Zatrudnianie cudzoziemców. Szykuje się paraliż systemu

Pracodawcy będą musieli przekazywać organowi (np. wojewodzie, staroście), który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie do ewidencji, kopię umowy zawartej z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy. Firma prześle ją za pośrednictwem systemu Praca.gov.pl. – Będzie to warunek konieczny do spełnienia przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Do tej pory pracodawcy nie musieli potwierdzać umowy zawartej z obcokrajowcem. Informowali jedynie o jego niestawieniu się do pracy lub zmianie miejsca zatrudnienia – mówi Agata Majewska, radca prawny z Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni.

Adwokat Karolina Schiffter, partner w kancelarii PSC | Littler, zaznacza, że co prawda nieprzekazanie umowy nie będzie powodować, że cudzoziemiec zostanie zatrudniony nielegalnie, jednak naruszenie tego obowiązku będzie stanowić wykroczenie karane grzywną od 1 tys. do 3 tys. zł.

– Ponadto, w przypadku zezwolenia na pracę, stanowi podstawę do jego uchylenia i odmowy wydania kolejnych zezwoleń dla tego pracodawcy w przyszłości – uzupełnia.

Po poprawnym wysłaniu dokumentu do urzędu użytkownik otrzymuje automatyczne potwierdzenie na adres e-mail podany w danych konta Praca.gov.pl i to potwierdzenie należy przechowywać na wypadek kontroli.

– Z raportu Gi Group Holding „Barometr Rynku Pracy 2024” wynika, że cudzoziemców zatrudnia dziś ponad 18 proc. firm. W sytuacji, gdy przyjdzie konieczność potwierdzenia umowy, nawet tylko przez część z tych podmiotów, to może dojść do zatkania systemu. Bywa bowiem, że jeden pracodawca przyjmuje na raz kilku cudzoziemców. Pojawia się więc pytanie, co w tej sytuacji, czy można powierzyć obowiązki pracownikowi – mówi właściciel firmy przewozowej.

Pracodawcy są zaniepokojeni

Kancelarie prawne przyznają, że otrzymują podobne pytania od pracodawców z różnych branż. – Firmy mają obawy o wydolność portalu Praca.gov.pl. Zastanawiają się, na ile te przepisy będą rygorystycznie egzekwowane przez inspektorów i czy mogą ponieść karę, jak np. załadują do systemu umowę dwie minuty po czasie. Dla wielu firm nowy obowiązek oznacza często konieczność umówienia się z cudzoziemcem co najmniej dzień przed rozpoczęciem pracy, aby zdążyć następnie przesłać do systemu Praca.gov.pl umowę przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca – wyjaśnia Karolina Schiffter i podkreśla, że z jej doświadczenia wynika, iż wielu pracodawców stosuje wielostronicowe wzorce umów, które będzie trzeba przekazać do urzędu. Niektóre liczą nawet ok. 30 stron.

Doktor Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w Kancelarii HRLS, potwierdza, że liczba telefonów od zaniepokojonych firm rośnie. – Przedsiębiorcy wyrażają wątpliwości co do sprawnego funkcjonowania systemu teleinformatycznego, a także zasadności przesyłania kopii umów z cudzoziemcami organowi, który wydał dokumenty zezwalające na powierzenie pracy. Zdaniem przedsiębiorców, w praktyce organy nie będą w stanie skutecznie weryfikować przesłanych umów z uwagi na ich znaczną liczbę oraz konieczność posiadania szczegółowej wiedzy z zakresu prawa pracy czy prawa cywilnego – wyjaśnia.

Czy resort zmieni serwis Praca.gov.pl

Co ważne, zagrożenia dostrzega też Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. – Serwis Praca.gov.pl będzie modernizowany i dostosowany do przepisów ustawy. Prace mające na celu modernizację systemu zgodnie z nowymi przepisami, w tym wprowadzenie wspomnianej funkcjonalności, zostaną przeprowadzone po wejściu nowych przepisów w życie – zapewnia w rozmowie z DGP resort pracy. Dodaje, że obowiązek przekazania kopii umowy powinien być spełniony za pomocą systemu teleinformatycznego służącego realizacji zadań związanych z powierzaniem pracy cudzoziemcom, a obecnie brak w nim takiej funkcjonalności.

Firmy zastanawiają się tylko, czy uda się to zrobić na czas i czy w praktyce system okaże się sprawny. Szczególnie, że w przeszłości już nie raz bywało, że rządowe systemy okazywały się niewydolne. Dlatego, jak informują prawnicy, pojawiają się też pytania od pracodawców, jak będą mieli postąpić, gdy wystąpi problem z przesłaniem kopii dokumentów. Szczególnie, że przepisy nie przewidują alternatywnego sposobu przekazywania kopii umowy do urzędu.

Prawnicy potwierdzają obawy pracodawców

– Kwestia ta na obecną chwilę wydaje się dość problematyczna, ponieważ, w mojej ocenie, ustawa nie odnosi się do takiej sytuacji. Pomimo że wskazuje na sposób działania w razie nieprawidłowego funkcjonowania systemu w innych przypadkach, to jednak nie odnosi się do trudności z przesłaniem kopii umowy z cudzoziemcem. Wobec tego, na tę chwilę rozstrzygnięcie w zakresie właściwego sposobu działania podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi nie jest możliwe – wskazuje Magdalena Zwolińska.

Z kolei Karolina Schiffter uważa, że w takiej sytuacji pracodawca nie może ponosić odpowiedzialności za nieprzesłanie umowy w terminie. Dlatego nie powinien rezygnować z powierzenia pracy pracownikowi. – Rekomendowałabym jednak zrobić printscreen komunikatu na stronie Praca.gov.pl o braku możliwości przekazania umowy i podjęcie próby jej załadowania kolejnego dnia, i tak do skutku – mówi Karolina Schiffter.

Zdaniem prawników to będzie dowód, w sytuacji wymierzenia pracodawcy ewentualnej kary. Ta może bowiem zostać nałożona tylko w razie zawinionego działania. ©℗