Checklista dla księgowej jednostki, której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2024 r.

📅Do 26 marca 2025 r. (środa) – 85. dzień po dniu bilansowym

Krok 1. Wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

  • Zakończ porównanie wyników inwentaryzacji z księgami rachunkowymi.
  • Udokumentuj rozliczenie – protokoły, decyzje kierownika, noty księgowe.
  • Ustal i zaksięguj różnice inwentaryzacyjne.

Ważne: Różnice ujawnione w toku inwentaryzacji należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą, czyli 2024. To oznacza, że księgowa ma obowiązek zaksięgowania tych różnic do momentu zamknięcia ksiąg, nie później niż 26 marca.

Zgodnie z art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1863 - dalej: u.r.) przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Dlatego wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach za 2024 r. Powstałe podczas inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne mogą przybrać formę niedoboru lub nadwyżki.

Krok 2. Sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej

  • Sporządź zestawienie po rozliczeniu inwentaryzacji.
  • Upewnij się, że salda kont są zgodne.
  • Wydrukuj lub zapisz wersję elektroniczną – zgodnie z polityką rachunkowości jednostki.

Ważne: Zestawienie musi zostać przygotowane najpóźniej do 85. dnia po dniu bilansowym. Powinno uwzględniać już zaksięgowane różnice inwentaryzacyjne i stanowi podstawę do dalszych czynności zamykających rok.

📅Do 31 marca 2025 r. (poniedziałek) – 3 miesiące po dniu bilansowym

Krok 3. Sporządzenie zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych

  • Ustal i zestaw salda wszystkich kont pomocniczych (np. kontrahenci, środki trwałe, rozrachunki z pracownikami).
  • Zweryfikuj ich zgodność z odpowiednimi kontami księgi głównej.

Krok 4. Zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień 31.12.2024

  • Po wykonaniu wszystkich zapisów i korekt zamknij księgi rachunkowe.
  • Upewnij się, że nie pozostawiono otwartych kont ani nierozliczonych sald.

Uwaga! W ustawie o rachunkowości rozróżnia się dwa rodzaje zamknięcia ksiąg:

- Zamknięcie wstępne – do 31 marca 2025 r.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 u.r., księgi rachunkowe należy wstępnie zamknąć na koniec roku obrotowego najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, czyli do 31 marca 2025 r. Wstępne zamknięcie jest potrzebne, by móc sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Po tym zamknięciu można jeszcze dokonywać zapisów, ale tylko wtedy, gdy mają one istotny wpływ na sprawozdanie (patrz: art. 54 ust. 1 u.r.).

- Zamknięcie ostateczne – do 15 lipca 2025 r.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 i 5 u.r., ostateczne zamknięcie ksiąg powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Dla większości jednostek oznacza to termin do 15 lipca 2025 r. To zamknięcie trwale blokuje możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian w księgach za 2024 r.

Przepisy ustawy o rachunkowości

"2. Księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3–3d:

1) na dzień kończący rok obrotowy,

(...)

– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

(...)

4. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

5. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3."

Krok 5. Sporządzenie sprawozdania finansowego

Sporządź komplet dokumentów:

  • bilans,
  • rachunek zysków i strat – prawidłowy wariant, zgodność z bilansem,
  • informację dodatkową – zawiera wprowadzenie i wymagane objaśnienia,
  • sprawozdanie z działalności – jeśli jednostka podlega obowiązkowi jego sporządzenia.

Nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2025 r., trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień kończący rok obrotowy. Przypomnijmy, że obowiązkami sprawozdawczymi są objęte wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości: jednostki sektora prywatnego, organizacje non-profit, a także jednostki sektora finansów publicznych. Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez MF.

Uwaga techniczna: właściwa wersja struktur logicznych e-sprawozdań

Ministerstwo Finansów opublikowało struktury logiczne e-sprawozdań finansowych w wersji v1-3, dostępne na stronie:

https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan

Struktury dotyczą sprawozdań sporządzanych według załącznika nr 1, 4, 5 oraz 6 do ustawy o rachunkowości i mają zastosowanie do lat obrotowych rozpoczynających się od 1 stycznia 2024 r. (włącznie). Oznacza to, że jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, muszą przygotować sprawozdanie finansowe za 2024 r. właśnie w strukturze logicznej v1-3.

Krok 6. Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego

  • Wszystkie podpisy muszą być elektroniczne (kwalifikowany, zaufany lub ePUAP) i złożone na tym samym pliku XML.
  • Podpisy muszą być złożone z datą nie późniejszą niż 31 marca 2025 r.

Ważne: Plik musi być zapisany w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów.

Sprawozdanie finansowe trzeba podpisać: podpisem kwalifikowanym, Profilem Zaufanym, podpisem osobistym (zaawansowany podpis elektroniczny w nowym e-dowodzie osobistym). Może też zostać podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.

Wskazówki praktyczne

  • Sprawdź, czy wszyscy podpisujący sprawozdanie mają aktywne podpisy elektroniczne – nie czekaj z tym do ostatniej chwili.
  • Zweryfikuj pliki sprawozdań w walidatorze Ministerstwa Finansów.
  • Zadbaj o lokalne kopie robocze plików przed wysyłką.

Co dalej po podpisaniu

📌 Nie składaj sprawozdania finansowego od razu 31 marca!

Zgłoszenie do KRS lub Szefa KAS następuje dopiero po jego zatwierdzeniu – najczęściej do 30 czerwca 2025 r. (jeśli rok obrotowy kończy się 31 grudnia).

Podsumowanie obowiązków – marzec 2025

📅 Do 26 marca 2025 r.

✔️ Wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

✔️ Sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej

📅 Do 31 marca 2025 r.

✔️ Sporządzenie zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych

✔️ Formalne zamknięcie ksiąg rachunkowych

✔️ Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego