Jak prawidłowo rozliczyć w VAT i podatkach dochodowych kanapki dla pracowników

Jak spółka powinna rozliczyć zakup i nieodpłatne przekazanie kanapek pracownikom na gruncie CIT, VAT i PIT?

X spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) działa w branży IT i prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT. Spółka od 1 kwietnia 2024 r. wprowadziła benefit pracowniczy w postaci kanapek udostępnianych nieodpłatnie w pomieszczeniach socjalnych dla załogi. Pracownicy mają pełną dobrowolność w korzystaniu z kanapek, a spółka nie prowadzi ewidencji pobranych przez nich kanapek, gdyż zarówno ich miesięczna nabywana ilość, jak i kilka lokalizacji, w których są udostępniane, stanowią obiektywną przeszkodę w prowadzeniu takiej ewidencji. Kanapki nie stanowią posiłków profilaktycznych, a ani przepisy prawa pracy, ani przepisy bhp nie nakładają obowiązku zapewnienia ich pracownikom. Kanapki są udostępniane tylko w dni robocze, w godzinach pracy. Możliwość ich konsumpcji nie jest powiązana z faktem uczestniczenia w służbowych spotkaniach (np. narady pracownicze, spotkania z kontrahentami, szkolenia odbywane w biurze firmy). Wydatki na zakup kanapek nie są w jakikolwiek sposób zwracane spółce, która finansuje je w całości ze środków obrotowych. Kanapki spółka nabywa od firmy Y (podatnik VAT czynny). Zgodnie z umową z firmą Y zakup kanapek jest rozliczany za okresy miesięczne i udokumentowany fakturą. Za kwiecień 2024 r. firma Y wystawiła 2 maja 2024 r. fakturę na łączną kwotę netto 20 000 zł (plus VAT w kwocie 1000 zł). Firma Y klasyfikuje przedmiotowe kanapki do działu 16 lub 19 Nomenklatury scalonej (CN) i do ich dostawy od 1 kwietnia 2024 r. stosuje 5-proc. stawkę VAT. Spółka X otrzymała fakturę 2 maja 2024 r., a 6 maja 2024 r. uregulowała ją przelewem na rachunek figurujący na białej liście podatników VAT. Pomiędzy spółką X a firmą Y nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Rokiem podatkowym dla spółki X jest rok kalendarzowy, a VAT i zaliczki na CIT rozlicza ona na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak spółka powinna rozliczyć zakup i nieodpłatne przekazanie ww. kanapek pracownikom na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)?

CIT

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego KUP, musi:

• zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
• zostać właściwie udokumentowany;
• nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Organy podatkowe akceptują, że wydatki na zakup tych artykułów spożywczych dla pracowników mogą być uznane jako KUP prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej na zasadach ogólnych (interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2019 r., nr 0115-KDIT2-3.4011.251.2019.2.AWO; z 22 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS, a także wyrok WSA w Poznaniu z 19 sierpnia 2020 r., sygn. akt I SA/Po 374/20). Wskazują one przy tym, że wydatki na zakup artykułów spożywczych dla pracowników są niewątpliwie przejawem i wyrazem starań pracodawcy dążącego do poprawy atmosfery pracy, co w konsekwencji zwiększa wydajność pracy i w efekcie nie pozostaje bez wpływu na uzyskiwane przychody (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 21 lipca 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.270.2022.1.AND).

Należy także zauważyć, że w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za KUP kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza jednak, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11; interpretacja ogólna ministra finansów z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521).

W analizowanej sprawie koszty poniesione przez spółkę na zakup kanapek udostępnianych następnie do ogólnej konsumpcji pracownikom w czasie ich pracy nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki te są w istocie „kosztami pracowniczymi” podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 22 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.548.2022.1.JG; z 22 czerwca 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.226.2023.3.JF).

Poniesione ze środków obrotowych pracodawcy wydatki na zapewnienie pracownikom artykułów spożywczych (np. kanapek) do spożycia w zakładzie pracy nie stanowią także wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a zatem zaliczeniu tych wydatków w ciężar KUP nie sprzeciwia się art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 17 stycznia 2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.652.2023.1.KW).

Należy więc stwierdzić, że w analizowanej sprawie wydatki na zakup przedmiotowych kanapek dla pracowników spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do KUP, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Spółka ma zatem prawo zaliczyć poniesione wydatki na kanapki do KUP (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 5 stycznia 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.647.2023.1.DW; z 20 lutego 2024 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.724.2023.1.DK; z 30 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.329.2023.1.AJ).

