roku ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze dziennym i wykorzystał już jeden dzień tego zwolnienia, przysługuje mu jeszcze jeden dzień.

Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. W okresie omawianego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia – w wysokości połowy wynagrodzenia obliczonego na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z zastrzeżeniem, że składniki wynagrodzenia ustalane w przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. ©℗

Pracownica chce skorzystać z urlopu opiekuńczego, aby zapewnić opiekę dalekiej krewnej. Czy pracodawca może żądać od pracownicy oświadczenia potwierdzającego, że nie ma innych członków rodziny, którzy mogą zastąpić ją przy sprawowaniu tej opieki?

Nie. Należy jednak zwrócić uwagę, że pracownica może skorzystać z urlopu opiekuńczego w celu zapewnienia opieki swojej dalekiej krewnej tylko w przypadku, gdy z nią mieszka. Będzie to wynikać ze złożonego przez pracownicę wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego – we wniosku tym trzeba podać adres osoby, która potrzebuje opieki pracownicy.

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Za członka rodziny, o którym mowa powyżej, uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. Jest to więc ograniczony krąg osób – w ich przypadku nie musi być spełniony wymóg wspólnego zamieszkiwania. Jeżeli jednak pracownica ma zapewnić opiekę osobie, która nie należy do tego grona, musi mieszkać z nią w tym samym gospodarstwie domowym. Ponadto potrzeba zapewnienia opieki musi wynikać z poważnych względów medycznych. Ustawodawca nie określił, jakie to mają być względy. Pracodawca powinien oprzeć się w tym zakresie na oświadczeniu pracownicy – nie może żądać np. przedstawienia zaświadczenia lekarskiego czy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Pracodawca nie może także domagać się od pracownicy oświadczenia, że nie ma innych członków rodziny, którzy mogą – zamiast pracownicy – zapewnić tej osobie opiekę.

Urlopu opiekuńczego udziela się na wniosek pracownicy, złożony (w postaci papierowej lub elektronicznej) w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu, przy czym pracownica musi wskazać w tym wniosku: imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych, oraz przyczynę konieczności zapewnienia tej osobie osobistej opieki przez pracownicę. W przypadku członka rodziny pracownica musiałaby podać we wniosku także stopień pokrewieństwa, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – wskazać adres zamieszkania tej osoby.

Urlop opiekuńczy należy do urlopów bezpłatnych, ale okres tego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. ©℗

7 lutego br. zostanie rozwiązana umowa o pracę za porozumieniem stron. W styczniu br. pracownik wykorzystał 4 godziny zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz 1 dzień urlopu opiekuńczego. Czy pracodawca musi podać te informacje w świadectwie pracy?

Tak. W świadectwie pracy umieszcza się informacje dotyczące m.in. zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem (art. 1481 k.p.) oraz urlopu opiekuńczego (art. 1731 k.p.), przy czym chodzi tu o zwolnienie i urlop wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Zgodnie z pomocniczym wzorem świadectwa pracy informację o liczbie dni lub godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, umieszcza się w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy. Natomiast informację o liczbie dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, umieszcza się w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy. W piśmiennictwie zwraca się uwagę, że nie należy powtarzać tej informacji w ust. 6 pkt 4 świadectwa pracy, który dotyczy korzystania z urlopu bezpłatnego. Za czas urlopu opiekuńczego pracownik co prawda nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, ale jest to inny urlop niż urlopy bezpłatne, o których mowa w art. 174–1741 k.p. ©℗

Pracownik nie stawił się do pracy i złożył wniosek o urlop na żądanie dopiero wieczorem, po zakończeniu dnia pracy. Czy w takim przypadku jego nieobecność w pracy można uznać za nieusprawiedliwioną?

