Restrukturyzacja w większości firm wciąż kojarzy się z cięciem etatów i potrzebą podejmowania trudnych decyzji personalnych. To pierwsze, co przychodzi do głowy menedżerom, kiedy słyszą o potrzebie optymalizacji kosztów. Czasem takie podejście jest konieczne. Jednak są przypadki, gdy uniknięcie zwolnień pracowników może okazać się nie tylko możliwym, ale i lepszym rozwiązaniem. Nie mamy wątpliwości, że definitywne zwolnienia mogą dać chwilowy oddech w aspekcie finansowym, lecz często w dłuższej perspektywie oceniane są jako nieopłacalne. Pracodawcy zapominają o koszcie alternatywnym zwolnień. Często bowiem oznaczają one utratę know-how, ryzyko spadku morale zespołu i negatywne konsekwencje wizerunkowe – zarówno wśród pracowników, kandydatów do pracy, jak i w relacjach z kontrahentami. W dłuższej perspektywie mogą oznaczać także potrzebę otwierania nowych, kosztownych procesów rekrutacyjnych, gdy okaże się, że firma potrzebuje rąk do pracy.

Rozwój kompetencji

Na rynku coraz mocniej przebija się alternatywna narracja dotycząca optymalizacji kosztów – restrukturyzacja bez zwolnień. Choć może ona wydawać się trudna, w praktyce przynosi pracodawcom długofalowe korzyści. Zamiast redukować zatrudnienie, uczą się elastycznie zarządzać zasobami ludzkimi i angażować pracowników w nowe role – poprzez zmianę zakresów obowiązków, wykorzystanie nowoczesnych technologii, wdrażanie programów reskillingowych i upskillingowych czy inwestowanie w bardziej efektywne zarządzanie czasem pracy. W rezultacie reorganizacja staje się nie tylko sposobem na utrzymanie płynności finansowej, ale także narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej oraz lojalności zespołu.

Pracodawcy zaczynają rozumieć, że kapitał ludzki jest zasobem, którego nie da się łatwo odbudować. Doświadczenie, relacje z klientami, znajomość specyfiki branży – to wszystko ulega osłabieniu w momencie, gdy żegnamy się z wartościowymi specjalistami. Dlatego coraz częściej na agendzie zarządów pojawia się pytanie: jak przekształcić organizację tak, aby osiągnąć efektywność i oszczędności, ale bez wywoływania fali odejść? Odpowiedzią staje się właśnie restrukturyzacja bez zwolnień. Jako strategia, która pozwala firmie reagować na presję rynkową, a jednocześnie chronić swoje najcenniejsze zasoby, jakimi są pracownicy.

Szkolenia zamiast redukcji zatrudnienia

Jednym z najbardziej efektywnych narzędzi restrukturyzacji bez redukcji zatrudnienia są programy rozwoju kompetencji. Automatyzacja, cyfryzacja czy zmieniające się modele biznesowe sprawiają, że niektóre role w organizacji tracą swoje znaczenie, podczas gdy w innych obszarach powstaje zapotrzebowanie na nowe umiejętności. W takich sytuacjach, zamiast prowadzić redukcję zatrudnienia i poszukiwać nowych talentów na nieobsadzone stanowiska, coraz więcej pracodawców proponuje obecnym pracownikom przekwalifikowanie (tzw. reskilling) lub podnoszenie ich kwalifikacji (upskilling).

Firma korzysta na tym nie tylko wizerunkowo, ale również w kontekście czystej kalkulacji biznesowej. Koszty odpraw, rekrutacji nowych pracowników, onboardingu oraz utraty know-how często przewyższają nakłady na programy szkoleniowe. Dodatkowo, w realiach rynku pracownika, znalezienie osoby o wymaganych kompetencjach może trwać miesiącami, a czasem nawet okazać się niemożliwe. W przeciwieństwie do tego, dobrze zaprojektowany program szkoleń wewnętrznych pozwala firmie relatywnie szybko dostosować zasoby do potrzeb biznesowych.

Wsparcie rozwoju kompetencji

Rozwój kompetencji pełni rolę miękkiego bufora w procesie zmian. Restrukturyzacja prawie zawsze budzi niepokój – pracownicy obawiają się utraty pracy, wzrostu wymagań czy marginalizacji swojej roli. Nierzadko w jej trakcie pracodawcy tracą ludzi, z którymi nie mieli zamiaru kończyć współpracy. W efekcie, w miejsce planowanej optymalizacji i powrotu do „business as usual”, firma staje przed wyzwaniami związanymi z dodatkową rekrutacją i ryzykiem destabilizacji procesów.

Właśnie dlatego inwestowanie w szkolenia, mentoring czy indywidualne plany rozwoju staje się nie tylko narzędziem adaptacyjnym, ale wręcz formą zabezpieczenia przed utratą talentów. Taki sygnał znacząco obniża poziom lęku w organizacji i zmniejsza opór wobec zmian. Pracownik, który widzi dla siebie perspektywę w nowej strukturze, z dużo większym prawdopodobieństwem zdecyduje się zostać i aktywnie uczestniczyć w transformacji.

Istotne jest również psychologiczne znaczenie upskillingu i reskillingu. Pracownik, który widzi, że firma inwestuje w jego rozwój, często zaczyna utożsamiać swój sukces osobisty z sukcesem organizacji. To naturalnie zwiększa lojalność i zaangażowanie takiego pracownika. W wielu przypadkach okazuje się, że osoby, które początkowo były sceptyczne wobec planowanych zmian i nie widziały możliwości zmiany swojej roli, stają się ambasadorami nowych rozwiązań. Właśnie dlatego, że skorzystały z szansy rozwoju i otrzymały wsparcie w odnalezieniu się w nowej rzeczywistości.

Ucieczki przeszkolonych – jak się zabezpieczyć?

Chociaż programy rozwoju są skuteczną alternatywą dla redukcji etatów, rodzą też obawy pracodawców, które dotyczą m.in. ryzyka odejścia przeszkolonego pracownika do konkurencji. I rzeczywiście, jeśli bowiem taka sytuacja się urzeczywistni, może podważyć całą strategię restrukturyzacji bez zwolnień i zniechęcić do ponownego jej wdrażania w razie wystąpienia kolejnych potrzeb optymalizacji.

Dlatego firmy coraz częściej sięgają po narzędzia chroniące tę inwestycję. Jednym z nich są umowy lojalnościowe, zobowiązujące pracownika do pozostania w organizacji przez określony czas po zakończeniu kursu. To rozwiązanie nie tylko daje pracodawcy efektywne zabezpieczenie w kontekście poniesionych kosztów (zapewniając ich zwrot w razie wcześniejszego odejścia pracownika), ale też jest sygnałem dla samego pracownika, że inwestycja w jego rozwój jest częścią długoterminowego planu współpracy.

Istotną rolę odgrywają też dobrze zdefiniowane ścieżki kariery i awansów wewnętrznych. Jeśli pracownik widzi, że nowe kompetencje otwierają przed nim realne możliwości rozwoju w ramach organizacji, spada wówczas ryzyko poszukiwania przez niego innych opcji na rynku pracy.

Kultura doceniania

W podobny sposób działa kultura doceniania. Pracownicy, których wysiłek został zauważony i nagrodzony, utożsamiają się z sukcesem organizacji i chcą rozwijać w jej strukturach.

Pracodawcy coraz częściej wprowadzają nowy typ benefitów, łącząc je z rozwojem pracowników. Chodzi m.in. o:

  • premie za uzyskanie certyfikatów,
  • dodatkowe dni urlopu,
  • udział w prestiżowych projektach wraz z objęciem nowej roli.

Wzmacniają one poczucie pracowników, że inwestycja czasu w szkolenia oraz proaktywność w działaniu w nowej roli przekłada się na wymierne korzyści.

Zabezpieczeniem jest też transparentna komunikacja. Jeśli pracownik rozumie, w jaki sposób jego rozwój wpisuje się w ideę restrukturyzacji organizacji i jaką rolę ma pełnić w nowej strukturze, a także rozumie jej wagę, to traktuje szkolenia jako szansę. W ten sposób stają się one nie tylko sposobem na adaptację kompetencyjną, ale są również narzędziem budowania lojalności i stabilności zespołu.

Elastyczne podejście – inwestycja we wszechstronność

Równie ważnym narzędziem jest elastyczne podejście do zarządzania pracownikami, czyli takie, w którym zamiast redukować zatrudnienie, pracodawcy szukają możliwości przesunięcia pracowników do nowych zadań.

Poniżej przedstawiamy działania, o których pracodawcy powinni myśleć z wyprzedzeniem. Nawet w sytuacji, gdy firma nie planuje żadnych radykalnych zmian organizacyjnych. Budowanie elastycznych mechanizmów zarządzania personelem, systemów rozwoju kompetencji czy alternatywnych modeli pracy sprawia, że w momencie kryzysu organizacja dysponuje gotowym zestawem narzędzi do wdrożenia strategii restrukturyzacji bez zwolnień.

▶ Rotacja stanowisk

To praktyka, w której pracownicy okresowo zmieniają zakres obowiązków albo pracują w innych działach. Dzięki temu firma może efektywniej wykorzystywać kompetencje zespołu, a pracownicy zyskują szerszą perspektywę i nowe doświadczenia, które mogą wykorzystać w przyszłości. Rotacja stanowisk to też świetny sposób na identyfikację ukrytych talentów. Nierzadko okazuje się wówczas, że pracownicy świetnie sprawdzają się w obszarach, których wcześniej ani oni, ani ich szefowie nie brali pod uwagę. Dla pracowników to również często atrakcyjne rozwiązanie, wnoszące w ich ścieżkę zawodową powiew świeżości i mogące minimalizować ryzyko wystąpienia u nich chociażby wypalenia zawodowego.

Uwaga! Tego rodzaju przesunięcia wymagają właściwego zabezpieczenia od strony prawnej i organizacyjnej. Każda zmiana zakresu zadań powinna być poprzedzona analizą, czy mieści się ona w dotychczasowej treści umowy o pracę, czy też konieczne będzie zawarcie z pracownikiem porozumienia zmieniającego. Należy również zweryfikować, czy pracownik ma aktualne badania lekarskie i szkolenia BHP, które zakresem odpowiadają nowym obowiązkom w kolejnej „rotacyjnej” roli. Brak dopełnienia tych wymogów formalnych może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy. Dlatego rotacja stanowisk, chociaż daje dużą elastyczność biznesową, powinna być każdorazowo poprzedzona audytem powyższych kwestii.

▶ Praca projektowa

Pracodawcy coraz częściej sięgają po to rozwiązanie. Zamiast przywiązywać pracownika do jednego działu, tworzą interdyscyplinarne zespoły, w których łączone są różne kompetencje. Dzięki temu można przesuwać zasoby tam, gdzie są najbardziej potrzebne, bez konieczności zewnętrznej rekrutacji czy rozstań z osobami na stanowiskach, które już straciły w firmie na znaczeniu.

Podobnie jak w przypadku rotacji stanowisk, nie można zapominać o formalnych obowiązkach pracodawcy. Przekierowanie pracownika do innego rodzaju zadań powinno mieścić się w ramach przewidzianych przez kodeks pracy, a sam zakres powierzonych obowiązków musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Praca projektowa daje elastyczność biznesową, ale jej wdrożenie wymaga zachowania pełnej zgodności z przepisami prawa pracy i zasadami bezpieczeństwa.

Uwaga! Elastyczne zarządzanie zasobami wymaga przejrzystej komunikacji. Kluczowe jest, aby pracownik rozumiał, dlaczego został oddelegowany do nowej roli i jak jego zadania wpisują się w większą strategię firmy. Jeśli proces jest zarządzany transparentnie, rotacja stanowisk i praca projektowa nie budzą oporu. Przeciwnie, stają się źródłem satysfakcji i poczucia, że organizacja docenia wszechstronność.

Efektywne planowanie czasu pracy

Jest to nie mniej istotny element restrukturyzacji bez zwolnień. Pracodawcy mogą rozważyć wprowadzenie alternatywnych systemów organizacji pracy, takich jak równoważny czas pracy, praca zadaniowa czy elastyczne grafiki, które pozwalają lepiej dostosować obciążenie pracowników do realnych potrzeb biznesu.

W szczególności warto korzystać z dłuższych okresów rozliczeniowych, które umożliwiają planowanie pracy w bardziej elastyczny sposób, np. intensyfikując ją w okresach wzmożonego zapotrzebowania, a ograniczając w okresach przestojów. Takie rozwiązanie daje firmie narzędzie do równoważenia kosztów i zasobów bez konieczności redukcji zatrudnienia.

Dodatkowym sposobem na zwiększenie efektywności jest wdrożenie ruchomego czasu pracy, który pozwala pracownikom rozpoczynać i kończyć pracę w zmiennych godzinach w zależności od bieżących potrzeb organizacji czy indywidualnych preferencji. Ruchomy czas pracy można z powodzeniem łączyć z pracą zmianową, dzięki czemu przedsiębiorstwo zyskuje większą elastyczność w planowaniu obsady i reagowaniu na zmieniające się obciążenie produkcyjne lub projektowe. ©℗