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT nie uważa się za KUP podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:

a) podatek naliczony:

– jeżeli podatnik zwolniony jest z VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT,

– w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

b) podatek należny:

– w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT; przy czym KUP nie jest jednak podatek należny w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o VAT,

– w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami,

– od nieodpłatnie przekazanych towarów, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, w przypadku gdy wyłącznym warunkiem ich przekazania jest uprzednie nabycie przez otrzymującego towarów lub usług od przekazującego w określonej ilości lub wartości,

c) kwota VAT, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie z art. 16a–16m ustawy o CIT, lub dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej amortyzacji – w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Jak zostanie wyjaśnione w części dotyczącej VAT, spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (w kwocie 1000 zł) wynikającego z otrzymanej faktury dokumentującej zakup kanapek w kwietniu 2024 r. Skoro zaś wydatki na zakup kanapek dla pracowników firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (wydatek spełnia obowiązujące zasady), to naliczony VAT także spełnia zasady zaliczenia wydatku do KUP (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 5 stycznia 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.647.2023.1.DW).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka uregulowała tę fakturę 6 maja 2024 r. przelewem na rachunek figurujący na białej liście podatników VAT, dlatego zaliczeniu tych wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów nie sprzeciwia się art. 15d ustawy o CIT.

Wydatki poniesione na zakup kanapek stanowią dla spółki koszty pośrednie. Zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia KUP (z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f–4h ustawy o CIT) uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

W analizowanej sprawie faktura została wystawiona 2 maja 2024 r., dlatego należy uznać, że spółka może potrącić przedmiotowe koszty w maju 2024 r.

Trzeba tutaj wskazać, że – jak zostanie wyjaśnione w części dotyczącej PIT – koszty te nie stanowią należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT, a zatem nie znajdą do nich zastosowania art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT.

Podsumowując, spółka może w maju 2024 r. zaliczyć do KUP wydatki poniesione na zakup kanapek w kwocie 21 000 zł. ©℗

VAT

Podatek naliczony

Zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z kolei kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu m.in. nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie kwotę podatku naliczonego stanowi kwota 1000 zł wynikająca z otrzymanej faktury dokumentującej zakup kanapek w kwietniu 2024 r.

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. W praktyce towary i usługi nabywane na potrzeby pracowników będą zazwyczaj wykazywać pośredni związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną, oczywiście pod warunkiem, że firma taką działalność prowadzi i możną z nią powiązać pracę danego pracownika.

Należy przy tym pamiętać, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem zarówno spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. W analizowanej sprawie spółka ma status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, a zatem nie znajdzie zastosowania wyłączenie określone w art. 88 ust. 4 ustawy o VAT. W kontekście analizowanego problemu należy zaś wskazać, że stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

• nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;
• usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

Przy czym ustawa o VAT nie definiuje ani pojęcia usług gastronomicznych, ani pojęcia usług cateringowych. W znaczeniu językowym należy przyjąć, że usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, tj. w restauracji czy innym lokalu. Catering oznacza natomiast dostarczenie przygotowanych posiłków w miejsce wskazane przez zamawiającego, np. do siedziby spółki. Zatem catering różni się od usług gastronomicznych.

Pojęcie usług gastronomicznych rozumiane jest wąsko. Jego zakres znaczeniowy pokrywa się z tym określonym w art. 6 ust. 1 rozporządzenia 282/2011 dla usług restauracyjnych. Usługi restauracyjne i cateringowe oznaczają usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów, lub żywności i napojów, stanowi jedynie element większej całości, w której muszą przeważać usługi. Usługi restauracyjne polegają na świadczeniu takich usług w lokalu należącym do usługodawcy, podczas gdy usługi cateringowe polegają na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy (art. 6 ust. 1 rozporządzenia 282/2011). Za usługi cateringowe i restauracyjne w rozumieniu art. 6 ust. 1 rozporządzenia 282/2011 nie uznaje się dostawy gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo dostawy gotowej lub niegotowej żywności i napojów, wraz z ich transportem lub bez niego, ale bez żadnych innych usług wspomagających (art. 6 ust. 2 rozporządzenia 282/2011).

