Rozliczenie inwentaryzacji oraz zestawienie obrotów i sald – etapy przed zamknięciem ksiąg

Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych

Jednostki miały czas do 15 stycznia 2025 r. na zakończenie inwentaryzacji za 2024 r. Jej wyniki muszą być odpowiednio udokumentowane i powiązane z księgami rachunkowymi (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości – dalej: u.r.). Różnice między stanem rzeczywistym a zapisami w księgach podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach tego roku obrotowego, w którym przeprowadzono inwentaryzację (art. 27 ust. 2 u.r.). Oznacza to, że różnice należy ująć w księgach 2024 r., gdyż wpływają one na wynik finansowy jednostki.

Jednak same czynności rozliczeniowe trzeba wykonać najpóźniej do zamknięcia ksiąg i sporządzenia sprawozdania finansowego za 2024 rok. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 u.r., księgi uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeśli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. Oznacza to, że różnice inwentaryzacyjne trzeba wyjaśnić i rozliczyć przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2024 r., czyli najpóźniej do 26 marca 2025 r.

Wszystkie różnice powinny być zaksięgowane w księdze głównej pod datą 31 grudnia. W wyjątkowych przypadkach może się zdarzyć, że pełne rozliczenie i wyjaśnienie różnic nie będzie możliwe w terminie zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dlatego postępowanie wyjaśniające powinno być prowadzone niezwłocznie, a jego wyniki muszą zostać ujęte w księgach rachunkowych przed zamknięciem roku pod datą 31 grudnia.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych polega na zaksięgowaniu odpowiedniej kwoty na odpowiednim koncie rozrachunkowym lub zaliczeniu do kosztów lub przychodów stwierdzonych w toku inwentaryzacji różnic. Jeśli wyjaśnienie różnic zależy od postępowania innych organów, np. dochodzenia policyjnego dotyczącego podejrzenia kradzieży, jednostka powinna je ująć w księgach rachunkowych jako różnice ujawnione, ale niewyjaśnione i nierozliczone.

Wyniki inwentaryzacji powinny umożliwić doprowadzenie ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego mienia. Dodatkowo powinny one pomóc ocenić gospodarczą przydatność składników majątkowych. W zależności od przyczyn powstania różnic oraz ich skali, jednostka powinna wdrożyć działania zapobiegające powtarzaniu się podobnych nieprawidłowości w przyszłości. Stwierdzone nieprawidłowości powinny bowiem nie tylko zostać naprawione, ale także wykorzystane do poprawy systemu gospodarowania mieniem i rachunkowości.

• Sprawdź, co było przyczyną wykrytych błędów – czy wynikały z błędnej ewidencji, nieskutecznych procedur, zaniedbań pracowników, czy braku kontroli nad majątkiem.
• Zidentyfikuj obszary, które wymagają poprawy w systemie zarządzania mieniem i rachunkowości.

• Oceń, czy obecne procedury zabezpieczają majątek jednostki i minimalizują ryzyko niedoborów lub nadwyżek.
• Zaktualizuj zasady przekazywania, użytkowania i likwidacji środków trwałych.
• Wprowadź dodatkowe zabezpieczenia, monitoring lub lepszą ewidencję majątku.

• Upewnij się, że dokumentacja finansowa zgadza się z rzeczywistym stanem majątku.
• Zaktualizuj politykę rachunkowości i wprowadź nowe procedury księgowe, jeśli wykryto błędy w księgowaniu różnic inwentaryzacyjnych.
• Przeszkol pracowników, aby unikać błędów w ewidencji i raportowaniu stanu majątku.

• Sprawdź, czy jednostka powinna wprowadzić częstsze kontrole, dodatkowe audyty lub zmienić harmonogram inwentaryzacji.
• Powołaj zespoły kontrolne, które będą weryfikować procesy i wykrywać nieprawidłowości na bieżąco.

• Wdróż nowoczesne systemy zarządzania majątkiem (np. kody kreskowe, elektroniczne systemy inwentaryzacyjne).
• Zautomatyzuj procesy, aby ograniczyć błędy ludzkie i zwiększyć efektywność księgowości.

