- 1.Od kiedy należy zaktualizować politykę rachunkowości?
- 2.Część opisowa polityki rachunkowości – co trzeba dodać?
- 3.Gdzie będą przechowywane faktury z KSeF i jak to zapisać w polityce rachunkowości?
- 4.Jak zapisać w polityce rachunkowości sposób postępowania, gdy KSeF nie działa albo działa w trybie awaryjnym?
- 5.Jakie są zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych po wdrożeniu KSeF?
1.Od kiedy należy zaktualizować politykę rachunkowości?
Politykę rachunkowości należy zaktualizować najpóźniej na dzień rozpoczęcia obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych w danej jednostce. Dokumentacja rachunkowości musi bowiem odzwierciedlać faktycznie stosowane rozwiązania, w szczególności w zakresie rodzajów dowodów księgowych oraz zasad ich obiegu, kontroli i archiwizacji. Zmienione zapisy obowiązują od dnia ich wprowadzenia, wskazanego w zarządzeniu kierownika jednostki lub w aneksie do dokumentacji rachunkowości.
Aktualizacja ma charakter organizacyjno-dokumentacyjny i co do zasady nie stanowi zmiany zasad (polityki) rachunkowości w rozumieniu KSR nr 7. W konsekwencji jednostka nie przekształca danych porównawczych ani nie koryguje zapisów z lat poprzednich. Zaktualizowane regulacje stosuje się w odniesieniu do obiegu i ewidencji faktur ustrukturyzowanych wystawianych i otrzymywanych po dacie rozpoczęcia obowiązkowego stosowania KSeF w jednostce.
2.Część opisowa polityki rachunkowości – co trzeba dodać?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w pierwszej kolejności wymaga uzupełnienia części opisowej polityki rachunkowości. To w tej części jednostka określa, jakie dowody księgowe stosuje oraz w jakiej formie dokumentuje operacje gospodarcze.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF dotychczasowy opis faktur jako dokumentów papierowych lub elektronicznych przesyłanych przez kontrahentów przestaje być wystarczający. Faktury nie są już przekazywane bezpośrednio do jednostki, lecz udostępniane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów.
Zmiana ta powinna zostać jednoznacznie odzwierciedlona w polityce rachunkowości. Należy doprecyzować, że faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnego ze wzorem i jest identyfikowana numerem KSeF. Jednocześnie jednostka może wykorzystywać wizualizacje (np. PDF) oraz inne dokumenty elektroniczne w obiegu wewnętrznym, o ile nie są traktowane jako „oryginał” faktury ustrukturyzowanej.
Jednocześnie w dokumentacji należy uwzględnić możliwość otrzymywania faktur poza KSeF. Dotyczy to sytuacji, w których kontrahent nie jest objęty obowiązkiem stosowania systemu. W praktyce jednostka może więc nadal otrzymać fakturę w formie tradycyjnej i taka możliwość powinna zostać uregulowana w zasadach dokumentowania operacji gospodarczych oraz obiegu dokumentów.
Przy formułowaniu zapisów należy zachować ostrożność. Wskazanie, że jednostka przyjmuje wyłącznie faktury wystawione w KSeF, może zostać ocenione jako ograniczenie konkurencji, zwłaszcza w podmiotach korzystających ze środków publicznych. Z tego względu polityka rachunkowości powinna przewidywać także obsługę dokumentów wystawianych poza systemem, jeżeli przepisy na to pozwalają.
Uwaga! W części opisowej należy wprost wskazać, że jednostka wystawia i otrzymuje faktury przede wszystkim w postaci faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie opis stosowania tradycyjnych faktur powinien zostać zachowany jako uzupełnienie, a nie całkowicie usunięty.
W polityce rachunkowości należy również jednoznacznie określić status faktury ustrukturyzowanej jako dowodu księgowego. Powinno z niej wynikać, że faktura wystawiona lub otrzymana w KSeF stanowi dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości i może stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
Warto wskazać, że faktura ustrukturyzowana nie wymaga podpisu ani pieczęci. Autentyczność pochodzenia oraz integralność treści dokumentu zapewnia system KSeF. Taki zapis porządkuje praktykę i eliminuje wątpliwości związane z koniecznością dodatkowego potwierdzania dokumentów.