Zatem należy przyjąć, że wyłączenie, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT, dotyczy tylko usług gastronomicznych rozumianych jako usługi restauracyjne. Nie obejmuje ono natomiast:

• usług cateringowych (interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 5 kwietnia 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.8.2022.1.KO; z 5 kwietnia 2022 r., 0111-KDIB3-1.4012.13.2022.1.AB),
• usług stołówkowych (interpretacja indywidulana dyrektora KIS z 16 lutego 2021 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.855.2020.2.ICZ),
• nabycia towarów – artykułów spożywczych do bezpośredniej konsumpcji.

Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma jednak zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten – jak wskazano wyżej – może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

Niestety w obecnej praktyce organy podatkowe zazwyczaj przyjmują, że w przypadku świadczeń nabywanych z zamiarem przekazania na potrzeby osobiste pracowników nie zachodzi jakikolwiek związek z działalnością gospodarczą, gdyż świadczenia te wynikają z dobrej woli pracodawcy. Świadczenia te służą w głównej mierze zaspokojeniu osobistych/prywatnych potrzeb osób korzystających (pracowników), a zatem nie dają podatnikowi prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z takimi świadczeniami (interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 29 lipca 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.160.2022.1.IK; z 5 kwietnia 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.7.2022.1.KO; z 12 października 2023 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.494.2023.2.KOM; z 22 czerwca 2023 r., 0114-KDIP4-2.4012.217.2023.4.MC). Jak wskazał NSA w wyroku z 7 grudnia 2022 r. (sygn. akt I FSK 2134/19): „(…) dostrzec należy, że skarżąca w opisie stanu faktycznego nie wskazała na jakiekolwiek okoliczności szczególne towarzyszące jej działaniom, które pozwalałyby uzasadnić twierdzenie, że nieodpłatne oferowanie produktów spożywczych było niezbędne z punktu widzenia potrzeb przedsiębiorstwa. Z informacji przedstawionych przez stronę nie wynikało przykładowo, że ww. artykuły były zapewniane w czasie spotkań bądź narad pracowników i współpracowników, bądź w okresie ich wytężonej pracy związanej z realizacją jakiegoś projektu w celu zapewnienia ciągłości pracy i utrzymania wydajności osób zatrudnionych w spółce bądź z nią współpracujących. Wprost przeciwnie, jak wyjaśniała skarżąca, produkty w postaci warzyw, owoców czy płatków śniadaniowych są/będą udostępniane w kuchni w czasie bieżącej pracy, przy czym pracownicy sami decydują, czy i ewentualnie kiedy skonsumują pozostawione do ich dyspozycji artykuły spożywcze. Dostarczenie posiłku w opisanych warunkach służy zatem zaspokojeniu osobistych potrzeb pracownika, którego prywatna korzyść (w relacji do potrzeb przedsiębiorstwa) ma w tym przypadku charakter dominujący. Tym samym oferowanie pracownikom/współpracownikom ww. artykułów spożywczych do swobodnej konsumpcji w ogólnodostępnym pomieszczeniu socjalnym w normalnym toku pracy nie wykazuje związku z działalnością gospodarczą spółki, który uprawniałby ją do dokonywania odliczeń podatku naliczonego od wydatków na zakup danych produktów w myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Potencjalny wpływ posiłków na lepszą atmosferę w firmie, zwiększanie wydajności pracowników czy kreowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy ma jedynie charakter hipotetyczny, pozostając w dalekiej i luźnej relacji z czynnościami opodatkowanymi spółki”.

Z kolei dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5 stycznia 2024 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.805.2023.2.KO, stwierdził, że „(…)w odniesieniu do zakupu kanapek podawanych – na potrzeby osobiste pracowników poprzez swobodny dostęp pracowników do kanapek, należy wskazać, że zapewnienie przez Państwa możliwości korzystania z kanapek udostępnianych na potrzeby osobiste pracowników nie wynika z żadnych przepisów, jak również nie jest niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem Pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od możliwości skorzystania z kanapek, jakie daje z własnej woli pracodawca. Zatem udostępnienie kanapek – na potrzeby osobiste pracowników poprzez swobodny dostęp pracowników do kanapek, ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, tym samym nie ma związku z Państwa sprzedażą opodatkowaną. W odniesieniu do kanapek wydawanych Pracownikom podczas wykonywania przez nich pracy brak jest po Państwa stronie argumentów przemawiających za odliczeniem podatku, gdyż nie wiąże się to z prowadzoną przez Państwa działalnością”.

