Wdrożenie KSeF wymusza aktualizację polityki rachunkowości

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób dokumentowania operacji gospodarczych. Faktury wystawiane i otrzymywane w KSeF funkcjonują wyłącznie w postaci elektronicznej, w jednolitej strukturze logicznej, i są udostępniane w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów. Zmiana formy faktury wpływa bezpośrednio na prowadzenie rachunkowości. Faktura nadal stanowi podstawowy dowód księgowy, jednak jednostka nie otrzymuje już dokumentu papierowego ani pliku przesłanego przez kontrahenta. Dostęp do faktury następuje wyłącznie poprzez system centralny, co oznacza odejście od dotychczasowego modelu obiegu dokumentów.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby polityka rachunkowości opisywała sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz organizację przetwarzania danych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy dokumentacja ta powinna obejmować w szczególności: opis systemu przetwarzania danych, wykaz programów i stosowanych procedur, zasady ochrony danych i zabezpieczenia dostępu. Zaś zasady przechowywania dowodów księgowych, w tym faktur ustrukturyzowanych, wynikają z art. 71, 73 ustawy i też powinny zostać określone w tej dokumentacji. Obowiązkowe stosowanie KSeF oddziałuje bezpośrednio na wszystkie te obszary. Zmienia bowiem sposób pozyskiwania faktur, ich obieg w jednostce oraz zasady dostępu do dokumentów księgowych.

System e-fakturowania wprowadza również nowy moment otrzymania faktury. Za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru identyfikującego w systemie. Ma to znaczenie nie tylko dla rozliczeń VAT, lecz także dla prawidłowego ujęcia kosztów w księgach rachunkowych oraz dla zamknięcia okresów sprawozdawczych. Zasada ta wymaga jednoznacznego uregulowania w dokumentacji rachunkowości.

Zmienia się także sposób archiwizacji dokumentów. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres wynikający z przepisów podatkowych. Jednostka powinna więc określić, w jaki sposób zapewnia dostęp do tych dokumentów, jak je identyfikuje w ewidencji oraz czy stosuje dodatkowe archiwum techniczne.

Dlatego wdrożenie KSeF nie może się ograniczyć wyłącznie do zmian organizacyjnych lub informatycznych, lecz wymaga również aktualizacji dokumentacji rachunkowości.

Dostęp do faktur ustrukturyzowanych może być realizowany przy wykorzystaniu narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów albo systemów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF.

Jaka jest podstawa prawna aktualizacji polityki w związku z wdrożeniem KSeF

Obowiązek aktualizacji polityki rachunkowości w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wynika z przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka ma obowiązek posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz zapewnić jej aktualność. Dokumentacja ta powinna odzwierciedlać rzeczywiście stosowane rozwiązania w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym sposób dokumentowania operacji gospodarczych oraz organizację obiegu dowodów księgowych.

Wprowadzenie KSeF powoduje zmianę sposobu funkcjonowania faktur w jednostce. Dotychczasowe zapisy polityki rachunkowości, odnoszące się do faktur papierowych lub elektronicznych przesyłanych przez kontrahentów, przestają być wystarczające i wymagają odpowiedniego uzupełnienia.

Znaczenie mają również art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości, które określają zasady dokumentowania operacji gospodarczych oraz elementy dowodu księgowego. Faktura ustrukturyzowana, wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem KSeF, stanowi dowód księgowy w rozumieniu ustawy. Różni się ona jednak formą od faktur stosowanych dotychczas, co wymaga jednoznacznego uregulowania w dokumentacji rachunkowości.

Istotne znaczenie mają również przepisy ustawy o rachunkowości regulujące zasady przechowywania dowodów księgowych. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przechowywanie dokumentów odbywa się w systemie teleinformatycznym KSeF przez okres wynikający z przepisów podatkowych. Jednostka powinna więc określić w polityce rachunkowości, w jaki sposób zapewnia dostęp do tych dokumentów, jak je identyfikuje oraz jakie rozwiązania stosuje na potrzeby rachunkowości i kontroli.

Podstawę prawną aktualizacji stanowią również przepisy ustawy o VAT regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. Określają one m.in. moment wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej, sposób jej identyfikacji poprzez numer KSeF oraz zasady postępowania w przypadku awarii systemu. Choć regulacje te mają charakter podatkowy, wywierają bezpośredni wpływ na sposób dokumentowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Stosowanie KSeF prowadzi zatem do zmiany formy i organizacji dowodu księgowego. Z tego powodu aktualizacja polityki rachunkowości jest konieczna nawet wtedy, gdy jednostka nie zmienia sposobu ewidencji operacji gospodarczych ani stosowanego planu kont. Jej celem pozostaje zapewnienie zgodności dokumentacji rachunkowości z rzeczywistym sposobem prowadzenia ksiąg po wejściu w życie obowiązkowego e-fakturowania.

