Skuteczny system obejmuje więcej elementów niż tylko wewnętrzna polityka zgłaszania nieprawidłowości. Nie można zapominać także o informacji zwrotnej i o stanie postępowania

Krok 1. Przyjęcie zgłoszenia i wstępna analiza

Podmiot prawny, do którego określonym w procedurze kanałem wpłynęło zgłoszenie naruszenia prawa, musi potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego. Będzie on miał wtedy pewność, że jego informacja o ewentualnym naruszeniu dotarła do instytucji. Należy potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. Wydaje się przy tym, że adres do kontaktu należy rozumieć szeroko – nie tylko jako adres korespondencyjny do wysyłki listowej, ale także np. adres e-mail. Podejście takie jest zasadne z uwagi na różnorodność kanałów, jakie można uwzględnić w procedurze.

Ważne! Jeżeli sygnalista zgłosi naruszenie np. telefonicznie i pozostawi swój adres e-mail, należy na ten adres przekazać potwierdzenie. Jeżeli pozostawi tylko numer telefonu do kontaktu – można wysłać wiadomość SMS.

Forma pisemna, jaką sugeruje konstrukcja przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, jest uzasadniona dla celów dowodowych potwierdzających realizację obowiązku przez daną instytucję. Dlatego w przypadku komunikacji telefonicznej – jeśli sygnalista w trakcie rozmowy nie pozostawił adresu korespondencyjnego ani adresu e-mail – wybieramy SMS zamiast telefonicznego potwierdzenia.

Należy też zwrócić uwagę na skutki potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Wstępna analiza zgłoszenia, jeszcze przed wysłaniem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, powinna dać odpowiedź na pytania: czy osoba zgłaszająca powinna zostać uznana za sygnalistę w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w obszarach określonych w tej ustawie. Z kanałów przeznaczonych dla sygnalistów będą bowiem także korzystać osoby, aby wysłać np. negatywne opinie na temat pracodawcy czy współpracowników, które nie będą miały żadnych cech zgłoszenia naruszenia prawa. Powinny zatem zostać zatrzymane na tym wstępnym etapie.

Przesłanie – jak chce ustawodawca – potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia daje sygnał o przekazaniu zgłoszenia do kolejnego etapu, jakim jest prowadzenie działań następczych. Działania te polegać powinny m.in. na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu. Oznacza to, że pracodawca może przyjąć tylko taką informację, która spełnia kryteria formalne zawiadomienia: forma zgłoszenia określona w wewnętrznej procedurze, wskazanie naruszenia prawa w obszarze określonym w ustawie, kontekst związany z pracą. Jeśli nie została spełniona choćby jedna z powyższych przesłanek, to nie mamy do czynienia z zawiadomieniem przewidzianym w ustawie o ochronie sygnalistów, a taka informacja nie powinna zostać przyjęta.

Krok. 2 Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające

Ten etap odgrywa kluczową rolę w dokładnym zbadaniu treści zgłoszenia sygnalisty oraz w ocenie jego zasadności, jak również potencjalnych naruszeń prawa.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych w sposób szczegółowy określa bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub wyznaczoną osobę w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnioną do podejmowania działań następczych. Do tych działań należy weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego, prowadzenie dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje oraz przekazywanie informacji zwrotnej. Wskazana jednostka lub osoba ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie działań następczych mających na celu rzetelne zbadanie sprawy.

W ramach postępowania wyjaśniającego pracodawca gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają dostęp do informacji objętych zgłoszeniem osobom nieupoważnionym. Procedura ta zapewnia również ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu. Ochrona poufności obejmuje informacje, na podstawie których możliwa byłaby bezpośrednia lub pośrednia identyfikacja tożsamości takich osób.

Ważne! Wszelkie działania następcze muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy uwzględnieniu zasad bezstronności i rzetelności, a także z poszanowaniem praw wszystkich stron postępowania.

Tym samym procedura zgłoszeń wewnętrznych ma na celu nie tylko zapewnienie skutecznego mechanizmu identyfikacji potencjalnych nieprawidłowości, lecz także ochronę prawidłowego funkcjonowania podmiotu prawnego oraz ochronę interesów sygnalisty i innych osób, których zgłoszenie dotyczy.

Krok 3. Działania następcze

Mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa. Realizacja drugiego z tych celów jest możliwa poprzez wdrożenie adekwatnych środków zaradczych. W przypadku gdy postępowanie wyjaśniające potwierdzi zasadność zgłoszenia, należy podjąć odpowiednie działania naprawcze. Ustawodawca daje dużą swobodę w wyborze takich działań. Właściwa reakcja będzie uzależniona od rodzaju naruszenia i kompetencji samego podmiotu. W zależności od tego, czy mamy do czynienia z podmiotem prawnym (np. pracodawcą) czy organem publicznym, wachlarz możliwych do podjęcia działań będzie różny.