W analizowanej sytuacji należy więc przyjąć, że spółka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w kwocie 1000 zł wynikającej z otrzymanej 2 maja 2024 r. faktury, która dokumentuje zakup kanapek. Warto jednocześnie zaznaczyć, że kwestia ta nie jest całkowicie jednoznaczna. Na potrzeby schematu rozliczenia przyjmuję jednak, że spółka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup kanapek dla pracowników.

Podatek należny

Z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT jedynie wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie. Ustawodawca jednakże przewidział od powyższej reguły wyjątki, które zostały zawarte w przypadku dostawy towarów w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, a w przypadku świadczenia usług w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. I tak, stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z kolei na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 12 października 2023 r., 0114-KDIP1-1.4012.494.2023.2.KOM: „Odnośnie zatem przekazywanych przez Spółkę Pracownikom oraz Współpracownikom Spółki artykułów spożywczych, takich jak owoce i warzywa, udostępnianych w pomieszczeniu socjalnym – kuchni oraz ogólnodostępnych powierzchniach biura do swobodnego spożywania podczas wykonywania swojej pracy należy wskazać, że przesłanką opodatkowania nieodpłatnego przekazania lub zużycia towarów jest, aby podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. Nieodpłatne przekazanie towarów lub zużycie podlega opodatkowaniu tylko wówczas, gdy w związku z nabyciem bądź wytworzeniem towarów będących przedmiotem przekazania podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia. W niniejszej interpretacji w odpowiedzi na pytanie nr 1 już wskazano, że Spółce nie będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z zakupem owoców i warzyw udostępnianych Pracownikom/Współpracownikom do swobodnego użytkowania podczas pracy, zatem przekazanie powyższe nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT w trybie art. 7 ust. 2 ustawy” (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 13 maja 2022 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.137.2022.1.MC).

Zatem w analizowanej sprawie nie wystąpi obowiązek opodatkowania, jako czynności nieodpłatnej, przekazania kanapek na potrzeby osobiste pracowników (zużycia przez pracowników). Nie wystąpi zatem podatek należny w związku z nieodpłatnym zapewnieniem kanapek pracownikom.

Podsumowanie

Z jednej strony spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w kwocie 1000 zł od zakupu kanapek. Z drugiej strony nieodpłatne ich przekazanie pracownikom nie podlega VAT. Zatem zarówno zakup tych kanapek, jak i ich nieodpłatne przekazanie pracownikom nie są wykazywane w JPK_V7M. ©℗

PIT – obowiązki płatnika

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy (art. 32 ust. 1 ustawy o PIT).

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT: za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie przepisy ustawy o PIT nie definiują pojęcia nieodpłatnego świadczenia. W praktyce przyjmuje się, że jest to każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne (tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu) przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków) (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 30 czerwca 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.337.2022.2.GG; uchwały NSA z: 18 listopada 2002 r., sygn. akt PPS 9/02; 16 października 2006 r., sygn. akt II FPS 1/06; 24 maja 2010 r., sygn. akt II FPS 1/10).

Z kolei Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznał, że nieodpłatne świadczenia mogą być uznane za przychód pracownika tylko, gdy:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Organy podatkowe przyjmują, że w przypadku artykułów spożywczych zapewnianych do swobodnego zużycia przez pracodawcę w miejscach ogólnodostępnych, w sytuacji gdy pracodawca nie ma możliwości ustalenia, ile takich artykułów konkretny pracownik zużył i nie prowadzi w tym zakresie stosownych ewidencji, nie dochodzi po stronie pracownika (korzystającego z tych świadczeń) do powstania przychodu (ze stosunku pracy), gdyż nie jest możliwe zindywidualizowanie wartości świadczenia przypadającego na konkretną osobę (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 9 sierpnia 2019 r., nr 0115-KDIT2-3.4011.251.2019.2.AWO; z 4 sierpnia 2017 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.231.2017.2.MS2; z 5 czerwca 2018 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.131.2018.2.MM; z 7 sierpnia 2018 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.305.2018.1.AN).

Zatem należy uznać, że po stronie pracowników spożywających przedmiotowe kanapki nie powstaje przychód podatkowy, a w konsekwencji na spółce nie ciążą obowiązki płatnika w zakresie poboru zaliczki na PIT od tych świadczeń. ©℗