Zgodnie z art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1863) przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.Dlatego wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach za 2024 r.

Do 26 marca 2025 r. jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, muszą rozliczyć wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej na 31 grudnia 2024 r. Oznacza to obowiązek:

  • wyjaśnienia rozbieżności między stanem faktycznym a księgowym,
  • ujęcia tych różnic w księgach rachunkowych roku 2024,
  • sporządzenia i zatwierdzenia protokołu rozliczenia.

To jeden z kluczowych kroków przed zamknięciem ksiąg i sporządzeniem sprawozdania finansowego.

Dlaczego termin 26 marca?

Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzić nie później niż 85. dnia po dniu bilansowym, czyli w 2025 r. do 26 marca. Aby dane w tym zestawieniu były prawidłowe, wcześniej trzeba:

  • zakończyć rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,
  • zaksięgować je w księgach roku 2024.

Jak prawidłowo rozliczyć wyniki inwentaryzacji?

Rozliczenie inwentaryzacji powinno obejmować:

1. Wycenę składników zapasów objętych spisem z natury

Zgodnie z metodą stosowaną w ewidencji (ilościowo-wartościowa, tylko wartościowa, ilościowa lub brak ewidencji).

2. Porównanie wyników spisu z ewidencją księgową

Identyfikacja różnic inwentaryzacyjnych.

3. Wyjaśnienie przyczyn różnic

Analiza rozbieżności i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia.

4. Zaksięgowanie różnic

Ujęcie w księgach rachunkowych zapisów, które doprowadzą wartości księgowe do stanu faktycznego.

Przykładowy przebieg rozliczenia inwentaryzacji w jednostce

1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zbiera wszystkie wypełnione arkusze spisu, sprawdza ich kompletność i poprawność.

2. Następnie przekazuje arkusze do działu księgowości, który dokonuje wyceny i ustala ewentualne różnice.

3. Różnice ujmuje się w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych sporządzanych według wzoru z instrukcji inwentaryzacyjnej.

4. Możliwa jest kompensata niedoborów i nadwyżek, ale tylko gdy:

  • dotyczą tych samych osób materialnie odpowiedzialnych,
  • dotyczą podobnych składników majątkowych,
  • zostały stwierdzone w trakcie tego samego spisu.

5. Zestawienia różnic, po uwzględnieniu kompensat, główna księgowa przekazuje ponownie do przewodniczącego komisji.

6. Przewodniczący ustala przyczyny powstania różnic, pobiera wyjaśnienia od osób odpowiedzialnych i opracowuje wnioski dotyczące likwidacji różnic, które zamieszcza w protokole rozliczenia.

7. Jeśli wniosek zakłada obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej wartością niedoboru, wymagana jest decyzja kierownika jednostki.

Jak wyceniać składniki ujawnione w spisie?

Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Jeśli jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową lub tylko wartościową:

• stosuje się ceny nabycia, zakupu, koszty wytworzenia, ceny ewidencyjne lub ceny sprzedaży.

Jeśli ewidencja jest tylko ilościowa lub jej brak:

• materiały i towary → wycena według cen zakupu/nabycia (metoda FIFO),

• wyroby gotowe i półprodukty → rzeczywiste lub planowane koszty wytworzenia (ew. cena sprzedaży netto).

Dokumentowanie i księgowanie różnic

Rozliczenie może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu protokołu przez kierownika jednostki. Protokół powinien zawierać:

  • wyniki spisu,
  • opis różnic i przyczyny,
  • sposób ich rozliczenia.

Dopiero wtedy służby księgowe (lub biuro rachunkowe) mogą dokonać zapisów księgowych pod datą spisu, ale nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego (art. 12 ust. 2 u.r.).

Na jakich kontach księgować różnice?

Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych ma na celu ustalenie i rozliczenie różnic wynikających z porównania stanu księgowego inwentaryzowanych składników majątku ze stanem rzeczywistym ustalonym w drodze spisu z natury. Rezultatem porównania może być:

• niedobór inwentaryzowanych składników majątku (występuje, gdy stan rzeczywisty składników, ustalony na podstawie spisu z natury, jest mniejszy od stanu ewidencyjnego),

• nadwyżka inwentaryzowanych składników majątku (występuje, gdy stan rzeczywisty składników, ustalony na podstawie spisu z natury, jest większy od stanu ewidencyjnego).

Ewidencja rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, po zatwierdzeniu ich przez kierownika jednostki, może być prowadzona za pomocą kont „Rozliczenie niedoborów” i „Rozliczenie nadwyżek”.

Nie ma znaczenia, jakiego składnika aktywów czy pasywów dotyczyła różnica – najpierw księguje się rozliczenie, a potem odpowiednie korekty.

Ważne: Powstałe podczas inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne mogą przybrać formę niedoboru lub nadwyżki.

Ważne

Pamiętaj:

• Różnice należy rozliczyć do 26 marca 2025 r.

• Księgi za 2024 r. muszą być kompletne przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.

• Opóźnienia mogą zaburzyć dane i naruszyć zasadę rzetelności.

Ważne: Rozliczenie inwentaryzacji to nie tylko obowiązek formalny, ale element wpływający na rzetelność sprawozdania finansowego i odpowiedzialność za prawidłowość ksiąg rachunkowych.

Checklista rozliczenia wyników inwentaryzacji. Sprawdź!

🔲 Wszystkie arkusze spisu z natury zebrane, sprawdzone i przekazane do księgowości

🔲 Wycenione składniki majątku zgodnie z przyjętą metodą ewidencji

🔲 Ustalone różnice inwentaryzacyjne i sporządzone zestawienia

🔲 Sprawdzenie, czy możliwa jest kompensata niedoborów i nadwyżek

🔲 Ustalono przyczyny powstania różnic i pobrano wyjaśnienia od osób odpowiedzialnych

🔲 Sporządzono protokół rozliczenia różnic

🔲 Protokół został zatwierdzony przez kierownika jednostki

🔲 Różnice zaksięgowane pod datą spisu, najpóźniej do 31 grudnia 2024 r.

🔲 Zweryfikowano, że wszystko zostało zrobione przed 26 marca 2025 r.