Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości elektroniczne sprawozdania finansowe podpisuje się:
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • podpisem zaufanym (zweryfikowanym przez ePUAP),
  • podpisem osobistym (podpis zawarty w elektronicznej warstwie dowodów osobistych, jeśli przy wnioskowaniu o dowód wystąpiono o jej aktywację, składany przy użyciu czytnika do e-dowodu).
Przypomnijmy, że sprawozdanie finansowe zobowiązani są podpisać kierownik jednostki (w przypadku organu wieloosobowego, np. zarządu – wszyscy jego członkowie) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzeba pamiętać, że złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. W przypadku ksiąg prowadzonych przez biuro rachunkowe osobą podpisującą może być zarówno kierownik biura, jak i pracownik biura, o ile taka możliwość wynika z umowy biura rachunkowego z klientem.
WAŻNE Jeżeli pod plikiem e-sprawozdania finansowego najpierw podpisze się np. osoba używająca podpisu zewnętrznego, a w dalszej kolejności osoba używająca podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu wewnętrznego, to pierwszy z podpisów (zewnętrzny) zweryfikowany zostanie negatywnie, uniemożliwiając tym samym złożenie tak podpisanego sprawozdania przez portal eKRS czy w repozytorium KAS.
Jeden plik XML sprawozdania finansowego może być opatrzony różnymi rodzajami podpisów. Ponadto podpis kwalifikowany może zostać złożony jako podpis otoczony (podpis wewnętrzny ‒ zawarty w samym podpisanym pliku), podpis otaczający (wtedy tworzony jest osobny plik XADES, zawierający w sobie plik podpisywanego dokumentu oraz sumy kontrolne, dane podpisu), a także podpis zewnętrzny (wówczas tworzony jest osobny plik XADES, zawierający nazwę podpisywanego dokumentu, sumy kontrolne i dane podpisu; jest on powiązany z podpisanym dokumentem). Także takie trzy formy przewidziane są dla podpisu osobistego. W związku z tym trzeba uważać na kolejność podpisu, bo może to potem rodzić problemy przy składaniu sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego.
Podpis zaufany jest podpisem wewnętrznym, czyli podpis ten zagnieżdża się w pliku XML, który podpisujemy, i stanowi jego integralną część. A zatem w pierwszej kolejności pod e-sprawozdaniem powinny zostać złożone podpisy niezmieniające rozszerzenia pliku tego sprawozdania, tj. zaufany, osobisty otoczony oraz kwalifikowany otoczony, a po złożeniu tego rodzaju podpisów mogą być składane podpisy osobiste otaczające, kwalifikowane otaczające lub osobiste zewnętrzne i kwalifikowane zewnętrzne. Przy czym w przypadku podpisu otaczającego każdy z podpisujących tym podpisem dopisuje się do wspólnego pliku. Natomiast w przypadku podpisu zewnętrznego wszystkie podpisujące się osoby mogą stworzyć swoje odrębne pliki podpisu na jednym pliku źródłowym.
Względy techniczne
1. Jako pierwsze powinny być złożone podpisy niezmieniające rozszerzenia pliku sprawozdania, czyli podpis zaufany, osobisty (otaczający, enveloped) oraz kwalifikowany wewnętrzny (otaczający).
2. Następnie po umieszczeniu ww. rodzaju podpisów mogą być złożone podpisy osobiste otaczające lub kwalifikowane otaczające bądź podpisy osobiste zewnętrzne lub kwalifikowane zewnętrzne.©℗
Księgowi mogą też podpowiedzieć członkom zarządu jednostki, że jeśli sporządzając sprawozdanie, podpiszą je podpisem o formacie PADES, to tak podpisana wersja nie zostanie poprawnie zweryfikowana przy składaniu sprawozdania do KRS, mimo że dokument posiada podpis wewnętrzny, wyświetlany jest komunikat: „dokument nie posiada wewnętrznego podpisu, a zewnętrzny nie jest dołączony”. Należy zatem przy podpisywaniu tego dokumentu podpisem zaufanym użyć formatu podpisu „Hades”.
Na co uważać, by nie zrobić błędów w rachunku zysków i strat
Na co uważać, by nie zrobić błędów w rachunku zysków i strat

Zobacz również
Warto też pamiętać, że istnieje możliwość sprawdzenia prawidłowości podpisów przed składaniem sprawozdań. Uniknie się wówczas sytuacji, kiedy to pewne błędy struktury plików lub podpisów ujawniłyby się w momencie próby złożenia zatwierdzonego e-sprawozdania finansowego przez portal eKRS.
Organ zatwierdzający będzie oceniał sprawozdanie w formacie XML; i to ono zostanie zatwierdzone, dlatego dobrze jest upewnić się, że w toku składania go po zatwierdzeniu w eKRS nie pojawią się niespodziewane błędy.
dr Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW
Podstawa prawna
art. 45 ust. 1f ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)