Pracodawcy nie będą już musieli przechowywać papierowych wersji zgłoszeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeśli zostały one przesłane drogą elektroniczną. Tak wynika z projektu, którym wczoraj zajmowała się Rada Ministrów. To jednak dopiero początek większej reformy, którą szykuje rząd.
Zmiany, które już się rozpoczęły, oraz te, które są planowane, pokazują, że administracja państwowa coraz śmielej spogląda w stronę cyfrowej przyszłości. Rezygnacja z papierowych zgłoszeń do ZUS to nie tylko symboliczny gest, ale konkretne odciążenie firm z obowiązków, które w dobie cyfryzacji wydają się zwyczajnie zbędne. A jeśli plany ministerstwa dotyczące przejęcia rozliczeń składek przez ZUS wejdą w życie – może się okazać, że przedsiębiorcy będą mieli wkrótce znacznie mniej papierkowej roboty niż kiedykolwiek wcześniej.
Koniec z archiwizowaniem
Obecnie, mimo że zgłoszenia pracowników do ZUS są składane elektronicznie, pracodawcy muszą przechowywać ich papierowe kopie – podpisane przez zgłaszane osoby – przez pięć lat. Autorzy projektu uznali ten wymóg za anachroniczny. Dane zgłoszeniowe są przecież dostępne w systemach zarówno ZUS, jak i płatników składek. Nowelizacja uchyla art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.), co znosi obowiązek tworzenia i archiwizacji papierowych wersji tych dokumentów.
Zmianę pozytywnie oceniła Konfederacja Lewiatan, postulując jednak rozszerzenie reformy. Po pierwsze, o możliwość elektronicznego zgłaszania danych przez pracowników (np. ich i członków rodziny), bez konieczności podpisywania papierowego kwestionariusza osobowego. Po drugie, o zniesienie obowiązku przekazywania pracownikom papierowych raportów takich jak ZUS RMUA/ZUS IMIR, skoro informacje te są już dostępne online w portalu eZUS.
– Propozycje Konfederacji Lewiatan są słuszne i dobrze wpisują się w potrzebę dalszej elektronizacji relacji pracodawca – ZUS. Z perspektywy kancelarii prowadzącej audyty kadrowo-płacowe uważam, że rozszerzenie zmian o zniesienie obowiązku wydawania RMUA czy IMIR byłoby logiczną konsekwencją udostępnienia danych w eZUS – ocenia dr Katarzyna Kalata, radca prawny z Kancelarii Kalata.
– Każde działanie zmierzające do uproszczenia procedur jest krokiem w dobrą stronę. Nawet drobne zmiany mogą w sumie dać realną ulgę pracodawcom – dodaje mec. Łukasz Chruściel, partner w kancelarii PCS.
Elektronizacja i automatyzacja rozliczeń z ZUS
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreśla, że obecna nowelizacja realizuje konkretne założenia deregulacyjne ujęte w procedowanym projekcie nowelizacji, a postulaty Lewiatana wykraczają poza jej zakres. Jednocześnie zapowiada, że weźmie je pod uwagę, gdyż trwają prace nad szerszą reformą ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Celem zmian ma być pełna elektronizacja i automatyzacja rozliczeń z ZUS, w tym przejęcie przez ZUS obowiązku rozliczania składek za wszystkich płatników, opierając się na tzw. jednolitym pliku ubezpieczeniowym.
Zdaniem ekspertów, choć pomysł może być korzystny, wymaga ostrożności. – Rozliczenia składek to nie tylko księgowe przeksięgowania – to również weryfikacja tytułu ubezpieczenia, prawidłowości zgłoszeń czy ustalanie obowiązku ubezpieczeń. Oddanie tej kontroli ZUS-owi może oznaczać, że ewentualne błędy systemowe obciążą płatnika, który nie będzie miał wpływu na ich powstanie. Dlatego dziś trudno uznać ten kierunek za jednoznacznie korzystny – komentuje dr Kalata.
– Jeśli ZUS przejmie rozliczenia i przedsiębiorca będzie jedynie przesyłał plik, a potem otrzyma kwoty do opłacenia – brzmi to dobrze. Ale wszystko zależy od szczegółów. Kto będzie odpowiadał za błędy? – pyta mec. Chruściel. I dodaje: – System może działać przy prostych przypadkach, ale przy złożonych sytuacjach – pracodawca i tak będzie musiał działać samodzielnie.
Cyfryzacja ZUS. Prace nad systemem e-umów
Warto dodać, że rząd pracuje również nad rozbudową systemu e-umów, który ma umożliwić cyfrowe zawieranie nie tylko umów o pracę i zleceń, lecz także umów szkoleniowych, o zakazie konkurencji czy współodpowiedzialności materialnej. Te ostatnie będzie można podpisywać podpisem zaufanym lub osobistym, a nie – jak dotąd – wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
System ma także wspierać rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym, potwierdzanie obecności (również zdalnie) oraz przechowywanie dokumentacji kadrowej. Umowy zawarte poza systemem będzie można obsługiwać w nim bez konieczności ich ponownego podpisywania.
– System e-umów może być wartościowym narzędziem, jeśli umożliwi np. zawieranie umów o pracę bez konieczności zachowania formy pisemnej. To byłby duży krok naprzód – mówi mec. Chruściel. – Ale decyzji o warunkach zatrudnienia system nie podejmie. Tu nadal potrzebni będą specjaliści.
Pojawia się pytanie, czy wobec cyfryzacji działy kadr nie staną się zbędne. Eksperci są zgodni: ich rola nie tylko nie zniknie, ale może nawet wzrosnąć.
– Systemy wymagają nadzoru. Prawo pracy jest złożone i pełne wyjątków, których nie da się całkowicie zautomatyzować – podsumowuje mec. Chruściel.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu