Zmiany, które już się rozpoczęły, oraz te, które są planowane, pokazują, że administracja państwowa coraz śmielej spogląda w stronę cyfrowej przyszłości. Rezygnacja z papierowych zgłoszeń do ZUS to nie tylko symboliczny gest, ale konkretne odciążenie firm z obowiązków, które w dobie cyfryzacji wydają się zwyczajnie zbędne. A jeśli plany ministerstwa dotyczące przejęcia rozliczeń składek przez ZUS wejdą w życie – może się okazać, że przedsiębiorcy będą mieli wkrótce znacznie mniej papierkowej roboty niż kiedykolwiek wcześniej.

Koniec z archiwizowaniem

Obecnie, mimo że zgłoszenia pracowników do ZUS są składane elektronicznie, pracodawcy muszą przechowywać ich papierowe kopie – podpisane przez zgłaszane osoby – przez pięć lat. Autorzy projektu uznali ten wymóg za anachroniczny. Dane zgłoszeniowe są przecież dostępne w systemach zarówno ZUS, jak i płatników składek. Nowelizacja uchyla art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.), co znosi obowiązek tworzenia i archiwizacji papierowych wersji tych dokumentów.

Zmianę pozytywnie oceniła Konfederacja Lewiatan, postulując jednak rozszerzenie reformy. Po pierwsze, o możliwość elektronicznego zgłaszania danych przez pracowników (np. ich i członków rodziny), bez konieczności podpisywania papierowego kwestionariusza osobowego. Po drugie, o zniesienie obowiązku przekazywania pracownikom papierowych raportów takich jak ZUS RMUA/ZUS IMIR, skoro informacje te są już dostępne online w portalu eZUS.

– Propozycje Konfederacji Lewiatan są słuszne i dobrze wpisują się w potrzebę dalszej elektronizacji relacji pracodawca – ZUS. Z perspektywy kancelarii prowadzącej audyty kadrowo-płacowe uważam, że rozszerzenie zmian o zniesienie obowiązku wydawania RMUA czy IMIR byłoby logiczną konsekwencją udostępnienia danych w eZUS – ocenia dr Katarzyna Kalata, radca prawny z Kancelarii Kalata.

– Każde działanie zmierzające do uproszczenia procedur jest krokiem w dobrą stronę. Nawet drobne zmiany mogą w sumie dać realną ulgę pracodawcom – dodaje mec. Łukasz Chruściel, partner w kancelarii PCS.

Elektronizacja i automatyzacja rozliczeń z ZUS

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreśla, że obecna nowelizacja realizuje konkretne założenia deregulacyjne ujęte w procedowanym projekcie nowelizacji, a postulaty Lewiatana wykraczają poza jej zakres. Jednocześnie zapowiada, że weźmie je pod uwagę, gdyż trwają prace nad szerszą reformą ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Celem zmian ma być pełna elektronizacja i automatyzacja rozliczeń z ZUS, w tym przejęcie przez ZUS obowiązku rozliczania składek za wszystkich płatników, opierając się na tzw. jednolitym pliku ubezpieczeniowym.

Zdaniem ekspertów, choć pomysł może być korzystny, wymaga ostrożności.

– Rozliczenia składek to nie tylko księgowe przeksięgowania – to również weryfikacja tytułu ubezpieczenia, prawidłowości zgłoszeń czy ustalanie obowiązku ubezpieczeń. Oddanie tej kontroli ZUS-owi może oznaczać, że ewentualne błędy systemowe obciążą płatnika, który nie będzie miał wpływu na ich powstanie. Dlatego dziś trudno uznać ten kierunek za jednoznacznie korzystny – komentuje dr Kalata.

– Jeśli ZUS przejmie rozliczenia i przedsiębiorca będzie jedynie przesyłał plik, a potem otrzyma kwoty do opłacenia – brzmi to dobrze. Ale wszystko zależy od szczegółów. Kto będzie odpowiadał za błędy? – pyta mec. Chruściel. I dodaje: – System może działać przy prostych przypadkach, ale przy złożonych sytuacjach – pracodawca i tak będzie musiał działać samodzielnie.

Prace nad systemem e-umów

Warto dodać, że rząd pracuje również nad rozbudową systemu e-umów, który ma umożliwić cyfrowe zawieranie nie tylko umów o pracę i zleceń, lecz także umów szkoleniowych, o zakazie konkurencji czy współodpowiedzialności materialnej. Te ostatnie będzie można podpisywać podpisem zaufanym lub osobistym, a nie – jak dotąd – wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

System ma także wspierać rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym, potwierdzanie obecności (również zdalnie) oraz przechowywanie dokumentacji kadrowej. Umowy zawarte poza systemem będzie można obsługiwać w nim bez konieczności ich ponownego podpisywania.

– System e-umów może być wartościowym narzędziem, jeśli umożliwi np. zawieranie umów o pracę bez konieczności zachowania formy pisemnej. To byłby duży krok naprzód – mówi mec. Chruściel. – Ale decyzji o warunkach zatrudnienia system nie podejmie. Tu nadal potrzebni będą specjaliści.

Pojawia się pytanie, czy wobec cyfryzacji działy kadr nie staną się zbędne. Eksperci są zgodni: ich rola nie tylko nie zniknie, ale może nawet wzrosnąć.

– Systemy wymagają nadzoru. Prawo pracy jest złożone i pełne wyjątków, których nie da się całkowicie zautomatyzować – podsumowuje mec. Chruściel.