Jak skorygować błędnie wypłacone świadczenia za okres choroby

Zgodnie z art. 92 par. kodeksu pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Ważne! Do okresu 33 dni (lub odpowiednio 14 dni) niezdolności do pracy, za które przysługuje wynagrodzenie za czas choroby, wlicza się wszystkie poszczególne okresy niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, bez względu na występujące między nimi przerwy czy rodzaje chorób. Limit ten obowiązuje niezależnie od liczby pracodawców w ciągu roku.

Do tych 33 (14) dni wlicza się okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, oraz okresy, za które pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art. 14–17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ustawy zasiłkowej (np. wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem).

Natomiast począwszy od 34. (15.) dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Między zasiłkiem a wynagrodzeniem chorobowym istnieje kilka ważnych różnic:

1) wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca i finansuje je z własnych środków, a zasiłek wypłaca albo pracodawca jako płatnik składek, albo ZUS, w zależności od tego, kto jest do tego upoważniony w danym roku,

2) wynagrodzenie chorobowe podlega wyłącznie składce zdrowotnej, a zasiłek nie jest obciążony żadnymi składkami,

3) wynagrodzenie chorobowe jest przychodem ze stosunku pracy, natomiast zasiłek kwalifikuje się do przychodów z innych źródeł.

Z tych względów pomyłki przy ustalaniu prawa do danego rodzaju świadczenia za czas choroby wymagają stosownych korekt.

Może się zdarzyć, że pracodawca zamiast zasiłku chorobowego wypłaci wynagrodzenie chorobowe. Jeśli błędnie ustali rodzaj świadczenia chorobowego i wypłaci wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku, ZUS pozwala przekwalifikować jedno na drugie. [przykład 1]

Zatem jeżeli w przykładzie jedna absencja z powodu choroby i wypłata należności nastąpiły w lutym, to korekcie podlegają dokumenty rozliczeniowe za tego pracownika za luty, tj. deklaracja zbiorcza ZUS DRA, raport imienny ZUS RCA oraz świadczeniowy ZUS RSA.

W raporcie korygującym ZUS RSA za luty należy wykazać:

• wynagrodzenie chorobowe za 14 dni pod kodem świadczenia/przerwy 331 w wysokości 1707,44 zł,
• zasiłek chorobowy za 14 dni z kodem świadczenia/przerwy 313, w wysokości 1707,44 zł.

Natomiast w raporcie korygującym ZUS RCA za luty płatnik powinien poprawić podstawę wymiaru składki zdrowotnej, pomniejszając ją o 1707,44 zł, czyli o kwotę zasiłku. W rezultacie powstanie nadpłata na koncie ubezpieczenia zdrowotnego, którą pracodawca powinien zwrócić pracownikowi. W lutym została ona bowiem pobrana w zawyżonej wysokości ze środków ubezpieczonego. Kwota do zwrotu to 153,67 zł, co wynika z wyliczenia:

• było: 3414,88 zł x 9 proc. = 307,34 zł,
• po korekcie: 1707,44 zł x 9 proc. = 153,67 zł,
• nadpłata: 307,34 zł – 153,67 zł = 153,67 zł.

Z kolei w korygującej deklaracji ZUS DRA za luty płatnik może wliczyć 1707,44 zł w ciężar składek społecznych, czyli po prostu zmniejszyć zobowiązanie wobec ZUS z tego tytułu.

Nie należy natomiast niczego korygować w odniesieniu do podatku dochodowego. Składka zdrowotna od wynagrodzenia chorobowego za 28 dni została faktycznie potrącona ze środków pracownika, ale już od 1 stycznia 2022 r. nie podlega odliczeniu od podatku dochodowego. Jej zwrot nie wpłynie więc na rozliczenie podatkowe.

Warto omówić również sytuację odwrotną, czyli gdy pracodawca za szybko wypłaci zasiłek za dany okres, za który przysługuje jeszcze wynagrodzenie chorobowe. [przykład 2]

Pracodawca jest płatnikiem zasiłków w 2025 r. W lutym 2025 r. wypłacił jednemu z pracowników, który chorował cały miesiąc (28 dni), wynagrodzenie chorobowe 80 proc. za 20 dni, zaś zasiłek chorobowy 80 proc. za pozostałe 8 dni miesiąca. Powinien jednak wypłacić wynagrodzenie chorobowe za 25 dni lutego i zasiłek chorobowy za 3 dni.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe w kwocie 6000 zł brutto, ma podwyższone koszty uzyskania przychodu, ale nie ma odliczanej kwoty zmniejszającej podatek.

Podstawa wynagrodzenia/zasiłku chorobowego to 5177,40 zł (6000 zł – 13,71 proc.). W tym przypadku nieprawidłowość dotyczy wynagrodzenia chorobowego, którego wypłata została niesłusznie skrócona. Zamiast za 25 dni niezdolności do pracy pracownik otrzymał je za 20 dni. W przypadku zaniżenia kwoty wynagrodzenia chorobowego uszczuplona została więc składka na ubezpieczenie zdrowotne (zaniżona podstawa).

Sporządzając korektę raportu ZUS RCA za luty pracodawca powinien wpisać prawidłową podstawę wymiaru składki zdrowotnej, czyli właściwą kwotę wynagrodzenia chorobowego (za 25 dni) oraz poprawną kwotę samej składki. Różnicę wynikającą z korekty pracodawca, jako płatnik, powinien zapłacić do ZUS wraz z odsetkami, chyba że ich wysokość nie przekracza 1 proc. kwoty wynagrodzenia minimalnego. Wówczas odsetek się nie uiszcza. Jednocześnie, pracownik powinien zwrócić pracodawcy tę niedopłatę, gdyż to on jako ubezpieczony pokrywa w całości koszt ubezpieczenia zdrowotnego.

Oprócz korekty raportu ZUS RCA należy jeszcze złożyć korektę raportu ZUS RSA, która będzie polegała na skorygowaniu liczby dni zasiłkowych oraz kwot wypłaconych świadczeń.

Nawet jeśli pracownik nie zwróci pracodawcy zapłaconej za niego niedopłaty składki zdrowotnej, nie powstanie u niego dodatkowy przychód do opodatkowania (interpretacja ogólna nr DD3.8203.1.2023 ministra finansów z 13 marca 2023 r., Dz.Urz.MF z 4 kwietnia 2023 r. poz. 42). ©℗

przykład 1

przykład 2

©℗