Sprawozdanie finansowe za 2024 – checklista księgowej na 31 marca

1. Czy masz wszystkie elementy sprawozdania finansowego za 2024?

Sprawozdanie finansowe składa się z kilku elementów – upewnij się, że masz komplet:

• Bilans – aktywa i pasywa muszą się zgadzać.

• Rachunek zysków i strat – czy wszystkie przychody i koszty są prawidłowo ujęte?

• Informacja dodatkowa – czy zawiera wszystkie wymagane objaśnienia?

• Sprawozdanie z działalności (jeśli dotyczy) – czy obejmuje kluczowe informacje o firmie?

• Rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym – czy zostało sporządzone przez jednostki inne niż wskazane w art. 45 ust. 3 u.r.?

2. Czy wszystkie podpisy elektroniczne są złożone poprawnie?

Nie wystarczy tylko przygotować dokumenty – muszą być podpisane przez uprawnione osoby. Sprawdź:

• Czy zarząd podpisał elektronicznie sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności?

• Czy księgowy podpisał sprawozdanie finansowe?

• Czy wszyscy członkowie zarządu mają aktywny podpis elektroniczny?

3. Czy wszystkie daty w dokumentach są prawidłowe?

Zanim wyślesz sprawozdanie, upewnij się, że w dokumentach nie ma błędnych dat. Częste błędy:

❌ Podanie 31.12.2023 zamiast 31.12.2024 jako daty końcowej.

❌ Wpisanie przyszłej daty podpisu (np. kwiecień zamiast marzec).

❌ Niezgodność daty sporządzenia sprawozdania (wygenerowania schemy) z datą pierwszego elektronicznego podpisu.

4. Czy dane w sprawozdaniu finansowym są zgodne i spójne?

• Czy kwoty w bilansie są zgodne z danymi w rachunku zysków i strat?

• Czy wykazane zobowiązania i należności zgadzają się z saldami kontrahentów?

• Czy sprawozdanie finansowe zostało sprawdzone pod kątem błędów rachunkowych?

• Czy informacje zaprezentowane w dodatkowych informacjach i objaśnieniach są spójne z danymi z pozostałych elementów sprawozdania oraz sprawozdaniem z działalności?

• Czy sprawozdanie z działalności zawiera odnośniki do sprawozdania finansowego w zakresie informacji prezentowanych w obu tych dokumentach?

5. Czy sprawozdanie zostało zapisane w odpowiednich formatach?

Nieprawidłowy format pliku może sprawić, że system KRS go nie przyjmie. Sprawdź:

• Czy dołączona została prawidłowa wersja Informacji dodatkowej – w pliku PDF, XLS czy innym?

• Czy plik sprawozdania został zapisany w XML i zawiera też dołączoną informację dodatkową?

• Czy sprawozdanie z działalności (jeśli dotyczy) jest w PDF?

Zapamiętaj – 4 rzeczy, których nie możesz przeoczyć przed 31 marca

1. Termin podpisania sprawozdania finansowego za 2024 r. mija 31 marca 2025 r. – dotyczy wszystkich jednostek.

2. Zatwierdzenie sprawozdania to osobny obowiązek – jest na to czas do 30 czerwca 2025 r.

3. Sprawozdanie można złożyć dopiero po jego zatwierdzeniu – i tylko elektronicznie, przez e-KRS lub e-Urząd Skarbowy.

4. Spójność danych i formaty plików mają znaczenie – błędny XML lub PDF może uniemożliwić złożenie dokumentów.

❌ Błędy popełniane przy zamykaniu sprawozdania finansowego

• Błędna data sporządzenia lub podpisu – np. 31.12.2023 zamiast 2024 lub podpis z kwietnia.

• Niekompletna dokumentacja – brak informacji dodatkowej lub zestawienia zmian w kapitale własnym.

• Niezgodność danych między bilansami, rachunkiem zysków i strat a informacją dodatkową.

• Błędny format plików – np. sprawozdanie nie w XML, tylko w PDF, lub brak wymaganego załącznika.

• Zbyt późne przekazanie sprawozdania biegłemu rewidentowi – co może opóźnić wydanie opinii i zatwierdzenie.