Obowiązek podjęcia działań następczych powinien wynikać z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Mimo że ustawa o ochronie sygnalistów nie nakłada wprost takiego obowiązku, procedura może regulować konkretne uprawnienia podmiotu prowadzącego działania następcze oraz zasady włączania do tego procesu podmiotów zewnętrznych. Decydując się na takie bardziej szczegółowe regulacje, należy jednak pamiętać o szerokim zakresie osób, które będą miały dostęp do tej procedury. Działania następcze pracodawcy mogą polegać np. na wyciągnięciu odpowiednich konsekwencji wobec sprawców (np. rozwiązanie umowy, nakładanie odpowiednich kar porządkowych), zmianie funkcjonujących w zakładzie procedur czy wprowadzeniu dodatkowych szkoleń.

Wszystkie działania następcze powinny być prowadzone z zachowaniem należytej staranności. Ocena spełnienia tego warunku powinna być oceniana przez pryzmat ilościowy i jakościowy. Chodzi o weryfikację tego, czy w danej sytuacji wszystkie możliwe i adekwatne działania zostały podjęte oraz o sprawdzenie, czy działania te były realizowane z odpowiednim zaangażowaniem, tj. czy były rzetelne i dokładne.

Ważne! Różnorodność zgłaszanych naruszeń sprawia, że nie zawsze sam pracodawca będzie miał wystarczające możliwości lub kompetencje do podjęcia adekwatnych środków zaradczych. O ile działania następcze w całości nie mogą zostać powierzone podmiotowi zewnętrznemu (np. kancelarii prawnej), o tyle nie ma przeciwwskazań do tego, by skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów w zakresie konkretnych czynności. W niektórych okolicznościach celowe będzie również przekazanie sprawy do właściwego organu państwowego, który np. będzie mógł wszcząć kontrolę.

Krok 4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Podmiot prawny ma ustawowy obowiązek kontaktu z sygnalistą przynajmniej dwa razy po przesłaniu przez niego zawiadomienia o naruszeniu: potwierdzając mu przyjęcie zgłoszenia, a następnie zawiadamiając o stanie postępowania wszczętego jego zgłoszeniem.

Jak wskazał prawodawca unijny w dyrektywie nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, w kontekście zgłoszeń wewnętrznych informowanie – w granicach dozwolonych prawem i w jak najbardziej kompleksowy sposób – osoby dokonującej zgłoszenia o działaniach następczych w związku ze zgłoszeniem ma zasadnicze znaczenie dla budowania zaufania do skuteczności całego systemu ochrony sygnalistów.

Procedura wewnętrzna wprowadzona przez podmiot prawny powinna określać maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. W sytuacji zaś gdy z uwagi na brak adresu do kontaktu nie przekazano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, termin ten wynosi 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Przy analizowaniu możliwości przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w ustawowo określonym terminie należy oczywiście wziąć pod uwagę dostępność adresu, czy to korespondencyjnego, czy np. mailowego. Jeżeli bowiem sygnalista od czasu przekazania zgłoszenia nie uzupełnił braku w postaci adresu do kontaktu (jest to mało prawdopodobne, ale możliwe), podmiot nie przekaże mu informacji zwrotnej.

Ważne! Zgodnie z ustawową definicją informacja zwrotna to informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Oznacza to, że osobę, która zgłasza naruszenie, należy informować o prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, podejmowanych czynnościach, etapach, postępach i wynikach.

Krok 5. Dokumentacja i zakończenie sprawy

W ramach dokumentacji związanej z zakończeniem sprawy należy uwzględnić wiele obowiązków ciążących na pracodawcy, w szczególności dotyczących rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Pracodawca, jako administrator danych osobowych zawartych w rejestrze, jest odpowiedzialny za zgodne z prawem ich przetwarzanie oraz ochronę. Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać szczegółowe dane, takie jak:

  • numer zgłoszenia,
  • przedmiot naruszenia prawa,
  • dane osobowe sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, umożliwiające ich identyfikację,
  • adres do kontaktu sygnalisty,
  • datę dokonania zgłoszenia,
  • informacje o podjętych działaniach następczych oraz
  • datę zakończenia sprawy.

Ważne! Wszystkie dane osobowe i informacje zawarte w rejestrze muszą być przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub od zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Odpowiednie zarządzanie tymi informacjami jest kluczowe z punktu widzenia ochrony danych osobowych oraz realizacji obowiązków wynikających z ustawy.

Choć ustawa o ochronie sygnalistów nie wskazuje formy prowadzenia rejestru, rekomenduje się zastosowanie form dokumentowych, takich jak arkusze kalkulacyjne lub formy pisemne.

W trakcie zakończenia postępowania wyjaśniającego pracodawca zobowiązany jest do podjęcia wszelkich działań mających na celu zamknięcie procedury zgłoszeniowej, w tym realizację dalszych czynności wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa. Może to obejmować m.in. złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa, jeżeli ustalenia poczynione w ramach procedury uzasadniają podejrzenie naruszenia prawa. Pracodawca powinien również upewnić się, że proces ten odbywa się zgodnie z zasadami bezstronności, rzetelności oraz z poszanowaniem praw wszystkich stron postępowania. Tym samym odpowiednia organizacja i prowadzenie rejestru zgłoszeń stanowi fundament skutecznego wdrożenia wewnętrznych procedur sygnalizacyjnych, zapewniając jednocześnie zgodność z wymogami prawnymi oraz ochronę interesów sygnalistów i innych osób objętych postępowaniem. ©℗