Szczególne znaczenie ma określenie momentu otrzymania faktury. W warunkach KSeF nie funkcjonuje pojęcie wpływu dokumentu do jednostki ani data jego pobrania przez pracownika księgowości. Za moment otrzymania faktury należy uznać dzień nadania jej numeru identyfikującego w systemie KSeF. Potwierdzają to wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, zgodnie z którymi udostępnienie faktury w KSeF (nadanie jej numeru identyfikującego) jest równoznaczne z jej otrzymaniem przez nabywcę – niezależnie od tego, kiedy faktycznie ją pobierze lub odczyta.
Ma to kluczowe znaczenie dla rachunkowości. Moment otrzymania faktury wpływa na prawidłowe ujęcie kosztów w księgach rachunkowych, rozliczenie okresów sprawozdawczych oraz terminowość ewidencji zobowiązań. Zasada ta powinna zostać jednoznacznie zapisana w polityce rachunkowości.
Jednocześnie należy pamiętać, że faktury nadal mogą być wystawiane do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania sprzedaży. Dopuszczalne jest także wystawienie faktury do 30 dni przed dokonaniem zdarzenia gospodarczego. Okoliczności te powinny zostać uwzględnione przy opisie zasad ujmowania kosztów w księgach rachunkowych.
Brak jednoznacznych zapisów w tym zakresie może prowadzić do niejednolitych praktyk, takich jak ujmowanie faktur według daty pobrania z systemu, daty akceptacji albo daty przekazania dokumentu do księgowości. Wprowadzenie jednej, spójnej zasady pozwala uniknąć takich rozbieżności.
W części opisowej polityki rachunkowości warto również wskazać, że faktury ustrukturyzowane funkcjonują wyłącznie w postaci elektronicznej. Ewentualne wydruki mają charakter pomocniczy i nie stanowią oryginału dowodu księgowego. Oryginałem pozostaje faktura znajdująca się w systemie KSeF wraz z nadanym jej numerem identyfikującym.
Przykład
Przykład zapisu w polityce rachunkowości - podstawowe zasady
Jednostka dokumentuje operacje gospodarcze co do zasady fakturami ustrukturyzowanymi otrzymywanymi i wystawianymi za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), z uwzględnieniem przypadków dopuszczonych przepisami prawa, w których faktury mogą być wystawiane lub otrzymywane poza systemem.
Faktury ustrukturyzowane stanowią dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur zapewnia system KSeF. Faktury te nie wymagają podpisu ani pieczęci.
Za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania jej numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur.
Operacje gospodarcze dokumentowane fakturami ustrukturyzowanymi ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów, w okresie, którego dotyczą.
Oryginałem faktury jest dokument udostępniony w systemie KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym. Ewentualne wydruki mają charakter pomocniczy i nie stanowią dowodu księgowego.
Uwaga! Dostęp do faktur ustrukturyzowanych może być realizowany przy wykorzystaniu narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów albo za pośrednictwem systemów finansowo-księgowych zintegrowanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Przyjęty sposób dostępu powinien zostać opisany w dokumentacji rachunkowości oraz dostosowany do organizacji pracy jednostki.
3.Gdzie będą przechowywane faktury z KSeF i jak to zapisać w polityce rachunkowości?
Faktury wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem KSeF funkcjonują wyłącznie w postaci elektronicznej i są przechowywane w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Okres ten wynika z przepisów ustawy o VAT.
Obowiązek przechowywania faktur ustrukturyzowanych jako dokumentów źródłowych jest realizowany w systemie KSeF. Jednostka nie przechowuje tych dokumentów w formie papierowej ani w lokalnych repozytoriach jako oryginałów dowodów księgowych.
