Ostatni dzwonek na udzielenie zaległego urlopu. Co grozi pracodawcy, który tego nie zrobi do 30 września?

Prawidłowe udzielanie urlopów, w tym udzielanie urlopów zaległych, jest przedmiotem kontroli inspektorów pracy. Jeśli pracodawca narusza przepisy dotyczące udzielania urlopów, musi liczyć się z mandatem, a nawet wyrokiem skazującym za popełnienie wykroczenia albo przestępstwa.

Nie można wykluczyć, że pracownik sam zawiadomi PIP o naruszeniach albo wystąpi do pracodawcy z roszczeniami z tytułu mobbingu, a jako jeden z argumentów przywoła nieudzielanie urlopów.

Do kiedy trzeba udzielić urlopu zaległego?

Urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, z wyjątkiem części urlopu „na żądanie”. Tak stanowi art. 168 kodeksu pracy.

Jeśli pracownik wnioskuje o udzielenie urlopu zaległego w tym terminie, pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu. Problemem są sytuacje, gdy to pracownik nie chce skorzystać z urlopu zaległego, a nawet odmawia. Od dawna istnieją różne opinie, czy pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na zaległy urlop.

Sąd Najwyższy i resort pracy twierdzą, że tak, ale Państwowa Inspekcja Pracy jest temu przeciwna.

Zaległy urlop – stanowisko Sądu Najwyższego

Sąd Najwyższy z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Zdaniem SN prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Zaległy urlop – stanowisko resortu pracy

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z 6 sierpnia 2020 r. na interpelację nr 8918 stwierdziło, że „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.”

Zaległy urlop – stanowisko PIP

Z kolei zdaniem PIP nie można zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego w terminie 30 września (www.pip.gov.pl, dostęp 22 września 2025 r.). PIP stoi na stanowisku, że „samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p., nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też, również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46 /07/PE). Zgodnie z powyższym, pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.”

Pracodawca więc może zmusić pracownika do wskazania terminów wykorzystania zaległego urlopu, a jeśli pracownik odmawia – zastosować kary porządkowe.

Nieudzielenie zaległego urlopu - mandat

Zgodnie z art. 282 par. 1 kto, wbrew obowiązkowi, nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Za nieudzielenie urlopu inspektor pracy może ukarać pracodawcę mandatem karnym w wysokości do 2000 zł. Jeżeli jednak ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w k.p., popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie, inspektor pracy może nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł.

Nieudzielenie zaległego urlopu - grzywna

W poważniejszych przypadkach nieudzielenie zaległego urlopu inspektor pracy może skierować do sądu wniosek o ukaranie i wnioskować o zasądzenie grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

W ramach tego przepisu na wykroczenie może zostać uznane:

• nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu,
• nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września,
• bezpodstawne obniżenie wymiaru urlopu.

O zaistnieniu wykroczenia stwierdza sąd, do którego musi być skierowany wniosek o ukaranie, który w tym przypadku sporządza inspektor pracy.

Nieudzielenie zaległego urlopu jako przestępstwo?

Nieudzielenie zaległego urlopu może być uznane za przestępstwo w rozumieniu art. 218 par. 1a kodeksu karnego. Zgodnie z nim kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dotyczy to jednak skrajnych przypadków. Warto zwrócić uwagę na orzecznictwo w tego rodzaju sprawach. Jak zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 17 stycznia 2017 r., sygn. akt WA 18/16, przestępstwo z art. 218 par. 1a k.k., polega na złośliwym lub uporczywym naruszaniu praw pracownika, wynikających ze stosunku pracy lub ubezpieczeń społecznych przez osobę wykonującą czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Znamię uporczywości zakłada dwa elementy: złą wolę sprawcy i długotrwałość jego zachowania. Owa uporczywość uzewnętrznia się natrętnymi, sekwencyjnymi czy powtarzalnymi zachowaniami. Natomiast złośliwość objawia się w niemożliwej racjonalnie do umotywowania woli zaszkodzenia pracownikowi, perfidnym zachowaniu, dokuczeniu mu, poniżeniu, wyrządzeniu krzywdy.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, sygn. akt II AKa 256/16, ocena uporczywości i długotrwałości ma charakter zindywidualizowany i musi być dokonywana odmiennie w zależności od konkretnego stanu faktycznego. Okres 3 miesięcy można uznać za tak długotrwały, iż świadczyć może on o uporczywości działania sprawcy.

Czy nieudzielenie urlopu może być jednocześnie wykroczeniem i przestępstwem?

Tak, nie jest to wykluczone.

Zgodnie z art. 10 par. 1 kodeksu wykroczeń jeżeli czyn będący wykroczeniem wyczerpuje zarazem znamiona przestępstwa, orzeka się za przestępstwo i za wykroczenie, z tym że jeżeli orzeczono za przestępstwo i za wykroczenie karę lub środek karny tego samego rodzaju, wykonuje się surowszą karę lub środek karny. W razie uprzedniego wykonania łagodniejszej kary lub środka karnego zalicza się je na poczet surowszych.

Potwierdził to Sąd Apelacyjny w wyroku z 6 października 2022 r., sygn. akt II AKa 204/22, zachowanie płatnika będącego osobą fizyczną, realizujące znamiona wykroczenia z art. 98 ust. 1 pkt 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych może też, w określonych okolicznościach, wypełnić znamiona przestępstwa z art. 218 par. 1a k.k. w części dotyczącej złośliwego lub uporczywego naruszania praw pracownika wynikających ze stosunku ubezpieczenia społecznego. Wyrok co prawda dotyczy naruszenia przepisów o ubezpieczeniach społecznych, ale nie ma przeszkód, żeby zastosować wskazane tam wnioski do przepisów o naruszaniu przepisów o urlopach wypoczynkowych.

Nieudzielenie urlopu a mobbing

Nieudzielanie urlopu może być też wskazywane przez pracownika jako element mobbingu i wywodzić z tego roszczenia wobec pracodawcy.

Mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników.

Pracownik, u którego mobbing wywołał rozstrój zdrowia, może dochodzić od pracodawcy odpowiedniej sumy tytułem zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę.

Pracownik, który doznał mobbingu lub wskutek mobbingu rozwiązał umowę o pracę, ma prawo dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Zatem sam fakt nieudzielenia urlopu zaległego do 30 września nie świadczy jeszcze o mobbingu. Może być jednak przywoływany jako jedno z zachowań pracodawcy (przełożonego), które składają się na mobbing.

Ekwiwalent za urlop

Jeśli pracownik skumulował urlop i nie zdążył go wykorzystać przed zakończeniem umowy o pracę, pracodawca będzie musiał wypłacić mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Zgodnie z art. 171 par. 1 k.p. w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.