Tak. Przyjmuje się, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony nie tylko najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu, ale także do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W kodeksie pracy przyjęto, że pracodawca jest obowiązany udzielić – na żądanie pracownika i we wskazanym przez niego terminie – nie więcej niż 4 dni urlopu (urlop na żądanie) w każdym roku kalendarzowym. Pracownik może złożyć wniosek o pojedyncze dni tego urlopu albo o jego większy wymiar – nawet 4 dni. Kodeks pracy zastrzega, że pracownik ma obowiązek zgłosić żądanie udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. W orzecznictwie podkreśla się jednak, że pracownik powinien zrobić to przed rozpoczęciem swojego dnia pracy. Może się oczywiście zdarzyć, że z powodu nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik nie będzie w stanie zgłosić wniosku o urlop na żądanie w tym terminie – w takim przypadku okoliczności te będą wyłączać winę pracownika. Ponadto regulamin pracy albo praktyka przyjęta u danego pracodawcy mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Co do zasady pracownik powinien jednak zgłosić wniosek o urlop na żądanie w takich godzinach, aby pracodawca – poprzez osoby uprawnione – mógł udzielić mu tego urlopu (pracownik nie może „sam sobie” udzielić urlopu na żądanie). Pracodawca powinien także mieć możliwość podjęcia środków zaradczych, wynikających z potrzeby zapewnienia zastępstwa (por. wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06). Złożenie przez pracownika wniosku urlopowego później – już w trakcie dnia pracy, a w przypadku, o którym mowa w pytaniu, nawet po zakończeniu dnia pracy – nie obliguje pracodawcy do udzielenia urlopu na żądanie, a co za tym idzie, nieobecność pracownika w pracy może mieć w takiej sytuacji nieusprawiedliwiony charakter (wyrok SN z 7 lutego 2008 r., sygn. akt II PK 162/07). ©℗

Na skutek omyłki pracodawcy pracownikowi zostało nadpłacone wynagrodzenie. Pracownik w rozmowie telefonicznej potwierdził, że zgadza się na potrącenie nadpłaty z jego wynagrodzenia. Czy wystarczające będzie przesłanie przez niego zgody na potrącenie e-mailem?

Nie. Zgoda pracownika na potrącenie musi zostać wyrażona w formie pisemnej. Należy także pamiętać, że nie może być to zgoda blankietowa (musi dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności pracodawcy).

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W takim przypadku pracodawca ma prawo zmniejszyć kwotę wynagrodzenia pracownika, podlegającą wypłaceniu w danym miesiącu, o wynagrodzenie wypłacone pracownikowi – wyłącznie – w poprzednim terminie płatności, przy czym nie wymaga to zgody pracownika (por. np. wyrok SN z 11 października 1994 r., sygn. akt I PRN 81/94). W sytuacji, gdy przesłanki te nie są spełnione, potrącenie nadpłaty wynagrodzenia wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie. W orzecznictwie przyjmuje się, że wyrażenie przez pracownika takiej zgody bez zachowania formy pisemnej jest nieważne (wyrok SN z 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98). Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Równoważne z oświadczeniem woli w formie pisemnej jest oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, czyli mające postać elektroniczną i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (nie wystarcza zatem np. wysłanie e-maila). Pracownik musi mieć świadomość wielkości długu – nie może np. zgodzić się na potrącenie nadpłat, które mogą pojawić się w przyszłości. Wyrażona przez niego zgoda jest skuteczna do wysokości kwoty wolnej od potrąceń (por. np. wyrok NSA z 21 grudnia 2005 r., sygn. akt I OSK 461/05). ©℗

W ubiegłym roku pracownikowi powierzono na trzy miesiące inną pracę niż określona w umowie o pracę. Obecnie pracownik jest w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Czy pracodawca może powierzyć mu inną pracę także w okresie wypowiedzenia?

Tak. Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi – w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy – innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Powierzenie, o którym mowa powyżej, nie wymaga zachowania formy pisemnej (wyrok SN z 13 marca 1979 r., sygn. akt I PRN 18/79). W sytuacji, gdy pracodawca skorzysta z takiego rozwiązania w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, nie spowoduje to przekształcenia trwającego stosunku pracy w nowy stosunek pracy o odmiennej treści (wyrok SN z 9 października 1973 r., sygn. akt I PR 321/73). Przyjmuje się, że określenie „uzasadnione potrzeby pracodawcy” oznacza uzasadnione potrzeby zakładu pracy jako całości, a nie tylko jednostki (komórki) organizacyjnej zakładu pracy, do której został skierowany pracownik (wyrok SN z 8 sierpnia 1979 r., sygn. akt I PR 55/79). Pracą odpowiednią do kwalifikacji pracownika jest praca, która ich nie przekracza i przy której te kwalifikacje znajdą choćby częściowe zastosowanie (por. np. wyrok SN z 5 lutego 1998 r., sygn. akt I PKN 515/97). ©℗