W polityce rachunkowości należy jednoznacznie określić, że faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF i nie podlegają drukowaniu ani papierowej archiwizacji. Ewentualne wydruki mogą służyć wyłącznie celom pomocniczym, organizacyjnym lub informacyjnym i nie stanowią oryginału dowodu księgowego.
Zmiana ta ma istotne znaczenie organizacyjne. Eliminuje bowiem konieczność tworzenia segregatorów z fakturami zakupu i sprzedaży, a jednocześnie wymaga uregulowania zasad dostępu do dokumentów przechowywanych w postaci elektro nicznej.
W dokumentacji rachunkowości należy wskazać, w jaki sposób jednostka zapewnia dostęp do faktur ustrukturyzowanych na potrzeby bieżącej pracy, kontroli wewnętrznej oraz kontroli zewnętrznych. Dostęp ten może być realizowany poprzez system finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF albo poprzez bezpośredni dostęp do systemu KSeF nadany upoważnionym pracownikom.
Istotnym elementem polityki rachunkowości jest także rozstrzygnięcie, czy jednostka archiwizuje tzw. kopie techniczne faktur ustrukturyzowanych. Kopie te mogą mieć postać wizualizacji faktur w formacie PDF lub plików pobranych z systemu, jednak nie stanowią one oryginału dowodu księgowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
Jeżeli jednostka decyduje się na archiwizowanie kopii technicznych, polityka rachunkowości powinna określać cel ich przechowywania, sposób zabezpieczenia danych, zasady dostępu do plików oraz okres ich przechowywania. Zapisy te mają charakter porządkowy i organizacyjny, lecz są istotne z punktu widzenia kontroli wewnętrznej oraz bezpieczeństwa danych.
W przypadku gdy jednostka korzysta wyłącznie z repozytorium KSeF, należy to wyraźnie wskazać w dokumentacji rachunkowości, podkreślając, że dostęp do faktur zapewnia system centralny, a jednostka nie prowadzi odrębnego archiwum faktur ustrukturyzowanych.
Należy również pamiętać, że przepisy dotyczące archiwizacji faktur w KSeF nie zwalniają jednostki z obowiązku przechowywania pozostałych dokumentów księgowych. Dokumenty takie jak noty księgowe, dowody wewnętrzne, umowy, protokoły czy dokumentacja pomocnicza nadal podlegają archiwizacji na zasadach wynikających z ustawy o rachunkowości oraz przepisów archiwalnych.
Prawidłowe uregulowanie zasad archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w polityce rachunkowości pozwala jednoznacznie wskazać, gdzie znajduje się oryginał dowodu księgowego, w jaki sposób jednostka zapewnia do niego dostęp oraz jak realizuje obowiązki dokumentacyjne w warunkach obowiązkowego KSeF.
4.Jak zapisać w polityce rachunkowości sposób postępowania, gdy KSeF nie działa albo działa w trybie awaryjnym?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki również na sytuacje, w których system nie jest dostępny albo jego funkcjonowanie jest czasowo ograniczone. Choć faktury ustrukturyzowane co do zasady są wystawiane i odbierane za pośrednictwem KSeF, przepisy przewidują możliwość czasowego stosowania rozwiązań alternatywnych.
Jednostka powinna w polityce rachunkowości albo w dokumentach z nią powiązanych określić sposób postępowania w sytuacjach szczególnych, w szczególności na wypadek braku dostępu do systemu KSeF, problemów technicznych po stronie podatnika albo czasowej niedostępności systemu po stronie administracji skarbowej.
▶ Alternatywne przechowywanie danych
W praktyce warto rozważyć wprowadzenie dodatkowego, wewnętrznego systemu przechowywania danych w postaci kopii technicznych lub wizualizacji faktur ustrukturyzowanych. Rozwiązanie to może mieć znaczenie zwłaszcza w sytuacjach, w których inne przepisy nakładają obowiązek dłuższego przechowywania dokumentacji niż 10 lat.
