Nie. Zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi wyłącznie w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Jednak w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta (bo np. nie chce) zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku kalendarzowego, pracodawca może za to zapłacić karę grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Przewidziana jest ona dla wykroczenia przeciwko prawom pracownika, za które uznawane jest właśnie niewykorzystanie przez niego przysługującego mu prawa do wypoczynku.

Bez uzgodnień

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02) przyjął, że w przypadku upływu ostatecznego terminu udzielenia zaległego wypoczynku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu. Jest jednak zobowiązany udzielić mu go do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Podobne wnioski płyną z wyroku SN z 24 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05). Wskazano w nim, że art. 168 k.p. dopełnia regulacje kodeksowe co do czasu udzielania urlopów i nie uzależnia tego obowiązku od zgody pracownika.

Usprawiedliwieniem niewykorzystania zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. – jak podkreśla Państwowa Inspekcja Pracy w wyjaśnieniach z 2 września br. – mogą być obiektywne przyczyny, takie jak długotrwała choroba, urlop macierzyński lub rodzicielski. Pracodawca może w szczególności udzielić zaległego urlopu, pomimo braku zgody pracownika, w okresie wypowiedzenia stosunku pracy na podstawie art. 1671 k.p.

Uwzględnienie zaległego urlopu

Zaległy urlop powinien zostać uwzględniony w aktualnym planie urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem, które określa termin jego wykorzystania. Wymóg składania wniosków urlopowych może być uregulowany w regulaminie pracy, a brak stosowania się do tych wymagań może skutkować zastosowaniem kary upomnienia lub nagany (por. „Kodeks pracy. Komentarz”, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak, Legalis 2024).

Prawo do zaległych urlopów, niewykorzystanych z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego (por. wyrok SN z 24 stycznia 1974 r., sygn. akt III PRN 41/73). Pracodawca nie ma jednak obowiązku jego wypłacania, jeśli strony ustaliły wykorzystanie urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym samym pracodawcą.

Ważne! Zastąpienie urlopu wypoczynkowego ekwiwalentem pieniężnym jest dopuszczalne wyłącznie w sytuacji definitywnego rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przed wykorzystaniem przysługującego urlopu.

Jeżeli pracownik zostaje przywrócony do pracy lub podejmuje pracę w ramach nowej umowy z tą samą firmą, pracodawca powinien udzielić urlopu w naturze – zarówno bieżącego, jak i zaległego. W takim przypadku brak podstaw do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego po kolejnym rozwiązaniu stosunku pracy (uzasadnienie wyroku SN z 12 kwietnia 2007 r., sygn. akt I PK 261/06). ©℗

Podstawa prawna

art. 108, art. 161, art. 163, art. 1671, art. 1672, art. 168, art. 171, art. 282 par. 1 pkt 2, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)