Employer of Record: korzyści i ryzyka dla przedsiębiorców

EoR polega na formalnym zatrudnieniu pracowników, którzy realnie świadczą pracę na rzecz innej firmy, a więc oddzieleniu praw i obowiązków pracodawcy, jakie wiążą się z zatrudnieniem, od faktycznego korzystania z pracy i jej efektów.

Podmiot, który odgrywa rolę EoR, w praktyce realizuje wszystkie zadania pracodawcy: zawiera umowy o pracę, zgłasza do ZUS, rozlicza wynagrodzenia, zajmuje się organizacją czasu pracy, realizuje obowiązki podatkowe, ubezpieczeniowe i dotyczące pracowniczych planów kapitałowych. Przedsiębiorca, który korzysta z tego typu usługi, może się więc skupić wyłącznie na zarządzaniu codziennymi czynnościami pracowników.

Komu to służy

Nietrudno się domyślić, że EoR jest szczególnie interesującym rozwiązaniem dla zagranicznych podmiotów, które szukają rąk do pracy na polskim rynku, ponieważ umożliwia ominięcie formalności związanych z legalizacją pobytu i pracy, ubezpieczeniami społecznymi i podatkami. Pozwala też na lokalne zatrudnienie bez konieczności zakładania w danym państwie odrębnego podmiotu, który będzie odgrywał rolę krajowego pracodawcy. Tym samym pozwala na istotne poszerzenie rynków, na których firmy mogą korzystać ze specjalistów lub lokalnych pracowników fizycznych.

Zainteresowaniu tym modelem sprzyjają w szczególności zmiany i poziom złożoności polskich przepisów w zakresie zatrudnienia.

Co istotne, EoR może być zarówno niezależnym od firmy korzystającej z jego usług podmiotem, jak i np. lokalną spółką należącą do zagranicznej korporacji, a więc powiązaną z nią biznesowo i organizacyjnie, która niejako w jej imieniu występować będzie w roli pracodawcy, nie korzystając jednocześnie z pracy osób, które zatrudnia.

Alternatywa dla APT i outsourcingu

EoR wydaje się być interesującą alternatywą dla usług agencji pracy tymczasowej (APT) lub tzw. outsourcingu pracowniczego. Powodem jest przede wszystkim to, że w przypadku APT mamy do czynienia z ograniczeniami czasowymi oddelegowania danej osoby do określonego pracodawcy użytkownika. Takie nie występują w przypadku EoR, gdzie formalnie pracodawca pozostaje niezmienny. Pamiętajmy jednak, że zasady współpracy z podmiotem oferującym rolę EoR muszą być tak ustalone, by nie spełniły przesłanek pracy tymczasowej. Tego typu usługi są bowiem działalnością reglamentowaną i wymagają odpowiedniego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Świadczenie usług bez wpisu wiąże się zaś z ryzykiem grzywny.

Jeśli chodzi o outsourcing pracowniczy, to modelowo powinien się skupiać na określeniu i zlecaniu na zewnątrz konkretnych usług lub funkcji, które normalnie byłyby wykonywane przez pracowników zatrudnionych bezpośrednio w danym podmiocie, a nie na nawiązaniu współpracy z konkretnymi osobami. Na to drugie rozwiązanie pozwala zaś model EoR. Wydaje się on więc bardziej interesujący dla firm, którym zależy na zatrudnieniu konkretnego specjalisty.

Trzeba zwrócić również uwagę, że wbrew narracji spotykanej ze strony podmiotów, które oferują usługi EoR, podobnie jak ma to miejsce w odniesieniu do tzw. outsourcingu pracowniczego, polskie przepisy nie regulują tego typu modelu pośredniego zatrudnienia. Nie zmieniło się podejście polskich organów (zwłaszcza Państwowej Inspekcji Pracy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) wobec tego typu rozwiązań w zakresie optymalizowania sposobu współpracy z pracownikami.

W razie kontroli

Model EoR zakłada, że to podmiot oferujący tego typu usługi – a nie ten, który korzysta z pracy danych osób ‒ jest formalnym pracodawcą. Jeśli więc w trakcie kontroli PIP lub ZUS, czy też na żądanie samego pracownika, dojdzie do ustalenia, że stosunek pracy istnieje de facto między pracownikiem a jego faktycznym pracodawcą, to podmiot ten będzie uznawany za pracodawcę od początku zatrudnienia. To zaś pociąga za sobą określone skutki finansowe. Tak zidentyfikowany pracodawca będzie musiał uregulować nie tylko ewentualne wynagrodzenia, premie i pozostałe świadczenia związane z pracą, na zasadach obowiązujących u niego, lecz także zaległe składki i zaliczki na podatek dochodowy od nich, wraz z odsetkami.

Ryzyka w tym zakresie rosną zwłaszcza w kontekście zapowiadanych szerszych uprawnień inspektorów PIP dotyczących ustalania istnienia stosunku pracy. Wynika to z faktu, że polskie przepisy dość restrykcyjnie definiują stosunek pracy i jego strony. Oznacza to, że mimo istnienia formalnego pracodawcy na papierze stosunek ten może istnieć tak naprawdę między rzeczywistym pracodawcą a osobą, która wykonuje pracę i zgodnie z wiążącą ją umową o pracę jest zatrudniona przez EoR. Kluczowe jest zawsze to, jak stosunek pracy jest faktycznie skonstruowany, a nie jak został określony w dokumentacji pracowniczej lub zakładowych regulacjach.

Dodatkowym ryzykiem biznesowym jest to, że korzystanie z modelu EoR może rodzić potencjalne konflikty między podmiotem korzystającym a EoR w zakresie warunków zatrudnienia, zarządzania wydajnością i innych kwestii w obszarze HR.

Na co zwrócić uwagę

Zgodnie z przepisami ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1222) prawa własności intelektualnej wytworzone przez pracowników przechodzą co do zasady na EoR jako formalnego pracodawcę, a nie na przedsiębiorcę, który korzysta z tego typu usług. Może to mieć istotne znaczenie np. w odniesieniu do branży IT i tworzonych programów komputerowych.

Nie mniej istotne są również kwestie związane ze zmianą warunków pracy lub zakończeniem zatrudnienia. W takiej sytuacji, mimo że decyzję biznesowo podejmuje podmiot korzystający z pracy danej osoby, formalności musi dopełnić bezpośrednio EoR jako pracodawca. Jest to o tyle istotne, że wszystkie koszty związane z zatrudnieniem pokrywa co do zasady rzeczywisty pracodawca. Należą do nich m.in.: wynagrodzenie podstawowe, wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odprawy itp. – powiększone o odpowiednie marże na rzecz EoR.

Warto również wspomnieć, że EoR co do zasady nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności związanej z ewentualną szkodą wyrządzoną przez pracownika podmiotowi, który korzysta z usług EoR. ©℗