Przykładowo w przypadku procesów inwestycyjnych lub projektów wieloletnich okres przechowywania dokumentacji może obejmować kilka lat po zakończeniu inwestycji. Jeżeli inwestycja rozpocznie się w 2026 r. i będzie realizowana przez sześć lat, faktury z pierwszego roku po upływie 10 lat przestaną być dostępne w systemie KSeF, mimo że dokumentacja inwestycji nadal powinna być przechowywana przez jednostkę.
W takich sytuacjach obowiązek zapewnienia dostępu do dokumentacji spoczywa na jednostce. Może on być realizowany poprzez archiwizowanie kopii technicznych lub wizualizacji faktur, np. w wewnętrznym systemie informatycznym albo w zabezpieczonej chmurze zewnętrznej. Należy jednak podkreślić, że kopie te nie stanowią oryginału dowodu księgowego — oryginałem pozostaje faktura udostępniona w systemie KSeF wraz z nadanym jej numerem identyfikującym.
▶ Tryby przewidziane w przepisach
Przepisy ustawy o VAT przewidują możliwość wystawiania faktur poza KSeF w ściśle określonych sytuacjach. W praktyce mają zastosowanie dwa podstawowe tryby:
- offline24 – stosowany w przypadku braku możliwości wystawienia faktury w KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika, np. problemów z dostępem do internetu lub awarii systemów informatycznych. W takim przypadku faktura jest wystawiana poza KSeF, a następnie przesyłana do systemu nie później niż w następnym dniu roboczym;
- awaryjny KSeF – stosowany w sytuacji niedostępności systemu po stronie administracji skarbowej. W okresie awarii podatnik wystawia faktury poza KSeF, a po przywróceniu działania systemu przekazuje je do KSeF zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Wewnętrzna dokumentacja jednostki powinna umożliwiać pracownikom jednoznaczne ustalenie, który tryb ma zastosowanie w danej sytuacji oraz jakie czynności należy wykonać, w tym w jakim terminie faktury powinny zostać przekazane do KSeF.
▶ Procedury wewnętrzne i odpowiedzialność
Procedury awaryjne przewidziane w przepisach mają na celu ochronę podatników przed paraliżem działalności, jednak mogą być stosowane wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych. Odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości pracy spoczywa na jednostce oraz na jej kierowniku.
Z tego względu w dokumentacji rachunkowości lub w procedurach wewnętrznych warto przewidzieć rozwiązania organizacyjne, takie jak: zapewnienie zapasowego łącza internetowego, wskazanie osób odpowiedzialnych za uruchomienie trybu offline24, określenie zasad postępowania w przypadku awarii systemów informatycznych, weryfikację, czy wykorzystywany program finansowo-księgowy automatycznie ponawia wysyłkę faktur do KSeF po nieudanej próbie ich przekazania.
Można również rozważyć wykorzystanie aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub rozwiązań informatycznych wspierających automatyczną obsługę faktur ustrukturyzowanych.
Prawidłowe uregulowanie procedur awaryjnych w dokumentacji rachunkowości pozwala ograniczyć ryzyko błędów, zapewnić ciągłość procesów księgowych oraz wykazać, że jednostka przygotowała się na funkcjonowanie KSeF również w sytuacjach niestandardowych.
Przykład
Przykład zapisu w polityce rachunkowości - procedury awaryjne KSeF
W przypadku braku możliwości wystawienia lub odebrania faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur jednostka stosuje procedury awaryjne zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
W sytuacji czasowej niedostępności systemu KSeF po stronie jednostki, w szczególności w przypadku problemów technicznych lub braku dostępu do internetu, jednostka stosuje tryb offline24.
Faktury wystawione w tym trybie są przekazywane do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po ustaniu przeszkód technicznych.
W przypadku niedostępności systemu KSeF po stronie administracji skarbowej jednostka stosuje tryb awaryjny KSeF.
Faktury wystawione poza systemem w okresie awarii są przekazywane do KSeF po przywróceniu jego działania, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Jednostka zapewnia wewnętrzne procedury umożliwiające pracownikom identyfikację właściwego trybu postępowania oraz określające zakres czynności wykonywanych w sytuacjach awaryjnych, w tym terminy przekazywania faktur do systemu KSeF.
