Jak potraktować nieformalny wniosek pracownika o udzielenie urlopu rodzicielskiego? [Poradnia kadrowa]

Zgodnie z art. 1821a par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownicy rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do:

• 41 tygodni ‒ w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 43 tygodni ‒ w przypadkach urodzenia więcej niż jednego dziecka.

Rodzice dziecka mającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, mają prawo do dodatkowych 24 tygodni urlopu rodzicielskiego.

Zgodnie z art. 1821a par. 4 k.p. każdemu z pracowników rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do dziewięciu tygodni urlopu rodzicielskiego. Tego prawa nie można przenieść na drugiego z pracowników rodziców dziecka. Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w pięciu częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Jeśli rodzice lub jedno z nich nie jest pracownikiem, a podlega ubezpieczeniu chorobowemu z innego tytułu, zastosowanie ma 1821d par. 2. Zgodnie z nim w liczbie wykorzystanych części urlopu uwzględnia się także liczbę wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego albo jego części, złożonych przez ubezpieczoną – matkę dziecka lub ubezpieczonego – ojca dziecka.

W kontekście opisywanej sytuacji trzeba zwrócić uwagę na art. 1821d k.p. Zgodnie z par. 1 urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika rodzica dziecka w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Pracownik może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w każdym czasie za zgodą pracodawcy i powrócić do pracy.

Jak wynika z par. 14 ust. 1 rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, wniosek o udzielenie dziecka urlopu rodzicielskiego lub jego części zawiera:

• imię i nazwisko pracownika,
• wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego oraz liczby wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczby wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego,
• wskazanie okresu, na który ma zostać udzielony urlop rodzicielski lub jego część.

Do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci) wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju albo kopie tych doku mentów,
• oświadczenie pracownika o braku zamiaru skorzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem.

Gdy dziecko ma zaświadczenie określone we wspomnianej ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, a rodzic chce skorzystać z podwyższonego wymiaru urlopu rodzicielskiego, to musi dołączyć kopię tego zaświadczenia.

Żeby zatem pracodawca udzielił pracownikowi urlopu rodzicielskiego, pracownik musi złożyć wniosek:

• zawierający wymagane dane oraz dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej,
• na minimum 21 dni przed rozpoczęciem urlopu.

W rozpatrywanej sytuacji pracownik złożył wniosek w wymaganej formie na dwa tygodnie przed planowanym rozpoczęciem korzystania z urlopu. Przepisy k.p. wymagają złożenia wniosku w formie papierowej lub elektronicznej. Wymagana forma jest zachowana, jeśli pracownik złożył wniosek przez elektroniczny system stosowany przez pracodawcę. Pracodawca nie jest związany wcześniejszymi nieformalnymi rozmowami o planowanej dacie urlopu. Dlatego nie musi wyrażać zgody na rozpoczęcie urlopu w zaplanowanym przez pracownika terminie.

Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek o podwyższenie etatu, który zgłosił pracownik?

W opisywanym przypadku zapewne chodzi uprawnienie, które wynika z art. 293 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z par. 1 pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej sześć miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym o zmianę rodzaju pracy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy.

Do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 k.p. (w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę), a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.

Natomiast zgodnie z par. 2 art. 293 k.p. pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika. Z takiego zapisu wynika, że pracodawca nie musi bezwzględnie przychylić się do tego wniosku. Jak mówi przepis, powinien to zrobić „w miarę możliwości”. Zatem jeśli pracodawca nie chce tego zrobić, to może to uzasadnić względami organizacyjnymi. Pracodawca musi udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, z uwzględnieniem potrzeb pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku. Jeśli pracodawca nie uwzględni wniosku, to informuje pracownika o przyczynie odmowy (art. 293 par. 3 k.p.). Niedopełnienie obowiązku udzielenia odpowiedzi jest wykroczeniem (art. 281 par. 1 pkt 2b k.p.). Popełnia je ten, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie udziela pracownikowi w terminie, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedzi na wniosek lub nie informuje o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, o którym mowa w art. 293 par. 3.

Zatem pracodawca nie musi uwzględnić wniosku pracownika. Nie ma znaczenia to, czy są w zakładzie wolne stanowiska. Jednak niezależnie od podjętej decyzji zawsze musi udzielić odpowiedzi na wniosek i uzasadnić ewentualną odmowę.

Może się zrodzić pytanie, co byłoby w sytuacji, gdyby pracownik składał tego rodzaju wnioski częściej niż raz w roku kalendarzowym. W takim przypadku kolejne wnioski składane w danym roku kalendarzowym nie będą już wnioskami w rozumieniu art. 293 par. 1 k.p. Zatem nieudzielenie odpowiedzi w trybie przewidzianym w art. 293 par. 3 nie będzie stanowiło wykroczenia.

Dlaczego zwolniony pracownik szczególnie chroniony nie musi od razu występować o wynagrodzenie za okres pozostawania bez pracy?

Odpowiedź na to pytanie należy rozpocząć od analizy przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z art. 45 par. 1 k.p. w razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy ‒ stosownie do żądania pracownika ‒ orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu ‒ o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu.

Zasady przyznawania wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy zostały określone w art. 47 k.p. Zgodnie z nim pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, nie więcej jednak niż za dwa miesiące, a gdy okres wypowiedzenia wynosił trzy miesiące ‒ nie więcej niż za miesiąc. Jeżeli jednak umowę o pracę rozwiązano z pracownikiem, który korzysta z ochrony przedemerytalnej (art. 39 k.p.), albo z pracownicą w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego lub od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części ‒ do dnia zakończenia tego urlopu wynagrodzenie przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy. Dotyczy to także przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę podlega ograniczeniu z mocy przepisu szczególnego.

Na etapie orzekania przez sąd I instancji nie wiadomo jednak, kiedy dokładnie nastąpi przywrócenie do pracy. Na ten problem zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w postanowieniu z 11 października 2023 r., sygn. akt III PSK 23/23. Sąd rozpatrywał sprawę pracownika szczególnie chronionego, który wygrał pierwszy proces o przywrócenie do pracy, a na jego rzecz zasądzono wynagrodzenie za okres trzech miesięcy. Jednak pracownik podjął pracę dopiero po okresie 15 miesięcy pozostawania bez pracy.

SN stwierdził, że pracownik nie musi dochodzić wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy łącznie z roszczeniem o przywrócenie do pracy. W przypadku pracownika szczególnie chronionego, któremu przysługuje wynagrodzenie za cały czas pozostawania bez pracy (art. 47 zd. drugie k.p.), dochodzenie wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy w odrębnym procesie może się okazać niekiedy nawet bardziej racjonalne, gdyż dopiero po prawomocnym zakończeniu sporu o przywrócenie do pracy i po podjęciu pracy przez pracownika staje się możliwe określenie czasu, za jaki pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy. Ponadto w przypadku roszczenia o zasądzenie świadczenia pieniężnego, tak jak w przypadku innych roszczeń podzielnych, jest możliwe dochodzenie w odrębnych procesach jedynie części wymagalnych roszczeń z pozostawieniem sobie możliwości dochodzenia innej ich części w późniejszym procesie.

SN zatem potwierdził, że pracownicy szczególnie chronieni mogą podzielić swoje roszczenia. Nie ma zatem przeszkód, żeby w opisywanej sytuacji pracownik dochodził uzupełniająco wynagrodzenia za pozostałe miesiące pozostawania bez pracy. ©℗