Podmiot zatrudniający może przekazać instytucji finansowej brakujące dane identyfikujące uczestnika PPK i może to zrobić bez dodatkowego upoważnienia i zgody takiej osoby.

Danymi identyfikującymi uczestnika programu są jego imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie mają obywatelstwa polskiego.

Obowiązek uzupełnienia przez podmiot zatrudniający brakujących danych nie wynika z przepisów prawa (przepisy ustawy o PPK nie regulują kwestii uzupełniania danych identyfikujących uczestnika programu po zawarciu w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK), ale nie ma przeszkód, aby został zawarty w postanowieniach umowy o zarządzanie PPK.

Dane identyfikujące uczestnika są danymi, które zgodnie z art. 20 ust. 1 pkt 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.) powinny zostać wskazane w umowie o prowadzenie PPK w celu identyfikacji uczestnika w imieniu i na rzecz którego zawierana jest umowa i w celu usprawnienia komunikacji między instytucją finansową a uczestnikiem programu. Skoro zatem podmiot zatrudniający powinien wskazać dane identyfikujące uczestnika PPK w samej umowie o prowadzenie PPK, to nie ma przeszkód do uzupełnienia tych danych po zawarciu takiej umowy.

Innymi słowy w sytuacji, w której w zawartej umowie o prowadzenie PPK zostały podane niekompletne dane identyfikujące uczestnika, dopuszczalne jest ich późniejsze uzupełnienie przez podmiot zatrudniający, czyli przekazanie przez niego tych brakujących danych instytucji finansowej. W takim przypadku nie jest wymagane uprzednie uzyskanie przez podmiot zatrudniający od uczestnika programu zgody na uzupełnienie jego danych czy upoważnienia do takiego uzupełnienia.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że uzupełnienia przez podmiot zatrudniający niekompletnych danych, o których mowa powyżej, nie należy utożsamiać ze zmianą danych, o której mowa w art. 4 ust. 2 ustawy o PPK. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 2 tej ustawy uczestnik programu jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych identyfikujących uczestnika PPK, poinformować wybraną instytucję finansową o tej zmianie. Obowiązek zmiany danych, o którym mowa w przywołanym przepisie, dotyczy wyłącznie uczestnika PPK. Przy czym, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o PPK w sprawach dotyczących programu jego uczestnik składa oświadczenia woli w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie ich na trwałym nośniku wybranej instytucji finansowej lub w innej postaci, jeżeli w umowie o zarządzanie PPK tak określono.