5.Jakie są zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych po wdrożeniu KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób obiegu dokumentów księgowych w jednostce. Dotychczasowy model oparty na wpływie faktury papierowej lub elektronicznej przesyłanej przez kontrahenta przestaje mieć zastosowanie. Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana w systemie KSeF i dopiero z tego systemu trafia do dalszego obiegu wewnętrznego.
Z tego względu jednostka powinna jednoznacznie uregulować zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych w polityce rachunkowości albo – jeżeli stosuje odrębną dokumentację – w instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Zmiany w tym zakresie mają charakter obowiązkowy, ponieważ dotyczą podstawowych mechanizmów kontroli wewnętrznej.
▶ Sposób odbioru faktur z KSeF
W dokumentacji rachunkowości jednostka określa sposób odbioru faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Przyjęte rozwiązanie zależy od organizacji pracy oraz wykorzystywanych systemów informatycznych. W praktyce funkcjonują dwa podstawowe modele.
Pierwszy polega na automatycznym imporcie faktur z KSeF do systemu finansowo-księgowego. Po udostępnieniu faktury w KSeF system księgowy pobiera ją automatycznie i rejestruje w odpowiednich rejestrach. W takim przypadku polityka rachunkowości powinna wskazywać, że proces odbioru dokumentów odbywa się w sposób zautomatyzowany, a pracownicy dokonują dalszej weryfikacji faktur już na etapie pracy w systemie.
Drugi model polega na ręcznym pobieraniu faktur z KSeF przez upoważnionych pracowników. Dotyczy to w szczególności jednostek mniejszych albo takich, które nie posiadają integracji systemu finansowo-księgowego z KSeF. W dokumentacji należy wówczas wskazać osoby odpowiedzialne za pobieranie faktur, częstotliwość wykonywania tej czynności oraz sposób przekazywania dokumentów do dalszego obiegu.
Niezależnie od przyjętego modelu polityka rachunkowości powinna jednoznacznie wskazywać, że oryginałem dowodu księgowego jest faktura udostępniona w KSeF, a dokument pochodzi z systemu centralnego Ministerstwa Finansów.
▶ Etapy kontroli dowodów księgowych
Zmiana formy faktury nie zmienia podstawowych zasad kontroli dowodów księgowych. Jednostka nadal zapewnia:
- kontrolę formalno-rachunkową,
- kontrolę merytoryczną,
- zatwierdzenie dokumentu do wypłaty.
W dokumentacji rachunkowości warto opisać te etapy z uwzględnieniem faktur ustrukturyzowanych.
Kontrola formalno-rachunkowa obejmuje sprawdzenie poprawności danych zawartych na fakturze, w tym danych nabywcy, numeru NIP, poprawności kwot oraz zgodności dokumentu z obowiązującymi przepisami. W przypadku faktur z KSeF kontrola ta odbywa się na podstawie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej.
Kontrola merytoryczna polega na potwierdzeniu, że zakup dotyczy działalności jednostki, został dokonany zgodnie z przeznaczeniem oraz faktycznie zrealizowany. Etap ten pozostaje niezmienny w porównaniu do dotychczasowych zasad, choć odbywa się bez fizycznego dokumentu papierowego.
Zatwierdzenie do wypłaty stanowi końcowy etap obiegu faktury i oznacza akceptację poniesienia wydatku przez kierownika jednostki albo osobę przez niego upoważnioną.
▶ Forma akceptacji dokumentów
W polityce rachunkowości albo w instrukcji obiegu dokumentów jednostka powinna wyraźnie wskazać, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych nie występuje dokument papierowy. Oznacza to, że akceptacja dokumentów odbywa się w formie elektronicznej.
Może to być akceptacja:
- w systemie finansowo-księgowym,
- w systemie obiegu dokumentów,
- w formie elektronicznej korespondencji,
- w ramach wewnętrznego workflow.