• Przygotuj raport z wnioskami i zaproponuj działania usprawniające.
• Zatwierdź plan zmian i wdrażaj go stopniowo, aby uniknąć ponownych błędów w przyszłości.

Dzięki temu:

• jednostka zmniejszy ryzyko wystąpienia podobnych problemów w przyszłości,
• usprawni procesy zarządzania majątkiem i księgowością,
• zwiększy kontrolę i bezpieczeństwo danych księgowych.

Ostateczną decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje kierownik jednostki. Główny księgowy jest odpowiedzialny za odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia, zgodnie z decyzją kierownika jednostki.

Instrukcję inwentaryzacyjną można wprowadzić jako element polityki rachunkowości lub jako pojedynczy dokument. Zależnie od warunków i potrzeb to właśnie w instrukcji inwentaryzacyjnej można uregulować kwestie związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. Do instrukcji inwentaryzacyjnej należy załączyć wzory dokumentów inwentaryzacyjnych obowiązujące w całej jednostce. Jeśli chodzi o ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych to będą to, np.:

• zestawienia zbiorcze spisów z natury,
• zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
• zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych,
• wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie,
• opinie rzeczoznawców, ekspertów,
• zeznania świadków,
• decyzje kierownika jednostki,
• polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zestawienie obrotów i sald

Termin sporządzenia zestawienia obrotów i sald wynika z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Wskazuje się w nim, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:

• zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz w terminie umożliwiającym dokonanie rozliczeń finansowych,
• zestawienia obrotów i sald księgi głównej za rok obrotowy sporządzane są nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (tj. za 2024 r. nie później niż do 26 marca 2025 r.).

Artykuł 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje również, by co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzić zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną, informacyjną i sprawozdawczą. Jest to kluczowy dokument księgowy, który pozwala na sprawdzenie poprawności zapisów w księgach rachunkowych. Umożliwia wykrycie błędów księgowych i rachunkowych, które naruszają zasadę podwójnego zapisu. A najczęstsze błędy w samym zestawieniu obrotów i sald to:

• brak zgodności między sumą obrotów Wn i Ma,
• niezgodność między kontami syntetycznymi a analitycznymi,
• niepoprawne przeniesienie sald na kolejne okresy,
• nieujęcie wszystkich operacji księgowych, np. wyników inwentaryzacji.

Jednak stosowane obecnie systemy księgowe są tworzone w taki sposób, że uniemożliwiają popełnienie błędów kiedyś wychwytywanych przy wykorzystaniu zestawienia. Współczesne systemy wymagają od użytkownika stosowania zasady podwójnego zapisu i nie pozwalają zaksięgować transakcji na koncie po niewłaściwej stronie. Co prawda zestawienie nie wykrywa błędów, jeśli nie naruszono zasady podwójnego zapisu, ale jest narzędziem kontroli, bo pozwala sprawdzić tzw. krzyżówki (np. wydatki i zobowiązania z kosztami, środki trwałe i umorzenia z funduszem jednostki) i na tej podstawie znaleźć błąd.

Obecnie więc zestawienie obrotów i sald w jednostkach budżetowych jest generowane na podstawie zapisów w systemach księgowych, które automatycznie sumują operacje księgowe i przedstawiają je w ustandaryzowanym formacie.

Automatyzacja zestawienia obrotów i sald to duże ułatwienie dla księgowości. Dzięki niej można szybciej sprawdzać zgodność zapisów, uniknąć ręcznych błędów i generować raporty na bieżąco. Systemy księgowe same wykrywają rozbieżności, więc zamiast ręcznie przeliczać wszystko po kilka razy, księgowi mogą skupić się na analizie danych. Nie trzeba też czekać na raporty – można je uzyskać w dowolnym momencie, a dodatkowo łatwo porównać wyniki z poprzednimi okresami. To nie tylko oszczędność czasu, ale i większa pewność, że sprawozdanie finansowe będzie rzetelne i zgodne z przepisami.

Salda kont bilansowych wynikające z zestawienia obrotów i sald stanowią podstawę do sporządzenia bilansu, natomiast obroty kont wynikowych (kosztów i przychodów) tworzą rachunek zysków i strat. ©℗