Świadczenie urlopowe 2025: ile wynosi i jak je ująć w księgach rachunkowych

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) mają prawo zdecydować, czy tworzą ZFŚS, czy wypłacają świadczenie urlopowe. Jeśli jednak do 31 stycznia 2025 r. nie poinformowali pracowników o rezygnacji ze świadczenia urlopowego, muszą je wypłacać – pod warunkiem że pracownik spełnia kryterium długości urlopu.

Wysokość świadczenia urlopowego

Pracodawca, który ma obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego, ustala jego wysokość, z tym że nie może być ono wyższe niż odpis podstawowy na ZFŚS w danym roku. Przypomnijmy, że zasadniczo wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. 20 lutego ukazało się obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. Zgodnie z nim przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. wyniosło 7262,39 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. było wyższe, to podstawa naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 7262,39 zł. Właśnie na podstawie tej kwoty można ustalić wysokość odpisu na ZFŚS, a także świadczenia urlopowego w 2025 r.

Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, w zwykłych warunkach, maksymalna kwota świadczenia urlopowego w 2025 r. wynosi 2723,40 zł (37,5 proc. z 7262,39 zł, czyli z przeciętnego wynagrodzenia z drugiego półrocza 2024 r.). Zaś w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu, świadczenie ustala się proporcjonalnie. Wyjątkiem są pracownicy młodociani. Świadczenie urlopowe dla młodocianych, bez względu na wymiar etatu, przysługuje w pełnej, zryczałtowanej wysokości – w zależności od roku nauki. [tabela 1 i 2]

Świadczenie urlopowe przysługuje w wyższej wysokości również pracownikom, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. W 2025 r. podstawą naliczenia dla tej grupy pracowników jest 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia z drugiego półrocza 2024 r. (czyli 50 proc. z 7262,39 zł), co daje 3631,20 zł – dla pełnego etatu. [tabela 3]

Konieczne warunki

Aby otrzymać świadczenie urlopowe, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi też spełniać kryterium socjalnego, bo świadczenie to wypłaca się niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Musi jednak spełnić dwa warunki: mieć status pracownika i korzystać z odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego.

Długość urlopu

Warunkiem otrzymania świadczenia urlopowego jest wykorzystanie w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 dni kalendarzowych bez przerwy. [ramka 1]

• Nie jest finansowane z ZFŚS – wypłacane jest ze środków własnych pracodawcy.
• Nie wymaga wniosku, zaświadczeń o dochodach ani spełnienia kryterium socjalnego – przysługuje niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika.

• Ma status pracownika, czyli jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
• Wykorzysta w danym roku co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego (wliczają się także dni wolne, święta i weekendy).

Nie chodzi tu o 14 dni roboczych, lecz o 14 dni kalendarzowych z rzędu, liczonych z uwzględnieniem także dni wolnych od pracy. Do tego okresu wlicza się więc m.in.: soboty i niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dni wolne wynikające z systemu równoważnego.

Wlicza się wszystkie dni kalendarzowe przypadające w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego – również weekendy, święta i inne dni wolne od pracy. Jeśli pracownik wykorzysta np. dwa tygodnie urlopu w tym samym miesiącu – jeden na początku i jeden na końcu – a więc nie będą to dni następujące po sobie, świadczenie urlopowe nie przysługuje.

Czy wypłata jest obowiązkowa

Co do zasady – nie. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacania świadczenia urlopowego, jeśli dopełni formalności przewidzianych w ustawie o ZFŚS. Wyjątek od tej zasady stanowią nauczyciele, których świadczenie urlopowe regulowane jest Kartą nauczyciela.

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS, pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku mają prawo:

• tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) – w pełnej lub ograniczonej wysokości, albo
• wypłacać świadczenie urlopowe zamiast tworzenia funduszu – na zasadach określonych w art. 3 ust. 4–6 ustawy o ZFŚS.

Aby jednak zrezygnować z obu tych rozwiązań, pracodawca musi poinformować pracowników o braku wypłat świadczenia urlopowego do 31 stycznia danego roku. Informację tę należy przekazać w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie, np. ogłoszeniem, komunikatem e-mail lub notatką służbową.

Jeśli pracodawca nie poinformuje pracowników w terminie, a nie tworzy ZFŚS – automatycznie powstaje obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego. Brak wypłaty może skutkować:

• nałożeniem kary grzywny,
• roszczeniami ze strony pracowników.

U pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, kwestie tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczeń socjalnych powinny zostać:

• uregulowane w układzie zbiorowym pracy – jeśli pracownicy są nim objęci, albo
• zawarte w regulaminie wynagradzania – jeśli nie obowiązuje układ zbiorowy.

W tych przypadkach zastosowanie ma art. 4 ust. 3 ustawy o ZFŚS.

Opodatkowanie i oskładkowanie

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT świadczenie urlopowe stanowi przychód dla pracownika. Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT pracodawca musi obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Nie trzeba w tym przypadku odprowadzać też składki zdrowotnej.

Oznacza to, że w takiej sytuacji płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.

Ewidencja księgowa

W księgach świadczenie urlopowe będzie stanowiło koszt operacyjny na koncie „Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia”. W przypadku gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach zespołu 4 i 5, konieczne będzie również przeksięgowanie świadczenia na konto „Koszty ogólnego zarządu”.

Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą świadczenia urlopowego może przebiegać następująco:

1. Świadczenie urlopowe naliczone dla pracowników:

• strona Wn konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• strona Ma konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przy czym, jeśli ewidencja kosztów przebiega na kontach 4 i 5 równolegle, należy wprowadzić zapis: strona Wn konta 550 – „Koszty ogólnego zarządu”, strona Ma konta 490 – „Rozliczenie kosztów”.

2. Naliczony podatek od świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• strona Ma konta „Rozrachunki publicznoprawne (analityka z tytułu PIT)”.

3. Wypłata świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• strona Ma konta „Rachunek bankowy”. ©℗

• Brak informacji do 31 stycznia. Pracodawca nie przekazuje pracownikom w terminie informacji o rezygnacji z wypłaty świadczenia – co skutkuje obowiązkiem jego wypłaty.
• Wypłata po terminie. Świadczenie przekazywane po rozpoczęciu urlopu to naruszenie przepisów. Wypłata musi nastąpić najpóźniej dzień przed urlopem.
• Błędne liczenie 14 dni. Uwzględnienie tylko dni roboczych jest nieprawidłowe. Trzeba wliczyć wszystkie dni, w tym weekendy i święta.
• Uznaniowość wypłaty. Pracodawca sam decyduje, komu wypłaci świadczenie – to błąd. Jeśli obowiązek wypłaty powstał, musi objąć wszystkich uprawnionych pracowników.