Istotne jest, aby przyjęty sposób był jasno opisany i jednolity w całej jednostce. Celem nie jest wskazanie konkretnego narzędzia, lecz wykazanie, że jednostka posiada procedury zapewniające kontrolę dokumentów przed ich ujęciem w księgach rachunkowych oraz przed dokonaniem płatności.
▶ Znaczenie zapisów dla kontroli i odpowiedzialności
Prawidłowe opisanie zasad obiegu i kontroli faktur ustrukturyzowanych ma istotne znaczenie z punktu widzenia kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialności kierownika jednostki.
Dokumentacja powinna jednoznacznie wskazywać, kto wykonuje poszczególne czynności oraz na jakim etapie następuje odpowiedzialność za sprawdzenie dokumentu.
Dzięki temu jednostka może wykazać, że mimo braku papierowej faktury zachowała wszystkie wymagane etapy kontroli, a przyjęty sposób obiegu dokumentów zapewnia rzetelność i kompletność zapisów księgowych.
6.Jak uregulować numerację i identyfikację dowodów?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wprowadza nowy sposób identyfikacji faktur, który powinien zostać jednoznacznie uregulowany w polityce rachunkowości. Faktura ustrukturyzowana posiada dwa numery: numer nadany przez wystawcę oraz numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF.
W dokumentacji rachunkowości należy określić, który z tych numerów stanowi podstawowy identyfikator dowodu księgowego oraz w jaki sposób faktura jest oznaczana w ewidencji i dokumentach wewnętrznych jednostki.
Numer nadany przez wystawcę służy identyfikacji dokumentu w relacjach z kontrahentem, natomiast numer KSeF ma charakter systemowy i umożliwia jednoznaczne powiązanie faktury z dokumentem przechowywanym w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów oraz jego weryfikację.
Polityka rachunkowości powinna wskazywać, czy jednostka posługuje się:
- numerem KSeF jako podstawowym identyfikatorem,
- numerem faktury nadanym przez wystawcę,
- czy obydwoma numerami jednocześnie.
Przyjęte zasady identyfikacji faktur powinny mieć charakter jednolity i obowiązywać we wszystkich komórkach organizacyjnych jednostki. Celem tych zapisów jest zapewnienie możliwości jednoznacznego powiązania zapisu księgowego z fakturą ustrukturyzowaną znajdującą się w systemie KSeF, na potrzeby kontroli, sprawozdawczości oraz weryfikacji zapisów księgowych.
W praktyce często stosowanym rozwiązaniem jest wykazywanie w ewidencji księgowej numeru faktury nadanego przez wystawcę, przy jednoczesnym wskazaniu numeru KSeF w opisie dowodu księgowego lub w systemie finansowo-księgowym.
Przykład
Przykład zapisu w polityce rachunkowości - numeracja i identyfikacja faktur ustrukturyzowanych
Faktury wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są identyfikowane w jednostce na podstawie numeru faktury nadanego przez wystawcę oraz numeru identyfikującego nadanego w systemie KSeF.
W ewidencji księgowej jako podstawowy identyfikator dowodu księgowego stosuje się numer faktury nadany przez wystawcę, przy jednoczesnym wskazaniu numeru KSeF w opisie dowodu księgowego lub w systemie finansowo-księgowym.*
Zasady identyfikacji faktur ustrukturyzowanych stosuje się jednolicie w całej jednostce.
* należy wskazać rozwiązanie przyjęte w jednostce.
7.Jak określić w polityce uprawnienia i odpowiedzialność pracowników w związku z obsługą KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga jednoznacznego określenia zakresu uprawnień oraz odpowiedzialności osób uczestniczących w obiegu dokumentów księgowych. Zasady te powinny zostać uregulowane w polityce rachunkowości albo w dokumentach z nią powiązanych.
W szczególności jednostka powinna ustalić, kto ma uprawnienia do korzystania z KSeF. Dostęp do systemu może być nadany wyłącznie osobom upoważnionym, z uwzględnieniem zakresu powierzonych im czynności. Ma to znaczenie zarówno dla bezpieczeństwa danych, jak i dla prawidłowej obsługi faktur ustrukturyzowanych.
