Masz umowę o dzieło? ZUS może nałożyć składki – sprawdź, kiedy

Coraz częstsze kontrole ZUS pokazują, że nie można bezrefleksyjnie przyjmować, iż umowa o dzieło gwarantuje zwolnienie z jakichkolwiek składek. Organy rentowe badają okoliczności faktyczne, w tym sposób wykonania umowy, podległość służbową i charakter wykonywanych czynności.

Co mówi prawo o składkach ZUS przy umowie o dzieło? Ogólna zasada

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, umowa o dzieło nie została wskazana jako tytuł do ubezpieczeń. Oznacza to, że w standardowych warunkach wykonawca dzieła nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu ani zdrowotnemu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której umowa o dzieło zostaje zakwestionowana jako pozorna lub jej charakter wskazuje na stosunek pracy albo świadczenie realizowane na rzecz pracodawcy. W praktyce coraz częściej spotykane są sytuacje, w których ZUS po przeprowadzeniu kontroli stwierdza, że umowa o dzieło miała charakter umowy zlecenia lub nawet stosunku pracy. Wówczas dochodzi do obowiązku ubezpieczenia wstecznego i naliczenia zaległych składek wraz z odsetkami.

Kiedy umowa o dzieło powoduje obowiązek składek

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie innej umowy niż umowa o pracę, jeżeli wykonuje ją na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. W takiej sytuacji świadczenie wykonywane w ramach umowy o dzieło może zostać potraktowane jak część stosunku pracy, co wiąże się z koniecznością objęcia wynagrodzenia obowiązkowymi składkami ZUS.

Przykładowo, jeśli pracownik zatrudniony na etacie zawiera dodatkowo umowę o dzieło z tym samym pracodawcą lub wykonuje dzieło dla tego pracodawcy, nawet gdy formalnie umowa została zawarta z innym podmiotem, to uznaje się, że świadczenie zostało zrealizowane na rzecz pracodawcy. Wówczas wynagrodzenie z umowy o dzieło zostaje włączone do podstawy wymiaru składek. Taka kwalifikacja może mieć poważne konsekwencje finansowe, szczególnie gdy pracodawca nie przewidział obowiązku naliczenia i odprowadzenia składek.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, wychowawczym lub pobiera zasiłek macierzyński. W takim przypadku nie dochodzi do zbiegu tytułów i zawarcie umowy o dzieło nie powoduje objęcia ubezpieczeniami. Istotne jest jednak, aby zachować dowody potwierdzające, że świadczenie rzeczywiście było wykonane poza zakresem obowiązków pracowniczych oraz nie miało cech podporządkowania.

Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS. Jaki formularz trzeba złożyć?

Od 1 stycznia 2021 roku obowiązuje przepis art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którym płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca wykonanie dzieła ma obowiązek poinformowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło, która nie powoduje obowiązku ubezpieczeń. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu RUD w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Formularz zawiera dane stron, daty zawarcia i zakończenia dzieła oraz przedmiot umowy. Obowiązek ten dotyczy zarówno firm, jak i osób prywatnych, które zlecają wykonanie dzieła, np. stworzenia strony internetowej czy portretu.

Z obowiązku zgłoszenia wyłączone są osoby wykonujące dzieło na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy osoby wykonujące dzieło w ramach prowadzonej działalności gospodarczej

Brak zgłoszenia RUD może skutkować wszczęciem postępowania wyjaśniającego oraz ewentualnym nałożeniem sankcji administracyjnych. Dodatkowo, z uwagi na cyfrową kontrolę danych, ZUS może wykryć brak zgłoszenia i zażądać wyjaśnień. Formularz można złożyć elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS.

Wynagrodzenie z dzieła jako przychód z pracy

W sytuacjach, w których ZUS zakwalifikuje umowę o dzieło jako wykonywaną na rzecz pracodawcy, przychód z tej umowy zostaje włączony do przychodów ze stosunku pracy. W takiej sytuacji całość przychodu stanowi podstawę do naliczenia składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych oraz zdrowotnych, a także do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy według zasad ogólnych. W efekcie, wynagrodzenie uzyskane z tytułu umowy o dzieło zostaje objęte pełnym reżimem ubezpieczeniowym, analogicznie jak etatowe wynagrodzenie. Pracodawca zobowiązany jest do wykazania tej kwoty w raporcie ZUS RCA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.

Umowa o dzieło. Jakie są obowiązki pracodawcy i płatnika składek

Jeśli pracodawca wie, że jego pracownik zawarł umowę o dzieło z innym podmiotem, ale świadczenie jest wykonywane faktycznie na jego rzecz, to pracodawca ma obowiązek objąć wynagrodzenie z tej umowy odpowiednimi ubezpieczeniami. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika informacji o zawarciu takiej umowy oraz jej treści. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością finansową.Płatnik składek powinien zachować należytą staranność w analizie stanu faktycznego, w tym w gromadzeniu dokumentacji dotyczącej okoliczności zawarcia i wykonania umowy o dzieło.

Podsumowanie. Jakie okoliczności mogą sprawić, że ZUS nałoży składki na umowę o dzieło?

Zawarcie umowy o dzieło nie zawsze oznacza brak obowiązku opłacania składek ZUS. Kluczowe jest, kto jest stroną umowy, na czyją rzecz świadczenie jest wykonywane oraz czy nie dochodzi do faktycznego zbiegu tytułów do ubezpieczenia. Dodatkowo, nawet jeśli umowa nie rodzi obowiązku ubezpieczeniowego, musi zostać zgłoszona do ZUS na formularzu RUD. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie ubezpieczeń społecznych, by uniknąć przyszłych nieporozumień i potencjalnych zaległości. W obliczu rosnącego nadzoru ZUS oraz rozszerzającej się praktyki interpretacyjnej, należy zachować ostrożność przy zawieraniu i dokumentowaniu umów o dzieło. Pozorne oszczędności mogą w dłuższej perspektywie generować znaczne koszty.