Czy stosować procedury dotyczące zmiany zasad

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur co do zasady nie stanowi zmiany zasad (polityki) rachunkowości w rozumieniu Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”. Taka zmiana zasad rachunkowości występuje wówczas, gdy jednostka modyfikuje przyjęte metody wyceny aktywów lub pasywów, sposób ustalania wyniku finansowego albo wprowadza rozwiązania wpływające na dane wykazywane w sprawo zdaniu finansowym. W przypadku wdrożenia KSeF taka sytuacja nie ma miejsca. W szczególności nie dochodzi do: zmiany metod wyceny aktywów i pasywów, zmiany zasad ustalania wyniku finansowego, zmiany momentu rozpoznania przychodów i kosztów w księgach rachunkowych.

System e-fakturowania nie wpływa bowiem na ekonomiczną treść operacji gospodarczych. Zmienia wyłącznie sposób ich udokumentowania. Faktura ustrukturyzowana pełni tę samą funkcję co faktura papierowa lub elektroniczna stosowana dotychczas, jednak funkcjonuje w innej formie technicznej oraz w odmiennym modelu obiegu dokumentów.

Wprowadzana zmiana ma zatem charakter organizacyjno-dokumentacyjny. Polega ona na dostosowaniu zapisów opisowych polityki rachunkowości do nowej formy dowodów księgowych oraz zasad ich obiegu i przechowywania. Nie prowadzi natomiast do modyfikacji zasad ewidencji księgowej ani do zmiany przyjętego planu kont.

Takie podejście pozwala zachować ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zapewnia spójność dokumentacji rachunkowości z rzeczywistym sposobem funkcjonowania jednostki po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.

Jakie są konsekwencje braku zapisów odnoszących się do faktur ustrukturyzowanych w polityce rachunkowości

Polityka rachunkowości stanowi jeden z podstawowych dokumentów analizowanych zarówno w trakcie badania sprawozdań finansowych, jak i podczas kontroli prowadzonych przez organy zewnętrzne, w tym administrację skarbową. Dokument ten jest punktem odniesienia przy ocenie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, organizacji obiegu dokumentów oraz zgodności stosowanych rozwiązań z ustawą o rachunkowości. W praktyce kontrola nie ogranicza się wyłącznie do weryfikacji zapisów księgowych, lecz obejmuje również ocenę aktualności i kompletności dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

Oznacza to, że nawet prawidłowe techniczne korzystanie z KSeF nie jest wystarczające, jeżeli w polityce rachunkowości brak jest zapisów odnoszących się do faktur ustrukturyzowanych. Niespójność pomiędzy rzeczywistym sposobem funkcjonowania jednostki a treścią dokumentacji rachunkowości może zostać zakwalifikowana jako nieprawidłowość formalna.

Szczególne znaczenie zagadnienie to ma w jednostkach sektora finansów publicznych, w których obowiązuje rozbudowany system kontroli zarządczej oraz odpowiedzialność kierownika jednostki za całość gospodarki finansowej. Należy jednak podkreślić, że nie tylko w tych jednostkach polityka rachunkowości pełni funkcję dokumentu nadrzędnego, określającego obowiązujące procedury i zasady postępowania w zakresie dokumentowania operacji gospodarczych.

Prawidłowo zaktualizowana polityka rachunkowości pozwala wykazać, że jednostka w sposób świadomy i zgodny z przepisami dostosowała swoje procedury do nowych obowiązków wynikających z wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania. Ma to znaczenie zarówno w bieżącej pracy działu finansowo-księgowego, jak i w trakcie kontroli zewnętrznych.

Za co odpowiada kierownik jednostki

Odpowiedzialność za ustalenie oraz aktualność polityki rachunkowości ponosi kierownik jednostki. Wynika to wprost z przepisów ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi kierownik odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zgodność stosowanych rozwiązań z obowiązującymi przepisami prawa.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób dokumentowania operacji gospodarczych, a tym samym wymaga świadomego i formalnego dostosowania dokumentacji rachunkowości. Nie jest to wyłącznie kwestia organizacyjna ani techniczna, lecz element prawidłowego prowadzenia rachunkowości, za który odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości w formie przyjętej w jednostce, najczęściej w drodze zarządzenia lub aneksu do obowiązującej dokumentacji. Dokument ten powinien określać zakres wprowadzanych zmian oraz datę rozpoczęcia ich stosowania.

Kierownik jednostki może powierzyć wykonywanie czynności związanych z obsługą KSeF wyznaczonym pracownikom lub komórkom organizacyjnym. Nie zwalnia go to jednak z odpowiedzialności za prawidłowe uregulowanie tych zasad w dokumentacji rachunkowości oraz za nadzór nad ich wykonywaniem. Odpowiedzialność ta ma charakter trwały i obejmuje zarówno etap wdrożenia KSeF, jak i późniejsze funkcjonowanie systemu w jednostce.

Prawidłowe ujęcie zasad stosowania faktur ustrukturyzowanych w polityce rachunkowości pozwala wykazać, że jednostka działa w sposób świadomy, uporządkowany i zgodny z przepisami prawa, co ma istotne znaczenie w toku kontroli zewnętrznych.