W dokumentacji rachunkowości należy wskazać osoby odpowiedzialne za odbiór faktur z KSeF. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy faktury są pobierane automatycznie przez system finansowo-księgowy, jak i przypadków ręcznego pobierania dokumentów z systemu. W przypadku integracji systemów należy również określić, kto nadzoruje poprawność działania tego procesu oraz reaguje na ewentualne nieprawidłowości.
Polityka rachunkowości powinna jasno rozdzielać czynności techniczne od czynności księgowych. Należy wskazać, które osoby odpowiadają za kontrolę formalno-rachunkową dokumentów, a które za ich dekretację i prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych.
Istotne znaczenie ma także określenie zasad delegowania czynności. Kierownik jednostki może powierzyć wykonywanie określonych zadań pracownikom lub komórkom organizacyjnym, jednak powierzenie czynności nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie rachunkowości.
W polityce rachunkowości warto wskazać, że zakres uprawnień i odpowiedzialności wynika w szczególności z:
- imiennych upoważnień,
- zakresów czynności pracowników,
- wewnętrznych regulaminów i procedur.
Takie uregulowanie zapewnia przejrzystość organizacyjną oraz pozwala wykazać istnienie spójnego systemu kontroli wewnętrznej.
Jednoznaczne określenie ról i odpowiedzialności ma szczególne znaczenie w przypadku awarii systemu, nieprawidłowego działania integracji lub czasowej niedostępności KSeF. Dokumentacja rachunkowości powinna w takich sytuacjach umożliwiać szybkie ustalenie osoby odpowiedzialnej za podjęcie działań oraz zakres jej kompetencji. Uregulowanie zasad uprawnień i odpowiedzialności pozwala jednostce wykazać, że proces obsługi faktur ustrukturyzowanych został zorganizowany w sposób świadomy, kontrolowany i zgodny z przepisami prawa. Ma to znaczenie zarówno w bieżącej pracy księgowości, jak i w trakcie kontroli zewnętrznych.
8.Czy wdrożenie KSeF spowoduje konieczność zmiany planu kont?
Nie. KSeF nie ingeruje w sposób ewidencji operacji gospodarczych ani w ich kwalifikację księgową.
Faktury ustrukturyzowane dokumentują te same zdarzenia gospodarcze, które wcześniej były ujmowane na podstawie faktur papierowych lub elektronicznych. Zmienia się wyłącznie forma dowodu księgowego, a nie jego treść ekonomiczna. Oznacza to, że koszty, przychody, rozrachunki oraz podatek VAT nadal ujmuje się na dotychczasowych kontach.
Z tego względu wdrożenie KSeF nie wymaga tworzenia nowych kont syntetycznych ani analitycznych. Jednostka zachowuje obowiązujący plan kont, a sposób księgowania operacji gospodarczych pozostaje bez zmian.
W polityce rachunkowości warto jednak wyraźnie doprecyzować, że faktury ustrukturyzowane ujmuje się w księgach rachunkowych z wykorzystaniem dotychczasowego planu kont. Taki zapis pełni funkcję porządkującą i zapobiega wątpliwościom, czy nowa forma dokumentu wymaga odrębnego ujęcia księgowego.
Jednocześnie dokumentacja powinna podkreślać, że wdrożenie KSeF nie wpływa na zasady ewidencji, lecz wyłącznie na sposób dokumentowania operacji gospodarczych.
W praktyce jednostka może wprowadzić dodatkowe oznaczenia techniczne lub analityczne, jeżeli ułatwia to identyfikację dokumentów pochodzących z KSeF. Takie rozwiązania mają jednak charakter organizacyjny i nie wynikają z przepisów prawa.
Wyraźne wskazanie w polityce rachunkowości, że plan kont pozostaje bez zmian, pozwala zachować ciągłość ewidencji księgowej oraz stanowi czytelny sygnał, że wdrożenie KSeF nie narusza konstrukcji systemu rachunkowości, lecz dotyczy wyłącznie formy dowodów księgowych. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1218)
ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811)
ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1203)